Cách viết email ấn tượng

Mỗi email chào hàng với từng đối tượng khách hàng sẽ được trình bày khác nhau. Là một nhân viên bán hàng, bạn cần nắm bắt điều này để phân bố nội dung thư chào hàng một cách hiệu quả nhất.

Trong kinh doanh, đặc biệt là ngành kinh doanh bán sỉ, chắc hẳn chúng ta không còn xa lạ gì với định nghĩa email chào hàng. Thay vì những email chào hàng bằng giấy được gửi qua đường bưu điện như trước đây thì hiện nay, với sự ra đời và hỗ trợ của Internet giúp cho nhân viên bán hàng dễ dàng hơn khi gửi email chào hàng đến khách hàng. Vậy email chào hàng là gì? Làm sao để một lập một thư chào hàng súc tích, hiệu quả?

I. Điểm mặt những giá trị của một mẫu email chào hàng chuyên nghiệp

Email chào hàng được dùng để gửi đến một cá nhân hay một tổ chức nào đó nằm trong danh sách khách hàng tiềm năng để cung cấp hay giới thiệu thông tin về sản phẩm, thông thường là sản phẩm mới. Hiện nay, thư chào hàng được gửi qua đường điện tử bằng nhiều hình thức, trong đó email chào hàng cũnglà hình thức email marketing khá phổ biếnhiện nay. Email chào hàng không được xem như một mẫu quảng cáo vì thường được thiết kế ngắn gọn nhằm cung cấp đúng những thông tin ngắn gọn, cần thiết cho người dùng hơn là quảng bá thương hiệu. Trong cuộc sống gắn liền với công nghệ thông tin như hiện nay thì việc trao đổi thông tin qua email trở nên rất quen thuộc của không chỉ dân văn phòng.

Email chào hàng là gì?

Email được thiết kế trên thiết bộ điện thoại - một vật bất ly thân của chúng ta nhằm tăng sự tiện lợi khi trao đổi thông tin, tăng khả năng đọc, tìm hiểu và mua sắm sản phẩm, tất cả những hoạt động trên nhằm gia tăng doanh số bán hàng. Để đánh giá mức độ hiệu quả của một email chào hàng, không chỉ phụ thuộc vào số lượng khách hàng lớn nhỏ mà còn phụ thuộc vào chất lượng thư chào hàng.

Theo nhiều nghiên cứu cũng như thống kê của những chuyên gia về Marketing, phần lớn những email chào hàng được gửi đến doanh nghiệp thường bị khách hàng bỏ qua, dù vậy vẫn có khoảng 24% khách hàng chịu click vào email chào hàng để xem và kết nối sản phẩm. Đây cũng là lý do vì sao nhân viên bán hàng phải tối ưu hóa những mẫu email chào hàng chuẩn nhất dựa trên tiêu chí súc tích, ngắn gọn, chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả bán hàng. Tuy nhiên, không phải nhân viên bán hàng nào cũng là được điều này, chính vì vậy, bạn có thể tham khảo một số nội dung chính dưới đây.

II. Quy trình tạo nên một lá thư chào hàng

1. Xác định đối tượng khách hàng

Trước khi bắt đầu bất cứ một thư chào hàng nào, nhân viên bán hàng cần xác định rõ nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt hay quảng bá cho khách hàng mà bạn sẽ tiếp cận. Khách hàng mục tiêu là đối tượng mà bạn nhắm tới và sẽ mang lại doanh thu nếu bạn biết cách đi đúng nhu cầu của họ. Việc phân tích insight khách hàng sẽ tốn khá nhiều thời gian nhưng nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng thì bạn sẽ dễ tạo ra những email chào hàng kém hiệu quả.

Phân tích insight khách hàng

Thư chào hàng nên được gửi đến tập khách hàng tiềm năng dựa trên một vài những tiêu chí mà bạn đã đề ra khi nghiên cứu insight khách hàng. Sau khi đã lọc được danh sách khách hàng tiềm năng, thì việc ban gửi lời chào kém theo tên của họ chính là bước ghi điểm đầu tiên. Dù khách hàng là ai, họ đều sẽ cảm thấy khó chịu khi nhận được những email chào hàng gửi hàng loạt mà không có sự phân tích cá nhân hóa. Hãy thử đặt bản thân là khách hàng, bạn cũng sẽ thấy được trân trọng và cảm nhận được tầm quan trọng của bạn khi nhận được những email chào hàng có tính cá nhân hóa.

2. Mục tiêu của thư chào hàng

Nhiều người cho rằng email chào hàng cần phải mang đến nhưng hiệu quả mua hàng ngay lập tức, tuy nhiên không phải vậy. Hiệu quả của một thư chào hàng được đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau trong đó có mục đích tạo thư ngỏ. Email chào hàng còn được dùng để tăng mức độ nhận diện thương hiệu, đồng thời thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Một thư chào hàng có thể không tạo ra hiệu quả mua hàng ngay lập tức, nhưng ít nhất bạn cần đảm bảo 2 trong những mục tiêu chính - cung cấp đầy đủ thông tin cho người nhận và nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu.

Mục đích của email chào hàng

Khách hàng cần biết bạn là ai và sản phẩm của bạn là gì vì tùy vào từng thời điểm họ có những nhu cầu khác nhau, có thể tại thời điểm nhận email chào hàng, khách hàng chưa có nhu cầu, tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với việc họ sẽ không bao giờ có nhu cầu. Thư chào hàng cần đảm bảo mang lại những tác động tích cực để tạo ấn tượng cho người đọc để họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai.

3. Trình bày thư

Cũng giống như nhiều loại văn bản khác, thư chào hàng cũng cần có bố cục cơ bản: mở đầu, phần giữa và kết luận.

Thư chào hàng thường được mở đầu với lời giới thiệu tới khách hàng, vì vậy ở phần này hãy cho khách hàng một lý do mà họ nhận được thư. Đồng thời, thu hút sự chú ý của người đọc bằng một tiêu đề thật ấn tượng để họ mở email chào hàng. Tiêu đề dù không giới hạn về ký tự nhưng bạn chỉ nên trình bày những thông tin quan trọng nhất để tăng tỷ lệ mở thư.

Phần thân bài là nơi mà bạn được quyền thỏa sức tư duy sáng tạo nhằm làm nổi bật những nội dung thu hút và quảng bá sản phẩm cũng như tăng mức độ nhận diện thương hiệu. Một trong những tiêu chí quan trọng nhất chính là mục đích mà bạn gửi thư chào hàng.

Đi kèm với nội dung email chào hàng, nhân viên bán hàng có thể lựa chọn đính kèm những tính năng nhằm làm nổi bật hơn sản phẩm cũng như dịch vụ mà bạn đang cung cấp. Không cần quá tập trung vào những tính năng được đánh giá là tốt nhất, bạn chỉ cần đáp ứng đúng nhu cầu mà khách hàng cần thay vì chỉ nói về sản phẩm của bạn.

Nội dung chính của email chào hàng

Khi bài toán về nhu cầu của khách hàng được giải quyết cũng là lúc bạn tận dụng kỹ năng đàm phán của mình để thuyết phục khách hàng móc hầu bao cho sản phẩm và dịch vụ của bạn. Những tiêu chí thuyết phục nhất chính là lợi ích của sản phẩm cũng như dịch vụ của bạn mang lại cho khách hàng so với mức chi phí mà họ bỏ ra.

Nhân viên bán hàng truyền tải nội dung dựa trên vài nguyên tắc cần thiết giúp đảm bảo tính tác động hiệu quả đến người đọc.

• Cái khách hàng cần
• Điều khách hàng muốn
• Lợi ích của sản phẩm phục vụ cuộc sống của khách hàng
• Giải quyết vấn đề mà khách hàng đang gặp phải cũng như vấn đề trong tương lai

Kết email chào hàng bằng những câu từ súc tích ngắn gọn với những luận điểm chính giúp hướng dẫn khách hàng cách áp dụng ưu đãi cũng như chương trình được truyền tải trong thư chào hàng.

Để tối ưu hiệu quả nội dung của một email chào hàng thì nhân viên bán hàng có thể chú ý đến một vài yếu tố tưởng chừng như nhỏ nhưng lại khác quan trọng. Ví dụ như việc nhồi nhét quá nhiều những khái niệm phức tạp hay lý thuyết vì những từ ngữ thông thường lại dễ dàng thu hút khách hàng hơn. Từng câu chữ, lời văn trong email chào hàng cần được sử dụng một cách tự nhiên, dễ hiệu và ngắn gọn để khách hàng dễ chịu khi đọc thư chào hàng. Một tiêu chí đặc biệt quan trọng cho bất cứ nhân viên bán hàng nào viết email chào hàng là tuyệt đối đừng sai chính tả, điều này ảnh hưởng đến việc nhận diện thương hiệu cũng như trải nghiệm khách hàng.

4. Đừng quên kêu gọi người đọc thực hiện hành động

Có những email chào hàng đem lại hiệu quả nhờ tỷ lệ lượt click mở cao và họ trở thành khách hàng tiềm năng của bạn. Tuy nhiên, có những email chào hàng bỏ lỡ cơ hội vì thiếu đi lời gọi hành động hay hướng dẫn khi người đọc có nhu cầu. Một điều mà nhân viên bán hàng luôn phải ghi nhớ chính là khách hàng tiềm năng sẽ không biết bạn muốn gì và cần gì trừ khi bạn đưa ra lời kêu gọi hành động tiếp theo cho họ.

Đừng quên kêu gọi hành động

Song song đó, bạn hãy thúc giục người đọc để tăng tỷ lệ chuyển đổi, gia tăng doanh thu cho thương hiệu. Thời gian phản hồi email chào hàng càng lâu thì tỷ lệ chuyển đổi cũng thấp đi và cách này thường được áp dụng cho những chương trình khuyến mãi. Cuối cùng, một lời chào hay một lời cảm ơn chính là cách kết thúc lịch sự nhất. Hành động nhỏ nhoi nhưng lại giúp cho khách hàng cảm thấy vui vẻ hơn và hài lòng hơn.

III. Hướng dẫn viết email chào hàng chuẩn không cần chỉnh

Không phải nhân viên bán hàng nào cũng biết cách viết email chào hàng hoàn chỉnh và hiệu quả. Thông thường, nhân viên bán hàng sẽ gặp một số lỗi cơ bản như: nội dung dài dòng ảnh hưởng đến hiệu quả tiếp cận khách hàng. Tiêu chí ngắn gọn, súc tích chính là yêu cầu cơ bản cho một email chào hàng hiệu quả, chính vì vậy nhân viên bán hàng phải đảm bảo nội dung đầy đủ nhưng súc tích.

1. Câu chủ đề cho email chào hàng

Câu chủ đề trong email chào hàng đóng vai trò đặc biệt quan trọng vì đây là phần thông tin chính được hiện lên trên phần thông báo. Dù khách hàng không click vào đọc thì khách hàng vẫn đọc được tiêu đề email chào hàng và đây cũng là tiêu chí giúp người đọc quyết định có nên mở email ra xem không. Vì vậy, tiêu đề email chào hàng cần phải ngắn gọn, súc tích giúp khách hàng nhìn thấy toàn bộ nội dung tiêu đề mà không cần dùng tay để hiển thị.

Để toàn bộ nội dung tiêu đề được hiển thị thì bạn nên đảm bảo số lượng từ trong khoảng 5 -8 với những keyword như Ưu đãi, Quà tặng, Sản phẩm mới.Bên cạnh sự ngắn dọn, bạn cần đảm bảo nội dung đủ kích thích hướng khách hàng đến giá trị mà họ mong muốn về sản phẩm, bên cạnh đó vẫn cần lưu ý đừng lạm dụngquảng cáo gây khó chịu cho người đọc.

2. Lời chào đầu trong trong email chào hàng

Là một email chào hàng thì nội dung chính của bạn cần giới thiệu mình là ai và gửi lời chào đến khách hàng tiềm năng. Nếu biết tên khách hàng, bạn hãy đính kèm tên thật của khách hàng để tạo tính cá nhân hóa và thu hút khách hàng tiếp tục mở email chào hàng và đọc nội dung chính mà bạn muốn truyền tải. Những cụm từ chung cung chỉ khiến cho email chào hàng của bạn trông như một email quảng cáo không hơn không kém. Ngoài ra, tùy vào từng loại sản phẩm, nhân viên bán hàng có thể thêm những nội dung khác giúp tạo sự thân thiết giữa thương hiệu của bạn và khách hàng.

Lời chào đầu cho email chào hàng

3. Cách trình bày nội dung trong mẫu email chào hàng

Nội dung chính của một email chào hàng cần đảm bảo những yếu tố:
Lời chào mua hàng trong thư chào hàng có thể là một lời giới thiệu về công ty cũng như sản phẩm của công ty hay một lời chúc ngắn gọn. Sau đó, bạn hãy đi vào chi tiết những dịch vụ mà thương hiệu bạn đang cung cấp và mỗi đoạn thông tin chỉ nên dừng ở khoảng 2-3 dòng. Nội dung chính của email chào hàng nên hướng đến những lợi ích mà khách hàng sắp nhận được sau khi sử dụng sản phẩm.

Lời đề nghị trong email chào hàng nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn và đính kèm thêm một số thông tin liên hệ cụ thể như số điện thoại, email liên hệ để tư vấn chi tiết.

Lời cảm ơn là một phần giúp khách hàng đánh giá tính lịch sử của thương hiệu với khách hàng. Nhiều khách hàng cảm thấy không thoải mái khi nhận nhiều email chào hàng từ doanh nghiệp, vì vậy lời cảm ơn, lời chào cũng chính là một phần giúp họ thông cảm hơn.

IV. Những lưu ý khi viết email chào hàng

1. Bố cục rõ ràng

Bất cứ email chào hàng nào cũng cần đảm bảo bố cục rõ ràng, dễ nhìn với tối đa 3 - 4 dòng cho một ý. Mỗi dòng sẽ dao động khoảng 60 ký tự giúp khách hàng dễ đọc, dễ nhìn. Những dấu gạch ngang, dấu sao giúp cho nội dung được phân chia rành mạch và tiếp cận khách hàng dễ hơn.

2. Chỉ nên tập trung vào lời chào mời duy nhất

Để nâng cao hiệu quả của một email chào hàng, bẹn nên tập trung vào một chủ thể duy nhất và làm rõ những lợi ích mà dịch vụ của bạn mang lại, tránh làm khách hàng bị rối hay không rõ về thông tin.

Lợi ích của email chào hàng

3. Hãy hướng dẫn chính xác cho khách hàng cách tiếp cận dịch vụ

Mục đích của email chào hàng là giới thiệu sản phẩm, tuy nhiên hiệu quả kinh doanh của thương hiệu còn phụ thuộc vào nhiều tiêu chí khác như sản phẩm, dịch vụ, nhận diện thương hiệu. Để khách hàng có thể tiếp cận thương hiệu nhanh nhất thì những phương thức liên hệ nên được cung cấp trên mọi phương diện như hotline, email,... Bên cạnh đó, bạn cần lưu ý đến thời gian gửi email chào hàng nhằm tăng hiệu quả tiếp cận khách hàng.

V. Mẫu email chào hàng ấn tượng

1. Mẫu 1

Em chào Anh A,

Theo tìm hiểu, em thấy công ty mình đang gặp chút khó khăn khi tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu .... này thì phải. Gần đầy, em cũng làm việc với một bạn nhân viên của công ty ABC gặp vấn đề tương tự, vì thế em tin rằng những kinh nghiệm của mình có thể giúp ích cho anh. Nếu anh cũng muốn nhanh chóng giải quyết vấn đề này thì hãy liên hệ với em nhé!

Chúc anh ngày mới vui vẻ

(Ký tên)

2. Mẫu 2

Chào chị B,

Tôi đang tìm kiếm một người phù hợp với vấn đề mà công ty ABC đang thảo luận. Tôi nhận thấy bạn cũng có kinh nghiệm trong quá trình làm việc và xử lý tình huống tương tự.

Bạn có thể giới thiệu giúp tôi một người có khả năng phù hợp với công việc này và cách thức liên hệ với người đó không?

Cảm ơn bạn rất nhiều!

(Ký tên)

VI. Kết luận

Là một nhân viên bán hàng, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của một email chào hàng. Khi đã hiểu rõ tác dụng của nó, bạn sẽ thấy email chào hàng không chỉ được dùng để giới thiệu sản phẩm mà còn giúp nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu. Để viết được một thư chào hàng hiệu quả thì chính nhân viên bán hàng cũng cần có kỹ năng và sự luyện tập thường xuyên trong cách sử dụng ngôn từ.