Chúng ta thường thấy mình thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong Excel. Nếu bạn thực hiện bất kỳ quy trình nào sau đây, thì có lẽ bạn đã cảm thấy thất vọng vì việc này có thể mất bao nhiêu thời gian
- Ẩn và hiện trang tính cho gói báo cáo hàng tháng
- Sắp xếp bảng tính theo màu tab hoặc tên
- Thêm nhiều trang tính vào sổ làm việc
- Đổi tên một loạt các sheet
Hầu hết các nhiệm vụ này KHÔNG phải là phần thú vị trong công việc của chúng tôi. Chúng chỉ đơn giản là những việc chúng ta phải làm để hoàn thành báo cáo để chúng ta có thể gửi báo cáo đó cho sếp, khách hàng hoặc khán giả của mình
Những nhiệm vụ này không chỉ nhàm chán mà còn làm mất thời gian cho các dự án quan trọng hơn. Các dự án sẽ giúp tạo ra tác động lớn hơn trong tổ chức và sự nghiệp của bạn
Làm thế nào chúng ta có thể tự động hóa điều này?
Khi tôi bắt đầu thêm nhiều tính năng hơn vào Tab Hound, tôi nhanh chóng nhận ra rằng tôi muốn nó có thể tự động hóa nhiều tác vụ phức tạp hơn mà tôi thực hiện với trang tính của mình. Điều này bao gồm các quá trình như
- Đổi tên nhiều Sheet cùng lúc
- Sắp xếp lại các sheet trong workbook
- Thay đổi màu sắc của tất cả các tab một cách nhanh chóng
- Ẩn và hiện sheet dựa trên một số tiêu chí như tháng hiện tại
- Thêm một loạt các trang tính mới với tên và màu tab cụ thể
Một số trong số này có thể ở dạng như cửa sổ Tab Hound, nhưng rất khó để phát triển theo cách dễ dàng cho người dùng. Đây là nơi bổ trợ Tab Control ra đời
Tôi muốn thực hiện các thay đổi hàng loạt đối với các trang tính trong sổ làm việc của mình theo cách nhanh chóng và đơn giản
Phần bổ trợ Kiểm soát tab hoàn thành việc này thông qua quy trình gồm 3 bước đơn giản
Điều khiển tab – 3 bước đơn giản để tự động hóa
Bước #1 – Tạo Danh sách Tất cả Trang tính trong Sổ làm việc
Với một lần bấm nút, Điều khiển tab sẽ thêm một trang tính mới vào cuối sổ làm việc của bạn có chứa danh sách tất cả các trang tính trong sổ làm việc đó
Bước #2 – Thực hiện thay đổi đối với danh sách trang tính
Sau đó, bạn có thể thay đổi danh sách trang tính. Điều này bao gồm thay đổi tên trang tính, màu tab, thứ tự tab, ẩn/hiện trang tính và thêm trang tính mới
Trong ví dụ bên dưới, tôi đã thay đổi tên trang tính trong cột B và cũng thay đổi màu tab bằng cách tô màu cho các ô
Bước #3 – Áp dụng Thay đổi cho Sổ làm việc
Khi bạn đã hoàn tất việc thực hiện các thay đổi, bạn chỉ cần nhấp vào nút Chạy Cập nhật và Điều khiển Tab sẽ cập nhật sổ làm việc với các thay đổi của bạn
Đó là một cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện nhiều thay đổi đối với các trang tính trong tệp của bạn
Môi trường quen thuộc – Bảng tính Excel
Phần hay nhất về Kiểm soát tab là bạn thực hiện tất cả những thay đổi này trong một môi trường mà bạn quen thuộc, trang tính Excel. Bạn có thể sử dụng các tính năng tích hợp sẵn của Excel để thực hiện tất cả các loại thay đổi đối với trang tính của mình. Một số công cụ này bao gồm
- Tìm và Thay thế để nhanh chóng thay đổi tên trang tính
- Lọc các menu thả xuống để sắp xếp các trang tính theo màu sắc hoặc thứ tự bảng chữ cái
- Công thức và Hàm để thay đổi tên trang tính hoặc tạo logic điều kiện
- Tự động điền và sao chép/dán để thêm hoặc thay đổi trang tính
Hãy xem một vài ví dụ về tốc độ cập nhật trang tính của bạn
Ví dụ #1 – Cập nhật nhanh tên trang tính bằng Tìm & Thay thế
Giả sử bạn có 6 trang tính trong sổ làm việc có chứa từ "pivot" trong tên trang tính và bạn muốn thay đổi từ này thành "báo cáo" để thay thế
Thông thường, bạn sẽ phải bấm đúp vào từng tab trong sổ làm việc và dán từ “báo cáo” lên trên từ “pivot”. Điều này sẽ yêu cầu rất nhiều lần nhấp chuột
Với Điều khiển tab, bạn có thể sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Excel để tìm từ “pivot” trong danh sách trang tính và thay thế từ đó bằng “báo cáo”. Sau đó nhấn nút Cập nhật và tất cả các trang tính sẽ ngay lập tức được cập nhật với các thay đổi của bạn
Nhấn vào đây để tải xuống điều khiển tab ngay hôm nay
Ví dụ #2 – Sắp xếp Trang tính theo Màu Tab với Bộ lọc
Bây giờ, giả sử bạn muốn dọn dẹp sổ làm việc của mình và nhóm tất cả các trang tính theo màu tab. Điều này sẽ mang lại cho nó một cái nhìn rõ ràng hơn mà khán giả của bạn sẽ đánh giá cao
Nếu sổ làm việc của bạn có nhiều hơn 10 hoặc 20 trang tính thì bạn sẽ mất nhiều thời gian để kéo các trang tính theo thứ tự màu
Với Điều khiển tab, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp danh sách trang tính bằng tính năng Bộ lọc của Excel. Màu tô của mỗi ô trong danh sách trang tính biểu thị màu tab cho trang tính đó. Vì vậy, bạn có thể sắp xếp theo màu tô bằng menu thả xuống Bộ lọc. Bạn cũng có thể sắp xếp các tờ theo thứ tự bảng chữ cái. Khi bạn đã sắp xếp danh sách trang tính, hãy nhấn nút Cập nhật điều khiển tab để cập nhật ngay sổ làm việc với các thay đổi của bạn
Nhấn vào đây để tải xuống điều khiển tab ngay hôm nay
Ví dụ #3 – Ẩn và bỏ ẩn trang tính dựa trên tiêu chí
Trong ví dụ này, chúng tôi có một sổ làm việc chứa một vài trang tính cho mỗi tháng trong năm. Hàng tháng, chúng tôi cần hiện các trang tính của tháng này và ẩn các trang tính còn lại trước khi gửi tệp cho khán giả của mình
Nếu đây là quy trình bạn thực hiện ngay bây giờ, thì bạn biết rằng bạn không thể bỏ ẩn nhiều trang tính cùng một lúc trong Excel. Thay vào đó, bạn phải bỏ ẩn từng trang một và điều này có thể rất tốn thời gian
Với Tab Control, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình này đơn giản chỉ bằng một nút bấm. Cột C trong danh sách trang tính TabControl hiển thị trạng thái hiển thị của từng trang tính. Giá trị TRUE có nghĩa là trang tính hiển thị, FALSE có nghĩa là trang tính bị ẩn
Bạn có thể thay đổi các giá trị trong cột C để kiểm soát xem trang tính bị ẩn hay hiển thị khi quá trình Cập nhật được chạy
Để làm điều này nhanh hơn nữa, bạn có thể thêm công thức vào các ô trong cột C để tự động cập nhật trạng thái hiển thị [TRUE/FALSE] dựa trên một số tiêu chí. Trong ví dụ trên, tôi đã thêm một công thức IF vào cột C để trả về TRUE nếu cột D khớp với ô G3. Khi tôi thay đổi ô G3 thành tháng hiện tại, các giá trị trong cột C sẽ tự động cập nhật
Tất cả những gì tôi phải làm là nhấn nút Chạy Cập nhật và Điều khiển Tab sẽ ẩn và hiện tất cả các trang tính cho tôi. Báo cáo của tôi đã sẵn sàng để gửi chỉ sau vài cú nhấp chuột
Điều này thoạt nghe có vẻ phức tạp, nhưng vấn đề là bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh danh sách trang tính Điều khiển tab để tự động hóa quy trình ẩn và hiện trang tính của bạn. Bạn có thể rất sáng tạo với điều này và làm cho việc cập nhật báo cáo của bạn cực kỳ dễ dàng
Nhấn vào đây để tải xuống điều khiển tab ngay hôm nay
Không cần mã hóa
Nếu bạn muốn tự động hóa bất kỳ ví dụ nào ở trên, thông thường bạn sẽ cần viết một macro cụ thể cho từng quy trình. Tab Control làm tất cả điều này cho bạn
Đây là một công cụ rất linh hoạt với khả năng không giới hạn
Tiềm năng và tính linh hoạt không giới hạn
Bạn có thể có một sổ làm việc ngay bây giờ chứa 50 tab khác nhau, mỗi tab được gắn nhãn tên của một nhân viên. Bạn có thể đã nghĩ, “Tôi ước những tên tab này được gắn nhãn [họ, tên] thay vào đó. Sẽ thật tuyệt nếu chúng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Nhưng không có cách nào tôi sẽ dành thời gian để làm tất cả những điều đó một cách thủ công. ”
Well Tab Control có thể giải quyết tác vụ này trong khoảng 20 giây. Bằng cách sử dụng một vài công thức và tính năng sắp xếp, bạn có thể thực hiện tất cả những thay đổi này để nhanh chóng sắp xếp sổ làm việc của mình
Nhận kiểm soát tab
Hiện tại, bạn chỉ có thể nhận được Điều khiển tab bằng bổ trợ Tab Hound. Kết hợp lại, hai bổ trợ này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các công việc hàng ngày của mình