Đánh giá phần mềm quản lý học sinh

Trong bối cảnh xã hội công nghệ hoá hiện nay, việc quản lý học sinh, học viên tại các trường học, trung tâm đã không còn là vấn đề quá khó khăn. Với vai trò quan trọng của các phần mềm quản lý trung tâm giáo dục thông minh được cho ra đời ngày càng nhiều, chính là lời giải đáp hữu hiệu nhất cho bài toán nan giải này. Tuy nhiên khi mà nhu cầu tăng lên đồng nghĩa với việc số lượng phần mềm cho ra thị trường ngày càng lớn. Vậy nếu như bạn còn băn khoăn không biết lựa chọn phần mềm chất lượng thế nào thì hãy tìm hiểu qua lợi ích và tích năng của phần mềm quản lý học sinh, học viên trong bài viết dưới đây nhé !

Phần mềm quản lý học sinh là một công cụ được xây dựng và phát triển với mục đích hỗ trợ cho công tác quản lý học sinh, sinh viên tại trường học, trung tâm và các cơ sở kinh doanh giáo dục. Được lập trình nhằm mang đến những hiệu quả tốt nhất về mặt quản lý như : Quản lý thông tin của học sinh – học viên, quản lý điểm, quản lý học phí,…Phần mềm được tích hợp với nhiều tính năng thông minh ưu việt giúp cho việc quản lý giờ đây trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời nó cũng mang đến thêm nhiều sự lựa chọn phù hợp cả phía nhà trường, trung tâm,…Và cả phụ huynh, học sinh.

Những khó khăn trước khi sử dụng phần mềm quản lý học sinh

Quản lý theo giải pháp truyền thống còn nhiều bất cập và hạn chế khi tất cả mọi thứ đều phải thực hiện bằng cách thức thủ công. Người quản trị là người phải thường xuyên đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ, nhưng hiệu quả thực tế mang đến lại không cao nếu như so sánh với việc ứng dụng phần mềm quản lý . Một số khó khăn thường gặp khi quản lý như :

Khó khăn đối với nhân viên trường học, trung tâm

Trong quá trình quản lý và sắp xếp danh sách, các nhân viên thường gặp phải khó khăn khi phải tìm kiếm, lọc và sắp xếp học sinh với hàng trăm, hàng nghìn cái tên khác nhau. Hơn nữa, nó cũng rất vất vả trong khâu kiểm soát và thu học phí nếu số lượng học viên đông và có xu hướng mỗi ngày nhiều hơn.

Các nhân viên phải “ôm” hết hàng tá công việc bị đình trệ mà không thể chủ động được trong công việc của mình. Thông tin của học viên khó có thể được kiểm soát một cách chặt chẽ và rất dễ thiếu sót tên hoặc gây thất lạc. Từ đó dẫn đến việc tư vấn cho học viên cũng có thể bị chồng chéo lên nhau do không thể sắp xếp và phân bố hợp lý.

Khó khăn đối với nhà quản lý giáo dục

Việc quản lý trung tâm giáo dục luôn đè nặng, mang đến áp lực lớn mà vẫn chưa tìm được hướng giải quyết tối ưu. Khi đó, khó tránh được tình trạng không thể kiểm soát được lịch làm việc của nhân viên, quản lý KPI, đánh giá chất lượng làm việc thế nào. Bên cạnh đó còn là những khó khăn trong việc kiểm soát được chương trình học, khoá học. Khi công tác quản lý chưa đạt tiêu chuẩn thì việc báo cáo cũng sẽ không khoa học, không đầy đủ và rất khó để bám sát lộ trình. Trong khi đó, quản lý bằng bằng phần mềm excel lại bao hàm nhiều lệnh phức tạp và không tự động hoá.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý học sinh – học viên

Tính tiện lợi, hiệu quả mà vẫn tiết kiệm của phần mềm quản lý học sinh – học viên là hoàn toàn không thể phủ nhận được. Hiện nay, khi ngày càng có nhiều phần mềm được cải tiến và “trình làng” với nhiều chức năng nổi trội vượt bậc, chính là sự lựa chọn tốt nhất cho người dùng.

Giúp học sinh, học viên nắm bắt thông tin nhanh chóng

Mọi vấn đề giờ đây đều trở nên dễ dàng hơn hết khi có thể thực hiện trao đổi trực tuyến thông qua sự phát triển và phủ sóng rộng rãi của internet ở khắp mọi nơi. Nhờ vào phần mềm mà học sinh – học viên có thể dễ dàng nắm bắt các thông tin mới được cập nhật một cách nhanh chóng nhất, từ lịch khai giảng, lịch thi, lịch học,..để tránh việc học viên nhớ nhầm ngày hay quên mất lịch thời khoá biểu,…

Sắp xếp lịch học tập khoa học

Từ những thông báo của phần mềm quản lý cung cấp đến nhanh chóng mà học sinh, học viên có thể phân bổ, sắp xếp thời gian thuận lợi. Đồng thời xây dựng được cho mình một kế hoạch học tập khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Cũng từ đó, mà các em có thời gian để cân bằng việc học trên trường với các hoạt động ngoại khoá, vui chơi, thư giãn hay học thêm.

Giúp phụ huynh kiểm soát được tình hình học tập của học sinh

Ngoài việc cung cấp đến học sinh những thông báo mới nhất quan trọng thì những thông tin như kết quản học tập của học sinh, nhận xét về kết quả thi, điểm danh mỗi buổi học đều sẽ được chuyển đến phụ huynh một cách nhanh chóng. Từ đó, phụ huynh có thể theo dõi và kiểm tra được tình hình học tập của con em mình tại lớp như thế nào để kịp điều chỉnh và xử lý mọi tình huống nhằm mục đích cải thiện điểm số và kết quả học tập của học sinh, học viên được tốt hơn.

Tăng cường mối quan hệ giữa học sinh – phụ huynh – nhà trường

Phần mềm quản lý học sinh, học viên sẽ giúp tăng cường tương tác, là mối dây liên kết mật thiết giữa nhà trường với phụ huynh. Qua đó, phụ huynh cũng không cần phải cất công đến nơi trực tiếp mà vẫn có thể trao đổi thông tin với nhà trường, trung tâm nhờ vào hệ thống của phần mềm trực tuyến. Đây chính là cầu nối quan hệ giữa hai bên nhằm hướng tới thúc đẩy kết quả học tập của học sinh, học viên được cải thiện tiến bộ hơn.

Phần mềm này cũng chính là “cánh tay đắc lực” giúp cho những khách hàng tiềm năng tìm đến nhà trường, trung tâm một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó, nhờ vào phần mềm mà khách hàng được chăm sóc một cách tận tình, chu đáo nhất, giải đáp mọi thông tin thắc mắc từ phía khách hàng thông qua tính năng chat trực tuyến với bộ phận hỗ trợ tư vấn 24/7

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý học sinh – học viên

Mỗi một phần mềm được lập trình đều sẽ bao gồm những tính năng riêng để phục vụ, đáp ứng nhu cầu của người dùng một cách tốt nhất. Một phần mềm quản lý học sinh – học viên chất lượng, chuyên nghiệp thường sẽ có những đặc tính nổi bật sau :

Tính năng quản lý thông tin học sinh, sinh viên

Khi sử dụng phần mềm quản lý học sinh – học viên sẽ giúp cho trường học và các trung tâm nắm bắt được những thông tin của học sinh một cách nhanh chóng. Thông qua những thông tin được lưu trữ trên phần mềm về học viên như : họ tên, lớp, địa chỉ, số điện thoại khi cần liên lạc, thông tin gia đình, học lực, hạnh kiểm, thành tích,…Kể cả có yếu tố biến động như : nhập học, nghỉ học, bảo lưu, chuyển trường,…cũng sẽ được nêu cụ thể để phân loại rõ ràng.

Tất cả những thông tin đó sẽ được sắp xết phân loại theo tiêu chí như : họ tên, lớp, khối,…Nhờ vậy mà việc quản lý của trường được dễ dàng và khoa học hơn. Đặc biệt là những thông báo về lịch được phép nghỉ học, lịch khai giảng, lịch thi đầu vào, hay lịch thi tuyển,…cũng sẽ được cập nhật nhanh chóng và thông báo đến học sinh, học viên tiện lợi thông qua phần mềm.

Tính năng quản lý điểm và kết quả học tập

Một phần mềm quản lý học sinh – học viên chất lượng không thiếu tính năng hỗ trợ quản lý điểm và kết quả học tập theo từng niên khoá, lớp, môn học. Ngoài ra còn có thể theo dõi, thống kế số điểm của từng học viên, hạnh kiểm , số ngày nghỉ, khen thưởng và kỷ luật.

Chăm sóc, tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Công cụ quản lý học sinh, sinh viên chính là giải pháp hỗ trợ toàn diện trong việc chăm sóc khách hàng tại các trung tâm giáo dục. Từ việc quản lý và bảo mật mọi thông tin cá nhân đến việc quản lý tài liệu bản mềm liên quan đến khách hàng, đánh giác mức độ tiềm năng của khách hàng, quản lý nguồn khách hàng, tự động khai thác và tìm kiếm khách hàng đa dạng, thêm trường dữ liệu về khách hàng,…

Xem thêm: Chiến lược marketing giáo dục mang lại thành công

Hỗ trợ xếp lớp

Sau khi đã xếp lớp phù hợp, khách hàng tiềm năng sẽ được hệ thống phần mềm tự động cập nhật và chuyển sang thành học sinh, học viên chính thức của trường học, trung tâm. Theo đó, ban quản lý sẽ dễ dàng quản lý thông tin học viên theo từng lớp học, từng nhóm. Các kế hoạch đào tạo cũng sẽ được đồng bộ hoá thông tin, quản lý kết quả, đánh giá, và đưa ra những chế độ thưởng phạt hợp lý.

Quản lý thông tin học phí ngay trên phầm mềm quản lý học sinh

Với công cụ quản lý học phí của phần mềm thì các thông về vấn đề đóng học phí của từng học viên sẽ được hệ thống cập nhật ngay tức khắc và lưu lại như : Số biên lai, mã học sinh, ngày nộp tiền, giảm giá học phí, hạn nộp, số buổi học còn lại,…Phần mềm cũng sẽ hỗ trợ chuyển giao học phí, dựa theo thông tin bảo lưu của học viên. Ngoài ra còn giúp quản lý thêm các khoản thu ngoài học phí.

Cập nhật thông tin bảo lưu, chuyển lớp

Một trong những tính năng thông minh của phần mềm quản lý học sinh – sinh viên phải kể đến của phần mềm quản lý này chính là xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh gọn. Công cụ sẽ hỗ trợ xử lý tối ưu các vấn đề bảo lưu khoá học, bảo lưu kết quả học tập của học sinh trong trường hợp bất khả kháng học sinh đó chưa thể tham gia khoá học ngay được cho tới khi học sinh có điều kiện thuận lợi đế tiếp tục quay trở lại việc học bình thường. Đồng thời công cụ cũng sẽ giúp người quản lý giải quyết dễ dàng việc sắp xếp, chuyển lớp cho những học sinh có nhu cầu đổi lớp.

Quản lý điểm danh, nhận xét

Mỗi buổi học đều sẽ có điểm danh được cập nhật trên hệ thống phần mềm để dễ dàng theo dõi quá trình học tập của học viên. Bên cạnh đó, cũng sẽ ghi chú rõ nhận xét của giáo viên về kết quả học tập của học viên và tình trạng hoàn thành bài tập về nhà,…

Cập nhật thông báo cho học sinh và phụ huynh

Một điểm cộng cuối cùng của phần mềm trong những tính năng cơ bản kể trên đó là có thể tích hợp với hệ thống email, SMS. Nhờ đó mà việc truyền thông báo đến toàn bộ học sinh và phụ huynh một cách nhanh nhất chỉ trong giây lát, bao gồm như : Thông báo về lịch khai giảng, lịch học, lịch nghỉ học, lịch thi,…Thông báo đến cho phụ huynh biết các vấn đề cần thiết trong quá trình học tập của học sinh như : Nhận xét kết quả thi, chuyên cần, thông báo thông tin học phí, mức ưu đãi học phí,…

Mona eLMS – Giải pháp phần mềm quản lý học sinh, học viên tối ưu

Nếu như bạn đang băn khoăn không biết nên chọn phần mềm quản lý học sinh – học viên nào chất lượng thì Mona eLMS chính là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Phần mềm quản lý giáo dục của Mona Media bao gồm toàn bộ mọi tính năng cần thiết giúp bạn trong việc quản lý đạt hiệu quả, chính xác, nhanh chóng nhất. Với giao diện phần mềm thân thiện bạn sẽ dễ dàng sử dụng mà không cần thiết phải có chuyên môn cao trong lĩnh vực công nghệ.

Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp giải pháp E-learning nhằm thuận tiện hơn trong việc giảng dạy online, kiểm tra trực tuyến,… Nâng cao hiệu quả trong công tác giáo dục và quản lý. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý học sinh – sinh viên của Mona Media cũng sẽ được thiết kế riêng với một số tính năng được tích hợp thêm dựa theo yêu cầu của khách hàng. Chắc chắn đây sẽ là giải pháp hàng đầu cho công tác quản lý trường học và trung tâm giáo dục vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí tối đa.

Mọi thông tin liên hệ với Công ty thiết kế phần mềm Mona Media để nhận tư vấn !

Địa chỉ: 1073/23 Đường Cách Mạng Tháng 8, phường 7, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 1900 636 648

Email: [email protected]