Nhiều phiên bản của Microsoft Excel đã được phát hành kể từ lần đầu tiên được ra mắt vào năm 1987. Tuy nhiên, mặc dù có nhiều thay đổi được thực hiện trong phần mềm, nhưng nó đã trở thành một phần không thể thiếu của bộ Microsoft Office và cách xử lý dữ liệu vẫn gần như giống nhau. Là một chương trình bảng tính, Excel chuyển đổi dữ liệu đang được người dùng nhập và sau đó xử lý dữ liệu đó bằng cách sử dụng một bộ chức năng và lệnh khác nhau.
Biết các loại dữ liệu khác nhau được sử dụng trong Excel cũng như cách sử dụng chúng rất quan trọng trong việc tạo ra một bảng tính hữu ích và hiệu quả. Một số lỗi trong việc diễn giải và dữ liệu điện toán có thể xảy ra nếu người dùng không quen với việc sử dụng các loại dữ liệu khác nhau trong Excel. Nói chung, có bốn loại dữ liệu trong Excel và đây là dữ liệu số, văn bản, logic và lỗi.
Loại dữ liệu số
Để giải thích nó bằng các thuật ngữ đơn giản, các giá trị số về cơ bản chỉ là số, chẳng hạn như 10, 65,76, $ 75, 76%và 15.785. Tuy nhiên, Excel lưu trữ các số dưới dạng các giá trị điểm nổi độ chính xác kép, điều đó có nghĩa là các số trong Excel thường được hiển thị dưới dạng số thập phân nơi bạn có thể đặt nhiều vị trí thập phân nếu cần. Với điều đó, Excel có thể lưu trữ số lượng cực kỳ nhỏ và cực kỳ lớn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể nhập 15 chữ số quan trọng trong Excel và nếu bạn nhập các số nhiều hơn số đó, Excel sau đó sẽ xóa các chữ số khác ở phía bên phải bắt đầu bằng số lượng thứ 16 và thay thế chúng với số không.
Các loại dữ liệu số thường được sử dụng để thể hiện giá trị số, chẳng hạn như các mảnh giấy, khối lượng của một thùng chứa, giá trị của tiền bằng một loại tiền tệ nhất định và nhiều hơn nữa. Các loại dữ liệu số cũng được sử dụng để biểu diễn ngày [ví dụ: ngày 1 tháng 1 năm 2020 sẽ được hiển thị là 1/1/2020 trong Excel], số lượng rất lớn hoặc nhỏ trong ký hiệu E khoa học và thời gian vì Excel coi thời gian là một phần của Ngày [ví dụ: một ngày hoặc 0,25 của một ngày sẽ tương đương với sáu giờ].
Một lưu ý quan trọng khác cần lưu ý khi sử dụng các loại dữ liệu số khác nhau là phân biệt giá trị của số với cách nó sẽ được hiển thị trong Excel. Chẳng hạn, số 2 có thể được biểu diễn ở các định dạng khác nhau, chẳng hạn như số chung [2], tiền tệ [¥ 2] hoặc tỷ lệ phần trăm [200%].
Kiểu dữ liệu văn bản
Một loại dữ liệu khác thường thấy và được sử dụng trong Excel là kiểu dữ liệu văn bản. Excel thường coi văn bản là một chuỗi các ký tự. Excel diễn giải các chữ cái của bảng chữ cái, ký tự số, các ký hiệu như ampersand [&] và dấu tỷ lệ phần trăm [%], và không gian và tab dưới dạng văn bản hợp lệ. Một giá trị nhất định cũng sẽ được coi là một văn bản nếu Excel không thể phân biệt nó như một loại dữ liệu số, logic hoặc lỗi. Lưu ý rằng trong khi Excel có thể nhận ra tối đa 32.768 ký tự, nó chỉ có thể hiển thị tới 1.024 ký tự trên một ô.
Dữ liệu văn bản có thể được sử dụng theo nhiều cách trong Excel. Nó có thể được sử dụng để dán nhãn dữ liệu, tách dữ liệu thành các danh mục khác nhau hoặc cũng có thể được sử dụng làm tiêu đề và tên.
Loại dữ liệu logic
Kiểu dữ liệu logic và biểu thức là một số công cụ mạnh nhất có thể được sử dụng trong Excel. Các giá trị logic thường được hiển thị là đúng [hoặc 1 trong giá trị boolean] hoặc sai [hoặc 0 trong giá trị boolean]. Dữ liệu logic thường sẽ được hiển thị do kết quả của một hàm hoặc biểu thức nhất định.
Không giống như dữ liệu số và văn bản, dữ liệu logic không thể được gõ vào Excel theo cách thủ công bởi người dùng và thay vào đó sẽ hiển thị do kết quả của biểu thức hoặc hàm. Kiểu dữ liệu logic rất hữu ích trong việc so sánh, tạo điều kiện, kiểm tra các điều kiện này và kiểm tra nội dung của vị trí ô.
Loại dữ liệu lỗi
Có những trường hợp khi một lỗi sẽ xảy ra khi xử lý dữ liệu và đánh giá nội dung của một ô trong Microsoft Excel. Một ví dụ về điều này sẽ là khi người dùng cố gắng chia một số cho 0, không thể xác định được về mặt toán học và do đó sẽ dẫn đến lỗi. Đây là nơi loại dữ liệu lỗi xuất hiện.
Các loại dữ liệu lỗi thường được hiển thị bằng biểu tượng băm với văn bản chữ hoa và ký hiệu [thường là dấu hỏi hoặc điểm nhấn dấu] sau đó. Giống như kiểu dữ liệu logic, các loại dữ liệu lỗi thường hiển thị do lỗi và không thể được nhập thủ công. Mặc dù chúng không đại diện cho một giá trị nhất định, các loại dữ liệu lỗi rất hữu ích trong việc hiển thị một lỗi nhất định trong tính toán hoặc xử lý dữ liệu, điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần sửa nó để loại dữ liệu lỗi sẽ không còn hiển thị nữa.
Tóm lại, kiểu dữ liệu số hiển thị số, kiểu dữ liệu văn bản hiển thị văn bản và các ký tự khác, kiểu dữ liệu logic thể hiện kết quả của hàm, trong khi các loại dữ liệu lỗi cảnh báo người dùng về một lỗi nhất định trong tính toán dữ liệu. Tất cả các loại dữ liệu này đều hữu ích theo cách riêng của chúng và khi được sử dụng đúng cách, người dùng có thể sử dụng Excel hiệu quả hơn trong việc hoàn thành công việc.