Biên bản giao nhận hồ sơ tiếng anh là gì

Bạn đang xem tài liệu "Mẫu biên bản bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu song ngữ Việt Anh", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.

Nội dung text: Mẫu biên bản bàn giao công việc và hồ sơ tài liệu song ngữ Việt Anh

1. CÔNG TY . CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM COMPANY SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Số: / / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc No: / / Independence – Freedom – Happiness BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU MINUTES OF THE HANOVER OF JOB AND DOCUMENTS Hôm nay, ngày / / , tại địa chỉ , chúng tôi gồm có: Today, date / / , at address , we including: BÊN BÀN GIAO: HANDOVER PARTY: Họ và tên: . Full name: Chức vụ: . Bộ phận: The position: Departmemt: Lý do bàn giao: The reason for handing over: BÊN NHẬN BÀN GIAO: RECEIVER HANDOVER PARTY: Bộ phận bàn giao: Handover departmemt: Đại diện của Bộ phận nhận bàn giao: Representative of handover Departmemt: . Chức vụ: Bộ phận: . The position: Departmemt: . Đã cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau: Together handover work with the following content: BÀN GIAO CÔNG VIỆC: HANDOVER OF JOB: Stt/ No. Nội dung công việc/ Job content Tình trạng/ State
2. BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU: HANDING THE RECORD DOCUMEMT: Mã hồ sơ, tài Tên hồ sơ, Vị trí để hồ liệu/ Code tài sơ, tài records, liệu/ Records Số Tình liệu/ Locatio Stt/ No documem , documemt lượng/ Quantit trạng/ Stat n to records, . t name y e documemts Biên bản kết thúc vào lúc cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên. The minutes end at the same day. The parties agree to the above. Biên bản được thành lập ( ) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau. The minutes are established ( ) each party keeps 01 (one) copy with the same legal value. Quản lý bộ phận Người bàn giao Người nhận bàn giao Department management Hander Recipients delivered

Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu là loại văn bản không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn đọc các mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu chuẩn mà các doanh nghiệp thường dùng.

1. Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu

CÔNG TY…

Số: …/...

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc —————————

......, ngày ...… tháng ...... năm 20......

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU

Bên giao:

Họ tên:.........................................................................................................................

Chức vụ:......................................................................................................................

Trụ sở:.........................................................................................................................

Bên nhận:

Họ tên:.........................................................................................................................

Chức vụ:......................................................................................................................

Công ty:.......................................................................................................................

Trụ sở:.........................................................................................................................

Chi tiết tài liệu bàn giao:

STT

Nội dung

Số lượng

Ghi chú

1

2

3

4

5

Bên giao Bên nhận

Biên bản bàn giao hồ sơ là loại văn bản không thể thiếu trong doanh nghiệp (Ảnh minh họa)

2. Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu và công việc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU

Hôm nay ngày…./…./….., tại Công ty

Chúng tôi gồm có:

1. ĐẠI DIỆN CÁC PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN NHẬN BÀN GIAO:

1. Ông/ Bà :… Chức vụ:….Phòng: …

2. Ông/ Bà …Chức vụ:…Phòng: …

3. Ông/ Bà…. Chức vụ:… Phòng: …

4. Ông/ Bà :… Chức vụ:…Phòng: …

2. NGƯỜI BÀN GIAO:

5. Ông/ Bà :…………………………….. Chức vụ:……………… Phòng: …………………….

Đã cùng tiến hành bàn giao công việc với nội dung như sau:

1. BÀN GIAO CÔNG VIỆC:

STT

Nội dung

Người nhận bàn giao

Kết luận

1

2

2. BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU:

STT

Nội dung

Người nhận bàn giao

Kết luận

1

2

Biên bản kết thúc vào lúc …….h…….phút cùng ngày. Các bên tham gia cùng nhất trí các nội dung trên.

Biên bản được lập thành …. (………….) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị pháp lý như nhau.

Quản lý bộ phận

Người nhận bàn giao

Người bàn giao

3. Cách viết biên bản bàn giao hồ sơ

Khi viết biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu cần lưu ý các đặc điểm sau:

- Ghi rõ ràng, chính xác về thời gian, địa điểm bàn giao cũng như thời điểm lập biên bản.

- Liệt kê đầy đủ các thông tin cá nhân của cả bên bàn giao và bên nhận bàn giao.

- Các thông tin quan trọng của tài sản như: tên, số lượng, đặc điểm nhận dạng, tình trạng thực tế, giá trị… đều nên ghi chú cẩn thận.

- Nêu ra các điều kiện, trách nhiệm đối với tài sản và cam kết của đôi bên

- Có đầy đủ chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận, cẩn thận hơn thì có thể lấy thêm chữ ký của cả người làm chứng.

Cần điền chính xác thông tin trong mẫu biên bản bàn giao hồ sơ (Ảnh minh họa)

4. Những lưu ý khi làm biên bản bàn giao hồ sơ

Biên bản bàn giao là văn bản quan trọng và có ý nghĩa về mặt pháp lý nên khi lập biên bản bàn giao cần lưu ý một số điểm sau:

• Thông tin chính xác, minh bạch: Biên bản bàn giao có thể là căn cứ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên giao và bên nhận trước pháp luật nên các thông tin: thời gian, địa điểm tiến hành bàn giao và lập biên bản; thông tin cá nhân, thông tin liên lạc giữa bên giao và bên nhận; nội dung bàn giao cần được nêu chính xác và minh bạch, tránh ghi mập mờ, không rõ ràng.
• Nội dung bàn giao cần chi tiết, cụ thể: Ghi đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu nhất những thông tin quan trọng của hồ sơ, tài liệu, tài sản. Bạn ghi rõ ràng các thông tin trong biên bản sẽ giúp bạn tránh được những tranh chấp, những rắc rối phát sinh về trách nhiệm liên quan đến các nội dung được bàn giao khi có sự cố xảy ra.
• Cần nêu cụ thể cam kết và trách nhiệm của mỗi bên: Bên giao và bên nhận đều có nghĩa vụ và trách nhiệm liên quan đến hồ sơ, tài liệu, tài sản đã bàn giao. Hãy làm rõ các trách nhiệm này của mỗi bên bằng nội dung cam kết trong biên bản. Việc làm rõ những thông tin này sẽ giúp cho biên bản bàn giao có tính pháp lý vững chắc hơn khi xử lý tranh chấp hay kiện tụng.
• Chữ ký xác nhận và số lượng biên bản bàn giao được lập: Sau khi hoàn tất, hai bên cần ký xác nhận trực tiếp trên từng bản của biên bản bàn giao được lập.

5. Tại sao cần sử dụng biên bản bàn giao hồ sơ?

Biên bản bàn giao là loại văn bản ghi nhận lại việc bàn giao một vấn đề nào đó như tài sản, công việc, hồ sơ, hàng hóa… một cách cụ thể, rõ ràng.

Biên bản bàn giao sẽ ghi lại những thông tin như người bàn giao, người nhận, nội dung bàn giao là gì… Đồng thời, có giá trị chứng minh cho các sự kiện thực tế đã xảy ra, làm căn cứ pháp lý cho các vấn đề nảy sinh sau này.