Ma trận rủi ro là ma trận 2D tính điểm rủi ro cho một rủi ro nhất định. Rủi ro là một sự kiện không chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến dự án. Người quản lý dự án cố gắng giảm thiểu rủi ro hoặc mối đe dọa tiêu cực và tăng cường rủi ro hoặc cơ hội tích cực
Ma trận rủi ro là một công cụ quan trọng đối với nhóm dự án vì nó giúp thiết lập các định nghĩa chung về mức độ nghiêm trọng và xác suất của rủi ro
Điểm Rủi ro của một rủi ro là mức độ nghiêm trọng nhân với xác suất. Đây là công thức được sử dụng trong quá trình Phân tích rủi ro định tính để xác định xem rủi ro có mức độ ưu tiên Cao, Trung bình hay Thấp. Chỉ những rủi ro có mức độ ưu tiên cao mới được chuyển sang quy trình Phân tích rủi ro định lượng, trong đó nhóm dự án sẽ đánh giá lượng dự trữ dự phòng có thể được dành riêng
Điểm rủi ro = Mức độ nghiêm trọng * Xác suất
Để tạo Ma trận rủi ro của riêng bạn khi bạn làm theo hướng dẫn này, hãy tải xuống mẫu excel miễn phí này
Các thành phần của Ma trận rủi ro
Phân loại rủi ro
1. Rủi ro bên ngoài. Rủi ro từ các nhà cung cấp bên thứ ba, nhà cung cấp dịch vụ, liên minh, thị trường bên ngoài, các yếu tố chính trị, xã hội, văn hóa và môi trường
2. Rủi ro công nghệ. Rủi ro phát sinh từ công nghệ không ổn định
3. Rủi ro của các bên liên quan. Thiếu sự hỗ trợ, thất bại trong quản lý, cơ cấu tổ chức
4. Rủi ro pháp lý. Không tuân thủ các quy tắc và quy định, chính sách
5. Rủi ro thực hiện dự án. Rủi ro phát sinh do thiếu nguồn lực, phạm vi dự án được quản lý kém, quản lý không cam kết
6. Rủi ro pháp lý. Không tuân thủ pháp luật hiện hành, chuẩn mực đạo đức
7. Phát hành rủi ro. Rủi ro phát sinh do giao sản phẩm, dịch vụ không thành công
8. Rủi ro danh tiếng. Rủi ro từ trải nghiệm, phản hồi, nhận thức tiêu cực của khách hàng đến uy tín của tổ chức trên thị trường
Mô tả rủi ro
Cung cấp các yếu tố rủi ro liên quan đến phân loại rủi ro cụ thể
Mức độ ảnh hưởng
Cung cấp mức độ nghiêm trọng của tác động từ 1 – 5, với 5 là tác động cao nhất và 1 là tác động nhỏ nhất
1. Ít hoặc không có tác động
2. tác động nhỏ
3. Tác động vừa phải
4. Bị ảnh hưởng đáng kể
5. tác động cao nhất
Ghi chú. Các loại mức độ nghiêm trọng của rủi ro có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức của bạn. Bạn có thể tham khảo PMO của mình hoặc xem qua cơ sở dữ liệu bài học kinh nghiệm để tìm các ví dụ về ma trận rủi ro từ các dự án trước đó. Ví dụ: thay vào đó, một số dự án sử dụng 'Không đủ điều kiện', 'Cận biên', 'Nghiêm trọng' và 'Thảm họa' làm mức độ nghiêm trọng của rủi ro
Xác suất rủi ro
Xác định xác suất rủi ro sẽ xảy ra. Cung cấp xác suất 1 – 5 với 5 là cao nhất và 1 là xác suất nhỏ nhất
1. = 10%
3. > 25%
4. > 50%
5. > 75%
Một lần nữa, giống như mức độ nghiêm trọng của rủi ro, các loại xác suất rủi ro có thể thay đổi tùy thuộc vào các quy tắc của tổ chức bạn hoặc hoàn cảnh dự án
Điểm rủi ro
Điểm rủi ro bằng với thời gian tác động Xác suất
Kế hoạch ứng phó
Lập kế hoạch ứng phó rủi ro dựa trên điểm số rủi ro. Kế hoạch cơ sở như Kế hoạch sửa chữa, Kế hoạch phòng ngừa và Kế hoạch cảnh báo
Có tinh thần trách nhiệm
Người chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch ứng phó
Mốc thời gian
Thời gian thực hiện kế hoạch ứng phó
Định nghĩa chung
Gặp gỡ nhóm của bạn để thiết lập các định nghĩa chung về mức độ nghiêm trọng và xác suất. Đảm bảo rằng nhóm dự án của bạn biết và đóng góp vào Ma trận rủi ro
Các thành viên khác nhau trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm chăm sóc các rủi ro khác nhau trong dự án của bạn. Nếu không có các định nghĩa chung, một thành viên trong nhóm có thể xếp hạng rủi ro là Mức độ ưu tiên cao, trong khi một thành viên khác có thể xếp hạng rủi ro tương tự là Mức độ ưu tiên thấp
Các định nghĩa có thể được bao gồm trong cùng một tài liệu như Ma trận rủi ro hoặc trong một tệp riêng
Điểm rủi ro
Bước cuối cùng là điền vào Điểm rủi ro của bạn. Ví dụ: rủi ro có xác suất cao và mức độ nghiêm trọng cao sẽ nhận được điểm rủi ro có mức độ ưu tiên cao. Rủi ro có xác suất thấp và mức độ nghiêm trọng thấp sẽ nhận được điểm rủi ro có mức độ ưu tiên thấp
Bạn và nhóm của bạn cần điền vào mọi ô trong Sổ đăng ký rủi ro. Mỗi ô đại diện cho điểm rủi ro của mức độ nghiêm trọng và xác suất rủi ro giao nhau
Dưới đây là một ví dụ về Ma trận rủi ro
Các vấn đề với Ma trận rủi ro
Mặc dù Ma trận Rủi ro là một công cụ dự án quan trọng, nhưng nó có một số sai sót
Ngay cả với các định nghĩa về rủi ro, mức độ nghiêm trọng và xác suất của rủi ro vẫn mang tính chủ quan.
Xảy ra lỗi. Rủi ro có mức độ ưu tiên thấp có thể được chỉ định mức độ ưu tiên cao. Do đó, nhiều nguồn lực sẽ được phân bổ cho rủi ro này hơn mức cần thiết.
Mặc dù có những trở ngại, Ma trận rủi ro vẫn rất quan trọng trong quản lý rủi ro. Nó được lưu trữ ở phần cuối của dự án. Nó cũng giúp nhóm dự án hoàn thành Sổ đăng ký rủi ro
Mẫu ma trận rủi ro 5x5 là một công cụ được sử dụng để đo lường mức độ rủi ro theo khả năng xảy ra và tác động của chúng đối với một tổ chức. Nó trình bày thông tin rủi ro bằng cách sử dụng ma trận dạng bảng được mã hóa màu với hệ thống chia tỷ lệ số mở rộng. Hình dung chuyên sâu này cho phép các cán bộ quản lý dự án và sức khỏe và an toàn [H&S] thực hiện cách tiếp cận chi tiết hơn trong việc tính toán rủi ro và đưa ra các chiến lược can thiệp phù hợp
Mẫu ma trận rủi ro 5x5 chung
Tải xuống mẫu miễn phí
Mẫu ma trận rủi ro 5x5 này cung cấp một khuôn khổ để xác định mức độ rủi ro của dự án, quy trình hoặc môi trường làm việc. Cán bộ an toàn và quản lý dự án có thể sử dụng mẫu này để đánh giá rủi ro hoặc nguy cơ tiềm ẩn theo xác suất hoặc tác động của nó đối với các hoạt động của họ. Mẫu này cũng có giao diện đơn giản nhưng có thể tùy chỉnh để người dùng dễ dàng truy cập ở mọi cấp độ. Với mẫu ma trận rủi ro 5x5 này, bạn có thể làm như sau
- Cho biết tên dự án và các chi tiết liên quan
- Gán giá trị tương ứng cho khả năng xảy ra và tác động của rủi ro bằng cách sử dụng thanh trượt
- Đề xuất các giải pháp và biện pháp kiểm soát phù hợp để giải quyết rủi ro tiềm ẩn
- Hoàn thành mẫu với chữ ký điện tử
- Xem trước báo cáo kỹ thuật số mẫu
- Xem trước báo cáo PDF mẫu
Mẫu ma trận rủi ro 5×5. SafetyCulture [trước đây là iAuditor]
trong bài viết này
- Thuận lợi
- Nó nên bao gồm những gì?
- Cách sử dụng Mẫu ma trận rủi ro 5x5 [+ Ví dụ]
- Câu hỏi thường gặp về Mẫu ma trận rủi ro 5x5
- Giải quyết rủi ro một cách hiệu quả với SafetyCulture
- Mẫu ma trận rủi ro 5x5 có liên quan
Thuận lợi
Mẫu ma trận rủi ro 5×5 là một công cụ đánh giá rủi ro có giá trị cho các dự án, hệ thống quản lý, nơi làm việc và các công việc tương tự. Dưới đây là ba cách bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng công cụ này
Hợp lý hóa đánh giá rủi ro
Đầu tiên, nó cung cấp một cách tiếp cận hiệu quả và có cấu trúc hơn để đánh giá rủi ro. Một mẫu đã bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết trong ma trận rủi ro để giúp bạn tiết kiệm thời gian sao chép thủ công mỗi lần. Bằng cách này, bạn có thể tiến hành đánh giá rủi ro mà không lo bỏ sót bất kỳ hạng mục quan trọng nào
Trực quan hóa thông tin rủi ro
Mẫu ma trận rủi ro này cũng trình bày một bức tranh rõ ràng về rủi ro theo các mức độ xác suất và hậu quả. Các giá trị số trong ma trận có cách tiếp cận định lượng để hiểu mức độ nghiêm trọng của từng yếu tố rủi ro với độ sâu hơn. Trong khi đó, hệ thống mã màu của nó cho phép bạn xác định chính xác các khu vực có nguy cơ cao cần chú ý ngay lập tức
Thiết lập các Chương trình An toàn và Sức khỏe Tuân thủ
Bằng cách đơn giản hóa quy trình này, việc tuân theo các yêu cầu và tiêu chuẩn pháp lý đối với các chương trình sức khỏe và an toàn từ [nhưng không giới hạn ở] các cơ quan sau trở nên dễ dàng hơn
- Giám đốc Sức khỏe và An toàn [HSE] – Ở Vương quốc Anh, việc đánh giá rủi ro là bắt buộc để xác định những rủi ro tiềm ẩn đối với nhân viên tại nơi làm việc và có hành động phù hợp
- Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp [OSHA] – Mặc dù không phải là yêu cầu tuân thủ pháp luật, nhưng OSHA của chính phủ Hoa Kỳ khuyến nghị nên kết hợp các đánh giá rủi ro và nguy cơ trong chương trình an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc
- Trung tâm An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp Canada [CCOHS] – Trung tâm này cũng coi việc đánh giá rủi ro là một phần không thể thiếu trong sáng kiến an toàn và sức khỏe mạnh mẽ
Nó nên bao gồm những gì?
Mẫu ma trận rủi ro 5×5 thường bao gồm các yếu tố sau
- Xác suất – Còn được gọi là khả năng xảy ra, nó đo lường khả năng xảy ra rủi ro trong một dự án hoặc tổ chức
- Tác động – Còn được gọi là mức độ nghiêm trọng hoặc hậu quả, nó cho biết mức độ rủi ro sẽ ảnh hưởng đến dự án hoặc tổ chức
- Mức độ rủi ro – Giá trị này phản ánh mức độ đe dọa mà rủi ro tiềm ẩn gây ra cho dự án hoặc tổ chức theo khả năng xảy ra và tác động của nó
- Khuyến nghị – Trường này cho phép bạn liệt kê các biện pháp kiểm soát rủi ro thích hợp để chống lại, giảm thiểu hoặc quản lý mối đe dọa tiềm ẩn
Cách sử dụng Mẫu ma trận rủi ro 5×5 [+ Ví dụ]
Sau khi tìm hiểu về các thành phần của ma trận rủi ro 5x5, đã đến lúc áp dụng kiến thức này vào thực tế. Dưới đây là năm bước để sử dụng mẫu này, cùng với một ví dụ
Bước 1. Thiết lập chi tiết dự án
Trước khi vạch ra bối cảnh rủi ro, điều quan trọng là phải cung cấp thông tin cơ bản về hệ thống, dự án hoặc nơi làm việc sẽ được đánh giá. Do đó, bước đầu tiên là phác thảo thông tin cần thiết về hoạt động đang được xem xét, bao gồm cả những rủi ro tiềm ẩn đối với nhân viên và tổ chức của bạn
Bước 2. Xác định xác suất rủi ro
Khi các chi tiết dự án hoàn tất, đã đến lúc xây dựng mẫu ma trận rủi ro 5×5 của bạn. Bắt đầu bằng cách xác định khả năng rủi ro sẽ xảy ra trong dự án, hệ thống hoặc nơi làm việc của bạn dựa trên hệ thống tính điểm 1-5 như sau
- Hiếm – có ít hơn 10 phần trăm khả năng rủi ro xảy ra
- Không chắc – có thể xảy ra nhưng chỉ với ít hơn 50 phần trăm cơ hội
- Trung bình - có khả năng xảy ra với tỷ lệ cược còn lại là 50. chia 50
- Có khả năng - nhiều khả năng xảy ra hơn, với tỷ lệ cược dao động từ 60-80 phần trăm
- Gần như chắc chắn – rất có khả năng xảy ra, với hơn 80 phần trăm khả năng xảy ra
Bước 3. Xác định tác động rủi ro
Tiếp theo, bạn sẽ cần xếp hạng mức độ mà một yếu tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động mà bạn đang đánh giá. Vì đây là mẫu ma trận rủi ro 5×5 nên nó sẽ tuân theo thang điểm từ 1-5 như sau
- Không đáng kể – hậu quả không đáng kể mà không gây hại nghiêm trọng
- Nhẹ – hậu quả tối thiểu, dẫn đến thương tích nhẹ hoặc bệnh tật
- Đáng kể – hậu quả có thể kiểm soát được, gây hại có thể cần điều trị ngắn hạn
- Lớn – hậu quả nghiêm trọng, dẫn đến thiệt hại lâu dài
- Nghiêm trọng – hậu quả tàn khốc, dẫn đến tử vong và thiệt hại thảm khốc
Bước 4. Tính toán mức độ rủi ro tổng thể
Khi bạn đã xếp hạng Xác suất và Tác động của một yếu tố rủi ro, hãy xác định mức độ rủi ro bằng cách nhân hai giá trị này. Kết quả có thể nằm trong khoảng từ sau
- Chấp nhận được [1-4] – không cần thực hiện thêm hành động nào
- Đầy đủ [5-9] – cần quan sát và đánh giá thêm
- Có thể chấp nhận được [16-10] – yêu cầu giám sát thường xuyên và can thiệp cải tiến
- Không thể chấp nhận [17-25] – tạm dừng hoạt động và ban hành hành động khắc phục
Bước #5. Cung cấp đề xuất
Mẫu ma trận rủi ro 5×5 này đưa mọi thứ lên một tầm cao mới thông qua giải quyết rủi ro chủ động. Đối với phần này, bạn có thể đề xuất các biện pháp kiểm soát rủi ro và các biện pháp can thiệp phù hợp để ngăn ngừa, giảm thiểu hoặc quản lý các rủi ro hiện có
Xem ví dụ bên dưới để có bức tranh hoàn chỉnh về cách thức hoạt động của mẫu ma trận rủi ro 5x5 trong cài đặt vận chuyển hàng tồn kho
Mẫu ma trận rủi ro 5×5 – Báo cáo mẫu. Văn hóa an toàn
Câu hỏi thường gặp về Mẫu ma trận rủi ro 5×5
Làm cách nào để bạn tạo mẫu ma trận rủi ro 5×5?
- Đặt xác suất rủi ro vào trục Y [cột] của mẫu bằng cách sử dụng hệ thống xếp hạng 1-5 [1 = Hiếm, 5 = Gần như Chắc chắn]
- Chèn tác động rủi ro vào trục X [hàng] của mẫu theo cùng tỷ lệ 1-5 [1 = Không đáng kể, 4 = Nghiêm trọng]
- Xác định mức độ rủi ro bằng cách nhân Xác suất với Tác động
- Theo công thức trên, gán một giá trị số [1-25] và màu [xanh lá cây đến đỏ] cho mỗi ô trong ma trận
Có định dạng chuẩn cho mẫu ma trận rủi ro không?
Các mẫu ma trận rủi ro thường có ba định dạng. ma trận rủi ro 3×3, ma trận rủi ro 4×4 và ma trận rủi ro 5×5. Mỗi ma trận mô tả các mức độ tác động và khả năng xảy ra khác nhau, tùy thuộc vào thang đo bạn muốn sử dụng
Các mức độ rủi ro trong mẫu ma trận rủi ro 5×5 là gì?
Trong mẫu ma trận rủi ro 5×5, các cấp độ rủi ro như sau.
- Chấp nhận được – không cần thực hiện thêm hành động nào nhưng hãy đảm bảo duy trì các biện pháp kiểm soát.
- Đầy đủ – xem xét để phân tích thêm.
- Có thể chấp nhận được – xem xét kịp thời để thực hiện các chiến lược cải tiến.
- Không thể chấp nhận – ngừng hoạt động và xác nhận hành động ngay lập tức.
Giải quyết rủi ro một cách hiệu quả với SafetyCulture
Các nhà quản lý chất lượng, quản lý dự án và nhân viên an toàn biết cách đánh giá rủi ro không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động nào của tổ chức. Để hợp lý hóa quy trình này, họ có thể tận dụng tối đa các mẫu ma trận rủi ro bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số
SafetyCulture là phần mềm đánh giá rủi ro và an toàn từng đoạt giải thưởng được hơn 1 triệu công nhân trong nhiều ngành khác nhau tin tưởng. Nó tận dụng một bộ các tính năng mạnh mẽ để hỗ trợ các nhóm an toàn, dự án và chất lượng trong việc chủ động xác định và giải quyết các rủi ro vận hành và an toàn. Với SafetyCulture, bạn có thể số hóa các chức năng sau để đánh giá rủi ro
- Tải xuống hoặc xây dựng mẫu ma trận rủi ro 5×5 của riêng bạn để xác định, đo lường và phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong các cài đặt khác nhau
- Tạo các báo cáo ma trận rủi ro chuyên nghiệp ở định dạng Word, PDF và Web và lưu trữ chúng trong kho lưu trữ trực tuyến để tham khảo trong tương lai
- Báo cáo các vấn đề trong quá trình kiểm tra để nhanh chóng hành động ngay lập tức, phát hiện những thiếu sót ngay từ đầu và đảm bảo thực hiện đúng các chiến lược quản lý rủi ro
- Xem xét các xu hướng và mô hình định kỳ từ các lần kiểm tra trước đó và có được thông tin chi tiết có thể hành động để đánh giá rủi ro và quy trình ra quyết định
- Tích hợp mẫu ma trận rủi ro 5×5 của bạn với các chương trình phần mềm ưa thích của bạn, chẳng hạn như Microsoft Excel và Word
Các mẫu ma trận rủi ro 5×5 có liên quan
cung cấp bởi
Mẫu đánh giá rủi ro
Tải xuống mẫu miễn phí
Sử dụng mẫu đánh giá rủi ro này để ghi lại các mối đe dọa tiềm ẩn tại nơi làm việc của bạn. Bắt đầu ghi lại các rủi ro liên quan đến một quy trình, nhiệm vụ hoặc nơi làm việc với phần mô tả và tệp đính kèm phương tiện [ảnh và video] làm bằng chứng. Sau đó, cho điểm các yếu tố nguy cơ này và chỉ định các biện pháp kiểm soát phù hợp. Hoàn thành biểu mẫu này với các đề xuất của bạn và đăng xuất bằng chữ ký điện tử của bạn
cung cấp bởi
Mẫu xếp hạng rủi ro
Tải xuống mẫu miễn phí
Sử dụng mẫu này để xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro ở cấp độ chi tiết. Bắt đầu bằng cách mô tả chi tiết từng mối nguy hiểm tại nơi làm việc và chụp ảnh cũng như chú thích theo yêu cầu. Tiếp theo, đánh giá mức độ rủi ro của nó và đính kèm ghi chú hoặc mục hành động khắc phục khi cần thiết. Sau đó, chọn các điều khiển thích hợp từ hệ thống phân cấp điều khiển. Hoàn thành mẫu này với các đề xuất và chữ ký của bạn
Chuyên gia nội dung SafetyCulture
Leizel Estrellas
Leizel Estrellas là người viết nội dung và nhà nghiên cứu cho SafetyCulture. Quá trình học tập và đào tạo chuyên nghiệp của cô ấy với tư cách là một nhà nghiên cứu cho phép cô ấy viết những bài báo có ý nghĩa tạo ra tác động lâu dài. Là một chuyên gia nội dung, cô ấy cố gắng thúc đẩy văn hóa an toàn tại nơi làm việc thông qua nội dung thân thiện với người đọc và dễ tiếp cận. Với công việc chất lượng cao của mình, cô ấy rất muốn giúp các doanh nghiệp trong các ngành xác định các vấn đề và cơ hội để cải thiện mỗi ngày