Cách xuất email từ hộp thư chung sang excel

Đối với việc xuất qua Outlook từ Hộp thư dùng chung, tôi vừa thử và khi tôi đang ở trong chức năng nhập/xuất, tôi không thể thấy Hộp thư dùng chung, vì vậy tôi cho rằng đây là hành vi giống như bạn đang thấy và muốn thực hiện. Tôi có thể xuất sang PST, sau đó tôi có thể xuất sang CSV nhưng đó là dữ liệu tĩnh tại thời điểm PST được xuất. Vì vậy, có thể bước trung gian đó là thứ có thể hữu ích ở đây nhưng đối với tôi, nó nghe có vẻ rắc rối và tốn thời gian

Vài suy nghĩ xung quanh điều này

1. Đặt Hộp thư chung này thành Hộp thư người dùng và thêm nó dưới dạng một tài khoản riêng biệt có thông tin đăng nhập và mật khẩu vào cùng một cấu hình Outlook và có thể thực hiện xuất CSV này khi bạn cần
   
2. Tìm ra cách để phần mềm/giải pháp theo dõi đó truy cập trực tiếp vào hộp thư [có đầy đủ các câu hỏi tại đây]
3. sử dụng công cụ sao lưu/phục hồi của bên thứ 3 có thể bổ trợ cho Outlook và thêm chức năng này

Báo cáo lại để chúng tôi có thể thử và băm nó ra

1 thấy điều này hữu ích thumb_up thumb_down

Tài khoản của người dùng trong Outlook chứa hộp thư hoàn chỉnh có nhiều thư mục để lưu email và dữ liệu khác. Hộp thư được tạo cho một người dùng cụ thể theo tên của anh ấy/cô ấy. Nhưng đôi khi, cần có hộp thư đối với một số tài khoản được quản lý bởi nhiều người dùng. Một doanh nghiệp yêu cầu nhiều hộp thư nhằm nhận email trực tiếp đến người liên hệ như doanh nghiệp, khiếu nại, nghề nghiệp, v.v.

Người quản lý doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu một số hộp thư chuyên dụng để chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp và khách hàng. Hộp thư dùng chung là câu trả lời cho tất cả các yêu cầu này. Hòm thư dùng chung không có địa chỉ email, mật khẩu nên người dùng không thể truy cập trực tiếp. Quản trị viên Exchange hoặc Microsoft 365 tạo nó và gán quyền cho người dùng. Sau đó, người dùng có thể đăng nhập vào Outlook và truy cập hộp thư dùng chung

Làm cách nào để tạo hộp thư chung?

Quản trị viên Exchange có thể tạo hộp thư dùng chung trong Trung tâm quản trị viên Exchange –

• Trong danh mục Người nhận, nhấp vào Đã chia sẻ và nhấp vào nút Thêm có biểu tượng dấu cộng
• Trong các trường trống, nhập Tên hiển thị và địa chỉ email
• Bước tiếp theo là cấp quyền mà bạn có thể gán cho hộp thư và cũng chọn người dùng được cấp quyền

LƯU Ý – Có ba loại quyền cho mỗi hộp thư

Toàn quyền truy cập – Quyền truy cập đầy đủ cấp toàn quyền cho người dùng đối với hộp thư dùng chung. Người dùng có thể tạo các mục lịch, đọc, viết, chỉnh sửa, xóa hoặc sửa đổi các thông báo email. Người dùng cũng có thể tạo danh bạ và nhiệm vụ mới. Điểm đáng chú ý là quyền Full Access không cho phép người dùng gửi email thông qua Shared Mailbox. Để gửi email, người dùng phải có quyền Gửi dưới dạng hoặc Gửi thay mặt

Gửi dưới dạng – đó là quyền mạo danh tạo điều kiện cho người dùng gửi email. Người nhận sẽ nhận email thay cho tài khoản hộp thư dùng chung thay vì tên người dùng của người gửi

Gửi thay mặt – Quyền Gửi thay mặt cho phép người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư dùng chung. Ví dụ: nếu Joey gửi tin nhắn bằng Phòng họp thì không. 4, thì người nhận sẽ nhận được thông báo là 'Joey thay mặt Phòng họp không. 4. ’

• Sau khi chọn quyền, bạn có thể di chuyển tiếp và nhấp vào nút Thêm để thêm người dùng sẽ sử dụng hộp thư chung
• Nhấn Save để lưu thay đổi
• Yêu cầu người dùng khởi động lại ứng dụng Outlook của họ và họ sẽ có một hộp thư dùng chung mới trong tài khoản của họ hoạt động riêng

Làm cách nào để xuất Hộp thư dùng chung sang PST?

Do tính hiệu quả của chúng trong việc quản lý các email trực tiếp dành cho doanh nghiệp, các hộp thư dùng chung cực kỳ quan trọng để bảo vệ. Nếu bạn muốn xóa hộp thư dùng chung khỏi tài khoản của người dùng hoặc muốn sao lưu, thì bạn nên xuất Hộp thư dùng chung sang tệp PST

• Đăng nhập vào Microsoft 365 với tư cách là Quản trị viên và đi tới Trung tâm Bảo mật & Tuân thủ trong phần Quản trị
• Thực hiện theo Quyền>>Trình quản lý Khám phá Điện tử và sử dụng tùy chọn chỉnh sửa để thêm tài khoản người dùng của bạn vào danh sách Quản trị viên Khám phá Điện tử

LƯU Ý – Chỉ định Vai trò Nhập và Xuất Hộp thư trong nhóm vai trò trước khi bắt đầu quy trình

• Trong Tìm kiếm và Điều tra, chọn Tìm kiếm Nội dung. Tiến hành Tìm kiếm mới. Sau đó, đi đến các vị trí cụ thể và chọn tùy chọn Sửa đổi. Chọn địa chỉ email và chọn hộp thư từ các nhóm
• Áp dụng các bộ lọc có sẵn như từ khóa, loại thư, Đến, Từ và các tùy chọn khác. Sau đó nhấp vào Thêm
• Cung cấp một tên mới cho quá trình tìm kiếm
• Khi quy trình tìm kiếm đang chạy, hãy chuyển đến Tìm kiếm nội dung và chọn công việc tìm kiếm mà bạn đã tạo
• Chuyển đến Hộp thư Sao lưu PST>>Thêm>>Xuất kết quả
• Chọn Xuất sau khi thực hiện các tùy chọn của bạn trong trình hướng dẫn Kết quả Xuất
• Công việc Xuất sẽ bắt đầu
• Sau khi công việc xuất kết thúc, bạn có thể thấy khóa xuất mà bạn có thể sao chép
• Mở công cụ xuất e-Discovery và cung cấp khóa xuất mà bạn đã sao chép trước đó
• Nhập vị trí mới để lưu tệp PST
• Quá trình lưu mới sẽ bắt đầu hoạt động sau khi bạn nhấp vào nút Kết thúc

Như bạn có thể thấy rằng việc cố gắng lưu hộp thư dùng chung trong tệp PST theo cách thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức, do đó, có nhiều khả năng nhất là một thao tác sai có thể gây nguy hiểm cho nội dung của hộp thư dùng chung.

Vì vậy, bạn nên sử dụng một phần mềm Microsoft 365 Backup chuyên nghiệp có hỗ trợ lưu cả Hộp thư dùng chung. Nó sẽ cho phép bạn thêm một/nhiều hộp thư từ nhiều tài khoản thông qua thông tin đăng nhập của Quản trị viên. Sau đó, bạn có thể áp dụng các bộ lọc và sao lưu trong tệp PST

Có cách nào để xuất email Outlook sang Excel không?

Bạn có thể xuất địa chỉ email từ email sang Excel không?