Hóa đơn tiếp nhận chuyển kho giao hàng là gì năm 2024

Dịch vụ giao hàng tận nơi là một trong những dịch vụ vận chuyển mang nhiều tiện ích cho cả người nhận hàng lẫn người gửi hàng. Nhờ có dịch vụ này mà đã tạo điều kiện cho các công ty thương mại điện tử, shop online có thêm cơ hội gia tăng lợi nhuận kinh doanh của mình thông qua việc vận chuyển hàng hóa hiệu quả.

Có rất nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi thắc mắc về quy trình thực hiện của dịch vụ này. Nếu bạn cũng là một trong những khách hàng đã sử dụng dịch vụ hoặc đang cần tham khảo thông tin thì có thể tham khảo thông bên dưới. Đây là toàn bộ quy trình từ lúc công ty vận chuyển hàng hóa nhận được đơn hàng đến lúc giao hàng tận nơi cho khách hàng.

Hóa đơn tiếp nhận chuyển kho giao hàng là gì năm 2024
Người gửi có thể tạo đơn hàng bằng cách điền đầy đủ thông tin đơn hàng thông qua website

Quy trình nhận hàng và giao hàng tận nơi của công ty vận chuyển

1. Đăng ký dịch vụ giao hàng tận nơi

Khách hàng phải đăng ký sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi từ các đơn vị vận chuyển bằng cách đến trực tiếp bưu cục hoặc điểm tiếp nhận đơn hàng. Hoặc đơn giản và nhanh chóng là tiến hành đăng ký tài khoản cá nhân ngay trên ứng dụng di động hoặc website của đơn vị vận chuyển.

2. Tạo yêu cầu cho các đơn hàng cần giao tận nơi

Yêu cầu giao hàng tận nơi sẽ được tạo với hình thức là đơn hàng. Khách hàng sử dụng tính năng tạo đơn hàng được hỗ trợ trên website hoặc ứng dụng di động để cập nhật đầy đủ các thông tin về đơn hàng và người nhận. Lưu ý là có đơn vị cung cấp cả hai hình thức giao hàng tận nơi và gửi chuyển phát nhanh về bưu cục tại địa phương nhưng cũng có những đơn vị chỉ cung cấp hình thức giao hàng tận nơi nên việc tạo đơn hàng đã đồng nghĩa với việc tạo yêu cầu giao hàng tận nơi cho đơn hàng đó.

3. Công ty vận chuyển tiếp nhận yêu cầu gửi hàng

Tiếp theo, theo các yêu cầu gửi hàng đã nhận được từ người gửi, công ty chuyển phát nhanh sẽ tiến hành:

  • Ghi nhận yêu cầu trên hệ thống.
  • Phân bổ nhân viên đến nhận hàng tận nơi.

4. Tập kết và phân chia hàng hóa

Sau khi nhân viên giao nhận nhận được các đơn hàng từ tay người gửi sẽ tiến hành chuyển đơn hàng đến các kho thích hợp để thuận tiện cho việc giao về các địa chỉ đã được yêu cầu. Tại đây sẽ tiếp tục tiến hành phân chia theo khu vực, tuyến đường địa phương, loại hình vận chuyển để tiếp tục thực hiện.

5. Tiến hành giao hàng tận nơi

Hàng hóa sẽ được vận chuyển theo tuyến lớn phân bổ xuống tuyến nhỏ hơn rồi tiến hành giao hàng tận nơi cho người nhận theo địa chỉ ban đầu đã được cung cấp cho mỗi đơn hàng.

6. Người nhận nhận hàng và xác nhận giao hàng thành công

Lộ trình vận chuyển và tình trạng của đơn hàng sẽ được cập nhật liên tục lên các ứng dụng để khách hàng có thể dễ dàng tra cứu vận đơn. Nếu người gửi có sử dụng kèm theo dịch vụ ship COD thì nhân viên giao nhận sẽ thu tiền hộ và công ty vận chuyển hàng hóa sẽ tiến hành hoàn tiền thu hộ lại cho người gửi sau đó theo các ngày quy định trong tuần. Người gửi sẽ chỉ cần trả phí chuyển phát nhanh và phí ship COD cho công ty ship hàng.

Trong mỗi bước thực hiện của quy trình giao hàng tận nơi thì nhân viên của đơn vị vận chuyển đều đảm bảo việc ghi nhận hoàn tất ở các khâu. Đây chính là nơi cập nhật thông tin cho việc tra cứu vận đơn của khách hàng.

Hóa đơn tiếp nhận chuyển kho giao hàng là gì năm 2024
Khi lựa chọn dịch vụ giao hàng của Nhất Tín, các đơn hàng của bạn sẽ được giao đến tận nơi một cách an toàn và nhanh chóng

Trên đây là quy trình căn bản cho dịch vụ giao hàng tận nơi. Tùy theo địa chỉ người gửi, người nhận cùng loại hình vận chuyển mà tốc độ thực hiện sẽ được áp dụng theo đúng như chính sách đã định. Ngoài ra, hầu như các đơn vị vận chuyển đều cung cấp chức năng tra cứu vận đơn cho khách hàng để tiện đường theo dõi hành trình của đơn hàng. Vì vậy, khi sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi thì khách hàng cũng có thể theo dõi đơn hàng của mình để có được những xử lý kịp thời nhanh chóng.

Nhằm đảm bảo thời gian và tỷ lệ giao hàng thành công, các nhận viên giao nhận của Nhất Tín Logistics luôn cố gắng hỗ trợ liên lạc với người nhận hàng nhiều lần. Với dịch vụ giao hàng tận nơi, Nhất Tín luôn mang đến cho khách hàng dịch vụ giao nhận an toàn, giao hàng thu tiền uy tín để cả người gửi lẫn người nhận đều sẽ yên tâm khi sử dụng các dịch vụ của Nhất Tín. Để biết thêm về các dịch vụ mà Nhất Tín đang cung cấp, khách hàng có thể gọi đến số 1900.63.6688 hoặc đến trực tiếp các bưu cục để được nhân viên tư vấn chi tiết về thông tin các dịch vụ.

Nhanh.vn hỗ trợ chia đơn hàng thành 18 trạng thái khác nhau nhằm giúp bạn kiểm soát một cách chi tiết, chính xác toàn bộ đơn hàng của doanh nghiệp.

Trạng thái

Ý nghĩa

Tồn kho sản phẩm trong đơn

Đơn hàng khách hàng đã đặt hàng chưa qua xử lý

Tạm giữ

Đơn hàng đang được chờ nhân viên viên xác nhận

Tạm giữ

Đơn hàng đang được nhân viên Chăm sóc khách hàng (gọi điện thoại) xác nhận với khách hàng

Tạm giữ

Đơn hàng đã được xác nhận thành công (khách hàng có mua hàng)

Tạm giữ

Sản phẩm của khách đặt đã hết hàng

Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn

Đơn hàng được chuyển từ cửa hàng hết sản phẩm khách đặt sang cửa hàng còn tồn

Tạm giữ

Đơn hàng đang được nhặt hàng và đóng gói sản phẩm

Tạm giữ

Đơn hàng đã được nhặt hàng và hoàn thành đóng gói

Tạm giữ

Đơn hàng đã bắn sang hãng vận chuyển, chờ hãng vận chuyển tiếp nhận thông tin và nhận hàng.

Đang chuyển

Đơn hàng đang được chuyển đi cho khách hàng.

Đang chuyển

Đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng.

Sinh ra phiếu XNK, giảm trừ số Tồn và số Đang Chuyển

Đơn hàng chưa giao được cho khách hàng. (Có thể vì khách hàng bận, đi vắng, khách hẹn lại thời điểm khác giao hàng...)

Đang chuyển

Khách hàng hủy không lấy hàng nữa.

Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn

Đơn hàng đã bị hệ thống hủy tự động.

Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn

Đơn hàng đã bị hãng vận chuyển hủy.

Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn

Những đơn hàng khách hàng hủy không muốn lấy sản phẩm nữa sẽ được luân chuyển trả về cho doanh nghiệp.

Đang chuyển

Đơn hàng đã được hãng vận chuyển cập nhật là đã hoàn, trên nhanh sẽ ở trạng thái Xác nhận hoàn

Đang chuyển

Thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển.

Giảm trừ số đang chuyển và tăng số có thể bán

Tham khảo ý nghĩa các loại tồn kho của sản phẩm

  • Trạng thái mới trên Nhanh.vn từ 17/2/2022 : Xác nhận hoàn

Ý nghĩa:

  • Trước đây hệ thống chỉ có 2 trạng thái Đang hoàn và Đã hoàn, nên khó phân biệt được tình huống hãng vận chuyển, hoặc đơn từ các sàn (Shopee, Lazada, Tiki, Sendo) báo đã hoàn hàng thành công với trên thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn hay chưa.
  • Nay hệ thống bổ sung thêm trạng thái mới Xác nhận hoàn giúp phân biệt được tình huống trên và lọc trạng thái hoàn tốt hơn.
  • Sau khi nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển, bạn có thể đổi trạng thái đơn sang trạng thái Đã hoàn để ghi nhận lại hàng hoá vào kho.

Cập nhật trạng thái đơn hàng

Đơn hàng gửi vận chuyển qua cổng kết nối của Nhanh.vn hoặc đơn sử dụng vận chuyển kết nối riêng, trạng thái đơn hàng sẽ do hãng vận chuyển tự động cập nhật cho doanh nghiệp, đối với đơn Tự vận chuyển sẽ do bạn tự cập nhật trạng thái.

Có 2 cách để đổi trạng thái đơn hàng là đổi thủ công và import cập nhật trạng thái đơn hàng.

Cách 1: Đổi trạng thái đơn hàng (thủ công)

Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng, tích chọn để chọn những đơn hàng tự vận chuyển cần đổi trạng thái.

Bước 2: Bấm nút Thao tác - chọn Đổi trạng thái các đơn hàng đã chọn.

Cách 2: Đổi trạng thái đơn hàng bằng file Import

Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng - bấm nút Thêm mới - chọn Nhập trạng thái từ excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 2: Tải về và nhập liệu vào file import

Bạn có thể cập nhật trạng thái đơn hàng, ghi chú cho đơn hàng, ngày thành công và lý do hủy đơn. Cập nhật Phí vận chuyển, Phí ship báo khách chỉ áp dụng cho đơn hàng tự vận chuyển.

Bước 3: Import file excel

Lưu ý:

  • Với hãng vận chuyển thì kế toán không cập nhật trạng thái “Đã chuyển hoàn” dựa vào file đối soát phí vận chuyển của hãng , mà nên để nhân viên kho tự đổi trạng thái khi nhận được hàng, như vậy sẽ không bị mất hàng.
  • Với đơn tự vận chuyển, thì chấp nhận việc “Thành công” đồng nghĩa với “Đã thanh toán”.
  • Đơn hàng giao thất bại nhiều lần sẽ được HVC cập nhật sang trạng thái "Đang chuyển hoàn".
  • Chỉ nhân viên kho được quyền phân quyền đổi trạng thái đơn hàng.
  • Nhân viên chăm sóc chỉ cần phân quyền “Xác nhận đơn hàng“ nếu muốn đổi đơn hàng mới đặt sang “Khách hủy” hoặc “Hệ thống hủy”.

Trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn sản phẩm

Đơn hàng khi ở các trạng thái khác nhau sẽ tương ứng với 1 trạng thái tồn của sản phẩm

Trạng thái đơn hàngTrạng thái tồn sản phẩm

Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói Đổi kho hàng

Tạm giữ

Chờ thu gom, Đang chuyển, Thất bại, Đang hoàn, Xác nhận hoàn

Đang giao hàng

Khách hủy, Hệ thống hủy, Hãng vận chuyển hủy, Hết hàng, Đã hoàn

Có thể bán

Bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về Nhanh

Trạng thái HVCChú thích HVCTrạng thái trên Nhanh

ready_to_pick

Đơn hàng mới tạo, đang chờ lấy

Chờ thu gom

cancel

Đơn hàng bị hủy

HVC hủy

picking

Nhân viên giao nhận đang đi lấy hàng

Chờ thu gom

money_collect_picking

Nhân viên giao nhận đang tương tác với người bán

Chờ thu gom

picked

Nhân viên giao nhận đã lấy hàng từ người bán

Đang chuyển

storing

Đơn hàng đang được lưu kho giao nhận/bưu cục

Đang chuyển

transporting

Đơn hàng đang được luân chuyển

Đang chuyển

sorting

Đơn hàng đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng)

Đang chuyển

delivering

Nhân viên giao nhận đang đi giao hàng

Đang chuyển

money_collect_delivering

Nhân viên giao nhận đang tương tác với người mua

Đang chuyển

delivered

Đơn hàng đã được giao cho người mua

Thành công

delivery_fail

Đơn hàng giao thất bại

Thất bại

waiting_to_return

Đơn hàng đang chờ trả (trong 24/48h có thể đi giao lại)

Đang hoàn

return

Đơn hàng trả

Đang hoàn

return_transporting

Đơn hàng trả đang được luân chuyển

Đang hoàn

return_sorting

Đơn hàng trả đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng)

Đang hoàn

returning

Nhân viên giao nhận đang đi trả hàng

Đang hoàn

return_fail

Trả hàng thất bại

Đang hoàn

returned

Đơn hàng đã được trả cho người bán

Xác nhận hoàn

exception

Đơn hàng bị xử lý ngoại lệ (các trường hợp đi ngược quy trình).Ví dụ: Đơn hàng đã lấy nhưng người bán lại đòi hàng về; Đơn hàng đã giao nhưng người mua đòi trả lại....

Đang chuyển hoàn

damage

Hàng hư hỏng

Đang hoàn

lost

Hàng bị mất

Đang hoàn

Câu hỏi thường gặp

1. Sản phẩm trong đơn hàng sẽ trừ tồn khi nào ?

Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trừ tồn khi đơn hàng thành công.

2. Khi đơn mà hoàn thành công thì sản phẩm hoàn về có tự nhập kho không?

Khi đơn hoàn về bạn đổi trạng thái từ Đang hoàn/Xác nhận hoàn thành Đã hoàn thì hệ thống sẽ tự đổi trạng thái giảm tồn từ Đang chuyển sang tăng số Có thể bán.

3. Có cách nào chuyển hết trạng thái đơn hàng cùng 1 lúc không?

Có 2 cách:

  • Cách 1: Tích vào những đơn hàng muốn chuyển trạng thái và chọn nút đổi trạng thái mà mình mong muốn. Lưu ý: những đơn hàng đã gửi sang hãng vận chuyển thì không thể đổi trạng thái

Cách 2: Sử dụng file excel import file cập nhật trạng thái đơn hàng Thao tác Đơn hàng >> Thêm mới >> Nhập trạng thái từ excel >> Tải file mẫu và điền thông tin >> Import