Các chỉ số hiệu suất chính [KPI] là thước đo trực quan về hiệu suất. Được hỗ trợ bởi một trường tính toán cụ thể, KPI được thiết kế để giúp người dùng nhanh chóng đánh giá giá trị và trạng thái hiện tại của một chỉ số so với mục tiêu đã xác định. KPI đánh giá hiệu suất của giá trị, được xác định bằng thước đo [còn được gọi là trường được tính toán trong Power Pivot trong Excel 2013], so với giá trị, cũng được xác định bằng thước đo hoặc giá trị tuyệt đối. Nếu mô hình của bạn không có thước đo, hãy xem Tạo thước đo
Đây là một PivotTable với Tên đầy đủ của nhân viên trong các hàng và KPI bán hàng trong các giá trị
Tìm hiểu thêm về KPI bên dưới, sau đó tiếp tục đọc phần tiếp theo để biết việc tạo KPI của riêng bạn dễ dàng như thế nào
Tìm hiểu thêm về KPI
KPI là một phép đo định lượng để đánh giá các mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: bộ phận bán hàng của một tổ chức có thể sử dụng KPI để đo lường lợi nhuận gộp hàng tháng so với lợi nhuận gộp dự kiến. Bộ phận kế toán có thể đo lường chi tiêu hàng tháng so với doanh thu để đánh giá chi phí và bộ phận nhân sự có thể đo lường doanh thu của nhân viên hàng quý. Mỗi trong số này là một ví dụ về KPI. Các chuyên gia kinh doanh khác nhau thường nhóm các KPI lại với nhau trong thẻ điểm hiệu suất để có được bản tóm tắt lịch sử nhanh chóng và chính xác về thành công trong kinh doanh hoặc để xác định xu hướng
KPI bao gồm giá trị cơ sở, giá trị mục tiêu và ngưỡng trạng thái
Giá trị cơ sở
Giá trị cơ sở là trường được tính toán phải dẫn đến giá trị. Ví dụ: giá trị này có thể là tổng doanh thu hoặc lợi nhuận trong một khoảng thời gian cụ thể
Giá trị của mục tiêu
Giá trị mục tiêu cũng là một trường được tính toán dẫn đến một giá trị—có thể là một giá trị tuyệt đối. Ví dụ: trường được tính toán có thể được sử dụng làm giá trị mục tiêu, trong đó người quản lý doanh nghiệp của một tổ chức muốn so sánh cách bộ phận bán hàng đang theo dõi đối với một hạn ngạch nhất định, trong đó trường ngân sách được tính toán sẽ biểu thị giá trị mục tiêu. Một ví dụ trong đó một giá trị tuyệt đối sẽ được sử dụng làm giá trị mục tiêu là trường hợp phổ biến của người quản lý nhân sự cần đánh giá số giờ nghỉ có lương của mỗi nhân viên—rồi so sánh nó với giá trị trung bình. Số ngày PTO trung bình sẽ là một giá trị tuyệt đối
Ngưỡng trạng thái
Ngưỡng trạng thái được xác định bởi phạm vi giữa ngưỡng thấp và ngưỡng cao. Ngưỡng Trạng thái hiển thị bằng đồ thị giúp người dùng dễ dàng xác định trạng thái của Giá trị cơ bản so với Giá trị mục tiêu
Tạo KPI
Thực hiện theo các bước sau
Trong Chế độ xem dữ liệu, bấm vào bảng có chứa thước đo sẽ đóng vai trò là thước đo Cơ sở. Nếu cần, hãy tìm hiểu cách Tạo thước đo cơ sở
Đảm bảo rằng Khu vực tính toán xuất hiện. Nếu không, hãy nhấp vào Trang chủ > Khu vực tính toán để hiển thị Khu vực tính toán xuất hiện bên dưới bảng
Trong Khu vực tính toán, bấm chuột phải vào trường được tính toán sẽ đóng vai trò là thước đo [giá trị] cơ sở, rồi bấm vào Tạo KPI
Trong Xác định giá trị đích, chọn một trong các tùy chọn sau
Chọn Đo lường, sau đó chọn một thước đo mục tiêu trong hộp
Chọn Giá trị tuyệt đối, rồi nhập một giá trị số
Ghi chú. Nếu không có trường nào trong hộp thì không có trường nào được tính toán trong mô hình. Bạn cần tạo thước đo
Trong Xác định ngưỡng trạng thái, nhấp và trượt để điều chỉnh cả giá trị ngưỡng thấp và ngưỡng cao
Trong Chọn kiểu biểu tượng, nhấp vào một loại hình ảnh
Bấm vào Mô tả, sau đó nhập mô tả cho KPI, Giá trị, Trạng thái và Mục tiêu
Chỉnh sửa KPI
Trong Khu vực tính toán, bấm chuột phải vào thước đo đóng vai trò là thước đo [giá trị] cơ sở của KPI, rồi bấm vào Chỉnh sửa cài đặt KPI
Xóa KPI
Trong Khu vực tính toán, bấm chuột phải vào thước đo đóng vai trò là thước đo [giá trị] cơ sở của KPI, rồi bấm vào Xóa KPI
Hãy nhớ rằng việc xóa KPI không xóa thước đo cơ sở hoặc thước đo mục tiêu [nếu đã xác định]
Thí dụ
Người quản lý bán hàng tại Adventure Works muốn tạo một PivotTable mà cô ấy có thể sử dụng để nhanh chóng hiển thị việc nhân viên bán hàng có đáp ứng hạn ngạch bán hàng của họ trong một năm cụ thể hay không. Đối với mỗi nhân viên bán hàng, cô ấy muốn PivotTable hiển thị số tiền bán hàng thực tế tính bằng đô la, số lượng hạn ngạch bán hàng tính bằng đô la và một màn hình đồ họa đơn giản hiển thị trạng thái liệu mỗi nhân viên bán hàng có thấp hơn, bằng hoặc cao hơn hạn ngạch bán hàng của họ hay không. Cô ấy muốn có thể cắt dữ liệu theo năm
Để thực hiện điều này, người quản lý bán hàng chọn thêm KPI bán hàng vào sổ làm việc AdventureWorks. Sau đó, người quản lý bán hàng sẽ tạo PivotTable với các trường [trường được tính toán và KPI] và bộ phân lớp để phân tích xem lực lượng bán hàng có đáp ứng hạn ngạch của họ hay không
Trong Power Pivot, một trường được tính toán trên cột SalesAmount trong bảng FactResellerSales, cung cấp số tiền bán hàng thực tế bằng đô la cho mỗi nhân viên bán hàng được tạo. Trường được tính toán này sẽ xác định Giá trị cơ sở của KPI. Người quản lý bán hàng có thể chọn một cột và nhấp vào Tự động tính tổng trên tab Trang chủ hoặc nhập công thức vào thanh công thức
Trường Doanh số tính toán được tạo theo công thức sau
Việc bán hàng. =Sum[FactResellerSales[SalesAmount]]
Cột SalesAmountQuota trong bảng FactSalesQuota xác định hạn ngạch số lượng bán hàng cho mỗi nhân viên. Các giá trị trong cột này sẽ đóng vai trò là trường [giá trị] Mục tiêu được tính toán trong KPI
Trường tính toán SalesAmountQuota được tạo bằng công thức sau
Doanh số mục tiêuSố tiềnHạn ngạch. =Sum[FactSalesQuota[SalesAmountQuota]]
Ghi chú. Có một mối quan hệ giữa cột EmployeeKey trong bảng FactSalesQuota và EmployeeKey trong bảng DimEmployees. Mối quan hệ này là cần thiết để mỗi nhân viên bán hàng trong bảng DimEmployee được biểu diễn trong bảng FactSalesQuota
Giờ đây, các trường được tính toán đã sẵn sàng để đóng vai trò là Giá trị cơ sở và Giá trị mục tiêu của KPI, trường Doanh số tính toán được mở rộng thành KPI Doanh số mới. Trong KPI bán hàng, trường Target SalesAmountQuota được tính toán được xác định là giá trị Target. Ngưỡng Trạng thái được xác định là một phạm vi theo tỷ lệ phần trăm, mục tiêu là 100% có nghĩa là doanh số bán hàng thực tế được xác định bởi trường Doanh số được tính toán đã đáp ứng số lượng hạn ngạch được xác định trong trường được tính toán Doanh số bán hàng mục tiêu. Tỷ lệ phần trăm Thấp và Cao được xác định trên thanh trạng thái và loại đồ họa được chọn
Tóm tắt ví dụ với những lợi ích hữu hình của KPI
Giờ đây, người quản lý bán hàng có thể tạo PivotTable bằng cách thêm giá trị Cơ sở KPI, Giá trị mục tiêu và Trạng thái vào trường Giá trị. Cột Nhân viên được thêm vào trường RowLabel và cột CalendarYear được thêm dưới dạng Slicer
Giờ đây, người quản lý bán hàng có thể xem nhanh trạng thái bán hàng của bộ phận bán hàng, chia theo năm số lượng bán hàng thực tế, số lượng hạn ngạch bán hàng và trạng thái của từng nhân viên bán hàng. Cô ấy có thể phân tích xu hướng bán hàng qua các năm để xác định xem mình có cần điều chỉnh chỉ tiêu doanh số cho nhân viên bán hàng hay không