Kinh nghiệm ảnh hưởng như thế nào đối với nhà quản trị khi ra quyết định

Nhà quản trị luôn là người ra những quyết định. Có thể nói quyết định chính là sản phẩm của lao động và là một trong những kỹ năng thiết yếu của nhà quản trị. Vậy quyết định quản trị là gì? Quy trình ra quyết định trong quản trị ra sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

Quyết định quản trị là gì?

Quyết định quản trị là gì?

Quyết định được định nghĩa là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ chốt của quá trình quản trị doanh nghiệp. Nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúng đắn toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp.

Quyết định quản trị là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp. Để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống được quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của doanh nghiệp.

Qua khái niệm về quyết định quản trị trên, ta có thể thấy các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào hoạt động của một doanh nghiệp, có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo và quyền hạn của người lãnh đạo thuộc bộ phận quản trị và hiệu lực quản trị được đưa ra trên cơ sở sự hiểu biết về tính quy luật khách quan của sự vận động và phát triển của hệ thống quản trị trong doanh nghiệp trên cơ sở tính toán các điều kiện và đặc điểm của các tình huống cụ thể thuộc doanh nghiệp.

Phân loại quyết định quản trị

Quyết định quản trị được phân loại ra sao?

Vì tính chất phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định quản trị được đưa ra cũng khá đa dạng, có thể phân loại quyết định quản trị theo các tiêu chuẩn sau:

- Căn cứ vào tính chất của quyết định, ta có thể chia quyết định quản trị thành: các quyết định chiếc lược, các quyết định chiến thuật và các quyết định tác nghiệp.

+ Quyết định chiến lược: Xác định hướng phát triển của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp.

+ Quyết định chiến thuật: Mang tính chất thường xuyên hơn, đó là những quyết định nhằm đạt được các mục tiêu ngắn hạn, mang tính chất cục bộ và có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị doanh nghiệp.

+ Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định được đưa ra hàng ngày, có tính chất điều chính và chỉ đạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp.

- Căn cứ theo phương pháp ra quyết định, thường có thể chia thành 2 loại quyết định cơ bản là: quyết định trực giác và quyết định có lý giải.

+ Quyết định trực giác: Thường xuất phát từ trực giác mà không cần tới sự phân tích hay lý trí để ra quyết định. Các quyết định này thường dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyết định.

+ Quyết định có lý giải: Dựa trên cơ sở nghiên cứu và phân tích một cách có hệ thống các vấn đề khi ra quyết định. Các quyết định này thường được cân nhắc, so sánh và đảm bảo về tính hợp lý cũng như hiệu quả nhăm giảm bớt nhầm lẫn trong các quyết định.

- Căn cứ theo thời gian quyết định có thể chia thành quyết định dài hạn, quyết định trung hạn và quyết định ngắn hạn.

- Căn cứ vào tính chất tác động của quyết định tới doanh nghiệp có thể chia thành quyết định trực tiếp và quyết định gián tiếp.

+ Quyết định trực tiếp: Loại quyết định mang tính chất chỉ thỉ, mệnh lệnh đòi hỏi việc thi hành phải phù hợp, chính xác với quyết định đề ra như quyết định liên quan đến việc hay đổi cơ cấu tổ chức, điều chỉnh, bố trí sắp xếp cán bộ trong doanh nghiệp.

+ Quyết đinh gián tiếp nhằm thực hiện các hoạt động trong doanh nghiệp.

- Căn cứ vào phạm vi áp dụng trong tổ chức có thể chia thành quyết định chung, quyết định bộ phận và quyết định theo lĩnh vực. Các quyết định theo lĩnh ực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị trong doanh nghiệp.

Quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp

Quy trình ra quyết định có ảnh hưởng đến tất cả công việc của nhà quản trị doanh nghiệp. Thông thường, quy trinh ra quyết định của nhà quản trị bao gồm:

Bước 1: Xác định nhu cầu ra quyết định

Trước hết cần xem xét sự cần thiết trong ra quyết định, nghĩa là thực sự có vấn đề cần giải quyết, đòi hỏi sự ra quyết định phù hợp.

Thường thì quá trình ra quyết định đều xuất phát từ việc đề ra nhiệm vụ. Tùy theo mức độ nghiên cứu những vấn đề mới xuất hiện, giải quyết những vấn đề này có ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả của quyết định.

Do vậy, khi ra các quyết định có nội dung mới thì bước đầu cũng phải sơ bộ đề ra nhiệm vụ và được làm rõ dần trong quá trình ra quyết định.

Bước 2: Chuẩn bị các căn cứ ra quyết định

Trước khi ra quyết định, người quản lý cần phải xác định các căn cứ, yêu cầu cần thiết cho việc ra quyết định. Các căn cứ tiêu chuẩn này có mức độ quan trọng khác nhau trong việc ra quyết định, do đó nên xác định mức độ ưu tiên của từng căn cứ, hoặc yêu cầu của quyết định.

Chỉ có thể giải quyết đúng đắn một vấn đề nào đó nếu như có thong tin đầy đủ và chính xác. Lượng thông tin cần thiết phụ thuộc vào tính phức tạp của nội dung quyết định cần đưa ra và phụ thuộc vào trình độ thành thạo và những thông tin cần thiết về các tình huống nhất định.

Nếu thông tin chưa đủ quyết định vấn đề một cách chắc chắn thì phải có các biện pháp khác để bổ sung. Đôi khi cần phải giải quyết những vấn đề cấp bách và quan trọng, người ra quyết định có thể trực tiếp tìm hiểu tình hình tại chỗ.

Công việc này thường không tốn kém nhiều thời gian mà lại giúp cho người lãnh đạo có được những thông tin đầy đủ và chính xác nhất.

Tuy nhiên không phải tất cả mọi thông tin thu thập được đều đầy đủ và chính xác. Vì thế khi ra quyết định cần phải chú ý đánh giá tính chính xác của các nguồn thông tin.

Bước 3: Dự kiến các phương án quyết định và lựa chọn quyết định

Trong bước này hình thành các phương án quyết định sư bộ được trình bày dưới dạng kiến nghị. Cần xem xét kỹ lưỡng mọi phương án quyết định có khả năng lựa chọn, rước hết nên sử dụng các kinh nghiệm đúc kết được để giải quyết những vấn đề tương tự.

Một khi các phương án quyết định được đưa ra thì việc tiếp theo là phải đánh giá và lựa chọn phương án quyết định hợp lý nhất. có thể dùng những phương pháp phân tích trực giác của nhà quản trị để lựa chọn lần cuối.

Chỉ nên để lại những phương án quyết định thiết thực nhất, bởi vì số lượng các phương án càng nhiều thì càng khó phân tích, đánh giá và lựa chọn sao cho hợp lý.

Vấn đề hợp lý ở đây liên quan đến một số sự lựa chọn nhất định nhăm đạt tới một giá trị tối đa. Như vậy để đưa ra được một quyết định hợp lý nhất đòi hỏi nhà quản trị phải có đủ cơ sở khách quan và hợp lý, phải có một mục tiêu rõ ràng và lựa chọn một khả năng sẽ mang lại lợi ích tối đa cho mục tiêu.

Thông thường, một quyết định hợp lý sẽ hướng về mục tiêu của doanh nghiệp. Điều quan trọng là người ra quyết định phải xác minh được rõ mục tiêu đặt ra và cố gắng đưa ra được những quyết định đúng đắn, giúp đem lại kết quả tối ưu cho mục tiêu của doanh nghiệp.

Đưa ra quyết định quản trị hợp lý sẽ giúp tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả hơn

Bước 4: Ra quyết định chính thức

Sau khi lựa chọn, nhà quản trị sẽ trực tiếp đưa ra quyết định chính thức và chịu trách nhiệm rực tiếp về quyết định đó.

Trước tiên, quyết định quản trị cần được nêu lên thành chỉ thị hay mệnh lệnh để nó có hiệu thực của một văn bản hành chính trong tổ chức. Trong văn bản, quyết định không chỉ dự tính làm gì mà còn cần phải xác định rõ ai làm, làm ở đâu, làm khi nào và làm bằng cách nào, ai kiểm tra, khi nào kiểm tra và đánh giá như thế nào?

Tất cả những điều đó tạo thành tiền đề cần thiết cho việc tổ chức doanh nghiệp thực hiện quyết định quản trị.

Bước 5: Quyết định phải được truyền đạt đến người thực hiện hay tổ chức thực hiện

Sau khi quyết định được đưa ra thì phải được phổ biến và giải thích ý nghĩa cũng như tầm quan trọng của quyết định đã đề ra. Những kết quả có thể đạt được và vạch ra một kế hoạch thực hiện quyết định cụ thể.

Việc tổ chức thực hiện quyết định phải xuất phát từ việc quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và phải theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức thực hiện phải cụ thể, rõ ràng, kế hoạch tổ chức thực hiện cần năng động và tập trung được lực lượng tham gia chủ yếu.

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện và điều chỉnh quyết định

Kiểm tra tình hình thực hiện quyết định có vai trò quan trọng đối với hiệu lực và quyết định trong tổ chức.

Tổ chức tốt việc kiểm tra thực hiện sẽ đem lại một quá trình thực hiện quyết định sự linh hoạt cần thiết. Mục đích của việc kiểm tra không chỉ giúp kịp thời phát hiện những sai lệch so với kế hoạch mà còn kịp thời đưa ra những biện pháp phòng ngừa và khắc phục sai lệch.

Trong quá trình thực hiện có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định trong doanh nghiệp. Các nguyên nhân thường gặp phải là: Do tổ chức thực hiện không tốt, những thay đổi đột ngột do bên ngoài hoặc có thể là những sai lầm nghiêm trọng trong chính quyết định.

Đừng do dự trong việc điều chỉnh quyết định khi quyết định đó bị mất hiệu lực, đặc biệt là khi nó trở thành nhân tố phá hoại công ty, doanh nghiệp.

Việc điều chỉnh quyết định không nhất thiết phải là do sự xuất hiện của một tình huống bất lợi mà nhiều khi trong quá trình thực hiện quyết định có thể phát hiện ra những khả năng mới mà trước đó, ta chưa dự kiến được sẽ đem lại kết quả cao hơn dự định.

Các nhà quản trị cần phải thực sự có bản lĩnh để điều chỉnh quyết định.

Đặc biệt lưu ý: Quá nhiều sửa đổi không cần thiết sẽ tạo nên sự xáo trộn về mặt tổ chức gây ra sự mất tin tưởng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Với quy trình thực hiện quyết định quản trị trên, các nhà quản trị có thể đưa ra được các quyết định giải quyết vấn đề của doanh nghiệp một cách đơn giản hơn.

Trong nhiều trường hợp, không kể là quyết định có thực hiện đầy đủ và đúng hạn hay không, đều cần đúc kết các kết quả thực hiện quyết định nhằm làm tăng thêm kho tàng kinh nghiệm và kiến thức trong quá trình đưa ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp.