Sự khác nhau cơ bản giữa máy scan và máy photocopy
Với công nghệ ngày càng hiện đại, các thiết bị, máy móc văn phòng ngày càng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Chúng giúp công việc của bạn trở nên trôi chảy, nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Có nhiều loại máy móc văn phòng ra đời và mang nhiều tiện ích khác nhau, phải kể đến máy photocopy, máy in, máy scan, máy fax,
Nhiều loại máy như vậy bạn đã thực sự phân biệt được chúng? Bạn có thắc mắc liệu máy photocopy và máy scan khác nhau ở điểm nào không? Cùng tìm hiểu một số điểm khác biệt giữa 2 loại máy tiện ích này nhé!
Giới thiệu máy photocopy và máy scan
Máy photocopy ra đời năm 1938 bởi kỹ sư người Mỹ Chester Carlson. Đây là thiết bị máy móc giúp con người sao chép tài liệu, hình ảnh, văn bản trên giấy tờ một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Máy scan hay còn gọi là máy quét, là thiết bị quét quang học văn bản, hình ảnh trên giấy tờ chuyển đổi thành các file số hóa. Máy quét thường đi kèm với thiết bị đầu ra là máy tính. vì vậy, tài liệu quét xong sẽ được lưu trữ trên ổ cứng máy tính hay laptop cá nhân dưới dạng file ảnh.
Hai loại máy này thực hiện cùng chức năng sao chép tài liệu từ dạng này sang dạng bất kỳ nào đó giúp lưu trữ thông tin, hồ sơ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là 2 dòng máy chuyên dụng nên vẫn sẽ có những điểm khác nhau nổi bật.
Sự khác biệt giữa máy scan và máy photocopy
Chức năng
Điểm khác nhau lớn nhất của các dòng máy nằm ở chức năng, công dụng của nó. Mỗi loại máy sẽ đảm nhận 1 vị trí chuyên dụng phục vụ công việc văn phòng
Máy photocopy thực hiện chức năng chính là sao chép. Chúng có thể sao chép bản sao với số lượng lớn hoặc các bản sao đơn. Chức năng copy cho ra kết quả là bản tài liệu cứng trên giấy. Vì vậy, máy photocopy được dùng khi bạn cần lưu trữ tài liệu trên giấy tờ.
Ngược lại, máy scankhông tạo ra các bản sao giấy tờ. Chức năng quét cho kết quả là 1 file dữ liệu. Tức là máy quét sẽ lưu bản sao tài liệu dưới dạng số hóa. File tài liệu cho phép hiển thị hình ảnh trên màn hình kết nối và được lưu trữ trên thẻ nhớ hoặc hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp.
Mục đích sử dụng
Bạn băn khoăn không biết chọn loại máy nào cho phù hợp với công việc của mình?
Nếu giấy là phương tiện chính truyền tài liệu và lưu trữ các loại hồ sơ. Máy photocopy là lựa chọn tốt. Tuy nhiên nếu lạm dụng quá nhiều, bạn sẽ tốn giấy in, mực in và loại chi phí khác. Bên cạnh đó, tài liệu bằng giấy tờ sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi quản lý, bảo quản và tìm kiếm chúng khi cần.
Còn nếu bạn coi trong hệ thống dữ liệu hồ sơ không cần giấy tờ, hãy sử dụng máy scan. Với máy scan, bạn có thể chọn nơi lưu trữ tài liệu như máy tính, máy photocopy hay server công ty. Lưu trữ như vậy sẽ dễ dàng quản lý, sắp xếp và tiết kiệm không gian, chi phí.
Yêu cầu kỹ thuật từ người dùng
Mỗi loại máy chuyên dụng, người dùng sẽ cần có những kỹ thuật khác nhau để sử dụng chúng.
Photo tài liệu là quá trình đơn giản hơn scan. Để sao chép tài liệu đen trắng, người dùng chỉ cần nhấn 1 nút trên bảng điều khiển. Còn sao chép tài liệu màu, người dùng ấn thêm 1 nút nữa. Các nút bổ sung tùy chọn chất lượng in và số lượng bản in cũng dễ thực hiện.
Còn máy scan phải được kết nối với máy tính, máy photocopy và được cài đặt các phần mềm liên quan. Người dùng cần có kiến thức cơ bản về máy tính. Điều này giúp cho quản lý việc quét, chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ dễ dàng.
Xem thêm:Những tính năng tiện ích của máy scan dành cho văn phòng
Trên đây là bài viết chỉ ra một số điểm khác biệt giữa 2 loại máy chuyên dụng dành cho văn phòng, đó là máy photocopy và máy scan.
Để tìm hiểu thêm thông tin về các dòng máy móc, thiết bị văn phòng, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được nhận tư vấn và hỗ trợ.
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRẦN PHAN
ĐT:[024] 3557 9716 Fax:[024] 3557 9717
Hotline:0904 409 336 0982 058 563
Email:
Trụ sở: Số 20 ngõ 332 Đường Nguyễn Trãi Quận Thanh Xuân Hà Nội
Bình luận
Các bài viết liên quan
Các loại bu lông được sử dụng trong xây dựng nhà thép tiền chế
Xem chi tiết»Bu lông là thành phần không thể thiếu trong kết cấu nhà thép tiền chế nó được sử dụng để lắp ráp, liên kết, ghép nối các chi tiết thành hệ thống khối, khung giàn. Bu lông làm việc dựa trên nguyên lý ma sát giữa các vòng ren của
Cách chỉnh lề máy photocopy ricoh
Xem chi tiết»Máy photocopy Ricoh bị lệch lề trong quá trình sử dụng. Và bạn chưa biết cách chỉnh lề như thế nào cho đúng? Bài viết dưới đây Trần Phan sẽ chia sẻ đến bạn bí quyết chỉnh lề máy photocopy ricoh. Hiện tượng lệch lề khi in
TOP 5 dòng máy photocopy giá rẻ dưới 10 triệu đáng mua nhất 2020
Xem chi tiết»Máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong cuộc sống hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ tài chính để sở hữu chiếc máy hiện đại này. Bạn lo lắng rằng mua máy giá rẻ sẽ gặp vấn đề về chất lượng? Cùng Trần Phan tìm
Máy photocopy Ricoh không lên màn hình phải làm sao?
Xem chi tiết»Trong quá trình sử dụng, bỗng nhiên màn hình máy photocopy Ricoh không lên màn hình thì phải làm sao? Máy đang gặp phải những lỗi gì và nguyên nhân do đâu? Cùng tìm hiểu cách khắc phục lỗi không lên màn hình ở máy photocopy Ricoh và địa chỉ
Hướng dẫn vệ sinh máy photo toshiba đúng cách nhất
Xem chi tiết»Bạn đang sở hữu một chiếc máy photocopy Toshiba và mong muốn nó có thể sử dụng trong thời gian dài? Dù có sở hữu một chiếc máy chất lượng nhưng nếu bạn vệ sinh máy móc không đúng cách thì hiệu quả làm việc cũng như tuổi thọ của