Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Có các loại hóa đơn điện tử nào?
Theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có các loại hóa đơn điện tử như sau:
"Điều 5. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định."
Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy như sau:
"Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a] Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b] Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c] Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình.
Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ hõ tên của mình trên hóa đơn điện tử.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy hiện là nhu cầu của không ít đơn vị kinh doanh. Với trường hợp này, hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp tới bạn và doanh nghiệp một cách chi tiết nhất.
Hóa đơn chuyển đổi có cần đóng dấu không?
1. Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy mới nhất
Trong quá trình kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, chỉ cần tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, ban hành ngày 12/9/2018, Chính Phủ đã quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau: - Mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều được phép chuyển đổi sang chứng từ giấy; - Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy phải đảm bảo tuyệt đối sự trùng khớp nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi đã chuyển đổi. \>> Có thể bạn quan tâm: Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ.
2. Yêu cầu nội dung với hóa đơn chuyển đổi
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn chuyển đổi phải đảm bảo sự trùng khớp nội dung so với hóa đơn điện tử được chuyển đổi. Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung như một hóa đơn điện tử thông thường. Cụ thể, một hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thông thường sẽ phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau: - Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn. - Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. - Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua [nếu người mua có mã số thuế]. - Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng. - Chữ ký số, chữ ký điện tử của hai bên bán và mua. - Thời điểm lập hóa đơn điện tử. - Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. - Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại [nếu có]. Với các trường hợp đặc biệt, hóa đơn điện tử không cần đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung theo quy định, sẽ được hướng dẫn bởi Bộ Tài chính.
3. Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý và không cần đóng dấu
Chứng từ giấy chuyển đổi từ HĐĐT không cần đóng dấu.
Tại khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định như sau: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.” Như vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật. Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có đóng dấu. Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có dấu dấu của doanh nghiệp. \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóng
Hiện nay, để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.