CÔNG TY TNHH TÀI CHÍNH VÀ CÔNG NGHỆ SỐ ĐÔNG Á

2026 Tổ 27B, KP. Vườn Dừa, Phường Phước Tân,TP. Biên Hoà, Đồng Nai

Số ĐK: 3603636231 - Ngày: 12/04/2019 Tại Sở KHĐT Tỉnh Đồng Nai

Hỗ trợ khách hàng: 1900 636 507 - 02873 00 38 48 [10 lines]

Giờ làm việc: Sáng 7h30-12h; Chiều 13h30-17h

Email: hotro@dongadtf.vn

thiết kế thông minh và linh hoạt rất dễ cho việc nâng cấp vào bảo trì phần mềm. Smart có thể chạy trên

máy tính cá nhân hoặc mạng nội bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu.

≠ Smart Pro phù hợp với các Công ty xây dựng, sản xuất, thương mại, dịch vụ, doanh nghiệp vừa và nhỏ,

tổng công ty hoặc liên hiệp các xí nghiệp quản lý trực tiếp hai cấp [cấp tổng công ty và công ty thành

viên]. Đối với các công ty làm dịch vụ kế toán thì Smart hổ trợ chức năng tạo nhiều Database nên rất

thuận lợi để làm nhiều công ty trên một phần mềm, mỗi công ty là 1 Database độc lập, số Database tạo

không hạn chế.

≠ Smart Pro được thiết kế thông tin chỉ cần nhập một lần từ màn hình nhập phát sinh, hệ thống sẽ tự động

ghi vào sổ cái và các sổ chi tiết một cách thích hợp. Các số liệu được lưu chuyển trong nhiều kỳ kế toán

và luôn bảo đảm nguyên tắc liên tục.

≠ Hệ thống báo cáo của Smart được bao gồm như sau:

+ Các báo các chi tiết nhằm phản ánh các hoạt động chi tiết của kế toán như kế toán tiền mặt, vật tư,

hàng hóa, công nợ ...

+ Các báo tài chính nhằm cho biết tình hình hoạt động tổng quát của toàn doanh nghiệp.

+ Báo cáo thuế theo thông tư mới nhất của bộ tài chính.

+ Các báo cáo cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị.

+ Ngo‡i ra Smart Pro còn cung cấp cho người dùng các báo cáo theo ý muốn bằng công nghệ ADO.

SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG CỦA SMART

Theo sơ đồ trên thì bạn thấy số liệu khi “Nhập phát sinh” chứng từ sẽ được lưu vào Sổ chứng từ gốc và

các danh mục. Sau đó khi bạn sửa số liệu trong “Sổ chứng từ gốc” và chọn mục “Cập nhật dữ liệu vào

các danh mục” thì chương trình sẽ tự động cập nhật lại vào các danh mục.

1. Cách vào chương trình

- Khởi động chương trình Window

NHẬP PHÁT SINH

- Danh mục tài khoản

- Sổ công nợ theo đối tượng

- Danh mục vật tư hàng hóa

- Danh mục vật tư hàng hóa trong kho

SỔ CHỨNG TỪ GỘC

CẬP NHẬT V¿O DỮ LI U V¿O C¡C DANH MỤC

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

2

- Để khởi động phần mềm Smart bạn hãy Doulbe Lick vào Biểu tượng phần mềm trên màn Desktop

Màn hình phần mềm lập tức xuất hiện như sau:

≠ Ở màn Hình Database Logon Bạn hãy đăng nhập như sau:

+TÍn Server: tÍn server l‡ tÍn m·y tÌnh c‡i SQL server [Máy chủ] có biểu tượng thường là ở bên

góc phải của thanh Start.

Ch ̇ ̋: nếu bạn mà thay đổi tên máy tính thì tên của Server cung thay đổi theo.

+ TÍn Database : Nhập tên Database mà bạn làm việc

Ch ̇ ̋: khi bạn sử dụng nhiều Database, để có thể chọn Database bạn nhập Mật khẩu trước sau đó bạn

mới nhấp nút List All Database khi đó bạn đến ô Database để chọn Data bạn cần làm việc

+ Người sử dụng : Người sử dụng có quyền cao nhất thường là QUANLY, riÍng

c·c máy trạm tùy theo bạn yều cầu người cài đặt cung cấp

cho bạn.

+ Mật khẩu: Mới lần đầu sử dụng thường mật khẩu là số 1, bạn có thể vào phần

mềm thay đổi tùy theo ý của bạn.

 Xong khi bạn điền đầy đủ thông tin bạn click OK màn hình chọn kỳ làm việc hiện lên như sau:

Server

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

4

1. C·c menu làm việc chính của Smart

1.3. Menu làm việc chính của Smart

≠ Dựa trên các nghiệp vụ phát sinh thường xảy ra và dựa trên các đối tượng liên quan đến kế toán. Smart được

thiết kế với các menu làm việc chính như sau:

Menu ChÌnh Menu Con Menu Chi tiết Chức năng Menu

1. Bàn Làm việc 01. Nhập Phát sinh

02. Sổ Chứng Từ Gốc

03. Sổ chứng từ gốc - gộp

04. Xem, sửa sổ chứng từ gốc theo Form

05 .Quản trị data ngược.

06. Nhập kho hang bán bị trả lại

07ất kho trả lại người bán

08ở nhiều danh mục

Ở Menu này dùng vào việc Nhập

phát sinh và xem các chứng từ

gốc.

2. Khai b·o thÙng tin 01. Cài Đặt thông số

02. Khai b·o tÍn Cty – DC- MST Trong

HTKK

03. Khai báo tùy chọn riêng

Menu khai b·o thÙng tin cÙng ty

đê ra sổ sách kế toán và báo cáo

thuế.

1. Danh mục chung 01. Hệ Thông tài khoản

02. Các loại chứng từ

03. Đối tưọng pháp nhận

...

10. Danh mục báo cáo

Menu dùng khai báo số dư đầu kỳ

các tài khoản, đối tưọng pháp

nhân và cuối cùng là danh mục

cấu thành sản phẩm dành cho

thưong mại bán máy vi tính ...

2. H‡ng hÛa 01. H‡ng hÛa chung

02. H‡ng hÛa theo kho

03. H‡ng hÛa theo lÙ

04. Khai báo đơn giá v ̆ng

05. Khai báo ĐG bán theo nhóm đối tương

...

08. Giá bán theo hàng hóa và ngày áp dụng

Menu dùng khai báo danh mục

h‡ng hÛa và số dư dầu kỳ hàng

ho·

3. Công nợ 01. Công nợ theo đối tưọng

02. CÙng nợ theo cÙng trÏnh

03. Công nợ theo hoá đơn

04. Công nợ theo hợp đồng

05. Công nợ theo chứng từ vận chuyển

06. Công nợ theo hàng hóa

07. Theo công trình và đợt thanh toán

08. Công nợ theo khế ước vay

Menu dùng khai báo chi tiết công

nợ và số dư đầu kỳ công nợ, theo

tượng đối tượng, hợp đồng và

cÙng trÏnh...

4. Chi phÌ 01. Yếu tố chi phí

02. Sổ theo dõi chi phí theo bộ phận

03. Sổ tổng hợp chi phí theo công trình

Menu dùng khai báo chi tiết yếu tố

chi phÌ theo từng bộ phận, công

trÏnh.

1. In b·o c·o 01. Bảng cân đối phát sinh tài khoản

02ảng cân đối kế toán

03. Kết quả hoạt động kinh doanh

...

Menu dùng để in bộ báo cáo tài

chÌnh

2. Khai b·o 01. Khai báo cân đối kế toán

02. Khai báo kết quả hoạt động kinh doanh

...

Menu dùng vào khai báo các chỉ

tiÍu b·o b·o c·o t‡i chÌnh

1. Mua v‡o 01. Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào

02. In xác minh hóa đơn

03. Cập nhật vào HTKK

Menu dùng để kiểm tra thuế đầu

vào và cập nhật thuế qua HTKK

mới nhất của thuế

2. B·n ra 01. Bảng kê hàng hóa dịch vụ b·n ra Menu dùng để kiểm tra thuế đầu

ra

1. Mẫu 48 và 15 01. Sổ nhật ký chung

02. Sổ nhật ký thu tiền

03. Sổ nhật ký chi tiền

...

Menu dùng in sổ sách theo hình

thức nhật ký sổ chung theo quyết

định 48 và 15

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

5

2ẫu khác 01. In sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

02. In chứng từ ghi sổ

Menu dùng in sổ sách theo hình

thức chứng từ ghi sổ theo quyết

định 48, 15 và những biểu mẫu

kh·c.

1 đối tượng 01. Chi tiết của 1 đối tượng [Có gộp theo

chứng từ] ...

Menu in các báo cáo công nợ theo

đối tượng

2 hợp đồng 01. Chi tiết của 1 hợp đồng ...

06. Tổng hợp theo đối tượng và hợp đồng

Menu in các báo cáo công nợ theo

đối tượng và hợp đồng

3 cÙng trÏnh 01. Chi tiết của 1 công trình ...

04. Tổng hợp theo đối tượng và công trình

Menu in các báo cáo công nợ theo

đối tượng và công trình

4 hóa đơn 01. Chi tiết của 1 đối tượng theo hóa đơn

[T] ...

Menu in các báo cáo công nợ theo

đối tượng và hóa đơn

1. Sổ hàng hóa của tất

cả kho

01. Chi tiết [Thẻ kho]

02. Tổng hợp

03. Tổng hợp - Có nhiều đơn vị

04. Tổng hợp – Subtotal nhiều cấp

Menu in báo cáo xuất nhập tồn

hàng hóa tất cả chung

2ổ hàng hóa theo từng

kho

01. Chi tiết

02. Tổng hợp

Menu in báo cáo xuất nhập tồn

hàng hóa tất cả theo kho

3ổ hàng hóa theo lô 01. Chi tiết [Thẻ kho]

02. Tổng hợp - Của tất cả kho

03. Tổng hợp - Của 1 kho

04. Tổng hợp và chi tiết

Menu in báo cáo xuất nhập tồn

hàng hóa tất cả theo lô

1 b·o cho cÙng

trÏnh

01. Khai báo chi tiết cho cÙng trÏnh

0 2. Khai báo tài khoản doanh thu, chi phí

03. Khai báo bảng tỷ lệ phân bổ

04. Xem bảng tỷ lệ phân bổ

05. Xem bảng phân bổ chi phí

06. Danh mục công trình

07. Xem chi tiết 1 công trình

Menu khai b·o cho cÙng trÏnh

2 b·o c·o cÙng trÏnh 01. Sổ chứng từ gốc công trình

02. Xem chi tiết chi phí 1 công trình

....

10. Sổ 154 theo cÙng trÏnh

Menu in b·o c·o cho cÙng trÏnh

sau khi xử lý

03. Xử lý giá thành 01ất kho tự động cho Công Trình từ PNK

02. Kết chuyển chi phí 621,622,623,

sang 154

......

07. Xử lý giá thành Công Trình

08. Bảng giá thành Công Trình sau khi xử

l ̋

Menu xử l ̋ gi· th‡nh cÙng trÏnh

1 thu 01. PT Doanh thu Giá Vốn Lãi Gộp theo Mặt

H‡ng

02. PT Doanh thu của 1 tiếp thị theo khách

hang

...

14. Sổ tổng hợp theo dõi tiền vận chuyển

theo xe

Menu in ra b·o c·o ph‚n tÌch

doanh thu theo kế toán quản trị

2. Chi phÌ 01. PT Chi phí đầu vào

02. PT Chi phí theo Tài Khoản và Yếu Tố

Chi PhÌ

...

08. Pivot Table theo Mã ĐTPN Nợ và Mã

YTCP Nợ

Menu in ra b·o c·o ph‚n tÌch ph‚n

tích các chí phí theo kế toán quản

trị

3. Tiêu thụ sản phẩm 01. B·o c·o tiÍu thụ sản phẩm theo ngày

02. Báo cáo tiêu thụ theo nhóm sản phẩm

03. Phân tích doanh thu khách hàng và sản

phẩm

04. Tổng hợp số lượng bán hàng

Menu in báo cáo tiêu thụ sản

phẩm

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

7

1. Xử lý lương 01. Danh mục nhân viên

02. Lập bảng chấm công

.....

12. Mở công thức tính lương

Menu xử lý lương

2. Các chức năng khác 01. Cập nhật lại công thức

02. Khai báo mã số tính ngày công

...

07. Cập nhật ngày công từ máy chấm công

Menu khai báo lương

3. Báo cáo tiền lương 01. In tổng hợp lương

02. In bảng chấm cÙng

03. In bảng tạm ứng lương

04. Các báo cáo động

Menu in báo cáo lương

2. CÁCH KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

2.1ặt đặt thông số ban đầu:

Bạn v‡o 1. Nhập phát sinh => 2. Khai b·o thÙng tin

Ta cÛ 3 mục :

01. Cài đặt thông số [Dùng khai báo tên ban đầu cho hình thức kế toán công ty]

- Trong bảng này đầu tiên bạn khai vào cột giá trị từ ID01 -> ID08 thông tin của công ty mà bạn đang làm

việc. Tiếp theo bạn khai tại dòng ID14 phương pháp đánh giá hàng tồn kho, nếu bạn theo dõi tồn kho theo

phương pháp bình quân gia quyền thì bạn đặt là BQGQL, nhập trước – xuất trước thì đặt là NTXT, nhập sau

- xuất trước là NSXT, thực tế đích danh là HT. Chú ý nếu tại dòng ID14 bạn theo dõi hàng tồn kho theo

phương pháp mà không phải là bình quân gia quyền thì tại dòng ID28 theo dõi hàng hóa theo lô bạn phải đặt

l‡ T.

- Tại dòng ID29, nếu đơn vị bạn làm theo quyết định 15 thì bạn gõ là 15, còn 48 thì bạn gõ 48.

02. Khai b·o tÍn Cty - DC -MST trong HTKK [Dùng khai báo cho cập nhật HTKK b·o c·o thuế]

- Tại bảng này bạn khai báo thông tin công ty của bạn để kết xuất qua HTKK, bạn khai đầy đủ các mục trong

bảng này nhé [Khai tương tự tờ thông tin doanh nghiệp trong HTKK]

03. Khai báo tùy chọn riêng [Dùng cho khai báo 1 số trường hợp đặc biệt].

Ở 3 bảng khai báo này chúng ta nhấn F10[Mở chế độ chỉnh sửa] để khai báo thông tin.

≠ Trước khi sử dụng phần mềm bạn phải vào mục "Cài đặt thông số để khai báo". Đây là điều kiện bắt buộc

bởi nếu bạn không khai báo trước thì Smart sẽ lấy theo chế độ mặc nhiên. Có nhiều chế độ có thể chưa phù

hợp với đơn vị của bạn. Ví dụ mặc nhiên phương pháp tính giá xuất kho là Bình quân gia quyền [BQGQL].

Nhưng đơn vị của bạn lại sử dụng Nhập trước xuất trước mà bạn đã vào hết số liệu rồi thì lúc đó rất khó xử

lý lại.

≠ Cột mã "IDV" và cột "TEN","GHICHU" luôn cố định. Người sử dụng chỉ khai báo ở cột "Giá Trị".

≠ Nhập tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tên giám đốc, kế toán trưởng, người lập sổ. [Giám đốc, kế toán trưởng,

người lập sổ không được để trống, phải để dấu nháy trong ô khi ta không điền tên].

≠ Điền chữ "T" để sử dụng chức năng đó. Ngược lại là chữ "F".

≠ Khi khai báo tài danh sách tài khoản thì bắt buộc mã tài khoản phải đặt trong dấu &

039;&

039; ví dụ [&

039;131&

039;]. Trong trường

nhiều tài khoản thì khai báo dạng như sau [&

039;131&

039;,&

039;331&

039;].

≠ Nếu đang sử dụng mà bạn thay đổi trong cài đặt thông số thì có thể dẫn tới một số lỗi. Ví dụ lúc đầu bạn

khai báo phương pháp xuất kho là BQGQL những sau một thời gian bạn đổi lại thành NTXT thì khi xuất kho

phần mềm sẽ không hiểu và có thể xảy ra một số lỗi về dữ liệu. Vì vậy trước khi sử dụng bạn hãy kiểm tra kỹ

phần này nhé.

≠ Khi ta khai báo chữ T tại cột giá trị thì ta phải khai báo danh sách tài khoản theo dõi chức năng tại những

dÚng Danh s·ch tài khoản tương ứng ví dụ như ta bật chức năng Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn

Theo T thì ta khai báo tài khoản theo dõi tại Danh s·ch t‡i khoản SỔ CÔNG NỢ THEO HÓA ĐƠN

≠

TEN GIATRI

TÍn cÙng ty Công Ty TNHH Phần Mềm Năng Động

Địa chỉ M17 LÊ HOÀNG PHÁI,GÒ VẤP,TP

Mã số thuế 0304733866

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

8

TEN GIATRI

Giám đốc &

039;

Kế toán trưởng &

039;

Người lập sổ &

039;

Thủ Kho &

039;

Thủ Qũy &

039;

Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn F

Theo dõi công nợ theo từng hợp đồng F

Danh sách tài khoản SỔ CÔNG NỢ THEO HÓA ĐƠN [&

039;131&

039;,&

039;331&

039;,&

039;141&

039;]

Danh sách các tài khoản DOANH THU [&

039;511&

039;,&

039;5111&

039;,&

039;5112&

039;,&

039;5113&

039;,&

039;5114&

039;,&

039;711&

039;,&

039;3387&

039;]

Danh sách tài khoản SỔ THEO DÕI CÔNG TRÌNH [&

039;621&

039;,&

039;622&

039;,&

039;131&

039;]

Phương pháp đánh giá hàng tồn kho BQGQL

Theo dõi nhiều kho F

Thư mục lưu file XML của HTTK 130 C:\Program Files\HTKK130\DataFiles\

Tổng hợp chi phí theo TK,ĐTPN,YTCP F

Tổng hợp chi phí theo công trình F

Danh sách tài khoản SỔ CÔNG NỢ THEO ĐỐI TƯỢNG [&

039;131&

039;,&

039;331&

039;,&

039;141&

039;,&

039;136&

039;,&

039;336&

039;]

Kỳ hạch toán 2009

Đường dẫn Thư mục SMART D:\NANGDONG_NET\PMKT_NET\SMART\

Danh sách tài khoản SỔ CÔNG NỢ THEO HỢP ĐỒNG [&

039;1311&

039;,&

039;1312&

039;,&

039;131&

039;]

Theo dõi chi phí theo yếu tố chi phí F

Danh sách tài khoản SỐ YẾU TỐ CHI PHÍ [&

039;6428&

039;,&

039;641&

039;]

Danh sách tài khoản SỔ TỔNG HỢP CHI PHÍ [&

039;6428&

039;,&

039;641&

039;]

Danh sách tài khoản SỔ VÂT TƯ HÀNG HÓA [&

039;1521&

039;,&

039;156&

039;,&

039;1561&

039;,&

039;155&

039;,&

039;002&

039;]

Tiêu đề Menu Bar DYNAMIC SOFTWARE

Theo dõi hàng hóa theo từng lô F

Áp dụng theo quyết định số 15

Theo dıi h‡ng hÛa theo quy c·ch F

Tính số dư trên màn hình nhập F

Danh sách tài khoản CN không bù trừ [&

039;131&

039;,&

039;331&

039;]

Số số lẻ thập phân cho cột số lượng 2

In chứng từ 2 liên trên một trang 2

Theo dõi công nợ theo tuổi F

Tự động tăng số hóa đơn T

Gán số chứng từ bằng số HĐ T

Khóa dữ liệu theo ngày F

Ngày bắt đầu khóa 20090101

Ngày kết thúc khóa 20090331

Danh sách User bị khóa Admin,NHAT,QUANLY

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

10

Tìm tới ID310 năm hiện hành , F10 sữa lại năm bạn muốn

Sau đó tắt phần mềm ra vô lại.

05. Một chức năng mới của phần mềm SmartPro mà chúng ta cần khai báo nếu đơn vị

chúng ta có nhiều kế toán cùng xuất hóa đơn và xuất số lượng hóa đơn nhiều. Đó là chức năng

“Kiểm tra tính hợp lệ của ngày Hóa Đơn “. Với chức năng này phần mềm sẽ khống chế

ng‡y của hóa đơn đầu ra nhập sau sẽ chỉ được phép lớn hơn hoặc bằng hóa đơn đầu ra đã

nhập vào phần mềm trước. Tránh trường hợp hóa đơn xuất sau số hóa đơn lớn hơn lại có ngày

hóa đơn nhỏ hơn dẫn đến sai về mặt pháp lý. Để sử dụng chức năng này bạn hãy vào mục

1ập phát sinh => tab thứ 2 b·o thÙng tin => mục 3 khai báo tùy chọn riêng

\=> di chuyển đến ID250. Ở đây nếu bạn để chữ T thì phần mềm sẽ khóa ngày hóa đơn

như mình nói ở trên. Nếu bạn để chữ F thì bạn được phép nhập thoải mái không bị khóa ngày.

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

11

6. Trường hợp nếu đơn vị của chúng ta có kì hạch toán kh·c 01/01 – 31/12 như thông

thường. Thì phần mềm SmartPro cũng cung cấp cho chúng ta chức năng để chúng ta khai b·o kÏ

hạch toán để tiện cho việc làm báo cáo và in sổ sách. Để sử dụng chức năng này bạn hãy vào mục

1ập phát sinh => tab thứ 2 b·o thÙng tin => mục 3 khai báo tùy chọn riêng =>

di chuyển đến ID026,ID027,ID028. Ở ID026 ta để chữ T nếu kì hạch toán chúng ta khác thông

thường. ID027 v‡ ID028 ta sẽ khai báo kì hạch toán ngày bắt đầu và ngày kết thúc vào đây.

- Sau đó chúng ta sẽ vào mục C. Công cụ tiện ích => 33. Danh mục kì hạch toán để khai

báo giống như hình dưới đây. Như hình minh họa dưới đây là mình khai báo kì hạch toán của

đơn vị này là từ 01/03/2021 đến 28/02/2022 là 1 năm tài chính.

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

13

2.2 b·o số dư đầu kỳ

2.2. Danh mục khách hàng

Trong Smart thì Danh mục khách hàng chính là "danh mục đối tượng pháp nhân"

C·c cột trong danh mục đối tượng pháp nh‚n

≠ Danh mục đối tượng pháp nhân bao gồm người mua, người bán,nhân viên công ty, kho h‡ng.

≠ Cột mã nhân viên tiếp thị và tên nhân viên tiếp thị dùng để theo dõi doanh thu bán hàng theo nhân viên

tiếp thị

≠ Cột mã nhóm và tên nhóm dùng để theo dõi doanh thu bán hàng theo khu vực.

≠ Tại đây ta có thể F10 để khai trực tiếp vào Hoặc ấn Ctrl+N để khai.

≠

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

14

Chú ý : Cột mã đối tượng pháp nhân không được gõ dấu tiếng việt không có chữ Đ,ê,ă

và ký tự đặc biệt.

2.2. Khai báo hệ thống tài khoản

Khai báo số dư đầu kỳ trong “HỆ THỐNG TÀI KHOẢN”.

- Danh mục tài khoản là danh mục lưu tất cả các thông tin về tài khoản bao gồm Mã,Tên,Số dư.

- T ̆y theo đơn vị của bạn có thể thêm bớt xóa sửa tài khoản cho phù hợp với đơn vị của bạn.

- Bạn lấy số dư cuối kỳ của”BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH” kỳ trước nhập vào. Tài khoản nào có dư nợ thì nhập vào

cột dư nợ đầu kỳ t‡i khoản nào có dư có thì nhập vào dư có đầu kỳ. Lưu ý bạn phải nhập vào tài khoản chi tiết

nhất. Khi in bảng Cân đối phát sinh Smart sẽ tự động cộng dồn lên.

- Đối với các tài khoản ngân hàng thì mỗi một tài khoản trong ngân hàng bạn nên đặt cho nó một mã hiệu để

cho dễ quản lý

- Đối với các tài khoản theo đối tượng ví dụ như 131 thì bạn phải khai báo chi tiết từng khách hàng trong sổ công

nợ theo đối tượng. Trong Hệ thống tài khoản bạn chỉ khai báo số tổng.

- Đối với những tài khoản vật tư hàng hóa có theo dõi hàng tồn kho bạn phải khai trong Danh mục vật tư hàng

hóa. Trong Hệ thống tài khoản chỉ khai số tổng.

- Lưu ý: + Đối với tất cả các tài khoản mà bạn sử dụng những tài khoản có chi tiết thì bạn bắt buộc phải khai số

dư ở những tài khoản chi tiết. Ví dụ: TK 111, nếu bạn không sử dụng tiết khoản thì bạn khai số dư ở bên nợ TK

111, còn khi TK này có tài khoản chi tiết là 1111, 1112 thì bạn khai số dư ở 2 TK chi tiết này mà không khai ở TK

111 sau khi in bảng cân đối phát sinh Smart sẽ tự động cộng dồn lên.

+ Khi đặt tiết khoản [TK con] bạn cần chú ý, những tài khoản có cùng cấp với nhau thì sẽ có cùng số ký tự với

nhau, TK có nhiều ký tự hơn sẽ là con của TK ít ký tự hơn, chẳng hạn TK có 4 ký tự sẽ là con của TK có 3 ký tự,

TK có 5 ký tự sẽ là con của TK có 4 ký tự... VD TK mẹ là TK 1121, bạn muốn đặt thêm 2 tiết khoản thì phải đặt là

11211, 11212 chứ không phải đặt là 11211, 112112, như vậy phần mềm sẽ hiểu là TK 112112 là TK con của TK

11211 chứ là TK cùng cấp với TK 11211 vì số ký tự của 112112 nhiều hơn số ký tự của TK 11211 trong cùng 1

dãy số giống nhau.

+ Đối với TK là hàng hóa, nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ như 156,155,152,153.. khai tài khoản chi tiết

cho những tài khoản này bạn phải vào Khai B·o ThÙng Tin - > Cài Đặt Thông Số chọn dòng ID26 s·ch

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

16

+ Tại ô Tài Khoản ta đánh hoặc chọn TK công nợ ví dụ 131 ta muốn khai báo trước Sau đó tại ô MÃ ĐT ta

ấn F4 để list ra danh sách đối tượng pháp nhân để chọn hoặc ấn nút F1 để tìm kiếm tên hoặc mã khách

h‡ng.

- Sau đó enter xuống khai số tiền dư nợ hoặc dư có VND hoặc dư nợ dư dư có USD. Nếu công ty không

theo dõi công nợ USD thì ấn vào ô ẨN để biến mất 2 ô tiền USD tiết kiệm thời gian nhập liệu. Sau đó ta

tiếp tục ấn ENTER cho khách hàng nhảy xuống dưới như trên hình. Phần mềm sẽ tự trả về ô MÃ ĐT để ta

khai khách hàng hoặc nhà cung cấp tiếp theo.

+ Khi khai xong tài khoản công nợ [vd 131] ta tiếp tục chọn tk công nợ tiếp theo và khai tiếp. Khi đã hoàn

thành ta ấn nút LƯU l‡ xong.

+ Sau đó ta tắt [hoặc ấn F7 rồi ESC] bảng SỔ công nợ theo đối tượngì sẽ xuất hiện các công nợ khách

hàng ta vừa khai báo.

Khi bạn khai báo số dư công nợ chi tiết chúng ta tổng hợp lên hệ thống tài khoản, bằng cách chúng ta vào A.

Bảo trì hệ thống => 04. Chuyển số dư các danh mục con về danh mục mẹ bạn chọn mục tương ứng để

kết chuyển về hệ thống tài khoản.

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

17

Chẳng hạn như chúng ta khai b·o số dư dầu kỳ công nợ của nhiều công trình, nhiều hóa đơn ...[Cấp công nợ chi

tiết hơn đối tượng] cho 1 đối tượng thì chúng ta chọn mục cập nhật tương ứng để đưa về danh muc theo đội

tượng trước rồi mới cấp nhật từ cộng nợ theo đối tượng về Hệ thống tài khoản theo sơ đồ sau:

07. Sồ cÙng nợ

theo hóa đơn

08. Sổ công nợ

theo cÙng trÏnh

01. Công nợ

theo đối tượng

01. Hệ thống

tài khoản

2.2. Khai báo số dư đầu kỳ hàng hóa, nguyên vật liệu

Bão trì hệ

thống chọn

mục cập nhật

tương ứng

Bão trì hệ

thống chọn

mục cập nhật

tương ứng

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

19

≠ Cách thực hiện nhập phát sinh như sau:

3 .Nhập phát sinh:

Thao t·c nhập phát chung cho các loại chứng từ trên màn hình nhập:

≠ Nhập phát sinh là khâu quan trọng nhất. Vì vậy bạn hãy đọc kỹ phần này.

Nhập phát sinh chỉ có một màn hình nhập duy nhất. Khi bạn nhập chứng từ nào thì bạn chọn chứng từ

đó từ hộp danh sách [Loại chứng từ gốc] rồi Enter [Bắt buộc phải Enter] rồi nhập thông tin trên chứng

từ vào màn hình nhập.

≠ Chú ý quan trọng: tất cả các theo tác nhập trên màn hình bạn đầu phải dùng phím Enter để nhảy từ ô

n‡y qua Ù kh·c

≠ Bạn nhập thông tin trên hóa đơn lên màn hình nhập này. Đầu tiên là Seri hóa đơn, số hóa đơn, đến

ngày hóa đơn bạn nhấn Enter phần mềm sẽ xuất hiện cho bạn 1 Form Thông tin khách hàng để bạn

nhập thông tin khách hàng vào. Ở Form này bạn nhập Mã KH, nếu khách hàng này chưa có trong danh

mục khách hàng thì bạn có thể tạo mã KH trực tiếp ở đây bằng cách gõ mã mới vào rồi nhấn Enter phần

mềm sẽ hiện Form cho bạn khai thêm khách hàng vào sau khi khai xong bạn nhấn Save lại là xong nó

trở về Form thông tin khách hàng. Sau khi bạn chọn được Mã KH nhấn Enter thì thông tin về địa chỉ, mã

số thuế, sẽ tự động nhảy vào, bạn chỉ việc gõ thêm vào ô Mặt hàng. Những thông tin này sẽ được phần

mềm đẩy qua HTKK, nếu phần này bạn không khai báo gì thì khi kết xuất qua HTKK sẽ không có thông

tin gì cả.

≠ Sau khi nhập đến ô Mặt hàng bạn Enter xuống ô Gán mã ĐTPN, nếu để chữ C có nghĩa là bạn gán thông

tin khách hàng ở trên vào Mã ĐTPNCO trên màn hình nhập phát sinh còn bạn để chữ N thì sẽ g·n thÙng

tin khách hàng vào Mã ĐTPNNO[C: bên có ; N: bên nợ]

≠ Bạn tiếp tục nhấn Enter để xuống ô mã người giao dịch và địa chỉ người giao dịch, thì mặc định phần

mềm sẽ lấy tên và địa chỉ khách hàng ở trên nhưng bạn có thể thay đổi lại theo ý bạn, những thông tin

này sẽ được dùng để in PT hoặc PC nếu bạn thu tiền hoặc chi tiền. Sau khi nhập xong mục này bạn lại

nhấn Enter để qua ô Nhân Viên Bán, bạn nhập mã và tên nhân viên bán nếu bạn muốn theo dõi doanh

thu theo nhân viên bán hoặc nhân viên tiếp thị. Sau khi bạn nhập xong mục này Enter đến ô ghi chú và

bấm Save lại

≠ Sau khi bạn nhập xong thông tin khách hàng và Save lại thì bảng này sẽ đóng lại và trở về màn hình

nhập phát sinh như lúc đầu, lúc này con trỏ chuột của bạn đang nằm ở ô Số chứng từ. Phần mềm sẽ

tự động nhảy số chứng từ, bình thường số chứng từ sẽ nhảy theo tháng, VD bạn nhập phiếu chi số 1 của

tháng 1 thì số chứng từ được đánh là 001/01, số phiếu chi 01 của tháng 2 là 001/02.

≠ Sau khi đánh số chứng từ xong bạn nhấn enter qua ô ngày chứng từ, ngày chứng từ sẽ tự động đánh

theo ngày hóa đơn tuy nhiên bạn có thể sửa lại ngày chứng từ nếu hóa đơn của bạn có thể về trước

hoặc về sau kỳ hạch toán, VD hóa đơn tháng 1 bạn muốn khai thuế trong tháng 2 thì bạn gõ ngày chứng

từ là tháng 2

≠ Sau khi nhập ngày chứng từ bạn enter qua ô HD VAT, ô này dùng cho việc khai báo thuế của bạn, bạn

nhấn F4 phần mềm sẽ xổ xuống cho bạn 1 danh sách bao gồm: V [Thuế đầu vào], R [ Thuế đầu ra],

TT [hóa đơn thông thường,HD trực tiếp], NK [Thuế nhập khẩu], X [Không có thuế] những tờ hóa đơn

nào bạn không muốn khai thuế thì bạn chọn X hoặc TT thì tờ hóa đơn này sẽ không xuất hiện trên tờ

khai thuế,V1, V2, V3, V4, V5 Tương ứng với 5 biểu thuế trong bảng kê đầu vào của hỗ trợ kê khai.

≠ Sau khi chọn ở ô HD VAT bạn enter xuống ô nội dung, ở ô này ghi nội dung diễn giải để in ra số sách.

≠ Tại các Combobox như Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Mã ĐTPN Nợ, Mã ĐTPN Có, Mã YTCP Nợ, Mã YTCP

Có, Mã DM Nợ, Mã DM Co. Bạn nhấn F4 để list lên danh mục. Nhấn F1 để tìm theo tên.

≠ Khi nhập tới Textbox [Tổng tiền] bạn nhấn Enter 2 lần để lưu bút toán nếu chứng từ này còn b ̇t to·n

nữa bạn nhập tiếp cho tới Textbox [Tổng tiền] rồi lại enter 2 lần cứ tiếp tục như vậy cho tới khi nào xong

chứng từ đó thì Nhấn F12 chọn Yes để lưu chứng từ và chuyển sang chứng từ mới hoặc Click vào New

chọn Yes.

≠ Tại các Textbox dữ liệu là dạng Số như [Số lượng], [Đơn giá],[Thành tiền],[Tiền thuế] bạn nhấn F1 để

thực hiện tính toán.

3.1.1ực hiện Nhập phiếu chi [PC]: Chỉ dùng cho phiếu chi tiền mặt

Phòng kinh doanh 028 – ngoài giờ 0907.

Xem s·ch, video hướng dẫn tại Website: phanmemnangdong

ĐT hỗ trợ sử dụng 1900.

20

≠ Bạn chọn chứng từ là PC rồi Enter, khi đó xuất hiện màn hình bạn điền đầy đủ thông tin Mã HD, Ký hiệu

mẫu HD, Seri HĐ, Số HĐ. Nếu l‡m những PC cho những tờ hóa đơn không có Seri, Số hay Ngày HĐ, hay

làm PC cho nội bộ chẳng hạn thì ở những ô này để trống và tại ô HD VAT phải để là X.Đến tại

Ù[Combobox] Ngày HĐ ta Enter thấy xuất hiện Form ThÙng tin kh·ch h‡ng.

≠ Form này dùng để nhập thông tin về khách hàng để in ra báo cáo thuế và in Chứng từ. Nếu bạn không

nhập vào khi cập nhập vào HTKK cột thông tin khách hàng vào mặt hàng sẽ không có.