Nếu bạn có rất nhiều sổ làm việc Excel đang mở và bạn muốn đóng tất cả chúng, thì việc đóng từng sổ làm việc riêng lẻ có thể rất khó khăn.
Lưu tất cả những lần nhấp đó bằng thủ thuật đơn giản này. Giữ phím Shift trong khi bạn nhấp chuột trái vào X. Thao tác này sẽ đóng tất cả các sổ làm việc đang mở cùng một lúc
Không lưu tất cả tùy chọn
Việc đóng nhiều sổ làm việc giờ đây thật dễ dàng với mẹo trên, nhưng khi những sổ làm việc này chứa các thay đổi chưa được lưu thì sẽ có một thách thức mới
Không có tùy chọn Don't Save All trong menu tiếp theo. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn loại bỏ tất cả các thay đổi khi đóng tất cả các sổ làm việc, bạn cần nhấp vào Không lưu nhiều lần
Có một phím tắt để lưu tất cả lần nhấp này. Giữ phím Shift và nhấp chuột trái vào nút Không lưu. Thao tác này sẽ chọn Không lưu cho tất cả các sổ làm việc đang mở
Dock nhanh Windows nổi
Có rất nhiều menu Excel gắn bên cạnh sổ làm việc. Menu Trường PivotTable, menu Định dạng Khu vực Biểu đồ và menu Định dạng Hình dạng đều gắn vào một bên của sổ làm việc, chỉ nêu tên một vài trong số chúng
Bạn cũng có thể biến bất kỳ cửa sổ nào trong số này thành cửa sổ nổi bằng thao tác nhấp chuột trái và kéo trên khu vực tiêu đề trên cùng
Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo chúng trở lại một bên để gắn chúng lại. Nhưng có một lối tắt nhanh hơn một chút cho các menu nối
Nhấp đúp chuột trái ở trên cùng của menu khi con trỏ là mũi tên bốn chiều và cửa sổ sẽ neo trở lại vị trí neo cuối cùng của nó [bên trái hoặc bên phải]
Bật thống kê tóm tắt trong thanh trạng thái
Bạn có thể xem nhanh số liệu thống kê tóm tắt trong thanh trạng thái cho bất kỳ phạm vi giá trị nào bạn chọn trong Excel
Bạn có thể bật tính năng này hoặc chọn số liệu thống kê nào hiển thị bằng cách nhấp chuột phải vào thanh trạng thái và chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn khác nhau có sẵn trong menu sau
Phím tắt chuột để làm việc với trang tính
Nhóm các trang tính với nhau
Nhóm các trang tính lại với nhau có thể là một công cụ thực sự mạnh mẽ. Nó cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa giống nhau trên tất cả các trang tính được nhóm cùng một lúc, điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn cần chỉnh sửa chính xác cùng một nội dung trên hàng tá trang tính
Để nhóm trang tính, giữ Ctrl và nhấp chuột trái vào bất kỳ trang tính nào bạn muốn nhóm. Điều này sẽ cho phép bạn nhóm các trang tính không nhất thiết phải theo trình tự
Khi hoàn tất, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ trang tính nào được nhóm và chọn Ungroup Sheets
Điều hướng trang tính bằng menu bật lên
Điều hướng giữa các trang tính có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng cách sử dụng menu bật lên Kích hoạt trang tính
Để sử dụng menu này, nhấp chuột phải vào một trong các mũi tên nhỏ ở bên trái của các tab bảng tính. Thao tác này sẽ mở menu Kích hoạt trang tính. Sau đó, bạn có thể chọn trang tính mình muốn và khi nhấn nút OK, bạn sẽ được đưa đến trang tính đó
Di chuyển đến Trang đầu tiên hoặc Trang cuối cùng
Nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc thì Excel có thể không hiển thị tất cả chúng trên màn hình. Nếu đây là trường hợp, Excel có thể hiển thị ba dấu chấm ở hai bên của tab trang tính để cho biết có nhiều trang tính hơn
Bạn có thể di chuyển chế độ xem của các tab trang tính sang trái hoặc phải mà không cần chọn trang tính mới. Giữ Ctrl và nhấp chuột trái vào mũi tên trái hoặc phải để cuộn chế độ xem tab đến trang tính đầu tiên hoặc trang tính cuối cùng
Sao chép nhanh một trang tính
Tạo một bản sao của một trang tính thường mất khá nhiều bước
Bạn cần nhấp chuột phải vào trang tính ➜ chọn Di chuyển hoặc Sao chép ➜ chọn sổ làm việc cần sao chép ➜ chọn vị trí mới ➜ chọn hộp Tạo bản sao ➜ và nhấn OK
Nhưng với phím tắt này, thay vào đó, bạn sẽ sao chép các trang tính trong thời gian thiết lập kỷ lục
Để nhanh chóng tạo một bản sao của bất kỳ trang tính nào, hãy giữ Ctrl rồi nhấp chuột trái và kéo trang tính đến vị trí mới của nó
Con trỏ sẽ biến thành một biểu tượng trang nhỏ có dấu cộng và một mũi tên nhỏ màu đen sẽ cho biết trang tính mới sẽ đi đến đâu. Nhả chuột trái để tạo trang tính mới
Phím tắt chuột cho Ribbon
Mở rộng hoặc Thu gọn Dải băng
Nếu bạn đang tìm kiếm nhiều không gian màn hình hơn để xem bảng tính tuyệt vời của mình thì việc tạm thời xóa dải băng có thể hữu ích
Bạn có thể nhanh chóng mở rộng hoặc thu gọn dải băng bằng cách nhấp đúp chuột trái vào bất kỳ tab dải băng nào
Một lần bấm chuột trái vào bất kỳ tab ruy-băng nào được thu gọn sẽ tạm thời mở rộng lại ruy-băng trong khi bạn chọn một lệnh để sử dụng
Phóng to hoặc thu nhỏ trên trang tính
Bạn có thể làm cho dữ liệu trong bảng tính của mình lớn hơn bằng cách phóng to hoặc bạn có thể xem thêm bảng tính bằng cách thu nhỏ
Giữ Ctrl và sử dụng con lăn chuột để phóng to hoặc thu nhỏ trang tính
Bạn có thể thay đổi hành vi mặc định của bánh xe cuộn từ cuộn sang thu phóng bằng cách chuyển đến tab Tệp ➜ Tùy chọn ➜ tab Nâng cao ➜ chọn tùy chọn Thu phóng khi cuộn bằng IntelliMouse. Bằng cách này, bạn sẽ không cần giữ phím Ctrl để phóng to bằng chuột
Chọn Toàn bộ Trang tính
Góc trên cùng bên trái của trang tính, nơi các hàng và cột gặp nhau, thực ra là một nút. Nhấp chuột trái vào đây và toàn bộ trang tính sẽ được chọn
Tự động điều chỉnh chiều rộng cột
Nếu dữ liệu trong bảng tính của bạn dài hơn chiều rộng cột thì bạn cần điều chỉnh cột để hiển thị dữ liệu chính xác. Bạn có thể sử dụng thủ thuật này để tự động điều chỉnh cột theo chiều rộng chính xác cần thiết cho dữ liệu của mình
Đặt con trỏ chuột vào đường viền giữa hai cột. Nó sẽ biến thành một thanh dọc với hai mũi tên chỉ trái và phải, sau đó bạn có thể nhấp đúp chuột trái để tự động điều chỉnh độ rộng cột cho dữ liệu của mình
Dễ dàng đổi tên một bảng tính
Cách nhanh nhất để đổi tên tab trang tính là dùng chuột. Nhấp đúp chuột trái vào trang tính để đổi tên nó. Nhập tên mới và nhấn Enter để xác nhận thay đổi hoặc Esc để hủy thay đổi
Phím tắt chuột trong Power Query
Chỉnh sửa một truy vấn quyền lực
Cách nhanh nhất để mở trình chỉnh sửa truy vấn nguồn và chỉnh sửa truy vấn là sử dụng lối tắt chuột này từ khung cửa sổ Truy vấn và Kết nối
Nhấp đúp chuột trái vào truy vấn mà bạn muốn chỉnh sửa và thao tác này sẽ mở trình chỉnh sửa truy vấn mạnh mẽ để bạn có thể chỉnh sửa truy vấn đó
Thay đổi kiểu dữ liệu cho nhiều trường
Trong trình chỉnh sửa truy vấn nguồn, có một biểu tượng kiểu dữ liệu tiện dụng ở phía bên trái của mỗi tiêu đề cột. Bạn có thể sử dụng điều này để dễ dàng thay đổi kiểu dữ liệu của bất kỳ cột nào
Nếu chọn nhiều cột và giữ Ctrl trong khi nhấn vào biểu tượng này, bạn sẽ có thể thay đổi loại dữ liệu cho nhiều cột cùng một lúc. Giữ Shift cũng sẽ hoạt động
Phím tắt chuột với Pivot Table
Hiển thị dữ liệu bảng tổng hợp chi tiết
Bảng Pivot là công cụ tuyệt vời để tóm tắt dữ liệu, nhưng nếu sau đó bạn muốn xem chi tiết đằng sau những giá trị được tóm tắt đó thì sao?
Với thủ thuật chuột này, bạn sẽ chỉ có thể xem dữ liệu cho bất kỳ giá trị nào trong bảng tổng hợp
Nhấp đúp chuột trái vào bất kỳ giá trị nào trong bảng tổng hợp của bạn và Excel sẽ tạo một trang tính mới sẽ chứa tất cả dữ liệu tạo nên giá trị đó. Đây là phím tắt phải biết để khám phá dữ liệu
Mở Cài đặt trường giá trị
Có một số cách khác nhau để truy cập Cài đặt trường giá trị cho một trường trong bảng tổng hợp của bạn
- Chuyển đến cửa sổ Trường PivotTable ➜ nhấp chuột trái vào trường trong khu vực Bộ lọc, Cột, Hàng hoặc Giá trị ➜ chọn Cài đặt Trường Giá trị từ menu
- Chọn một ô trong trường bên trong bảng tổng hợp ➜ chuyển đến tab Phân tích ➜ nhấn lệnh Cài đặt trường
- Chọn một ô trong trường bên trong bảng tổng hợp ➜ nhấp chuột phải vào trường ➜ chọn Cài đặt trường giá trị từ menu
Nhưng cách nhanh nhất là với phím tắt chuột này. Nhấp đúp chuột trái vào tiêu đề cột bên trong bảng tổng hợp
Bung rộng hoặc thu gọn các trường của Pivot Table
Với hai hoặc nhiều trường trong khu vực Hàng [hoặc Cột] của bảng tổng hợp, bạn có thể mở rộng hoặc thu gọn các trường để hiển thị nhiều hoặc ít chi tiết hơn
Bảng tổng hợp có tùy chọn hiển thị biểu tượng nhỏ bên cạnh mục trường để mở rộng hoặc thu gọn trường. Điều này có thể được bật từ tab Phân tích bằng lệnh Nút +/-
Nếu bạn đã tắt các nút này, bạn vẫn có thể mở rộng hoặc thu gọn các trường bằng thủ thuật chuột này. Nhấp đúp chuột trái vào bất kỳ mục trường nào và nó sẽ mở rộng hoặc thu gọn
Phím tắt chuột để điều hướng nhanh
Có nhiều cách để điều hướng xung quanh dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng bằng phím tắt. Nhưng nếu tay bạn đã ở trên chuột thì không cần phải di chuyển đến bàn phím, bạn có thể sử dụng phím tắt chuột này để điều hướng xung quanh dữ liệu của mình nhanh như trên bàn phím
Đặt con trỏ chuột trên bất kỳ cạnh nào của ô đang hoạt động. Nó sẽ biến thành một con trỏ với mũi tên bốn chiều. Sau đó, bạn có thể nhấp đúp chuột trái và ô hiện hoạt sẽ di chuyển đến ô không trống cuối cùng trong dữ liệu của bạn
Điều chỉnh nhanh thanh cuộn
Nếu thanh cuộn của bạn quá nhỏ hoặc quá lớn, bạn có thể nhanh chóng đặt lại nó về kích thước mặc định bằng thủ thuật này
Có ba hình elip ở phía bên trái của thanh cuộn ngang. Khi bạn di con trỏ chuột lên chúng, con trỏ sẽ chuyển thành thanh đôi có hai mũi tên và bạn có thể sử dụng các mũi tên này để nhấp chuột trái và kéo thanh cuộn để thay đổi kích thước. Nếu bạn muốn đặt lại nhanh về kích thước mặc định, chỉ cần nhấp đúp chuột trái vào các dấu chấm lửng này
Tùy chọn thanh cuộn
Các thanh cuộn trong Excel khá tiện dụng nhưng đôi khi hơi vụng về. Để có các tùy chọn cuộn chính xác hơn, nhấp chuột phải vào thanh cuộn ngang hoặc dọc
Định dạng Phím tắt Khu vực Biểu đồ
Đây là cách tôi luôn sử dụng vì đó là cách nhanh nhất để bắt đầu định dạng biểu đồ của bạn. Nhấp đúp chuột trái vào bất kỳ biểu đồ nào để mở menu cửa sổ Format Chart Area
Chọn hoặc Bỏ chọn Nhiều Phạm vi Không Liền kề
Giữ Ctrl trong khi chọn các ô sẽ cho phép bạn chọn nhiều ô không liền kề
Thao tác này cũng sẽ có tác dụng bỏ chọn các ô trong trường hợp bạn vô tình chọn sai ô. Không cần bắt đầu lại, chỉ cần nhấp chuột trái vào ô đã chọn trong khi giữ Ctrl để bỏ chọn ô đó
Điều hướng nhanh với cửa sổ đồng hồ
Cửa sổ xem là một tùy chọn gỡ lỗi công thức tuyệt vời cho phép bạn theo dõi nhiều kết quả công thức trên các trang tính khác nhau
Nhấp đúp chuột trái vào bất kỳ mục nào trong cửa sổ xem và bạn sẽ được đưa đến vị trí của ô đó trong sổ làm việc của mình. Một thủ thuật điều hướng rất tiện dụng
Phím tắt chuột để sao chép và dán
Bảng nhớ tạm cho phép bạn sao chép nhiều mục cùng một lúc và sau đó dán bất kỳ mục nào trong số đó, không chỉ mục cuối cùng bạn đã sao chép
Bạn có thể mở bảng tạm bằng cách nhấp đúp chuột trái vào lệnh sao chép được tìm thấy trong tab Trang chủ
Nếu lối tắt này không hoạt động, bạn có thể cần phải bật nó trước. Chuyển đến tab Trang chủ ➜ nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của phần Bảng tạm ➜ nhấn nút Tùy chọn trong menu Bảng tạm ➜ bật tùy chọn Hiển thị bảng tạm Office khi nhấn Ctrl + C hai lần
Sao chép và dán bất kỳ đối tượng hoặc dữ liệu nào
Đây là cách yêu thích của tôi để sao chép và dán. Nó hoạt động cho bất kỳ đối tượng hoặc dữ liệu nào trong Excel
Chọn đối tượng hoặc dữ liệu ➜ di con trỏ chuột qua cạnh để nó chuyển thành mũi tên bốn chiều ➜ giữ phím Ctrl ➜ nhấp chuột trái và kéo dữ liệu hoặc đối tượng đến vị trí mới ➜ thả nút chuột trái
Nhấp và kéo để sao chép dữ liệu và công thức
Bạn có thể nhận thấy vùng chọn ô đang hoạt động có một hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải. Đây được gọi là núm điều khiển điền và nó có thể được sử dụng để điền dữ liệu hoặc công thức
Di con trỏ chuột qua góc dưới bên phải của vùng chọn ô đang hoạt động cho đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng nhỏ màu đen. Nhấp chuột trái và kéo xuống để sao chép và dán nội dung vào các ô bên dưới
Nhấp đúp chuột để sao chép dữ liệu và công thức
Mút chuột này không thể thiếu khi cần copy dữ liệu hay công thức xuống hàng cuối cùng
Chọn ô chứa dữ liệu hoặc công thức mà bạn muốn sao chép và dán xuống. Di con trỏ chuột qua góc dưới bên phải của vùng chọn ô đang hoạt động cho đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng nhỏ màu đen. Nhấp đúp chuột trái và thao tác này sẽ sao chép và dán dữ liệu hoặc công thức xuống ô được điền cuối cùng trong cột ngay bên trái
Nhấp chuột phải và kéo để có tùy chọn nâng cao
Bạn cũng có thể có quyền truy cập vào các tùy chọn bộ điều khiển điền nâng cao hơn bằng cách kéo bộ điều khiển điền bằng nút chuột phải thay vì bên trái. Khi bạn kéo xuống và thả ra, một menu với nhiều tùy chọn nâng cao hơn sẽ xuất hiện
Điều này có thể được sử dụng để tạo các mẫu đơn giản với số và ngày hoặc bạn có thể sử dụng flash fill để điền dữ liệu văn bản dựa trên một vài ví dụ bạn cung cấp
Nhấp và kéo để cắt và dán
Đây là cách đơn giản để cắt và dán dữ liệu trong Excel. Chọn dữ liệu rồi nhấp chuột trái và kéo dữ liệu đến vị trí mới
Thay đổi dữ liệu hiện có bằng tính năng cắt và dán
Thủ thuật này sẽ cho phép bạn cắt và dán dữ liệu nhưng chuyển bất kỳ dữ liệu hiện có nào ra khỏi vị trí khi di chuyển nó đến một vị trí mới
Chọn dữ liệu rồi giữ Shift rồi nhấp chuột trái và kéo dữ liệu đến vị trí mới. Excel sẽ hiển thị một thanh màu xanh lá cây để cho biết vị trí dữ liệu sẽ được chèn vào
Nhấp và kéo để sao chép và dán với tùy chọn nâng cao
Bạn cũng có thể cắt/sao chép và dán dữ liệu bằng nút chuột phải. Khi bạn nhả nút bên phải, bạn sẽ nhận được một menu với một số tùy chọn nâng cao hơn để cắt/sao chép và dán
Phím tắt chuột để sử dụng với công thức
Nhập nhiều đối số chức năng
Một số hàm như SUM, COUNT, AVERAGE, v.v.. cho phép số lượng đối số đầu vào khác nhau
Nếu bạn có một danh sách dài các đối số cần nhập, điều đó có thể gây khó khăn vì bạn cần phân tách từng đối số bằng dấu phẩy
Giữ Ctrl trong khi chọn các đối số trong một hàm. Điều này sẽ thêm dấu phẩy giữa mỗi đối số cho bạn
Chỉnh sửa nội dung của một ô
Để chỉnh sửa nội dung của bất kỳ ô nào trong trang tính, chỉ cần nhấp đúp chuột trái vào ô. Điều này sẽ cho phép bạn chỉnh sửa các ô chứa dữ liệu và công thức
Chọn một từ hoặc một phần của công thức
Sử dụng nhấp và kéo con trỏ để chọn một phần dữ liệu hoặc công thức trong thanh công thức có thể rất tẻ nhạt. Nhưng bạn sẽ không cần với phím tắt này
Nhấp đúp chuột trái để chọn một từ hoặc một phần của công thức từ thanh công thức
Chọn toàn bộ dữ liệu hoặc công thức
Nếu bạn cần chọn mọi thứ thì cũng có phím tắt chuột cho việc đó. Nhấp chuột trái ba lần để chọn mọi thứ trong thanh công thức
Thay đổi kích thước Thanh công thức
Nếu các công thức trong bảng tính của bạn bắt đầu dài thì chúng có thể bị cắt trong thanh công thức. Bạn có thể thay đổi kích thước thanh công thức theo chiều dọc hoặc chiều ngang bằng cách nhấp và kéo dọc theo cạnh ngang hoặc giữa hộp tên và thanh công thức
Khi bạn di chuột qua những khu vực này, con trỏ sẽ chuyển thành mũi tên hai chiều. Sau đó, bạn có thể sử dụng công tắc thu gọn và mở rộng nhanh để chuyển nhanh giữa kích thước một dòng và kích thước được mở rộng
Bạn cũng có thể nhanh chóng đặt lại thanh công thức về kích thước dọc mặc định bằng cách nhấp đúp chuột trái vào ba dấu chấm lửng giữa hộp tên và thanh công thức
Phím tắt chuột với hình dạng và đối tượng
Khóa chế độ vẽ
Vấn đề với việc chèn hình là bạn phải chèn từng hình một. Điều này có nghĩa là chuyển đến tab Chèn ➜ chọn Hình dạng từ dải băng ➜ chọn hình dạng mong muốn của bạn ➜ sau đó vẽ trong trang tính. Bạn phải làm điều này mọi lúc, ngay cả khi bạn muốn vẽ cùng một hình nhiều lần
Chế độ vẽ khóa cho phép bạn vẽ cùng một hình nhiều lần mà không cần phải chọn nó mỗi lần
Nhấp chuột phải vào hình dạng và chọn Lock Drawing Mode từ menu. Bây giờ bạn sẽ có thể vẽ bao nhiêu hình tùy thích
Chụp vào lưới
Căn chỉnh các hình dạng trong sổ làm việc rất khó nếu bạn đang cố gắng thực hiện việc này một cách tự do. Bạn có thể sẽ không thể hiểu chính xác
Có các tùy chọn trong dải băng để trợ giúp căn chỉnh, nhưng có một thủ thuật chuột thậm chí còn nhanh hơn cho việc này
Giữ phím Alt sau đó nhấp chuột trái và kéo đối tượng để gắn chúng vào lưới trang tính. Bây giờ bạn có thể dễ dàng căn chỉnh đối tượng bằng cách sử dụng lưới
kết luận
Có rất nhiều mẹo và thủ thuật tiết kiệm thời gian mà bạn có thể sử dụng bằng chuột trong Excel
Không phải tất cả những thứ này sẽ nhanh hơn để sử dụng so với một phím tắt tương đương, nhưng chúng vẫn có thể khá tiện dụng khi tay bạn đã ở trên chuột
Để có hiệu quả và tốc độ cao nhất trong Excel, bạn thực sự cần biết chuột và bàn phím. Có rất nhiều phím tắt chuột ẩn cần biết, vì vậy hãy cho tôi biết trong phần nhận xét nếu tôi bỏ lỡ mục yêu thích của bạn