Căn cứ Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 06/2012/TT-BTC ngày 11/02/2012 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng: "Điều 8. Thời điểm xác định thuế GTGT .. 2. Đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. ..." Căn cứ Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 cùa Bộ Tài Chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ; Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống thiết bị cho khách hàng theo hợp đồng [quy định rõ khi thiết bị trong hệ thống bị hư thì công ty có nhiệm vụ thay thế thiết bị khác để hệ thống hoạt động tốt mà không được tính phí gồm cả thiết bị thay thế] thì các trường hợp bảo hành miễn phí sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng theo cam kết của Công ty về thời gian và điều kiện bảo hành đã ghi trong Phiếu bảo hành giao cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng hoặc được thể hiện ghi trên hóa đơn bán hàng phù hợp với quy định của pháp luật thì được xử lý như sau: - Trường hợp thay thế các bộ phận [linh kiện, phụ tùng] trong một sản phẩm, hàng hóa thì Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng mua bán, Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa làm chứng từ hạch toán chi phí, trên Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn. - Trường hợp Công ty cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định. Về hạch toán Doanh thu khi nhận tiền, đề nghị Công ty thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành hoặc có văn bản gửi Vụ chế độ Kế toán - Kiểm toán Bộ Tài chính để được hướng dẫn theo thẩm quyền.
Trường hợp Công ty xuất sản phẩm, hàng hoá để bảo hành sản phẩm được xử lý như sau: l. Trường hợp Công ty có dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm có thu tiền của khách hàng thì phải lập hoá đơn và kê khai, nộp thuế theo quy định. 2. Các trường hợp bảo hành miễn phí sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng theo cam kết bảo hành về thời gian và điều kiện bảo hành đã ghi trong phiếu bảo hành giao cho khách hàng kèm theo hoá đơn bán hàng hoặc được thể hiện ghi trên hoá đơn bán hàng phù hợp theo quy định của pháp luật thì được xử lý như sau: - Trường hợp thay thế các bộ phận trong l sản phẩm hàng hoá [là linh kiện, phụ tùng] thì Công ty sử dụng phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng mua bán, phiếu bảo hành và biên bản giao nhận thiết bị, hàng hoá bảo hành có ký nhận hai bên mua và bán hàng hoá làm chứng từ hạch toán chi phí, trên phiếu bảo hành có đủ các chỉ tiêu cơ bản: Tên, địa chỉ người nhận bảo hành, bảo hành cho hàng hoá tại hoá đơn số, ký hiệu, ngày xuất hoá đơn. - Trường hợp thay thế, đổi lại sản phẩm hàng hoá thì Công ty phải lập hoá đơn theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC .
Bảo hành sản phẩm là một khâu hậu mãi mà tại đó người bán cam kết khắc phục các lỗi sản phẩm của mình trong một số trường hợp, trong một thời hạn nhất định được ghi trong quy chế bán hàng và hợp đồng mua bán. Trong thực tế hiện nay, hầu hết các hoạt động buôn bán hàng hóa luôn đi kèm cam kết bảo hành sản phẩm. Thông tin trên phiếu bảo hành sản phẩm phải có đủ các chỉ tiêu cơ bản bao gồm: tên, địa chỉ người nhận bảo hành, bảo hành cho hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn để có căn cứ bảo hành và ghi nhận các chi phí phát sinh.
Một trong những vấn đề được khá nhiều bạn kế toán quan tâm đó là chi phí bảo hành liệu có phải xuất hóa đơn? Cách để hạch toán chi phí dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa như thế nào?
Ảnh minh họa [nguồn: internet]
* Chi phí bảo hành có phải xuất hóa đơn?
Theo Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp được xuất hóa đơn như sau:
"Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động [trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất]"
Như vậy, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu trên, do vậy doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn khi thực hiện bảo hành sản phẩm; bởi bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi trong thời hạn còn bảo hành. Cần phân biệt bảo hành thay mới sản phẩm bị lỗi và bảo hành xuất linh kiện, phụ tùng sửa chữa:
- Hình thức bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa:
Trường hợp bảo hành sản phẩm bị lỗi là sửa chữa, thay thế các bộ phận [xuất linh kiện, phụ tùng] trong sản phẩm, hàng hóa thì bên bán để đưa chi phí bảo hành vào chi phí hợp lý thì sử dụng các chứng từ sau để hạch toán:
+ Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế kèm theo Hợp đồng mua bán,
+ Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa [Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn].
- Hình thức bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng:
Tại Điểm 2.4, phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:
"Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT [nếu có].
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng [số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn], lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”
- Đây là trường hợp hàng bán trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có quy định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì mua xuất hóa đơn trả hàng [nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn]; đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn [tương ứng với sản phẩm mới] theo đúng quy định.
Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong kỳ kê khai thuế kế tiếp và điều chỉnh số tiền thanh toán [nếu giá trị sản phẩm mới không tương đồng].
Như vậy:
- Nếu bảo hành hàng bị lỗi là đổi hàng mới tương ứng
+ Bên mua xuất hóa đơn trả hàng bị lỗi [hoặc bên bán thu hồi hóa đơn nếu bên mua là cá nhân không có hóa đơn], bên bán xuất hóa đơn mới tương ứng hàng hóa, sản phẩm mới thay thế.
+ Hai bên căn cứ các hóa đơn để điều chỉnh, kê khai thuế và ghi nhận chi phí.
- Nếu bảo hành hàng bị lỗi là xuất linh kiện, phụ tùng thay thế
+ Bên bán không phải xuất hóa đơn. Bên bán căn cứ để ghi nhận chi phí bảo hành là Hợp đồng mua bán, Phiếu xuất kho linh kiện, Biên bản giao nhận thiết bị, Phiếu bảo hành sản phẩm [các chứng từ có đầy đủ chữ ký xác nhận của hai bên mua-bán].
Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định.
2. Cách hạch toán
- Nếu DN bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các khoản hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp tự ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở số lượng sản phẩm, hàng hóa đã xác định là tiêu thụ trong kỳ.
- Khi lập dự phòng cho chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả [3521].
- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài..., có các trường hợp sau:
+ Nếu không có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá:
- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có]
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,...
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 - Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,...
- Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả [3521]
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng [phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá còn thiếu]
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
+ Nếu có bộ phận độc lập về bảo hành sản phẩm, hàng hoá, số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả [3521]
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng [chênh lệch nhỏ hơn giữa dự phòng phải trả bảo hành sản phẩm, hàng hoá so với chi phí thực tế về bảo hành]
Có TK 336 - Phải trả nội bộ.
- Khi lập Báo cáo tài chính, DN phải xác định số dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần trích lập:
+ Nếu số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả [3521].
+ Nếu số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Hàng bán bị trả lại ai xuất hóa đơn?
Như vậy: - Khi bên mua hoàn trả hàng hóa [hàng bán trả lại] cho bên bán -> Thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại. - Và nội dung trên hóa đơn điện tử trả lại hàng cũng phải theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Chi phí bảo hành sản phẩm là gì?
Chi phí bảo hành sản phẩm là một khoản chi phí được doanh nghiệp chi trả cho hoạt động bảo hành sản phẩm tại doanh nghiệp.
Doanh thu được xác định khi nào?
Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh, khi chắc chắn thu được lợi ích kinh tế, được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản được quyền nhận, không phân biệt đã thu tiền hay sẽ thu được tiền.
Hóa đơn không chịu thuế là gì?
Hóa đơn không chịu thuế GTGT là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc được miễn thuế GTGT theo quy định của pháp luật.