Cách sử dụng bộ lọc trong excel 2007 2010 2013 2003 – khi nào thì cần sử dụng bộ lọc trong excel. Bộ lọc trong excel có thể làm được gì cho chúng ta hay có những kiểu bộ lọc nào?… Ad sẽ giải thích rõ hơn cho các bạn qua bài viết này
1. Lọc trong excel là gì?
Bộ lọc trong excel có chức năng lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện
Có 2 chức năng lọc trong excel
- Bộ lọc tự động. This is the default default data function of excel
- Bộ lọc nâng cao. Đây là chức năng lọc dữ liệu nâng cao chức năng, cho phép ta tự đặt điều kiện để lọc. Cũng giống như việc chuyển kết quả lọc được sang một ô khác, trang tính khác
Trong phạm vi bài viết này, ad sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng bộ lọc tự động trong các phiên bản excel 2003 2007 2010 2013
Cách sử dụng bộ lọc trong excel 2007 giống với 2010 2013 nhưng lại khác với excel 2003. Nguyên nhân của sự khác nhau chính là do sự thay đổi trong việc chuyển từ thanh Menu [excel 2003] sang thanh Ribbon [excel 2007 trở đi]
Bây giờ hãy cùng tìm hiểu nhé
2. Cách sử dụng filter trong excel 2007 2010 2013
2. 1. Cách tạo bộ lọc tự động trong excel 2007 2010 2013
Bước 1. Bôi đen vùng dữ liệu muốn tạo bộ lọc tự động
Bước 2. Chọn Dữ liệu >> Bộ lọc
Sau khi bạn nhấp chọn Bộ lọc, nút bộ lọc sẽ sáng lên, đây là dấu hiệu để bạn biết mình đã chọn chức năng lọc tự động thành công
Bây giờ bạn hãy nhìn vùng bạn vừa chọn để thêm tính năng lọc tự động xem có gì khác không nhé
Khi chọn bộ lọc tự động trong excel thành công thì ở mỗi ô thuộc dòng đầu tiên của vùng dữ liệu được chọn đều xuất ra một hình vuông ở góc bên phải. Chính bởi lẽ đó, khi chọn vùng dữ liệu chúng ta lưu ý là phải chọn cả dòng tiêu đề, lúc lọc dữ liệu ta vẫn biết nội dung của các cột dữ liệu là gì
2. 2. Giới thiệu về các chức năng của bộ lọc dữ liệu trong excel
2. 2. 1. Làm thế nào để sử dụng bộ lọc trong excel
Để tiến hành công việc lọc dữ liệu trong excel theo chức năng lọc tự động, ta hãy nhấp vào cột thuộc tính cột mà ta muốn lọc dữ liệu
Lấy ví dụ, quảng cáo muốn lọc tất cả các lần bán hàng liên quan đến Mặt hàng Cam 1 [= tên mặt hàng]
- Bấm vào hình vuông bên cạnh tiêu đề cột “tên hàng”
- Trong danh sách hiện ra, quảng cáo chỉ chọn mặt hàng Cam 1, sau đó nhấn OK
Mặt hàng nào được chọn thì mặt hàng đó đang được chọn và đảo ngược. We use mouse to tick
- Kết quả thu được khi lọc thành công là trong Bảng kê bán hàng của chúng tôi chỉ còn xuất hiện các giao dịch liên quan đến Cam 1, và các cột tên hàng bên cạnh xuất hiện một hình ảnh với bên cạnh.
Đây là dấu hiệu nhận biết một cột đang nằm trong chế độ lọc của bộ lọc tự động, mà không phải ai cũng biết hoặc để ý
2. 2. 2. Các tính năng của bộ lọc tự động trong excel 2007 2010 2013
Bộ lọc tự động 1 . Sắp xếp dữ liệu
Khi bạn sử dụng tính năng sắp xếp dữ liệu này của bộ lọc tự động, bạn chỉ cần chọn cột sắp xếp dữ liệu và chọn A->Z hoặc Z->A để tiến hành sắp xếp. Bộ lọc tự động sẽ tự động sắp xếp tất cả các cột dữ liệu nằm trong vùng bộ lọc tự động theo thứ tự bảng chữ cái đã chọn. Thông thường để sắp xếp dữ liệu kiểu như thế này mà không sử dụng bộ lọc tự động ta sẽ mất nhiều thời gian hơn nhiều
Tự động lọc 2 . Sắp xếp theo màu sắc
Sắp xếp theo màu sắc là sắp xếp dữ liệu theo màu sắc
Khi chúng ta nhấp vào chức năng chọn chức năng này, một danh sách màu sẽ hiển thị ở bên phải để chúng ta chọn màu muốn lọc dữ liệu. Chức năng này rất hay và thường xuyên được áp dụng khi ta tiến hành kiểm tra dữ liệu theo một tiêu chí duy nhất được sử dụng định dạng có điều kiện để tô màu các ô điều kiện thỏa mãn
Trong trường hợp không có màu nào trong cột được chọn, chỉ xuất hiện mỗi nút Sắp xếp tùy chỉnh
Bộ lọc tự động 3 . Bộ lọc văn bản/ Bộ lọc số
Bộ lọc văn bản hoặc Bộ lọc số phụ thuộc vào việc trong cột ta đang chọn có số lượng ô chứa dữ liệu số nhiều hơn hoặc ít hơn số ô chứa văn bản dữ liệu [văn bản]
– Bộ lọc văn bản. Trong trường hợp cột bạn chọn có số ô chứa văn bản dữ liệu nhiều hơn thì chức năng lọc văn bản bộ lọc dữ liệu sẽ như trong hình sau
+ Nhóm 1. So sánh giống hoặc không giống
bằng…. same with
không bằng. not same
+ Nhóm 2. Giống với một hoặc 1 ký tự đầu hoặc cuối
Bắt đầu với. Filter the Started on …
kết thúc với. Filter the ends with …
+ Nhóm 3. Chứa bất kỳ dữ liệu nào
Chứa…. Lọc các ô có chứa …
Không chứa…. Lọc các ô không chứa …
+ Nhóm 4. Lọc văn bản dữ liệu theo một điều kiện khác
– Bộ lọc số
Khi quảng cáo chọn chức năng lọc tự động cho cột thành tiền, bạn sẽ thấy phần bộ lọc văn bản tự động được đổi thành bộ lọc số. Ta bấm chọn Bộ lọc số thì một danh sách các tùy chọn chức năng bộ lọc số sẽ hiển thị ra
Bạn có thể dễ dàng hiểu được tác dụng của từng tùy chọn bằng cách thử và thử. Đừng sợ sai, cứ thử xem kết quả ta nhận được là gì. Với cách học này, kỹ năng của bạn sẽ tăng nhanh hơn rất nhiều
Bộ lọc tự động 4 . Tìm kiếm – Chức năng lọc dữ liệu tìm kiếm
Chức năng lọc dữ liệu này rất hay, là một sự cải tiến vượt bậc của excel 2010 trở đi. Bạn đánh điều kiện lọc dữ liệu vào ô tìm kiếm, excel sẽ tự động lọc ra danh sách những điều kiện lọc phù hợp với dữ liệu tìm kiếm. Để từ đó, bạn có thể dễ dàng chọn được điều kiện mình muốn nhanh hơn rất nhiều. Với những bảng biểu có ít điều kiện lọc thì tùy chọn này phát huy ít công dụng hơn. Nhưng với danh sách có đến hàng điều kiện thì thật tuyệt vời
3. Cách sử dụng filter trong excel 2003
3. 1. Cách tạo autofilter trong excel 2003
Bước 1. Chọn vùng dữ liệu muốn tiến hành bộ lọc tự động giống như ở phần 2. 1
Bước 2. Select from thanh công cụ menu as after
Dữ liệu >> Bộ lọc >> Bộ lọc tự động
3. 2. Giới thiệu các tính năng của bộ lọc tự động trong excel 2003
Updating
4. Làm thế nào để loại bỏ bộ lọc trong excel
Loại bỏ hoàn toàn bộ lọc trong excel thì rất dễ dàng, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác tương tự như khi bạn tạo bộ lọc tự động [quảng cáo đã hướng dẫn trong phần 2. 1. đối với excel 2007 2010 2013, và 3. 1. đối với excel 2003]. Lưu ý, sau khi nhấp vào bộ lọc tự động lần 2, nút đó sẽ không sáng nữa -> điều đó chứng tỏ bạn đã thành công
Nhưng làm thế nào để bỏ chọn một điều kiện nào đó trong bộ lọc?
Ví dụ.
Hiện tại bảng kê của quảng cáo đang ở chế độ lọc cột tên hàng và quảng cáo muốn lọc dữ liệu ở cột Thành tiền đồng thời bỏ lọc dữ liệu ở cột Tên hàng. Thì làm thế nào?
Cách làm như sau
- Chọn vào hình vuông bên cạnh tên cột Tên hàng
- Chọn Chọn tất cả >> Chọn OK
Sau khi chọn tất cả, thì tất cả các điều kiện lọc của cột tên hàng sẽ được đánh dấu đồng nghĩa với chức năng lọc dữ liệu theo tên hàng đã bị loại bỏ