Mặc dù hướng dẫn này là về trường Tên, vấn đề tương tự có thể xảy ra ở nơi khác. Thật dễ dàng để tạo bảng tính mà không cần suy nghĩ về cách dữ liệu sẽ được sử dụng. Tôi đã phạm tội này bản thân mình. Dưới đây là một vài ví dụ mà tôi đã thấy có quá nhiều dữ liệu trong một cột và cần được chia nhỏ hoặc phân tích cú pháp
- địa chỉ
- sinh nhật
- Số điện thoại
Có quá nhiều dữ liệu trong một trường có thể gây ra sự cố. Trong trường hợp của bạn tôi, đó là cá nhân hóa. Những lần khác, quá nhiều dữ liệu có thể gây ra sự cố sắp xếp và lọc
Chìa khóa để giải quyết vấn đề này là phân tích cú pháp hoặc phân tách dữ liệu dựa trên khớp mẫu hoặc chuỗi con Excel. Các dấu phân cách điển hình bao gồm tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu gạch nối và dấu cách. Ví dụ: nếu bạn chuyển đến tab Dữ liệu, bạn sẽ thấy mục Văn bản thành Cột. Thật không may, có vẻ như mọi người bỏ qua lựa chọn này vì dữ liệu của họ đã có sẵn trong các cột
Trước khi chúng tôi bắt đầu, có thể có một cách dễ dàng để phân tích các ô của bạn bằng tính năng điền flash của Excel. Nó cung cấp khả năng phân tích cú pháp dễ dàng khi bạn có các trường nhất quán. Giải pháp này không yêu cầu công thức, nhưng khớp mẫu. Và vào cuối năm 2022, Microsoft sẽ phát hành thêm các chức năng văn bản cho người dùng Microsoft 365 bao gồm TEXTBEFORE, TEXTAFTER và TEXTSPLIT
Cách tách Họ và Tên trong Excel
- Nhấp chuột phải vào tiêu đề cột ở bên phải tên bạn muốn tách và chọn Chèn. Ví dụ: nếu tên của bạn ở Cột A, hãy nhấp vào Cột B. Cột trống mới này là nơi chúng tôi sẽ đặt Họ
Tách tên bằng Flash Fill
Một cách khác để phân tích tên là sử dụng tính năng Excel có tên Flash Fill. Nó được sử dụng tốt nhất với các cột Tên và Họ. Tính năng này không dựa vào công thức hoặc tiện ích Chuyển văn bản thành cột. Nó dựa vào nhận dạng mẫu, nhưng bạn không phải xác định mẫu
Ý tưởng đằng sau Flash Fill là bạn đào tạo Excel bằng một vài mục ví dụ. Sau đó, dựa trên các mục nhập của bạn, Excel sẽ cố gắng điền vào các mục nhập còn lại. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí không cần nhấn mục Flash Fill trên menu Data. Nó làm tôi nhớ một chút về danh sách tùy chỉnh của Excel, ngoại trừ việc bạn không phải xác định chúng
Như bạn có thể đoán, nó sẽ bị vấp ở các hậu tố. Xin lỗi Jr.
Trường hợp kỳ quặc
Danh sách của bạn vẫn có thể có các trường hợp kỳ quặc mà bạn có thể muốn sử dụng phần bổ trợ Microsoft Excel thương mại như công cụ AbleBits Split Names, là một phần của Ultimate Suite nếu bạn có nhiều phần bổ trợ ngoại lệ. Tôi không chắc liệu nó có thể xử lý các họ như Van Buren hoặc Van Gogh hay không, nhưng nó có thể giúp bạn với các hậu tố và tiền tố
Bảng tính mẫu có công thức
Một trong những điều mà tôi nhận ra là dù tôi có cẩn thận đến mức nào khi nhập công thức, thì sai sót vẫn xảy ra. Ví dụ: trong trang tính được tham chiếu bên dưới, tôi gặp lỗi vì một trong các trường của tôi có dấu cách ở cuối. Tôi cũng có lỗi khi bỏ dấu đóng ] trên một số công thức. Tin vui là file Excel mẫu của các Tổng thống Mỹ đã được phân tích tên và công thức