Quy trình quản lý thư viện trường học

Quản lý quy trình cho thư viện – cụm từ chắc hẳn gây “nhức não” không chỉ những người trực tiếp tham gia vào quy trình này. Mà còn khiến cho những người quan sát xung quanh cũng thấy “nhức đầu” không kém. Cùng 1Office tìm hiểu xem những điều cần biết như thế nào nhé!

1. Mục đích của quản lý quy trình cho Thư viện

Quản lý quy trình thư viện có mục đích là đáp ứng nhu cầu về tài liệu tham khảo. Việc này sẽ phục vụ các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Các tài liệu, sách của công ty sẽ được sắp xếp và quản lý tại thư viện chung. 

Xem thêm: Top 7 phần mềm quản trị sản xuất được doanh nghiệp SMEs tin dùng

2. Quản lý quy trình cho Thư Viện

Quy trình quản lý cho thư viện là khâu khá phức tạp và gây đau đầu cho nhiều doanh nghiệp. 1Office xin gợi ý tới bạn những nội dung trong quản lý quy trình cho thư viện.

Xem thêm: Theo dõi tiến độ sản xuất bằng phần mềm mới nhất 2021

2.1 Quản lý nội dung

Bước đầu tiên đó chính là quản trị nội dung. Đây là công việc mà doanh nghiệp nào cũng cần phải làm để có được một thư viện sách. Xác định rõ loại thông tin, tài liệu nào mà nhân viên cần cho công việc tại công ty. Giúp cho nhân viên có thể nâng cao kiến thức và chất lượng công việc. 

Trong mỗi doanh nghiệp, hằng năm phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch các loại tài liệu cần thiết để sử dụng và ngân sách đính kèm.

2.2 Xác định đối tượng mượn sách 

Đối tượng mượn sách của thư viện doanh nghiệp là ai? Tuỳ thuộc vào văn hoá và quyết định của từng công ty. Mà đối tượng mượn sách cũng khác nhau. Để quản lý quy trình cho thư viện tốt tại khâu này, bạn cần nhận được sự thống nhất giữa các phòng ban.

Lưu ý: Khi nhân viên mượn sách trong thư viện công ty cần mượn đúng mục đích. Đó là phục vụ cho nhu cầu bản thân. Không mượn cho người khác và không cho người khác mượn. 

Cần chú ý hạng mục đơn từ trước khi mượn sách tại thư viện. Để tránh việc nhầm lẫn hoặc mất sách. Và nên giới hạn thời gian mượn sách tối đa khoảng 10 ngày. 

2.3 Quản lý tài liệu

Trong quản lý thư viện thì nhất định phải chú ý đến thao tác quản lý tài liệu.  Đối với mỗi loại tài liệu, loại sách cần phải có một mã số quản lý riêng. Và đặc biệt cần để trong khu vực riêng có ghi chú bên ngoài – thuận tiện cho việc tìm kiếm.  Bên cạnh đó, phải có danh sách chi tiết ở ngoài. Và các tài liệu cần được dễ dàng sắp xếp theo mã số tăng dần từ trái sang phải. 

Trong Quản lý quy trình cho thư viện thì khâu quản lý tài liệu dễ gây nhầm lẫn nhất.

2.4 Quy trình cho mượn sách

Khi nhân viên cần mượn tài liệu trong thư viện, nhân viên quản lý cần kiểm tra danh mục ưu tiên. Và giải quyết những trường hợp ưu tiên trước. Tiếp sau đó cần kiểm tra các tài liệu, sách trong thư viện. Và thao tác cho mượn. Sau khi hoàn thành mượn sách cần cho nhân viên ký tên để đáp ứng quy trình mượn sách. 

3. Chính sách xử lý đối tượng vi phạm

3.1 Đối với đối tượng quá hạn thời gian mượn sách

Mỗi doanh nghiệp cần xác định được loại hình sách mà mình cung cấp như thế nào? Thời gian đọc cần lâu hay nhanh, từ đó xác định thời hạn cho mượn sách. Nên thống nhất quy định rõ ràng, nếu nhân viên chưa tham khảo xong. Cần gia hạn sách khi tới hạn trả sách. Còn đối với đối tượng khác thì cần trả sách trước hoặc đúng thời gian yêu cầu. 

Nếu quá thời gian cho mượn sách, thì thư viện có thể đặt ra quy định như phạt quá hạn. Nếu quá thời hạn từ 1-2 tháng chưa trả thì xử lý dưới trường hợp mất sách.

3.2 Đối với trường hợp sách, tài liệu bị hư hỏng. 

• Nếu sách, tài liệu bị hư hỏng không quá 5% vẫn có thể tiếp tục sử dụng, tài liệu.
• Trường hợp hư hỏng từ 5-15%, có thể xử phạt như trường hợp quá hạn sách, tài liệu. 
• Trường hợp hư hỏng trên 15%, không thể sử dụng được thì xử lý như trường hợp mất sách, tài liệu. 

Nhìn chung Quản lý quy trình cho thư viện gồm những giai đoạn như trên. Tuy nhiên, phụ thuộc vào văn hoá, quy mô của từng doanh nghiệp. Để từ đó có thể điều chỉnh nội dung của từng hạng mục khác nhau. 

Tham khảo thêm các thông tin về 1Office: TẠI ĐÂY

Mô hình quản lý thư viện? Quy trình nghiệp vụ quản lý Thư viện?

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động thư viện, tuy vậy hoạt động quản lý là yếu tố quan trọng nhất, bởi một mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp và phương pháp, cơ chế quản lý khoa học sẽ đem lại những lợi ích vô cùng to lớn: tiết kiệm chi phí và thời gian, tiết kiệm sức lao động, giảm thiểu những hư hao vật chất, tăng năng suất lao động và tạo được hiệu quả cao nhất trong công việc. Như vậy, một mô hình quản lý hiệu quả, một quy trình nghiệp vụ quản lý chuyên nghiệp sẽ quyết định đến tính sự duy trì và phát triển của một thư viện. Trong bài viết dưới đây, Luật Dương Gia sẽ có những phân tích cụ thể về mô hình quản lý thư viện, quy trình nghiệp vụ quản lý thư viện để giúp người đọc có cái nhìn rõ ràng hơn về các nội dung này.

Trước khi đi vào phân tích, tác giả cung cấp khái niệm về thư viện, được ghi nhận tại Khoản 1, Điều 3 Luật Thư viện năm 2019 như sau: “Thư viện là thiết chế văn hóa, thông tin, giáo dục, khoa học thực hiện việc xây dựng, xử lý, lưu giữ, bảo quản, cung cấp tài nguyên thông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng.” .

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Mô hình quản lý thư viện?

Tương tự như các lĩnh vực khác, xem xét từ bản chất quản lý thư viện vẫn là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Nếu căn cứ trên qui mô (phạm vi) quản lý thư viện được phân chia thành quản lý vĩ mô và quản lý vi mô. Xem xét từ bình diện vi mô quản lý thư viện được hiểu là quản lý trong thư viện hay trung tâm thông tin. Với cách tiếp cận này, chủ thể quản lý là cán bộ quản lý gồm ban giám đốc, trưởng các phòng, bộ phận, nhóm… Khách thể quản lý là nhân viên cấp dưới (người làm công tác thư viện); Các yếu tố liên quan đến hoạt động chuyên môn (nguồn lực thông tin, hoạt động xử lý tổ chức thông tin, dịch vụ thông tin thư viện, người dùng tin); Cơ sở vật chất, trang thiết bị.

Mô hình quản lý thư viện là cách thức tổ chức hoạt động của thư viện nhằm đảm bảo sự vận hành đồng bộ, hài hòa, hợp lý giúp cho thư viện đạt hiệu quả tốt nhất trong hoạt động chức năng của nó.

Mô hình quản lý thư viện không được quy định trong các văn bản pháp luật mà chỉ được các thư viện linh hoạt, chủ động áp dụng để phù hợp với các loại hình thư viện. Trong một môi trường quản lý với sự hỗ trợ của pháp luật người quản lý thư viện có thể lựa chọn áp dụng mô hình quản lý mở, linh hoạt, bởi mọi quan hệ được điều tiết bằng pháp luật sẽ đảm bảo để vận hành hiệu quả mô hình này. Ngược lại trong một môi trường quản lý không được điều tiết bằng luật pháp buộc người quản lý phải lựa chọn mô hình đóng nhằm thống nhất mệnh lệnh và duy trì được sự ổn định của thư viện.

Phần lớn, các thư viện hoạt động theo mô hình:

– Quản lý: Phục vụ công tác giám sát, thông tin và quản lý toàn bộ hoạt động chung của thư viện.

– Quản lý bạn đọc: Quản lý cộng đồng bạn đọc và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn độc như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ,…

– Bổ sung: Thực hiện công tác bổ sung vốn tài liệu của thư viện, quản lý từ khi đặt mua đến khi tài liệu được xếp lên giá.

– Biên mục: Thực hiện công tác biên mục bao gồm nhập mới, sửa chữa, xóa duyệt, thao tác xử lý, phân tích tổng hợp tài liệu nhằm giúp người dùng nắm được thông tin về mọi mặt của tài liệu- nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành chọn lựa phù hợp với yêu cầu tìm tin. Nói tóm lại, biên mục nhằm mục đích tổ chức hệ thống thông tin hiện đại cho phép tìm kiếm thông tin đơn giản, nhanh chóng, dễ dàng và nâng cao hiệu quả khái thác thông tin. Ngoài ra, còn thực hiện việc thu thập thông tin, tư liệu qua Internet, TV, CDROM, …và biên tập các nguồn thông tin tư liệu này nhằm tạo ra nguồn thông tin số hóa đáp ứng yêu cầu khai thác của bạn đọc và thống nhất với nguồn thông tin, tư liệu của thư viện.

– Quản lý mượn- trả: thực hiện nghiệp vụ mượn, trả sách và quản lý bạn đọc. Đây cũng là các tác nghiệp cơ bản của nghiệp vụ quản lý thư viện truyền thống.

– Nhóm tra cứu: Đây là nhóm bạn đọc hoặc khách tham quan, những người cần tra cứu thông tin tài liệu có trong thư viện để tìm những thông tin cần thiết.

– Ấn phẩm đình kỳ: quản lý các ấn phẩm lặp lại mang nhiều đặc thù riêng với các mực đình kỳ xê dịch từ nhật báo hàng ngày đến các ấn phẩm hàng năm như niêm giám hoặc thưa hơn nữa.

2. Quy trình nghiệp vụ quản lý Thư viện?

Cũng tương tự như mô hình quản lý thư viện, quy trình nghiệp vụ quản lý thư viện không có một quy chuẩn cụ thể và thường rất phức tạp, không được ghi nhận trong các văn bản pháp luật.

Nghiệp vụ được hiểu là các hoạt động chuyên môn gắn với người quản lý. Quản lý thư viện là hoạt động quản lý nhiều nội dung, vì vậy, ở phần này, tác giả chỉ cung cấp quy trình của một trong các nội dung quản lý thư viện, cụ thể là quản lý các hoạt động nghiệp vụ.

Quản lý hoạt động nghiệp vụ thư viện chính là quản lý các quy trình công nghệ trong thư viện, trong đó tập trung vào những khâu công việc chủ yếu như: Quản lý hoạt động phát triển nguồn lực thông tin; Quản lý hoạt động xử lý và tổ chức thông tin; Quản lý dịch vụ thông tin thư viện; Quản lý người dùng tin.

Bước 1: Lập kế hoạch hoạt động.

Trong quản lý các hoạt động nghiệp vụ thư viện việc lập kế hoạch là hết sức cần thiết bởi nó giúp cho thư viện ứng phó nhanh với sự thay đổi của các hoạt động này. Một kế hoạch tốt không chỉ do những người lãnh đạo quản lý xây dựng, mà nó cần được xây dựng dựa trên sự huy động trí tuệ của đông đảo nhân viên, thông qua việc đóng góp ý kiến hoặc tham gia trực tiếp vào việc xây dựng kế hoạch. Thậm chí tại một số thư viện việc lập kế hoạch được giao cho một phòng thực hiện nếu không có cơ chế phối hợp khoa học sẽ không thể có được những kế hoạch tốt.

Quá trình lập kế hoạch trong các thư viện hiện đại Việt Nam chưa tuân thủ tốt các quy trình. Phần lớn các thư viện đã bỏ qua những công đoạn quan trọng như đánh giá môi trường, tìm kiếm và rà soát các phương án thực hiện hay xây dựng các kế hoạch bổ trợ.

Bước 2: Tổ chức thực hiện các hoạt động.

Trong quản lý thư viện tổ chức các hoạt động nghiệp vụ cần bắt đầu bằng sự phân hoạch để tạo lập ra các phòng ban, bộ phận hay nhóm chuyên môn cần thiết cho thư viện. Hoạt động này liên quan đến việc thiết lập cơ cấu tổ chức trong thư viện. Việc thiết lập nên các phòng ban, bộ phận chuyên môn trong thư viện là rất cần thiết nó sẽ giúp cho việc quản lý được thuận tiện, hiệu quả bởi tính chất công việc, mục tiêu cụ thể của mỗi hoạt động chuyên môn trong thư viện có sự khác nhau.

Việc tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn là người quản lý phải tạo ra được sự liên kết phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban và cá nhân thông qua phân công nhiệm vụ, quyền hạn và thiết lập các quy trình công việc.

Trong quản lý thư viện việc xây dựng quy trình thực hiện các công việc cho từng vị trí là rất cần thiết. Mục tiêu của hoạt động này một mặt hỗ trợ người thực hiện công việc, mặt khác nhằm đảm bảo để các công việc
được triển khai theo đúng qui trình thống nhất đã được thiết lập.

Bước 3: Kiểm soát hoạt động.

Thực chất của kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ chính là vận dụng những nội dung của chức năng kiểm tra trong quản lý thư viện  nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động này. Đây là nội dung rất quan trọng trong quản lý các hoạt động chuyên môn bởi thông qua hoạt động kiểm tra chủ thể quản lý có thể biết được hiệu quả thực hiện công việc, giảm thiểu những rủi ro và có sự điều chỉnh kịp thời khắc phục những yếu kém để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định.

Thực hiện kiểm soát các hoạt động chuyên môn trong quản lý thư viện cần lưu ý những vấn đề như: Sự đa dạng của các hình thức kiểm tra; Sự tuân thủ các bước của qui trình kiểm tra.

Trong một thư viện truyền thống để thực hiện chức năng kiểm tra người quản lý thường sử dụng các công cụ, phương pháp truyền thống để có được các căn cứ đánh giá năng lực hiệu quả của nhân viên. Trong thư viện hiện đại những thành tựu của KH&CN cung cấp cho người quản lý nhiều công cụ mới.

Việc thực hiện chức năng kiểm tra đã được hầu hết các thư viện Việt Nam thực hiện với nhiều hình thức kiểm tra khác nhau. Tuy nhiên nhiều hình thức kiểm tra như kiểm tra liên tục, kiểm tra đột xuất, kiểm tra trước và trong khi triển khai công việc đã không được nhiều thư viện thực hiện. Thực tế này có những đã có những ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các thư viện hiện đại. Bởi, trong quản lý thư viện việc thực hiện nhiều hình thức kiểm tra là cần thiết, có những hình thức kiểm tra giúp người cán bộ quản lý có thể giúp người quản lý ngăn ngừa được những rủi ro trước khi sự việc diễn ra.