Cách chèn email trong Excel

Khi bạn chèn tệp vào Excel [ tệp, chẳng hạn như tệp PDF, tài liệu Word hoặc email, bạn có thể truy cập tệp đó dễ dàng hơn trong cuộc họp hoặc chia sẻ thông tin toàn diện hơn khi bạn gửi bảng tính cho đồng nghiệp. Khi bạn đính kèm một đối tượng theo cách này, bạn có thể thêm tất cả nội dung của một tệp hiện có, bao gồm một biểu tượng có thể nhấp được liên kết với tệp hoặc tạo một tệp hoàn toàn mới rồi nhúng tệp đó vào trang tính Excel của bạn

Lý do đính kèm tệp

Bạn có thể chèn tài liệu Word vào tệp Excel hoặc đính kèm bất kỳ hình thức phương tiện nào. Quá trình này rất dễ dàng và nó phục vụ nhiều mục đích. Trong nhiều trường hợp, chèn tệp là một phương tiện thuận tiện để tổng hợp thông tin liên quan vào một tài liệu duy nhất

Ví dụ: bạn có thể có một bảng tính với các liên hệ bán hàng nhưng bạn cũng có một tài liệu Word với các ghi chú mở rộng cho một số liên hệ riêng lẻ trên bảng tính. Bạn cũng có thể có các tệp PDF có hóa đơn và hợp đồng liên quan đến một số địa chỉ liên hệ. Thay vì tạo một tệp riêng cho từng liên hệ hoặc lưu trữ thông tin này một cách riêng biệt, bạn có thể thêm tệp đính kèm để truy cập nhanh

Một lý do phổ biến khác là truy cập các tài liệu và thành phần bên ngoài cho bản trình bày. Trong khi trình bày, bạn có thể nhanh chóng truy xuất các tài liệu và thành phần khác cho bản trình bày. Các thành phần bên ngoài này sẽ bật mở và bạn có thể tiếp tục chạy bản trình bày một cách liền mạch

Tệp đính kèm cần phải ở trên cùng một máy tính

Bạn có thể nhúng bản trình bày PowerPoint để thoát khỏi Excel sau khi chia sẻ dữ liệu trên sổ làm việc. Bạn cũng có thể đính kèm tệp trong Excel với các đồ họa khác. Một điều cần lưu ý là các tệp đính kèm sẽ chỉ truy xuất nếu tệp được lưu trữ trên cùng một máy tính hoặc trên một máy chủ khả dụng trong khi trình bày

Nếu bạn sử dụng trang tính Excel trên một ổ đĩa khác trong khi trình bày, hãy đảm bảo rằng các tệp bên ngoài cũng được lưu trữ trên ổ đĩa đó

Đính kèm tệp hiện có

Dễ dàng đính kèm tệp thực tế. Nhấp vào bên trong ô của bảng tính nơi bạn muốn chèn đối tượng. Chọn tab Chèn. Nhấp vào Đối tượng trong nhóm Văn bản để mở hộp thoại Đối tượng. Chọn tab Tạo từ tệp. Nhấp vào nút Duyệt qua và tìm tệp bạn muốn đính kèm. Nhấp vào tệp để chọn nó và nhấp vào nút Chèn

Tại thời điểm này, bạn đã có tệp sẵn sàng nhưng cần xác định cách bạn sẽ truy cập tệp. Chọn hộp kiểm Liên kết đến tệp nếu bạn muốn nhúng nội dung của tệp vào trang tính. Chọn hộp kiểm Tạo biểu tượng để chèn biểu tượng liên kết đến tệp. Chọn OK để hoàn tất quá trình và đính kèm tệp

Tạo và đính kèm tệp mới

Nhấp vào bên trong ô của bảng tính nơi bạn muốn chèn đối tượng. Chọn tab Chèn rồi nhấp vào Đối tượng trong nhóm văn bản để mở hộp thoại Đối tượng

Nhấp vào tab Tạo mới mở một tệp mới. Chọn loại đối tượng bạn muốn đính kèm từ hộp Loại đối tượng. Chọn hộp kiểm Tạo biểu tượng để chèn biểu tượng liên kết đến tệp. Nhấn OK để hoàn tất và thêm biểu tượng vào tài liệu

Tùy thuộc vào loại đối tượng bạn chọn, cửa sổ chương trình sẽ mở ra hoặc cửa sổ chỉnh sửa xuất hiện trong Excel. Tạo tệp mới bạn muốn chèn. Đóng cửa sổ chương trình mới hoặc nhấp lại vào cửa sổ Excel để đính kèm tệp mới

Lưu bảng tính trước khi đóng Excel. Các thay đổi của bạn sẽ không lưu vĩnh viễn cho đến khi bạn cập nhật tài liệu

Chúng ta thường tạo và làm việc trên nhiều bảng tính Excel. Đây có thể là các trang tính riêng biệt trong cùng một sổ làm việc [ví dụ: các trang tính khác nhau cho các năm, sản phẩm, phòng ban khác nhau, v.v. ]

Đôi khi, bạn có thể cần gửi một phần của trang tính hoặc một trang tính excel duy nhất từ ​​sổ làm việc cho đồng nghiệp hoặc sếp của mình. Mặc dù có thể có những cách khác để thực hiện việc này, nhưng trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để gửi một trang tính Excel hoặc một phần của trang tính qua email

Nhưng có một số công việc trước

Bạn cần thêm biểu tượng vào Thanh công cụ truy cập nhanh Excel. Điều này sẽ kích hoạt chức năng gửi một trang tính Excel hoặc một phần của trang tính dưới dạng tệp đính kèm Email

Đây là cách làm

• Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab ruy-băng nào và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh
• Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, chọn Tất cả Lệnh trong menu thả xuống 'Chọn Lệnh từ'
• Cuộn xuống và chọn tùy chọn Gửi tới Người nhận Thư
• Bấm vào nút Thêm. Thao tác này sẽ thêm tùy chọn Gửi tới Người nhận Thư ở khung bên phải
• Nhấp vào được

Thao tác này sẽ thêm biểu tượng Người nhận Gửi tới Thư trong Thanh công cụ Truy cập Nhanh

Dưới đây là những điều bạn có thể làm khi sử dụng tùy chọn này

• Gửi một phần của trang tính trong nội dung Email
• Gửi một bảng tính Excel dưới dạng tệp đính kèm Email
• Gửi toàn bộ sổ làm việc dưới dạng tệp đính kèm email

Ghi chú. Tôi đã thử nghiệm điều này Chỉ trong Outlook. Tôi tin rằng nó cũng sẽ hoạt động với ứng dụng email mặc định của bạn.

Gửi một phần của trang tính dưới dạng nội dung email

Bạn có thể gửi một phần của trang tính [một dải ô] dưới dạng nội dung Email bằng tùy chọn Gửi tới Người nhận Thư mà chúng tôi đã thêm vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh

Đây là cách để làm điều này

• Kích hoạt trang tính mà bạn muốn gửi email cho một dải ô
• Nhấp vào biểu tượng Người gửi thư từ Thanh công cụ truy cập nhanh
• Trong lời nhắc E-mail mở ra, hãy chọn 'Gửi trang tính hiện tại dưới dạng nội dung thư' và nhấp vào OK
  • Nó sẽ biến trang tính hiện tại thành phần nội dung của email gửi đi. Nó sẽ tự động mở ứng dụng email mặc định trên hệ thống của bạn và có bảng tính như một phần của nội dung Email
• Nếu bạn chọn một dải ô, nó sẽ chỉ gửi lựa chọn như một phần của nội dung email. Nếu không, nó sẽ gửi toàn bộ trang tính
• Nhấp vào Gửi

Lưu ý rằng khi bạn sử dụng phương pháp trên để gửi một phần của trang tính trong nội dung email, nó sẽ không giữ lại bất kỳ chức năng nào của Trang tính Excel. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn gửi nhanh một phần của tập dữ liệu lớn hơn, thay vì gửi toàn bộ trang tính

Gửi một bảng tính Excel dưới dạng tệp đính kèm email

Bạn có thể muốn gửi một trang tính Excel duy nhất [từ nhiều trang tính trong sổ làm việc] dưới dạng tệp đính kèm email. Để thực hiện điều này, bạn cần tạo một sổ làm việc mới với một trang tính đó, rồi gửi sổ đó bằng cách sử dụng Gửi tới người nhận email

Dưới đây là các bước

• Nhấp chuột phải vào trang tính mà bạn muốn gửi và chọn Di chuyển hoặc Sao chép
• Trong hộp thoại Di chuyển hoặc Sao chép, hãy chọn [sách mới] bên dưới trình đơn thả xuống Tới sách. Ngoài ra, hãy kiểm tra tùy chọn Tạo bản sao ở dưới cùng bên trái
• Nhấp vào OK. Thao tác này sẽ tạo một sổ làm việc mới chỉ có trang tính đã sao chép
• Với sổ làm việc mới tạo được kích hoạt, nhấp vào biểu tượng Người nhận Gửi tới Thư từ Thanh công cụ Truy cập Nhanh
• Trong hộp thoại Email, chọn tùy chọn 'Gửi toàn bộ sổ làm việc dưới dạng tệp đính kèm'
• Nhấp vào OK. Thao tác này sẽ mở một email gửi đi có đính kèm sổ làm việc. Vì đây là sổ làm việc mới mà chúng tôi đã tạo và chỉ có một trang tính [mà chúng tôi đã di chuyển], nên bạn chỉ gửi một trang tính duy nhất
• Nhấp vào Gửi

Gửi Toàn bộ Sổ làm việc dưới dạng Tệp đính kèm Email

Bạn có thể dễ dàng gửi toàn bộ sổ làm việc bằng cách đính kèm nó như một phần của email

Dưới đây là các bước để làm điều này

• Bấm vào Gửi đến Người nhận Thư từ Thanh công cụ Truy cập Nhanh
• Trong hộp thoại Email, chọn tùy chọn 'Gửi toàn bộ sổ làm việc dưới dạng tệp đính kèm'
• Nhấp vào OK. Thao tác này sẽ mở một email gửi đi có đính kèm sổ làm việc
• Nhấp vào Gửi

Mặc dù bạn có thể thực hiện tất cả những điều được đề cập ở trên mà không cần sử dụng tùy chọn Người nhận gửi tới thư, nhưng nó sẽ tăng tốc quá trình và làm cho nó hiệu quả hơn

Bạn cũng có thể thích các hướng dẫn Excel sau đây

• Gửi Email Từ Excel Sử Dụng Chức Năng Siêu Liên Kết
• Trích xuất tên người dùng từ Id email trong Excel
• Cách in nhiều trang tính trong Excel

28 suy nghĩ về "Cách gửi một bảng tính Excel dưới dạng tệp đính kèm email"

1. Patricia

   Dễ dàng làm theo hướng dẫn và chúng hoạt động

2. gầy

   Cảm ơn, hoạt động rất tốt 🙂 Hướng dẫn đơn giản cũng tốt

3. Mike Rempel

   Tôi đã thử kiểm tra điều này theo một số cách, sử dụng lệnh được thêm vào QAT của mình và cũng sử dụng tùy chọn Tệp > Chia sẻ. Dù bằng cách nào thì sẽ hiển thị một e-mail Outlook và tôi đã đính kèm tệp dưới dạng tệp pdf hoặc xls và gửi nó đến một tài khoản e-mail khác của tôi. Tuy nhiên, nó dường như không bao giờ đi qua? . Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và tất cả các lời khuyên tuyệt vời của bạn

4. RAVI VENKATESAN

   vô cùng cảm ơn

5. Phao-lô

   Đây là một hướng dẫn tuyệt vời. Chỉ cần những gì tôi đang tìm kiếm

6. Randi Witt

   Chúng tôi vừa cập nhật máy tính của mình lên Windows 10. Đính kèm email không hoạt động nếu gửi từ bảng tính excel. Tôi đã thử nhiều cách nhưng vẫn không được. Bất kỳ gợi ý thêm?

7. OGAH VÔ TỘI

   Thật tuyệt vời, bây giờ tôi rất dễ dàng gửi tệp cho sếp của mình, cảm ơn rất nhiều và hãy tiếp tục theo dõi

8. joan

   Xin chào Sumit

   Giải pháp nào cho Gmail chưa?

   Nếu bạn có bất kỳ mẹo nào cho người dùng Gmail, vui lòng tư vấn

9. Jim

   Tôi đã cố gắng tìm ra cách để làm điều này trong nhiều năm. Tại chỗ - cảm ơn rất nhiều

10. Susan ở Colorado

    Thật đáng kinh ngạc. Cảm ơn vì đã tiết kiệm trong ngày 🙂

11. KimS

    Tôi rất vui mừng khi nhận được các hướng dẫn bằng văn bản rõ ràng của bạn để đính kèm một trang tính từ sổ làm việc vào email. Thật không may, khi tôi đang xem hướng dẫn, tôi đã dừng lại khi không có bất kỳ lệnh Gửi nào được liệt kê trong menu Thanh công cụ truy cập nhanh 'Tất cả các lệnh'. Tôi đang làm gì sai?

12. Hossein SATOUR

    Rất hữu ích, cảm ơn bạn

13. MF

    FYI. Không hoạt động cho Lotus Notes

    • Sumit Bansal

      Tôi đoán nó chỉ hoạt động với Outlook

14. Alok Morya

    Thật tuyệt vời…………. Thực sự rất hữu ích

    • Sumit Bansal

      Cảm ơn Alok đã bình luận. Rất vui vì bạn thấy điều này hữu ích 🙂

15. Hemang Patel

    Tính năng tuyệt vời được tiết lộ……. cảm ơn một triệu thưa ngài ji

    • Sumit Bansal

      Cảm ơn Hemang đã góp ý. Rất vui vì bạn thích nó 🙂

16. mặt trời

    Vui lòng viết cho tôi cách vận hành nó trong gmail, rediffmail hoặc khác ngoại trừ tìm kiếm

    • Sumit Bansal

      xin chào mặt trời. Tôi chưa thử với Gmail hoặc các thư khác, vì Outlook là ứng dụng khách mặc định của hệ thống của tôi. Tôi sẽ dùng thử với các dịch vụ email khác và cập nhật bài đăng này

17. lokesh

    Tùy chọn tuyệt vời nó rất hữu ích

    • Sumit Bansal

      Cảm ơn Lokesh. Rất vui vì bạn thấy điều này hữu ích 🙂

18. Gena

    Thật sự cảm ơn

    • Sumit Bansal

      Cảm ơn Gena. Rất vui vì bạn thích nó 🙂

19. Oz

    Rất đẹp. tôi chưa bao giờ nghĩ đến việc làm này.
    Câu hỏi. cái này có cần phải được liên kết với Outlook hay cái này có thể được sử dụng với gmail hoặc yahoo mail không?

    • Sumit Bansal

      Cảm ơn Oz. Tôi không thể làm việc này với Gmail/Yahoo trên hệ thống của mình. Sẽ test trên nhiều máy hơn

      • Oz

        Tuy nhiên, đây là một tính năng hấp dẫn

    • EU

      Chào Oz. Không nhất thiết phải triển vọng. Bạn có thể lưu tệp của mình và đính kèm sau bằng bất kỳ trình duyệt nào bạn chọn