Tại sao phải chống lãng phí trong sản xuất

Bản chất của sản xuất tinh gọn thật ra chỉ là một nguyên lý đơn giản: loại bỏ nhiều nhất có thể các lãng phí trong quá trình sản xuất, và bất cứ điều gì không tạo ra giá trị cho khách hàng đều được xem là lãng phí.

Triết lý sản xuất tinh gọn được biết đến nhờ Taiichi Ohno – cha đẻ của hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS). Ban đầu, ông xác định có 07 loại lãng phí cơ bản. Sau này, một loại lãng phí mới được thêm vào và từ đó, ta có 08 loại lãng phí như hiện nay:

1. Sản xuất dư thừa
2. Chờ đợi
3. Tồn kho
4. Vận chuyển
5. Quy trình không cần thiết
6. Động tác thừa
7. Hàng lỗi
8. Nguồn lực

Phương pháp eKanban

Hiện đã có nhiều phương pháp để loại bỏ 08 loại lãng phí được liệt kê bên trên. Trong đó, có những giải pháp khá tốn kém (thời gian và nguồn lực) như thiết kế lại mặt bằng nhà xưởng, dành nhiều thời gian để dọn dẹp và tổ chức các trạm làm việc một cách tối ưu.

Tuy nhiên, nếu ta cân nhắc về hiệu quả giữa nổ lực và chi phí bỏ ra với lợi ích đạt được, ta sẽ thấy giải pháp eKanban – được bàn sâu bên dưới – tiềm năng nhiều như thế nào. Thống kê hiện tại cho thấy eKanban giúp tăng 91% hiệu quả tồn kho và giảm được 50% chi phí tồn kho chỉ với 03 tháng chuyển giao và áp dụng.

Ở kì này, chúng ta sẽ bàn sâu về 04 lãng phí đầu tiên và eKanban sẽ làm được những gì để giải quyết các lãng phí đó.

Kanban thủ công

Trong hệ thống Kanban thủ công, người ta sử dụng một thẻ kanban để ra hiệu khi cần được bổ sung thêm một loại phụ tùng/nguyên vật liệu cụ thể nào đó để đáp ứng nhu cầu.

Thẻ kanban này có những thông tin như tên vật tư cần, số lượng, thông tin nhà cung cấp và các dữ liệu khác liên quan. Khi lượng vật tư này trong kho giảm đi, thì số thẻ kanban xuất hiện càng nhiều, chính điều này sẽ thông báo bộ phận mua hàng chuẩn bị phù hợp.

E-Kanban – Kanban điện tử

EKanban là một ý tưởng để tự động hóa Kanban thủ công, mô hình “siêu thị”  và mô hình K-loop thông qua phần mềm máy tính. Khi sử dụng mỗi vật tư, người ta quét mã vạch của nó, nhờ đó, bộ phận mua hàng có được các dữ liệu “thời gian thực” để đáp ứng hiệu quả hơn.

K-loop

K-loop là một mô hình đáp ứng trong hệ thống Kanban. Mô hình này hỗ trợ quyết định số lượng thẻ kanban tại một thời điểm, nên lấy thẻ kanban của bộ phận/nhóm nào và thông báo nhu cầu đến đâu.

Siêu thị

Siêu thị là mô hình gồm một nhóm nhiều K-loops hỗ trợ các thông tin tồn kho (vật tư, bán thành phầm, và thành phẩm) trong quá trình sản xuất và mở rộng ra bên ngoài doanh nghiệp.

Lãng phí 1: Sản xuất dư thừa

Sản xuất dư thừa nghĩa là sản xuất quá mức cần thiết so với nhu cầu của khách hàng. Thay vì triết lý “just-in-time” (vừa kịp lúc), người ta thường áp dụng triết lý “just-in-case” (phòng khi), và đó chính là lý do để sản xuất dư thừa. Giải pháp ở đây là chuyển từ hệ thống đẩy (push) sang hệ thống kéo (pull) – một mô hình hoàn toàn dựa theo nhu cầu thực tế của khách hàng.

Đối với các hoạt động sản xuất, Kanban điện tử chính là chìa khóa cho hệ thống kéo. Ngay khi nguyên vật liệu hay vật tư được sử dụng, Kanban điện tử sẽ lập tức truyền đi, báo hiệu nhu cầu cần được bổ sung. Tín hiệu này có thể truyền đến trực tiếp kho nguyên vật liệu hoặc nhà cung cấp nguyên vật liệu theo hợp đồng. Kanban điện tử giải quyết được những hạn chế của thẻ Kanban truyền thống, nâng chuỗi cung ứng lên thành chuỗi đáp ứng nhu cầu.

Lãng phí 2: Chờ đợi

Trong hệ thống đẩy, 90% thời gian vật tư trong xưởng ở giai đoạn chờ đợi.

Ở các nhà máy đang triển khai theo hệ thống đẩy, thời gian chờ đợi của vật tư lên đến 90% tổng thời gian sản xuất. Việc báo hiệu bổ sung (thẻ Kanban điện tử) theo hệ thống kéo có thể giảm đáng kể lượng thời gian lãng phí đó. Triển khai thẻ Kanban điện tử ở các công đoạn “thắt cổ chai” còn có thể làm giảm thời gian chờ nhiều hơn nữa vì thường hệ thống hoạch định sản xuất sắp xếp công việc theo năng lực của (các) công đoạn ràng buộc này.

Để có thể hiểu thêm mối tương hỗ giữa thẻ Kanban điện tử và quản lý công đoạn “thắt cổ chai”, video dưới này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn.

Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp đo lường hiệu quả dòng nguyên vật liệu cũng như nổ lực giảm thời gian chờ, chúng tôi đã đề nghị một thông số tên Queue Turn (Tỉ lệ chờ đợi). Thông số này được đo bằng tỉ lệ giữa thời gian sản xuất và thời gian chờ của vật tư; nhờ vào đó, queue turn thể hiện được tình trạng nguồn lực sản xuất lãng phí cho việc chờ đợi như thế nào trong một giai đoạn xác định.

Một trong những lợi ích lớn nhất của eKanban là giảm được lượng tồn kho bán thành phẩm (work-in-process) trong quá trình sản xuất.

Đối với một số công ty sản xuất, giảm lượng tồn kho (đặc biệt là tồn kho bán thành phẩm) là một trong những lợi ích rõ ràng nhất khi áp dụng hệ thống sản xuất kéo hay hệ thống sản xuất theo nhu cầu thực tế của khách hàng.

Sản xuất theo nhu cầu khách hàng là một phương pháp sản xuất dựa trên các đơn hàng thực của khách hàng (nhu cầu thực), không phải là sản xuất theo các dự báo (forecast). Phương pháp này là kết hợp giữa triết lý sản xuất tinh gọn, thuyết điểm giới hạn (Theory of Constraints – TOC) và cả 6 Sigma.

Kanban là một cơ chế thông báo trong hệ thống sản xuất theo nhu cầu thực tế của khách hàng. Giải pháp Kanban điện tử giúp cho hệ thống được cập nhật liên tục và từ đó theo sát với nhu cầu thực tế hơn. Nếu nhu cầu tăng, hệ thống sẽ phát tín hiệu báo nhu cầu ngay lặp tức, từ đó, vật tư có thể được chuẩn bị phù hợp để đáp ứng kịp thời. Nếu lượng cầu giảm, hệ thống cũng sẽ thông báo để đảm bảo lượng hàng/vật tư sản xuất không vượt quá nhu cầu thực tế.

Lãng phí 4: Vận chuyển

Ý tưởng siêu thị sẽ hỗ trợ giảm lãng phí vận chuyển và thao tác.

“Siêu thị” là một ý tưởng nền tảng của hệ thống Kanban/eKanban. Ý tưởng siêu thị ở đây vượt ra ngoài siêu thị bình thường – nơi mà bạn mua tạp hóa hằng ngày. Taiichi Ohno là người đầu tiên sử dụng cụm từ siêu thị trong sản xuất dựa trên những gì ông đã học được về cửa hàng tạp hóa tự phục vụ ở Mỹ.

Trong sản xuất, khái niệm “siêu thị” là đảm bảo lượng hàng tồn kho luôn sẵn sàng, như vậy, tất cả các trạm sản xuất sẽ không phải chờ đợi bất cứ loại vật tư cần thiết nào. Lý tưởng, “siêu thị” nên được đặt gần nhất với nơi có nhu cầu (ví dụ: ngay bên cạnh dây chuyền lắp ráp) để giảm thiểu tối đa vận chuyển. Khi một nhà cung cấp xây dựng nhà máy hoặc trung tâm phân phối của họ gần nhất có thể cho khách hàng quan của họ thì họ đã áp ứng ý tưởng siêu thị rồi.

Các nhà cung cấp được báo hiệu thông qua phần mềm eKanban khi khách hàng của họ có nhu cầu, và họ có trách nhiệm bổ sung những gì đã “kéo” đi từ “siêu thị”. Ý tưởng này cũng có thể áp dụng đối với khách hàng bên ngoài; và đôi khi, ta phải cần nhiều siêu thị cùng lúc – một vài trong số chúng thật sự là siêu thị!

Lãng phí 5: Quy trình không cần thiết

Trong một doanh nghiệp chưa áp dụng lean, bộ phận mua hàng ắt hẵn có nhiều “quá trình không cần thiết”. Để đáp ứng nhu cầu khách hàng – bộ phận mua hàng cần phải mua được hàng với mức giá thấp nhất là một ví dụ, nhiều doanh nghiệp còn gặp phải nhiều vấn đề hơn do các quy trình mua hàng phức tạp tạo ra.

Và nếu hôm nay bạn phải thường trực đối mặt với việc cần nguyên vật liệu gấp hay bạn sợ phải mua hàng, thì doanh nghiệp của bạn đang có nhiều lãng phí trong quá trình mua hàng. Kanban sẽ hỗ trợ bạn và giúp bạn tránh được việc phải giải quyết từng đơn hàng một.  Thậm chí, với các phần mềm ekanban, tín hiệu nhu cầu được chuyển trực tiếp đến nhà cung ứng.

Hệ thống Kanban truyền thống không chỉ gặp nhiều khó khăn trong việc mở rộng ra bên ngoài doanh nghiệp mà còn đòi hỏi nhiều thủ tục cần thiết để chuyển các thẻ Kanban giữa các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng. Một nhà máy sản xuất khi áp dụng eKanban giúp họ giảm được 60 thủ tục, từ 66 thủ tục xuống còn 6 thủ tục. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách họ đã áp dụng eKanban để giảm lãng phí như thế nào ở link này.

Lãng Phí 6: Động tác thừa

Khi nói về ý tưởng “siêu thị”, chúng ta đã bàn về việc loại bỏ các động tác thừa. Nhờ vào việc bố trí các nguồn cung gần với nơi cần, chúng ta đã giảm được việc phải vận chuyển giữa các nhà máy. Chúng ta cũng đã bàn về việc eKanban hỗ trợ loại bỏ một số thủ tục so với Kanban thủ công. Với giải pháp Kanban điện tử, công nhân không cần phải chuyển các thẻ kanban một cách thủ công (vật lý) từ nơi này sang nơi khác.

Các phép tính cân đối nhu cầu được thực hiện theo dữ liệu thời gian thực được hệ thống tính toán và thông báo đến các bên liên quan, qua đó, ta có thể giảm được các hành động thừa. Khi hệ thống quản lý vật tư đi sát với nhu cầu thực tế, áp lực về “hàng gấp” của bộ phận mua hàng sẽ được giảm đáng kể. Bên cạnh đó, ekanban còn góp phần hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng lực lượng lao động gắn bó với công ty lâu hơn nhờ việc giảm đi các rắc rối khi phải xử lý đơn hàng gấp.

Lãng phí 7: Hàng Lỗi

Khi tồn kho quá nhiều vật tư hay sản xuất quá nhiều so với nhu cầu thực tế, hàng tồn kho có thể sẻ bị hư hại, thất lạc hay lỗi thời. Nếu doanh nghiệp không nhận diện được các vật tư hết hạn, họ sẽ phải đối mặt với các vấn đề khác. Chúng tôi có dịp làm việc với một nhà cung ưng sợi carbon để sản xuất máy bay và các phụ tùng của nó. Hầu hết các loại sợi đều có một tuổi thọ xác định và phải được bảo quản trong môi trường kiểm soát được nhiệt độ.

Nếu các loại sợi này không được bảo quản và sử dụng phù hợp, chúng ta buộc phải bỏ chúng. Bằng cách triển khai hệ thống eKanban và duy trì sự tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc FIFO (nhập trước, xuất trước), các quy định bảo quản, doanh nghiệp này đã tiết kiệm được hàng triệu dollar với việc giảm được 90% số lượng sợi carbon không phù hợp.

Lãng phí 8: Nguồn lực

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, với các doanh nghiệp sản xuất – nơi nhân viên thường rất bận và dành nhiều nỗ lực để xử lý các vấn đề đột xuất, lãng phí nguồn lực cũng rất dễ xãy ra. Một phần là vì họ không có nhiều thời gian dành cho cải tiến liên tục. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của hệ thống Kanban điện tử, tính hiệu nhu cầu được tự động chuyển đến nhà cung cấp, nhờ vậy, doanh nghiệp không cần tốn nhiều thời gian và công sức trong quá trình mua hàng.

Khi đó, mua hàng sẽ nghiên hơn về chiến lược. Thay vì dành nhiều thời gian giải quyết các đơn hàng khẩn hay theo dõi đơn hàng, các chuyên gia mua hàng có thể tập trung vào việc đàm phán hợp đồng và xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp – những đối tác cũng quan tâm đến hệ thế “kéo” và áp dụng lean.

“EKanban giúp gửi trực tiếp tín hiệu nhu cầu đến các nhà cung ứng, thông qua đó hỗ trợ doanh nghiệp loại bỏ các lãng phí trong quá trình mua hàng. Nếu ta nhìn rộng hơn,  toàn chuỗi cung ứng nên cùng nhau quản lý tồn kho, nhưng ngày hôm nay, chúng ta chỉ có thể giải quyết được các trường hợp đặc biệt, chứ không phải các trao đổi thường nhật – đưa việc quản lý tồn kho thành công việc của toàn chuỗi cung ứng mỗi ngày” – Kevin Dailida (Giám đốc chuỗi cung ứng cấp cao – Dynisco.

Qua đó, ta thấy được lợi ích của giải pháp Kanban điện tử trong việc loại bỏ 8 lãng phí chỉ trong vài tuần. Giải pháp này có thể đưa các quy trình của bạn lên một tầm cao mới của quản lý chuỗi cung ứng.