Khi làm việc với nhiều trang tính trong Excel, đôi khi bạn có thể cần chỉnh sửa cùng một ô trong tất cả các trang tính [hoặc áp dụng định dạng nhất định cho cùng một ô/phạm vi trong tất cả các trang tính]
Bạn có thể dễ dàng nhóm các trang tính trong Excel để bạn có thể thực hiện các thay đổi cùng một lúc [thay vì đi đến từng trang tính một và thực hiện các thay đổi]
Để cung cấp cho bạn một ví dụ, giả sử bạn có một sổ làm việc có nhiều trang tính [một trang tính cho mỗi tháng]. Bây giờ, trong dữ liệu này, bạn muốn thêm một mục mới [Máy tính xách tay] vào ô A7 trong tất cả các trang tính này
Với khả năng nhóm các trang tính trong Excel, tôi có thể nhóm tất cả các trang tính trước và sau đó tôi chỉ cần thực hiện mục này một lần và nó sẽ tự động được thêm vào tất cả các trang tính
Hãy xem các tình huống khác nhau mà bạn có thể nhóm các trang tính trong Excel và một số điều quan trọng cần ghi nhớ
Hướng dẫn này bao gồm
Nhóm một số trang tính đã chọn
Thỉnh thoảng. bạn có thể chỉ muốn nhóm một số trang tính cụ thể và thực hiện các thay đổi trong các trang tính này
Tôi thường làm điều này khi tôi phải ẩn một vài trang tính. Thay vì ẩn từng cái một, tôi chỉ cần nhóm các trang tính này lại và sau đó ẩn tất cả chúng cùng một lúc
Trong trường hợp bạn có nhiều trang tính và muốn nhóm một vài trong số này lại, hãy làm theo các bước dưới đây
- Chọn bất kỳ một trong các trang tính mà bạn muốn được nhóm
- Giữ phím Control trên bàn phím của bạn
- Sử dụng chuột/bàn di chuột của bạn để chọn tất cả các trang tính mà bạn muốn được nhóm [giữ phím Control trong khi thực hiện việc này]
- Để lại phím điều khiển
Các bước trên sẽ nhóm tất cả các trang tính đã chọn
Bạn cũng sẽ có thể nhìn thấy các trang tính đã được nhóm một cách trực quan [màu thay đổi thành màu xám nhạt như hình bên dưới]
Khi bạn đã nhóm các trang tính, bất kỳ điều gì bạn làm trong trang tính đang hoạt động cũng sẽ được thực hiện trong tất cả các trang tính được nhóm khác. Ví dụ: với các trang tính này được nhóm lại, nếu tôi nhập bất kỳ văn bản nào vào ô A1 trong trang tính đang hoạt động, nó cũng sẽ được thêm vào ô A1 trong tất cả các trang tính khác được nhóm
Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn nhập cùng một công thức vào cùng một ô trong nhiều trang tính. Hoặc thực hiện thay đổi định dạng trong tất cả các trang tính. Vì vậy, thay vì làm từng cái một, bạn chỉ có thể nhóm các trang tính này lại và thực hiện những gì bạn muốn một lần duy nhất trên trang tính đang hoạt động
Ghi chú. Khi bạn nhóm các trang tính trong Excel, từ Nhóm sẽ được thêm vào trước tên sổ làm việc. Đây cũng là một cách nhanh chóng để kiểm tra xem sổ làm việc có bất kỳ trang tính nào được nhóm hay không
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để nhập công thức, thay đổi/áp dụng định dạng ô, thêm/xóa hàng và cột, v.v. Tất cả những thay đổi này sẽ được áp dụng cho tất cả các trang tính được nhóm
Mẹo chuyên nghiệp. Nếu muốn nhóm các sheet liên tiếp trong Excel, bạn có thể chọn sheet đầu tiên, giữ phím shift rồi chọn sheet cuối cùng. Thao tác này sẽ chọn tất cả các trang tính ở giữa
thận trọng. Khi bạn nhóm một số trang tính đã chọn, những trang tính này vẫn được nhóm ngay cả khi bạn bấm vào một số trang tính khác được nhóm. Ví dụ: nếu bạn đã nhóm các trang tính tháng 1, tháng 3 và tháng 4 và bạn chuyển từ trang tính tháng 1 sang trang tính tháng 3, các trang tính này sẽ vẫn được nhóm
Bỏ nhóm một số trang tính đã chọn
Nếu bạn đã nhóm một số hoặc tất cả các trang tính và bạn muốn tách một số trang tính cụ thể, bạn cũng có thể thực hiện việc đó
Dưới đây là cách tách nhóm một số trang tính đã chọn
- Giữ phím Điều khiển
- Nhấp vào tất cả các Trang tính mà bạn muốn tách nhóm
- Bỏ phím Control
Thao tác này sẽ hủy nhóm các trang tính đã chọn nhưng vẫn giữ nguyên nhóm các trang tính còn lại
Nhóm tất cả các Worksheet
Trong trường hợp bạn muốn nhanh chóng chọn và nhóm tất cả các trang tính cùng một lúc, bạn có thể sử dụng các bước dưới đây
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab trang tính nào
- Nhấp vào tùy chọn 'Chọn tất cả các Trang tính'
Một cách nhanh chóng khác để nhóm tất cả các trang tính trong Excel là sử dụng phím Shift
- Chọn trang tính đầu tiên [tab ngoài cùng bên trái]
- Giữ phím Shift
- Bấm vào trang tính cuối cùng trong sổ làm việc [tab ngoài cùng bên phải]
- Bỏ phím Shift
Bỏ nhóm tất cả các Worksheet
Nếu bạn muốn hủy nhóm tất cả các trang tính trong một lần, hãy làm theo các bước bên dưới
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab trang tính được nhóm nào
- Bấm vào Ungroup Sheets
Một cách khác để hủy nhóm tất cả các trang tính là nhấp vào bất kỳ tab trang tính nào [không phải là tab trang tính đang hoạt động]
Thận trọng khi nhóm các trang tính
Khi bạn nhóm các trang tính, có thể bạn quên hủy nhóm các trang tính này và tiếp tục làm việc với nó. Điều này có nghĩa là bất cứ điều gì bạn làm khi các trang tính được nhóm sẽ xảy ra trong tất cả các trang tính được nhóm
Điều này đặc biệt xảy ra khi bạn chỉ nhóm một số trang tính cụ thể. Trong trường hợp này, ngay cả khi bạn đi đến các trang tính khác [cũng là một phần của nhóm], thao tác này sẽ không hủy nhóm các trang tính
Làm thế nào để tránh điều này?
Bạn có thể thận trọng hơn khi làm việc với các trang tính được nhóm. Có một vài dấu hiệu trực quan có thể giúp bạn nhận thấy rằng các trang tính đang ở chế độ nhóm
- Tên của sổ làm việc lấy từ [Nhóm] được thêm vào tên [ở cuối sổ làm việc]
- Các trang tính được nhóm có màu hơi khác [xám nhạt]
Một điều khác bạn có thể làm để đảm bảo rằng bạn không bị mất bất kỳ công việc nào vì điều này là tạo một bản sao lưu. Trong trường hợp xấu nhất, nó sẽ cho phép bạn lấy lại công việc của mình [trước khi bạn nhóm các trang tính]
Bất chấp tất cả các tín hiệu trực quan, tôi đã thấy mọi người [bao gồm cả tôi] làm rối tung lên vì họ quên tách nhóm các trang tính. Vì vậy, hãy hết sức thận trọng khi sử dụng chức năng nhóm các trang tính