Google sheet làm nổi bật các bản sao

Có các bản sao trong dữ liệu của bạn có thể hơi mệt mỏi vì bạn sẽ phải xóa các bản sao. Dữ liệu nhập vào có thể có nhiều hoặc ít trùng lặp và sau đó bạn cần xóa hoặc thay đổi chúng. Tại đây, bạn sẽ biết cách quản lý dễ dàng các mục trùng lặp đánh dấu trên bảng tính Google

Các trang tính của Google có thể có nhiều bản sao hơn vì các trang tính này xử lý các bộ dữ liệu lớn hơn. Không còn nghi ngờ gì nữa, thật khó chịu khi tìm, đánh dấu và sau đó loại bỏ từng bản sao đó. Giả sử bạn đang có một danh sách địa chỉ email và số điện thoại liên hệ của khách hàng, bạn sẽ phải đánh dấu những địa chỉ trùng lặp trong bảng tính để xem xét và sửa dữ liệu

Nói về Microsoft Excel cung cấp tùy chọn định dạng có điều kiện để xử lý các bản sao, trong khi Google Trang tính hiện không cung cấp bất kỳ tính năng nào cho việc này. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều này bằng cách tùy chỉnh một vài công thức cùng nhau để tạo thành một công thức hữu ích để thực hiện tác vụ này

Đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột Google Trang tính

Giả sử bạn chỉ có một cột có giá trị lặp lại

Ở đây chúng tôi sẽ sử dụng định dạng có điều kiện, đó là lý do tại sao bạn sẽ phải hiểu chức năng này trước

Mở định dạng có điều kiện để đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột Google Trang tính và làm theo các bước dưới đây

Đầu tiên, chúng ta sẽ áp dụng quy tắc này A2. A10 vào phạm vi ô

Từ menu thả xuống, chọn Công thức tùy chỉnh với điều kiện. Nhập công thức sau

=COUNTIF($A$2. $A$10, $A2)>1

Đặt ký hiệu đô la $ ở đây trong công thức này chỉ để đảm bảo rằng công thức có thể tiếp cận từng ô từ cột A.    

Từ Kiểu định dạng, bạn có thể chọn bất kỳ màu nào để đánh dấu các bản sao

Nhấp vào Xong

Công thức COUNTIF sẽ quét cột A trong khi giúp làm nổi bật giá trị nào được lặp lại. Theo cài đặt của bạn, bạn sẽ thấy tất cả các giá trị trùng lặp đang được tô sáng

Đánh dấu các mục trùng lặp trong nhiều cột Google Trang tính

Không chỉ một cột mà có thể có nhiều cột có giá trị trùng lặp

Vì vậy, vấn đề là làm thế nào bạn có thể xem xét kỹ lưỡng các giá trị lặp lại đó từ nhiều cột. Chà, một lần nữa chúng tôi sẽ nhận trợ giúp từ định dạng có điều kiện. Dưới đây là một số bước hữu ích để làm theo

Chọn A2. C10 dưới dạng phạm vi để tô màu các giá trị ô trùng lặp

Bây giờ, hãy thay đổi phạm vi cho Công thức tùy chỉnh

=COUNTIF($A$2. $C$10,A2)>1

Bạn có nhận thấy một điều trong công thức này?

Chúng tôi đã không thêm ký hiệu đô la $ với A2, đó là vì công thức có thể đếm tất cả các giá trị của từng ô từ bảng thay vì chỉ từ cột A

Bây giờ, chọn một màu bạn chọn trong Kiểu định dạng và nhấn nút Xong

Không giống như cú pháp COUNTIF đã đề cập ở trên, công thức này có thể dễ dàng xem xét tất cả các cột. Nó cũng giúp đếm số lần một giá trị được lặp lại trong tất cả các cột. Nếu một giá trị xuất hiện nhiều lần, nó sẽ được đánh dấu

Đánh dấu toàn bộ hàng nếu các bản sao nằm trong một cột

Trong trường hợp này, chúng ta sẽ biết về bảng có nhiều giá trị trong tất cả các cột. Và toàn bộ hàng chỉ là một mục duy nhất

Nhìn vào hình ảnh này; . Phần mì ống & gia vị xuất hiện nhiều lần

Trong những điều kiện như vậy, toàn bộ các hàng này có thể được coi là trùng lặp. Và bạn có thể cần đánh dấu chúng kỹ lưỡng trong Google Trang tính. Bây giờ, đảm bảo đặt các giá trị này cho định dạng có điều kiện

Thực hiện theo quy tắc đến phạm vi A2. C10

Dưới đây bạn sẽ thấy công thức

=COUNTIF($B$2. $B$10,$B2)>1

Sử dụng cú pháp này, bạn sẽ có thể đếm từng giá trị từ cột B. Định dạng có điều kiện sẽ giúp làm nổi bật các bản sao từ cột B cũng như các bản ghi liên quan trong các cột khác

Làm nổi bật các bản sao hàng hoàn chỉnh trong bảng tính

Điều gì xảy ra nếu toàn bộ hàng xuất hiện lặp lại có giá trị từ tất cả các cột trong bảng?

Ở đây, phần khó khăn là kiểm tra tất cả các cột có đánh dấu các hàng trùng lặp tuyệt đối trong trang tính Google

Áp dụng công thức này trong Định dạng có điều kiện là như

=COUNTIF(Công thức mảng($A$2. $A$10&$B$2. $B$10&$C$2. $C$10),$A2&$B2&$C2)>1

Hãy có một số giải thích cho cú pháp này

Công thức mảng ($A$2. $A$10&$B$2. $B$10&$C$2. $C$10)  theo cú pháp này có thể nối mỗi 3 ô từ một hàng thành một chuỗi văn bản có thể xuất hiện dưới dạng

SpaghettiPasta9-RQQ-24

Bây giờ, COUNTIFS xử lý từng chuỗi từ chuỗi đầu tiên $A2&$B2&$C2 cho đến tất cả 9 chuỗi

Nếu dữ liệu của bạn có nhiều hơn một chuỗi (>1), tất cả các chuỗi trùng lặp sẽ được đánh dấu

Tìm các bản sao trong Google Trang tính bằng tiện ích bổ sung

Một tiện ích bổ sung của Google có sẵn để sử dụng khi cần đánh dấu các bản sao của bảng tính Google. Với những tiện ích bổ sung này, không chỉ làm nổi bật mà bạn còn có thể làm được nhiều hơn thế với các bản sao của mình. Chẳng hạn như bạn thậm chí có thể xác định hoặc thậm chí xóa chúng, so sánh dữ liệu, bỏ qua các hàng tiêu đề và sao chép hoặc di chuyển dữ liệu đến một số vị trí khác theo mặc định