Data validation là gì? là một tính năng trong excel phục vụ cho việc tạo lập cập nhập dữ liệu duy trì sự chính xác nhất quán. Tôi lấy một ví dụ thực tế trường hợp khi bạn cần người khác hợp tác giúp bạn nhập liệu vào file bạn chia sẻ nhưng bạn muốn người đó nhập một số thông tin và chọn vào dữ liệu bạn đã list ra sẵn mà không phải một dữ liệu thông tin nào khác của một mục cụ thể. Vậy nên bạn cần phải list ra một danh sách lựa chọn để người khác có thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn cần sử dụng đến chức năng Data validation.
1. Data Validation trong Excel là gì?
Khi làm việc với Excel, chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với Data Validation. Công cụ này cho phép bạn cố định những dữ liệu ở một ố và người dùng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác.
Khi sử dụng công cụ này, bạn sẽ tránh được những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu và chỉnh sửa data validation.
2. Cách sử dụng Data Validation trong Excel
2.1. Ví dụ 1
Ví dụ có một bảng nhập dữ liệu dưới đây, yêu cầu tạo các list dữ liệu cho các ô xổ xuống tương ứng để có thể chọn dữ liệu nhanh chóng và chuẩn xác.
Cách dùng data validation trong excel [1]
Để giải quyết bài toán trên mời bạn đọc xem cách sử dụng Data Validation trong Excel cụ thể dưới đây:
- Bước 1: Di chuyển chuột chọn vào ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống nhấn chọn trên thanh menu chọn Data và chọn các như các bước dưới hình:
Cách dùng data validation trong excel [2]
Khi đó hộp thoại Data Validation mở ra chọn List ở mục Allow.
Mục Allow gồm có:
- Any Value: Không có điều kiện.
- Whole number: Số nguyên.
- Decimal: Số thực [có dấu phẩy].
- List: Danh sách.
- Date: Ngày tháng năm.
- Time: Thời gian.
- Text Length: Độ dài chuỗi.
- Custom: Tùy chọn.
- Bước 2: Nhập các dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mục Source tương ứng với nội dung mục chính.
Cách dùng data validation trong excel [3]
- Bước 3: Để thiết lập cảnh báo khi nhập sai kiểu dữ liệu, tại tab Error Alert, bạn nhập đánh dấu ô Show error alert after invalid data is entered > Nhập Style [Kiểu thông báo] > Nhập Title [Tiêu đề cho cảnh báo] và Error message [Nội dung của lỗi].
- Bước 4: Nhấn vào OK và bạn thu được kết quả ở ô bạn đã tạo:
Cách dùng data validation trong excel [4]
Bạn thực hiện tương tự với các mục bên cạnh.
Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô riêng biệt mà ví dụ dưới đây áp dụng tính năng thực hiện cho một cột.
>> Xem thêm: Cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất
2.2. Ví dụ 2
Có bảng dữ liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và toàn bộ cột B đây là các bước thực hiện cho việc chọn cột B.
Thực hiện các thao tác để mở hộp thoại Data Validation như ở ví dụ trên.
Trong hộp thoại này, chọn list của allow và nhập các dữ liệu tương ứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ 1:
Cách dùng data validation trong excel [5]
Chuyển sang các mục khác nếu như các bạn cảm thấy đã hoàn chỉnh và OK bạn sẽ thấy xuất hiện các mục thả xuống khi bạn ấn vào từng ô trong cột bạn đã chọn. Đơn giản và rất thuận tiện đúng không? Bạn không cần mất nhiều thời gian để nhập từng dữ liệu cho cả một bản dữ liệu chi chít các mục thông tin khác nhau. Giúp ích cho bạn bao công sức và độ chính xác cao hơn chỉ cần nhờ vào chức năng Data Validation trong excel.
3. Hướng dẫn cách bỏ định dạng Data Validation
- Bước 1: Mở File Excel, dùng chuột kéo chọn ô cần bỏ định dạng. Trên thanh công cụ, nhấn chọn Data, sau đó chọn Data Validation.
Hình minh họa
- Bước 2: Chọn Clear All để bỏ định dạng Data Validation
Hình minh họa
>> Xem thêm: Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel chi tiết nhất
Như vậy Unica đã bật mí đến bạn cách dùng data validation trong Excel đơn giản và nhanh chóng nhất. Nếu bạn đọc quan tâm có thể tham khảo thêm các khóa học tin học văn phòng khác trên Unica để hiểu rõ hơn về các thủ thuật, cách sử dụng hàm trong Excel thông qua các khoá học Excel giúp bạn xử lý số liệu, báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác nhất từ đó giảm thiểu tối đa thời gian cũng như nâng cao hiệu suất công việc.
Chúc bạn thành công!
Chia sẻ
Đánh giá :
Tags: Excel
Bài liên quan
Hàm đếm số lần xuất hiện giá trị trong Excel
Cách chuyển file Excel sang PDF không cần dùng phần mềm
Cách áp dụng replace trong excel hiệu quả
Chỉnh sửa file excel trên google drive đơn giản
Cách lập mẫu biên lai thu tiền theo thông tư 133
Hướng dẫn cách sử dụng hàm Forecast trong Excel
Khóa học nổi bật
Làm chủ Excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao
Đinh Hồng Lĩnh
[39]
4518 học viên
499,000đ600,000đ
Trở thành bậc thầy báo cáo với Excel
Triệu Tuấn Anh
[20]
2142 học viên
499,000đ600,000đ
Bài viết nổi bật
Cách tìm giá trị trùng nhau ở 2 cột trong Excel chính xác nhất
Top 3 cách viết dấu lớn hơn hoặc bằng, dấu khác trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm Vlookup giữa 2 sheet và 2 file
liên quan
Tin học văn phòng
Hàm đếm số lần xuất hiện giá trị trong Excel
Hàm đếm số lần xuất hiện giá trị trong Excel bao gồm hàm COUNT, COUNTIF, COUTIFS, cùng Unica tìm hiểu chi tiết qua nội dung bài viết
Read moreTin học văn phòng
Cách chuyển file Excel sang PDF không cần dùng phần mềm
File PDF được sử dụng rộng rãi đơn giản vì trên máy tính hay thiết bị di động thông minh hiện nay đều hỗ trợ đọc định dạng PDF. Ngoài ra file PDF sẽ giữ lại được định dạng khi mở ở các thiết bị khác nhau, mọi người sẽ không chỉnh sửa được công thức tính t
Read moreTin học văn phòng
Cách áp dụng replace trong excel hiệu quả
Replace trong Excel, khái niệm tính năng Replace trong Excel, cách dùng hiệu quả nhất của Replace dành cho dân văn phòng
Read moreTin học văn phòng
Chỉnh sửa file excel trên google drive đơn giản
Chỉnh sửa file excel trên google drive là một trong những thao tác bạn cần biết để xử lý công việc một cách dễ dàng, cùng Unica tham khảo nội dung qua bài viết
Read moreTin học văn phòng
Cách lập mẫu biên lai thu tiền theo thông tư 133
Mẫu biên lai thu tiền theo thông tư 133 được thực hiện như thế nào, mời bạn đọc tìm hiểu chi tiết thông qua nội dung bài viết mà Unica cung cấp
Read moreTin học văn phòng
Hướng dẫn cách sử dụng hàm Forecast trong Excel
Hàm FORECAST là hàm nằm trong nhóm hàm thống kê tương tự như hàm TREND, cùng tìm hiểu về cách sử dụng của hàm Forecast trong excel qua bài viết