Theo hướng dẫn của chuẩn mực kế toán 2 về hàng tồn kho, giá trị của hàng tồn kho được tính dựa trên giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan khác để có được hàng tồn kho ở vị trí và trạng thái hiện tại.
Trong đó, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua hàng thuộc nhóm chi phí mua và sẽ được tính vào giá gốc của hàng tồn kho.
Theo chuẩn mực kế toán 03, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu được xem xét như là một phần của chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và sẽ được tính vào giá trị nguyên giá của tài sản cố định.
Do đó, chi phí vận chuyển sẽ được hạch toán vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài sản cố định tương ứng.
Khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng hóa và có chi phí vận chuyển, kế toán viên sẽ ghi nhận các chi phí này vào giá trị của hàng nhập kho. Bút toán ghi nhận sẽ có dạng:
- Nợ các tài khoản 156, 152, 155, 211: để ghi nhận chi phí vận chuyển vào giá gốc của hàng tồn kho hoặc giá trị nguyên giá của tài sản cố định
- Nợ tài khoản 133: để ghi nhận số thuế GTGT được khấu trừ
- Có các tài khoản 111, 112, 131
Tuy nhiên, quá trình hạch toán chi phí vận chuyển trong thực tế có thể phức tạp hơn khi doanh nghiệp mua nhiều mặt hàng hoặc loại tài sản khác nhau trong cùng một lần vận chuyển. Kế toán cần phải thực hiện phân bổ chi phí vận chuyển cho từng loại hàng hóa, điều này sẽ được mô tả chi tiết dưới đây.
Xem thêm:
- Kho hàng không kéo dài là gì? Quy trình và lợi ích
- Cách thiết kế kho chứa hàng chuẩn và đúng cách
Cách phân bổ chi phí vận chuyển hàng nhập kho
Trong trường hợp doanh nghiệp mua từ 2 mặt hàng trở lên, cần phải thực hiện phân bổ cho từng loại mặt hàng trước, sau đó mới tiến hành hạch toán chi phí vận chuyển riêng biệt cho từng mặt hàng, bao gồm giá trị nhập kho hay nguyên giá của chúng.
Hiện nay, kế toán viên có thể lựa chọn giữa hai phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển:
Phân bổ chi phí vận chuyển hàng nhập kho theo giá mua
Nếu doanh nghiệp phân bổ chi phí vận tải hàng hóa dựa trên cơ sở giá mua hàng hóa thì việc phân bổ được tiến hành theo công thức sau:
Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = [Chi phí mua của từng mặt hàng : Tổng giá trị hàng mua] x Chi phí vận chuyển chung
Phương pháp phân bổ chi phí này độ chính xác cao nên được sử dụng cho các lô hàng có giá trị chênh lệch lớn. Tuy nhiên, việc phân bổ theo giá mua khá phức tạp và gặp nhiều khó khăn khi áp dụng với trường hợp nhập với quy mô lớn.
Phân bố chi phí chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua
Nếu doanh nghiệp thuê kho ngắn hạn phân bổ chi phí vận chuyển cho số lượng hàng hóa mua, kế toán sẽ thực hiện:
Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = [Số lượng của từng mặt hàng : Tổng số lượng hàng mua] x Chi phí vận chuyển chung
Đây là phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển được nhiều kế toán lựa chọn hơn vì dễ tính hơn. Tuy nhiên, kết quả phân bổ theo số lượng cho từng mặt hàng là tương đối bởi chúng phụ thuộc vào số hàng hóa nhập vào kho của công ty.
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu được cách hạch toán chi phí vận chuyển hàng nhập kho để hoàn thành tốt công việc kế toán của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ về vấn đề trên vui lòng liên hệ với Hữu Toàn Logistics. Chúng tôi luôn hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Phí vận chuyển là khoản tiền mà người thuê vận chuyển phải trả cho người vận chuyển để người này vận chuyển hàng theo những điều kiện mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng vận chuyển.
Cước phí vận chuyển hàng hóa hiện nay phụ thuộc rất nhiều yếu tố của từng nơi và có thể phát sinh thêm nhiều phí khác như phí VAT, phụ xăng, phí ship hàng,… theo quy định của mỗi nơi cung cấp dịch vụ. Chi phí vận chuyển góp phần xây dựng thêm chất lượng, độ uy tín và tính an toàn trong vận chuyển hàng hóa. Thông thường, mỗi công ty, đơn vị vận tải sẽ có những phương thức, công thức tính toán cước phí vận chuyển riêng. Chở hàng lên vùng núi địa hình hiểm trở, khó di chuyển sẽ tốn nhiều tiền hơn khi chỉ đi ở đồng bằng; hay chuyển hàng bằng máy bay cũng sẽ đắt hơn nhiều so với đường bộ;… Tuy nhiên, dù cao hay thấp, đắt hay rẻ thì tất cả các cách tính này đều cần phải phù hợp với các quy định của Pháp luật hiện hành.
Hạch toán chi phí vận chuyển vào tài khoản nào là vướng mắc của rất nhiều kế toán. Tùy theo mục đối tượng vận chuyển là hàng mua [TSCĐ, nguyên vật liệu…] hay hàng bán mà cách ghi sổ sẽ khác nhau.
2. Hạch toán chi phí vận chuyển vào tài khoản nào?
– Theo chuẩn mực kế toán 02 về hàng tồn kho, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Trong đó chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng thuộc nhóm chi phí mua, được tính vào giá gốc hàng tồn kho.
– Theo chuẩn mực kế toán 03: Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu là nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và được tính vào nguyên giá tài sản cố định.
Như vậy, Hạch toán chi phí vận chuyển vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài sản cố định tương ứng.
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa sẽ phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán viên tiến hành ghi nhận các khoản chi phí này vào giá trị hàng nhập kho, bút toán ghi nhận:
- Nợ TK 156, 152, 155, 211: số tiền vận chuyển được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho hoặc nguyên giá TSCĐ
- Nợ TK 133: số thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111,112,131
Tuy nhiên, công tác hạch toán chi phí vận chuyển trong thực tế sẽ phức tạp hơn, do có có nhiều trường hợp doanh nghiệp mua nhiều mặt hàng hoặc nhiều loại tài sản trong cùng 1 lần vận chuyển. Lúc này, kế toán phải tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển cho từng loại mặt hàng khác nhau.
3. Hướng dẫn phân bổ chi phí vận chuyển
Trường hợp doanh nghiệp mua từ 02 mặt hàng trở lên thì chi phí vận chuyển nói riêng và chi phí mua hàng nói chung cần được phân bổ cho từng loại mặt hàng trước rồi mới tiếng hành hạch toán chi phí vận chuyển riêng cho từng mặt hàng vào giá trị nhập kho hay nguyên giá của chúng.
Hiện nay, kế toán viên có thể lựa chọn một trong hai cách thức phân bổ chi phí vận chuyển, bao gồm:
– Phân bổ theo tiêu thức giá mua
– Phân bổ theo số lượng hàng hóa mua
a. Phân bổ chi phí vận chuyển theo tiêu thức giá mua
Nếu doanh nghiệp lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển theo tiêu thức giá mua hàng hóa thì thực hiện hạch toán chi phí vận chuyển phân bổ theo công thức:
Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = [Chi phí mua từng mặt hàng/ Tổng giá trị hàng mua] x Chi phí vận chuyển chung
Phân bổ chi phí theo cách thức này có ưu điểm là tính chính xác cao hơn, do đó những lô hàng có chênh lệch giá trị lớn thì nên sử dụng phương pháp này. Tuy nhiên, vì tính toán phân bổ theo tiêu thức giá mua tương đối phức tạp nên trong trường hợp số lượng nhập lớn thì sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn.
b. Phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua
Nếu lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua, kế toán viên tính toán như sau:
Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = [Số lượng từng mặt hàng/ Tổng số lượng hàng mua] x Chi phí vận chuyển chung
Trong hạch toán chi phí vận chuyển đây là phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển được nhiều kế toán viên lựa chọn hơn vì tính toán dễ dàng hơn. Tuy nhiên, kết quả của phân bổ chi phí theo số lượng từng mặt hàng mang tính chất tương đối vì còn phụ thuộc vào số lượng hàng hóa mà công ty đã nhập về kho.
\>>> Xem thêm:
Cách hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng tại doanh nghiệp
Chi phí bán hàng là gì? Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641
4. Lưu ý
Ngoài ra, có một trường hợp đặc biệt phức tạp hơn, đó là khi hạch toán chi phí vận chuyển các hàng hóa, Tài sản cố định, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu…đầu vào dùng để sản xuất kinh doanh sản phẩm chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT – cùng chịu 1 chi phí vận chuyển.
Lúc này, ngoài việc hạch toán chi phí vận chuyển phân bổ chi phí vận chuyển như trên, kế toán còn phải tiến hành phân bổ thuế GTGT đầu vào của chi phí vận chuyển này. Phần thuế GTGT đầu vào của chi phí vận chuyển ứng với hàng hóa, nguyên vật liệu…dùng cho sản phẩm không chịu thuế GTGT thì sẽ được hạch toán chi phí vận chuyển vào tài khoản hàng tồn kho/TSCĐ tương ứng.
Kế toán viên thường xuyên gặp phải trường hợp cần phân bổ chi phí vận chuyển cũng như các chi phí mua hàng khác, đặc biệt dễ sai sót nếu chi phí vận chuyển chung cho nhiều loại hàng hóa, tài sản khác nhau. Tuy nhiên hiện nay, một số phần mềm kế toán thông minh như phần mềm kế toán ACMan có thể tự động phân bổ chi phí mua hàng, tiết kiệm hoàn toàn công tác tính toán thủ công cho kế toán.