Nội dung tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng cách thực hiện một số nghiệp vụ kế toán về Quỹ - Chi tiền mặt trên phần mềm iKeToan™, theo những nội dung như sau:
1. Mang tiền mặt gửi vào ngân hàng
2. Trả trước tiền hàng cho Nhà cung cấp bằng tiền mặt
3. Trả tiền nợ cho Nhà cung cấp bằng tiền mặt
4. Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt
5. Trả lương bằng tiền mặt
6. Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt
7. Nộp các loại thuế khác bằng tiền mặt [GTGT, TNDN, TTĐB...]
8. Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt
9. Chi khác bằng tiền mặt
1. Mang tiền mặt gửi vào ngân hàng:
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Khi tiền mặt tại quỹ lớn hơn mức quy định, công ty sẽ mang tiền mặt nộp vào tài khoản tại ngân hàng. Khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Kế toán thanh toán tiền mặt lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.
- Kế toán thanh toán ngân hàng nhận tiền từ thủ quỹ để ra ngân hàng nộp tiền vào tài khoản. Còn thanh toán kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
2. Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Trường hợp công ty ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp, khi đó sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty phải trả trước tiền mua hàng, nhân viên mua hàng sẽ yêu cầu chi tiền.
- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập
chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số
tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
3. Trả tiền nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Khi công ty trả nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi trả nợ hoặc công ty [nhà cung cấp] đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
4. Tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt:
Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách... bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
5. Trả lương bằng tiền mặt:
Nợ TK 334 Phải trả người lao động
Hàng tháng, căn cứ vào Bảng lương đã được duyệt, bộ phận nhân sự sẽ gửi yêu cầu trả lương cho bộ phận kế toán. Khi đó sẽ phát sinh các hoạt động:
- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.
- Nhân sự nhận tiền và căn cứ vào bảng lương để tiến hành trả lương cho nhân viên. Còn kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
6. Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt:
Nợ TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Khi công ty phát sinh nghiệp vụ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu bằng tiền mặt, sẽ phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào số thuế GTGT phải nộp do cơ quan hải quan xác định, nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng nhập khẩu yêu cầu chi tiền mặt để nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu.
- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt
- Sau khi nộp thuế xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp thuế của Kho bạc.
- Kế toán thanh toán sau khi nhận được giấy xác nhận nộp thuế sẽ kê khai hoá đơn nhập khẩu lên bảng kê thuế GTGT mua vào.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
7. Nộp các loại thuế khác bằng tiền mặt [GTGT, TNDN, TTĐB, ...]:
Nợ TK 33311 Thuế GTGT đầu ra
Nợ TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
Nợ TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu
Nợ TK 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
Nợ TK 3335 Thuế thu nhập cá nhân
Nợ TK 3336 Thuế tài nguyên
Nợ TK 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất
Nợ TK 3338 Thuế Bảo vệ môi trường và các loại thuế khác
Nợ TK 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp: thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN, thuế tiêu thụ đặc biệt... thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, TTĐB, thuế môn bài... kế toán thuế yêu cầu chi tiền nộp thuế.
- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Kế toán thuế nhận tiền và nộp thuế vào tài khoản của cơ quan thuế. Còn kế toán thanh toán thì căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
8. Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt:
Nợ TK 3382 Kinh phí công đoàn
Nợ TK 3383 Bảo hiểm xã hội
Nợ TK 3385 Bảo hiểm thất nghiệp [TT133]
Nợ TK 3386 Bảo hiểm thất nghiệp [TT200]
Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp bảo hiểm cho nhân viên, thường phát sinh các hoạt động sau:
- Căn cứ vào Bảng lương của nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệp nộp bảo hiểm sẽ lập yêu cầu chi tiền mặt để nộp bảo hiểm.
- Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt
- Sau khi nộp bảo hiểm xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp bảo hiểm của cơ quan bảo hiểm.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.
9. Chi khác bằng tiền mặt:
Nợ TK 121 Chứng khoán kinh doanh
Nợ TK 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn [TT200]
Nợ TK 1386 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược [TT133]
Nợ TK 341 Vay và nợ thuê tài chính
Nợ TK 336 Phải trả nội bộ
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp [TT200]
Nợ TK 6421, 6422 Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp [TT133]
Khi phát sinh các nghiệp vụ chi khác bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:
- Kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
- Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu chi để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ.
- Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
- Trên thanh tiêu đề, nhấn chọn “Chứng từ” > “Hóa đơn đầu vào”.
- Bảng Quản lý mua vào: “Phiếu chi” > “Tạo mới” > nhập chi tiết thông tin phiếu chi [số chứng từ, đối tượng, người nhận, lý do chi, số tiền,...] > “Lưu”.
- Định khoản chứng từ: nhấn chọn “Định khoản” > chọn tài khoản Nợ/Có tương ứng > “Ghi [F5]”.
- Người dùng tùy chọn “Thao tác” > “Sửa, Xóa, In, Định khoản,..” theo nhu cầu sử dụng.