Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần

Việc đối mặt với các cuộc họp liên miên và các nhiệm vụ khẩn cấp vào phút cuối, mặc dù bận rộn cả ngày nhưng bạn vẫn không đạt được tiến độ nào cho các dự án cũng như hoàn thành công việc có mức độ ưu tiên cao. Đó là lý do tại sao bạn cần có thời gian biểu làm việc. Hy vọng từ bài viết này, bạn sẽ sắp xếp thời gian cho công việc thực sự quan trọng, trong khi vẫn dành thời gian cho phát triển cá nhân, gia đình và bạn bè.

Xem thêm:

Chọn nghề nghiệp phù hợp với bản thân: Tưởng khó mà dễ!15 bí quyết vàng giúp người trẻ thăng tiến trong công việcTrở thành gen Z đa-zi-năng chỉ với 5 khoá học kỹ năng mềm này

Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần

Nhờ sử dụng mẫu thời gian biểu làm việc, bạn sẽ sắp xếp công việc khoa học hơn, có thêm thời gian bên gia đình và cho bản thân.

1. Lợi ích khi lập thời gian biểu làm việc

Cho dù bạn phân chia quỹ thời gian như thế nào thì cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày. Thời gian là một nguồn tài nguyên có hạn và phụ thuộc vào khả năng của bạn để tận dụng. Nếu bạn mất tiền, bạn có thể kiếm lại được. Tuy nhiên, thời gian thì không như vậy. Bạn không thể níu kéo thời gian đã trôi qua. Sau đây là một số lợi ích của việc lập thời gian biểu khoa học cho người đi làm, giúp bạn tối đa hóa thời gian của mình.

Trước khi xem qua lợi ích khi lập thời gian biểu, bạn có thể tìm hiểu thêm 5 sai lầm về quản lý thời gian mà bạn đang mắc phải

1.1. Bạn có thêm động lực để hoàn thành mục tiêu

Khi bạn có một bảng thời gian biểu chi tiết bằng văn bản, nó tương tự như việc duy trì một danh sách “việc cần làm” liên tục. Hoàn thành và kiểm tra các hạng mục trong kế hoạch sẽ giúp thúc đẩy bạn hoàn thành các mục tiêu dự án. Mỗi hạng mục bạn hoàn thành thể hiện sự thành công cho bạn và doanh nghiệp đang làm. Ngay cả khi bạn không đáp ứng được mốc thời gian đó, bạn có thể sử dụng lại thông tin để đưa ra ước tính thực tế hơn cho loại dự án đó trong tương lai.

1.2. Cải thiện kỹ năng giao tiếp làm việc nhóm

Khi bạn lập thời gian biểu cho các dự án của mình, nó cũng giúp cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Tất cả các thành viên sẽ có nguyên tắc chung để tuân theo khi làm việc. Nếu bất kỳ đồng nghiệp nào của bạn bối rối về quy trình, họ có thể chỉ cần tham khảo kế hoạch bằng văn bản. Với tư cách là người thiết kế thời gian biểu làm việc, bạn cũng có thể sử dụng kế hoạch làm kim chỉ nam khi giao tiếp với nhóm của mình tại cuộc họp. Vì mọi thứ đều được viết ra, nên có rất ít chỗ cho những bất đồng hoặc nhầm lẫn.

1.3. Kiểm soát chi phí

Một bảng thời gian biểu được thực hiện tốt sẽ giúp bạn quản lý chi phí dự án của mình hiệu quả hơn. Khi xây dựng kế hoạch, bạn có thể liệt kê mức đầu tư ước tính cần thiết để hoàn thành từng bước sau đó tính tổng chi phí của dự án. Khi bạn điều hướng từng bước trong kế hoạch của mình, bạn có thể theo dõi mức độ bám sát của bạn với ước tính chi phí của mình, thực hiện các điều chỉnh và khám phá các tùy chọn thay thế nếu bạn thấy rằng quy trình hành động ban đầu không phù hợp với ngân sách của bạn.

1.4. Chuẩn bị cho bất ngờ

Một lợi ích khác của thời gian biểu cho người đi làm là bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn cho những trường hợp xảy ra bất ngờ so với việc không vạch ra kế hoạch từ trước. Một kế hoạch toàn diện bao gồm nhiều giải pháp. Bạn dễ dàng điều chỉnh cũng như lên kế hoạch B nếu kế hoạch A không giải quyết triệt để tình huống phát sinh.

Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần

Thời gian biểu giúp bạn hoàn thành tốt mục tiêu, cải thiện kỹ năng, kiểm soát chi phí, đối mặt với những bất ngờ và bạn trở thành phiên bản tốt nhất

Biết trước mọi thông tin hấp dẫn nhất từ Beto

Theo dõi Beto và nhận tin tức về hơn 1000 khoá học dành riêng cho hành trình đi tìm thành công của bạn!

Chỉ 100 người đăng ký đầu tiên được nhận quà. Chúc mừng bạn đã nằm trong top. Quà sẽ chuyển đến inbox ngày Beto ra mắt.

2. Những lưu ý khi lập thời gian biểu

Chọn khoảng thời gian cố định bạn sẽ ngồi lập thời gian biểu, ví dụ vào đầu mỗi tuần hoặc tháng. Điều quan trọng nhất khi chọn công cụ lập kế hoạch là công cụ đó cho phép bạn nhập dữ liệu dễ dàng và cho phép bạn xem khoảng thời gian thích hợp (ngày / tuần / tháng) ở mức độ chi tiết mà bạn cần. Khi bạn đã quyết định công cụ nào bạn muốn sử dụng, hãy lưu ý 6 bước sau:

2.1. Xác định thời gian dành cho mục đích cụ thể

Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn dành cho công việc của mình. Bao nhiêu thời gian bạn dành cho công việc sẽ phản ánh sự sắp xếp và mục tiêu cá nhân của bạn trong cuộc sống. Ví dụ: nếu bạn đang thúc đẩy việc thăng chức, bạn nên thận trọng khi làm việc ngoài giờ mỗi ngày để thể hiện sự cống hiến của mình. Mặt khác, nếu bạn muốn có nhiều thời gian cho các hoạt động ngoài công việc, bạn có thể quyết định làm theo giờ hành chính và không làm nữa.

2.2. Lên lịch cho các hoạt động cần thiết

Tiếp theo, hạn chế các hành động ảnh hưởng năng suất hoàn thành tốt công việc. Ví dụ, nếu bạn quản lý mọi người, hãy đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để giải quyết các vấn đề cá nhân, hướng dẫn và giám sát của các thành viên trong nhóm. Ngoài ra, hãy dành thời gian để giao tiếp với sếp và những người quan trọng xung quanh bạn.

2.3 Lên lịch các hoạt động có mức độ ưu tiên cao

Xem lại danh sách việc cần làm trong thời khóa biểu làm việc của bạn và lên lịch cho các hoạt động khẩn cấp và có mức độ ưu tiên cao, cũng như các nhiệm vụ thiết yếu không thể được ủy quyền hoặc tránh né. Cố gắng sắp xếp vào những thời điểm trong ngày khi bạn làm việc hiệu quả nhất. Ví dụ: một số người tràn đầy năng lượng và hiệu quả nhất vào buổi sáng, trong khi những người khác tập trung hiệu quả hơn vào buổi chiều hoặc buổi tối.

Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần

Xác định và phân loại công việc giúp bạn dễ dàng kiểm soát

2.4. Lên lịch thời gian dự phòng

Tiếp theo, hãy sắp xếp thêm thời gian để đối phó với những trường hợp bất thường và khẩn cấp. Nếu bạn không sắp xếp thời gian này, trường hợp khẩn cấp sẽ vẫn xảy ra và bạn sẽ phải làm việc muộn. Học cách quản lý chúng có thể giảm lượng thời gian dự phòng mà bạn cần dành ra. Khó có thể dự đoán trước được một số gián đoạn, nhưng để lại một số khoảng trống trong thời gian biểu làm việc của bạn sẽ mang lại cho bạn sự linh hoạt cần thiết để sắp xếp lại các công việc và giải quyết với các vấn đề khi phát sinh.

2.5. Lên lịch thời gian tùy ý

Khoảng thời gian bạn còn lại trong bảng kế hoạch là “thời gian tùy ý”: thời gian có sẵn để thực hiện các ưu tiên và đạt được mục tiêu của bạn. Xem lại danh sách việc cần làm, mức độ ưu tiên và các mục tiêu phát triển cá nhân của bạn, đánh giá khoảng thời gian bạn cần để đạt được .

2.6. Phân tích hoạt động của bạn

Bạn có thể hoàn thành bằng cách ủy quyền cho người khác, thuê ngoài hoặc sử dụng công nghệ để tự động hóa càng nhiều công việc càng tốt. Điều này sẽ giúp bạn để đạt được mục tiêu của mình. Nếu bạn thấy rằng thời gian của mình vẫn còn hạn chế, thì bạn có thể cần phải thương lượng lại khối lượng công việc của mình hoặc yêu cầu trợ giúp. Sử dụng thời gian biểu đã chuẩn bị của bạn làm bằng chứng. Điều này chứng tỏ cho sếp của bạn thấy bạn là người có cách tổ chức tốt như thế nào và có thể khiến họ dễ dàng tiếp nhận yêu cầu của bạn hơn!

Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần

Luôn dành ra thời gian đánh giá lại những hoạt động khi bạn đã thực hiện chúng qua thời gian biểu để cải thiện thêm

3. Làm việc đơn giản hơn với 10 mẫu thời gian biểu cực chi tiết

Chúng tôi đã tập hợp 10 mẫu thời gian biểu làm việc hàng ngày tốt nhất để cung cấp cho bạn, đáp ứng nhu cầu quản lý thời gian. Bạn sẽ tìm thấy các loại mẫu thời gian biểu có thể tải xuống, mẫu lịch làm việc hàng tuần, mẫu lịch luân chuyển công việc… ở định dạng Excel và Word giúp việc lập kế hoạch và theo dõi lịch trình dễ dàng hơn và mang tính linh hoạt cao.

3.1.  Mẫu thời gian biểu làm việc của nhân viên

Mẫu thời gian biểu này hiển thị lịch làm việc hàng tuần và tính toán số giờ được trả và chi phí lao động dựa trên dữ liệu của bạn. Bạn có thể điều chỉnh ngày bắt đầu trong tuần và các ca làm việc có thể được đánh dấu để chỉ định ca ngày, ca đêm, giờ nghỉ hoặc ca làm việc khác của nhân viên.

Mời bạn tải link tại đây.

3.2. Mẫu thời gian biểu làm việc hai tuần một lần

Mẫu thời gian biểu hai tuần một lần này cho phép bạn lập kế hoạch trước và xem đầy đủ hai tuần, kể cả cuối tuần. Các ngày được chia thành các phân đoạn theo giờ từ 7:00 sáng đến 6:00 tối. Mẫu này có thể được tùy chỉnh để thay đổi ngày hoặc khoảng thời gian và có thể được in dưới dạng tài liệu trống nếu bạn cần điền bằng tay.

Mời bạn tải link tại đây.

Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần

Thời gian biểu giúp bạn làm việc hiệu quả

3.3. Mẫu thời gian biểu làm việc hàng tuần

Mẫu thời gian biểu hàng tuần đơn giản này có một cột cho tên nhân viên và các nhiệm vụ, theo sau là các cột cho mỗi ngày trong tuần, bao gồm cả cuối tuần. Ở trên cùng, hãy chỉ định lịch trình dành cho bộ phận nào và tùy chỉnh tuần để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn.

Mời bạn tải link tại đây.

3.4. Mẫu thời gian biểu làm việc của nhân viên

Mẫu thời gian biểu ca làm việc của nhân viên này hiển thị các ca làm việc hàng ngày của từng nhân viên, được chia nhỏ theo giờ và có phòng để phân công nhiệm vụ hoặc khu vực làm việc. Định dạng cơ bản giúp nhân viên dễ sử dụng và dễ đọc.

Mời bạn tải link tại đây.

3.5. Mẫu thời gian biểu luân chuyển công việc

Lịch trình luân phiên có thể khiến việc lập kế hoạch và duy trì tổ chức trở nên khó khăn hơn. Mẫu thời gian biểu luân chuyển công việc này hiển thị lịch trình hàng tuần cho mỗi tháng. Bao gồm mọi tháng trong năm, tạo ra một cái nhìn hàng năm về lịch trình luân chuyển công việc.

Bạn có thể tải link ở đây.

3.6. Mẫu lịch làm việc hàng tuần vào Thứ Hai-Chủ Nhật

Luôn có những công ty với lịch làm việc hàng tuần hiển thị từ Thứ Hai đến Chủ Nhật. Mỗi ngày được in đậm và dễ nhìn, và mỗi ngày được chia thành ba phần: sáng, chiều và tối trong biểu mẫu này.

Bạn sẽ tải link tải ở đây.

3.7. Lịch làm việc theo ca

Tương tự như mẫu luân chuyển công việc ở trên, thời gian biểu này cung cấp chế độ xem hàng năm nhưng ở dạng lịch. Định dạng cho phép bạn nhanh chóng hình dung một tuần làm việc cho bất kỳ tuần nào trong năm. Ca ngày và ca đêm được phân biệt rõ ràng, có thể kể cả ngày nghỉ hoặc ngày nghỉ.

Tải link ở đây.

3.8. Làm việc cuối tuần thứ 7 đến chủ nhật từ 8h sáng đến 6h chiều

Bạn có những công việc freelancer vào cuối tuần? Vậy thì đây sẽ là mẫu thời gian biểu cực kỳ phù hợp cho bạn. Loại mẫu này giúp bạn phân chia công việc một cách cân đối từ 8h sáng đến 6h chiều. Mời bạn tải mẫu thời gian biểu.

Link tải ở đây.

3.9. Làm việc thứ 2 đến chủ nhật từ 8h sáng đến 6h chiều

Bạn quản lý một cửa hàng cà phê có nhân viên làm việc từ thứ 2 đến chủ nhật. Bảng thời gian biểu sau sẽ giúp bạn phân chia công việc cho nhân viên một cách hợp lý, tránh những phát sinh xảy ra một cách tối thiểu.

Link tải ở đây.

3.10. Làm việc thứ 2 đến chủ nhật 24 tiếng mỗi ngày

Bạn có một đội ngũ chăm sóc khách hàng làm từ thứ 2 đến chủ nhật. Vậy thì hãy tải ngay bản thời gian biểu này để phân chia, theo dõi tiến độ của nhân viên bạn nhé. Link tải dành cho bạn ở đây.

Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần

Tận dụng những công cụ có sẵn để đẩy nhanh tiến độ công việc

Thời gian không phải là nguồn tài nguyên vô hạn. Bằng cách quản lý thời gian hiệu quả, mọi người có thể tận dụng tối đa thời gian. Không quản lý thời gian có nghĩa là bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian và không thể lấy lại được. Sở hữu một thời gian biểu làm việc khoa học sẽ mở ra một thế giới đầy tiềm năng. Bạn có thể cải thiện sự tự tin và năng suất của mình bằng cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian đầu tiên. Bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi làm ra những sản phẩm tốt nhất. Bạn cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình và chăm sóc sức khỏe của chính mình. Nhìn chung, bạn sẽ cải thiện cuộc sống của mình rất nhiều!

Nguồn tham khảo: 

  1. mindtools.com
  2. smallbusiness.chron.com
  3. smartsheet.com

Xem thêm:

Đồ cắm trại đi picnic: Chọn sao cho đúng, đủ, đẹp?Top 5 khóa học miễn phí nâng cao năng lực bản thânKiềm chế cảm xúc: Bí kíp phát triển bản thân để thành công

Không thể tìm thấy resource này

Tải thêm tài liệu liên quan đến bài viết Mẫu lập thời gian biểu cá nhân trong tuần