Mẹo Hay Cách

Cách sử dụng thư điện tử

Trên thế giới, ngày càng nhiều người lựa chọn sử dụng Gmail vì các ưu điểm nổi trội sau đây:

Có thể sử dụng cùng lúc nhiều dịch vụ trực tuyến khác của Google như Google Drive, Lịch làm việc, Google Sites
Truy cập email mọi lúc, mọi nơi
Sử dụng và tích hợp tốt trên các thiết bị di động và các hệ điều hành Android, iPhonevàBlackBerry
Tìm kiếm nhanh chóng
Bảo mật cao và ít bị thư rác
Có thể gửi kèm những tập tin lớn hơn 25MB thông qua việc kết hợp với Drive
Có thể xem chỉnh sửa một tập tin văn bản [.doc, .xls,...] trong hộp thư đến mà không cần phải tải tập tin đính kèm
Tài khoản Gmail do Trường cấp có dung lượng gần như không giới hạnLàm quen với Gmail qua các bước cơ bản:
Soạn và gửi thư
Trả lời thư
Sắp xếp hộp thư đến
Tìm kiếm thư
Tạo chữ ký
Chuyển tiếp thư từ email của Trường sang email cá nhân
Gộp hai hay nhiều Gmail

1. Soạn và gửi thư

Soạn thư mới
Thêm người nhận, file đính kèm, hình ảnh...
Gửi thư và rút lại thư đã gửi

1.1. Soạn thư mới
1.Mở hộp thưGmail2.Nhấp vào ôSoạnở phần danh mục bên trái. Một trang soạn thư mới sẽ xuất hiện ở góc phải bên dưới của màn hình.3.Bắt đầu nhập nội dung thư. Các email đã viết nhưng chưa gửi sẽ được tự động lưu vào mụcThư nhápở danh mục bên trái.

Về đầu trang

1.2. Thêm người nhận, file đính kèm, hình ảnh...

Các biểu tượng trên trang soạn thư tương ứng với các thao tác sau:

TớiThêm người nhận

Kiểu chữ [kiểu, kích thước, đậm nhạt, màu sắc, canh lề, lùi dòng, chấm đầu dòng, đánh số thứ tự]

Thêm file đính kèm từ máy tính

Thêm file đính kèm từ Google Drive

Thêm hình ảnh

Chèn đường dẫn [link]

Xóa thư đang soạn

Các lựa chọn khác

Về đầu trang

1.3. Gửi thư và rút lại thư đã gửi

Khi đã soạn thư xong, chỉ cần nhấp vào nútGửi để gửi thư.
Nếu trong thư có mắc lỗi hoặc bạn muốn thay đổi nội dung của thư, bạn có thể rút lại thư mình vừa gửi bằng cách bật chức năngHoàn tác Gửi. Để bật chức năng này, dùng các bước sau:

Nhấp vào biểu tượng Bánh răngở góc trên bên phải, chọn mụcCài đặt
Chọn tabChung
Kéo xuống đến mụcHoàn tác Gửivào chọn có cho ôBật Hoàn tác Gửi
Chọn thời gian hủy gửi: 5, 10, 20, 30 giây
Ở phía dưới cùng của trang, nhấp vào ôLưu thay đổi

Về đầu trang

2. Trả lời thư

Tiếp theo, khi bạn nhận được thư, bạn có thể trả lời và thực hiện nhiều thao tác khác như sau:

Xem, trả lời và chuyển tiếp thư
Thay đổi người nhận và tiêu đề

2.1. Xem, trả lời và chuyển tiếp thư

Trong hộp thư đến, thư chưa được mở là thư đượcin đậm. Để mở thư ra xem, bạn chỉ cần nhấp vào thư mình muốn xem trong danh sách các thư được liệt kê trong hộp thư đến.

Để trả lời, chuyển tiếp thư và thực hiện các thao tác khác bạn có thể làm như sau:

Để phản hồi thư, bạn mở thư ra, kéo xuống ô trống phía dưới cùng của thư và chọnTrả lời,Trả lời tất cảhoặcChuyển tiếpđể thực hiện thao tác mà bạn muốn
Sau khi soạn xong nội dung bạn muốn, nhấp vào ôGửi. Nếu không muốn trả lời hoặc chuyển tiếp nữa bạn có thể nhấp vào kí hiệuThùng rácđể xóa thư nháp đang soạn.

Về đầu trang

2.2. Thay đổi người nhận và tiêu đề

Một số thao tác khác có thể thực hiện khi phản hồi email:

Thêm hoặc bớt người nhận: khi soạn thư trả lời, chọn vào vùng có tên người nhận. Để thêm người nhận, bạn gõ thêm địa chỉ email vào vùng này; để bỏ đi người nhận bạn nhấp vào dấuXbên phải địa chỉ cần bỏ.
Thay đổi tiêu đề: Nhấp vào biểu tượngMũi tên congở bên trái vùng chứa tên người nhận và chọnChỉnh sửa chủ đề

Về đầu trang

3. Sắp xếp hộp thư đến

Tạo nhãn và gắn nhãn cho thư
Đánh dấu sao cho những thư quan trọng
Xóa thư

3.1. Tạo nhãn và gắn nhãn cho thư

Việc tạo nhãn và gắn nhãn cho thư sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát hộp thư của mình và tìm kiếm thư theo chủ đề nhanh hơn. Bạn có thể tạo một nhãn và gắn nhãn này cho một hay nhiều thư cùng lúc bằng các bước như sau:

Chọn thư[hoặc các thư] bạn muốn gắn chung một nhãn bằng cách nhấp vàoôvuôngphía đầu dòng của thư hiển thị trong hộp thư
Nhấp vào biểu tượngNhãn
ChọnTạo mớinếu bạn muốn tạo một nhãn hoàn toàn mới hoặc chọn vàoôvuôngở đầu tên nhãn [đã có] mà bạn muốn gắn cho các thư này
Nhấp vào dòngÁp dụng

Về đầu trang

3.2. Đánh dấu sao cho những thư quan trọng

ngôi sao

Thư gắn dấu sao

Về đầu trang

3.3. Xóa thư

Bạn không còn cần các thư cũ nữa hay bạn không muốn một thư nào đó nằm trong hộp thư, bạn có thể xóa chúng đi bằng cách nhấp chọnô vuôngở phía đầu dòng của thư hiển thị trong hộp thư rồi nhấp vào biểu tượngThùng rác.

Các thư đã được xóa này sẽ nằm trong mụcThùng rácở cột bên trái trong vòng30 ngày, sau đó sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Về đầu trang

4. Tìm kiếm thư

Bạn muốn xem lại một thư cũ nhưng lại không biết tìm nó ở đâu trong vô số thư đã nhận được, khi này bạn có thể sử dụng thao tác tìm kiếm trong hộp thư như sau:

Gõ từ khóa của thư/các thư mà bạn muốn tìm vào ôTìm kiếmở phía trên cùng màn hình Gmail
Nhấp vào biểu tượngKính lúpvà Gmail sẽ hiện ra kết quả tìm kiếm là các thư có chứa từ khóa của bạn

Về đầu trang

5. Tạo chữ ký

Để hoàn thiện tính chuyên nghiệp cho các thư bạn gửi đi, bạn nên tạo chữ ký cho thư của mình. Chữ ký này sẽ được tự động thêm vào mỗi thư bạn gửi đi vì thế bạn không cần phải tự mình gõ lại chữ ký mỗi lần soạn thư. Một chữ ký thường có thể bao gồm tên, chức danh và thông tin liên lạc của bạn. Để tạo chữ ký bạn thực hiện các bước sau:

Nhấp vào biểu tượngBánh răngở góc trên bên phải, chọn mụcCài đặt
Chọn tabChung
Kéo xuống đến mụcChữ kývà soạn, định dạng chữ ký của bạn. Bạn có thể thay đổi kích thước, màu sắc, kiểu chữ và còn có thể thêm cả hình vào chữ ký
Ở phía dưới cùng của trang, nhấp vào ôLưu thay đổi

Về đầu trang

6.Chuyển tiếp thư từ email của Trường sang email cá nhân

Nếu bạn đã quen dùng email cá nhân và không muốn phải đăng nhập nhiều lần vào email Trường cấp, bạn có thể chọn chế độ chuyển tiếp tất cả email gửi đến địa chỉ email Trường sang địa chỉ email cá nhân của bạn. Như vậy bạn vẫn dùng email cá nhân của mình bình thường mà vẫn cập nhật được các email gửi đến tài khoản mail của Trường.

Nhấn vào biểu tượng Bánh răng phía trên bên phải
Chọn Cài đặt >> Chọn tab Chuyển tiếp và POP/IMAP
Nhấn vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp, nhập địa chỉ email cá nhân mà bạn muốn chuyển tất cả các thư trong hộp thư của Trường đến đó và nhấn vào Tiếp theo, sau đó trong cửa sổ mới hiện ra nhấn vào Tiếp tục
Vào hộp thư cá nhân để lấy Mã xác nhận và nhập vào ô Mã xác nhận ở giao diện gmail của Trường rồi nhấn vào Xác minh
Chọn vào Chuyển tiếp bản sao của thư đến tới địa chỉ email vừa nhập
Nhấn Lưu thay đổi ở cuối trang để lưu lại

Về đầu trang

7.Gộp Gmail của Trường vào Gmail cá nhân

Nếu muốn trả lời mail bằng nhiều địa chỉ khác nhau mà không phải thoát email đang dùng và đăng nhập vào tài khoản khác, bạn có thể thêm các địa chỉ Gmail của mình vào chung trong một hộp thư bằng các bước sau: