Thu gọn Excel
|
dòng dưới cùng. Tìm hiểu cách sử dụng các tính năng Nhóm và Phác thảo của Excel để nhanh chóng ẩn và hiện các hàng và cột. Điều này giúp dễ dàng thu gọn và mở rộng chi tiết các báo cáo tóm tắt Show
Cấp độ kỹ năng. Người bắt đầu Video hướng dẫnXem trên YoutubeTải xuống tệp ExcelTệp Excel mà tôi đã sử dụng trong video hướng dẫn có thể được tải xuống tại đây Nhóm-và-Phác thảo. xlsxTải xuống Nhóm các hàng hoặc cộtCác nhóm và đường viền cho phép bạn nhanh chóng ẩn và hiện các hàng hoặc cột trong bảng tính Excel Tính năng Nhóm tạo các nhóm hàng và cột trong phần Tiêu đề của trang tính. Mỗi nhóm có thể được mở rộng hoặc thu gọn bằng một nút bấm Đây là hình ảnh hiển thị báo cáo với các hàng bị thu gọn Và đây là giao diện khi các hàng được mở rộng Tại sao lại là nhóm?Nhóm là một cách nhanh chóng để quản lý các hàng và cột mà bạn thường xuyên ẩn và hiện Nếu báo cáo của bạn có nhiều hàng/cột dữ liệu, chúng có thể dễ dàng bắt đầu gây cảm giác choáng ngợp đối với một số người đọc. Các nhóm giúp người dùng trang tính của bạn dễ dàng điều hướng các báo cáo tóm tắt của bạn hơn và chỉ xem các hàng/cột chi tiết khi cần Cách tạo nhómĐể tạo một nhóm, chỉ cần chọn các hàng hoặc cột mà bạn muốn nhóm lại với nhau. Sau đó
Phím tắt để tạo nhóm là Shift + Alt + → Cấp phác thảoKhi bạn tạo nhóm, bạn sẽ nhận thấy rằng ở góc trên bên trái của bảng tính, một số số được đóng hộp sẽ xuất hiện. Chúng chỉ ra các cấp độ của phác thảo Nhấp vào ô Số 1 sẽ thu gọn tất cả các nhóm. Nhấp vào nó một lần nữa sẽ mở rộng các nhóm ở cấp độ đầu tiên Nếu bạn có các nhóm trong nhóm thì bạn sẽ thấy các cấp độ được đánh số bổ sung. Nhấp vào từng số sẽ cho phép bạn mở rộng và thu gọn dữ liệu đến mức bạn muốn. Khi bạn nhấp vào các số tiếp theo, bạn sẽ có thể xem ngày càng nhiều chi tiết hơn về đường viền Xóa nhómĐể xóa nhóm, bạn thực hiện theo quy trình gần giống như trước đây. Bắt đầu bằng cách chọn các hàng hoặc cột mà bạn muốn tách nhóm
Phím tắt để xóa nhóm là Shift + Alt + ← Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các phím tắt, bạn có thể làm như vậy tại đây. 5 phím tắt cho hàng và cột trong excel Nếu bạn muốn xóa đồng thời tất cả các nhóm trong tất cả các hàng và cột, thay vì nhấp vào nửa trên của nút Ungroup, hãy nhấp vào nửa dưới, nút này sẽ hiển thị cho bạn một menu thả xuống. Chọn Clear Outline từ menu đó và tất cả các nhóm bạn đã tạo sẽ biến mất Sử dụng phác thảo tự độngExcel có một tính năng sẽ nhóm các hàng và cột dựa trên thông tin mà nó lấy từ các công thức. Ví dụ: nếu bạn sử dụng công thức SUM, thì công thức này sẽ nhóm tất cả các hàng được cộng lại với nhau để có tổng đó, vì công thức này giả định rằng dữ liệu trong các ô đó đủ giống nhau để nhóm lại với nhau Trước khi bạn sử dụng Auto Outline, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn xóa bất kỳ nhóm nào bạn có bằng cách sử dụng tính năng Clear Outline được đề cập ở trên. Sau đó chuyển đến tab Dữ liệu, trình đơn thả xuống Phác thảo, trình đơn thả xuống Nhóm và chọn Phác thảo tự động Tôi nhận thấy rằng tính năng Auto Outline có xu hướng vượt quá mức cần thiết về số nhóm mà tính năng này thường thực hiện. Vì vậy, nếu bạn sử dụng Auto Outline, bạn có thể muốn hủy nhóm một số nhóm nếu cảm thấy quá nhiều Một tùy chọn khác để giảm số lượng nhóm từ Auto Outline là chỉ chọn một tập hợp các hàng hoặc cột trước khi chạy Auto Outline. Sau đó, nó không phác thảo toàn bộ trang tính, chỉ những phần mà bạn muốn nhóm Hãy xem video ở trên để biết thêm về Auto Outline Tính năng tổng phụMột tùy chọn khác có sẵn cho bạn trong menu thả xuống Đề cương là Tổng phụ Ngoài việc nhóm các dữ liệu tương tự lại với nhau, tính năng Tổng phụ còn chèn tổng phụ cho các tập dữ liệu đó vào bất kỳ cột nào bạn muốn chúng xuất hiện Tôi giải thích thêm về tính năng Tổng phụ trong hướng dẫn này. Cách sử dụng tính năng tổng phụ và hàm SUBTOTAL trong Excel Phần kết luậnNhóm và phác thảo giúp điều hướng các báo cáo và trang tính của bạn dễ dàng hơn. Các tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn có những người dùng khác sẽ truy cập chúng Đây là các phím tắt một lần nữa. Đây là hai cái mà tôi sử dụng thường xuyên và khuyên bạn nên ghi nhớ Nhóm các hàng/cột đã chọn. Ca + Alt + → Bỏ nhóm các hàng/cột đã chọn. Ca + Alt + ← Thưởng. Nhấn Shift + Space để chọn toàn bộ hàng hoặc Ctrl + Space để chọn toàn bộ cột trước khi nhóm/bỏ nhóm để ngăn cửa sổ Nhóm xuất hiện trước. Xem bài đăng này trên 5 Phím tắt cho Hàng và Cột trong Excel để tìm hiểu thêm Vui lòng để lại bất kỳ câu hỏi hoặc đề xuất nào. Thanks Trước Lối tắt để lọc theo giá trị của ô trong Excel Tiếp theo Hành trình của tôi với Bàn đứng Bạn cũng có thể thích3 mẹo để in trang tính ExcelTìm và thay thế định dạng trong ExcelExcel Thói Quen Xấu #11Chuỗi thói quen xấu trong Excel. Dấu phẩy trong tham chiếu ô trong công thứcjim nói. chuyển đổi ẩn hoặc hiển thị các ký hiệu phác thảo bằng ctrl-8 Carlos nói. Tốt Michael Perez nói. Tuyệt vời. Luôn luôn tốt để được bồi dưỡng. Đã quên các cấp độ khác nhau của tính năng này John nói. bài đăng tuyệt vời. Hiện tại, tôi rất thích thêm các nhóm vào trang tính để giúp quản lý chúng dễ dàng hơn và các phím tắt bạn cung cấp rất hữu ích Tôi cũng sử dụng tổ hợp Alt, A, H để ẩn các nhóm cụ thể. Nó khá dễ nhớ (H là ẩn). Alt, A, J có thể được sử dụng để bỏ ẩn. Bạn có bất kỳ ô nào trong nhóm được chọn và sử dụng các phím tắt này để ẩn/hiện toàn bộ nhóm, đây là lợi thế so với các phím tắt Ctrl (+ Shift) + 9 và Ctrl (+ Shift) + 0 trong tình huống này. Một lần nữa, nếu lần đầu tiên bạn nhấn Shift + Space hoặc Ctrl + Space để chọn hàng hoặc cột, bạn sẽ không phải xử lý cửa sổ 'Nhóm' khi sử dụng các tổ hợp phím ẩn và hiện này Một tính năng liên quan khác mà tôi thường sử dụng là vào phần hội thoại trên nhóm 'Phác thảo' để thay đổi các tùy chọn 'Hàng tóm tắt bên dưới chi tiết' và 'Cột tóm tắt ở bên phải chi tiết'. Người dùng thường thích xem các hộp mở rộng và thu nhỏ phía trên và bên trái của chi tiết (trong trường hợp tiêu đề). Tôi thực sự đôi khi cảm thấy như thế này có lẽ nên là hành vi mặc định của nhóm trong Excel. Tuy nhiên, tôi hiểu tại sao lại không như vậy, chẳng hạn như trong trường hợp tính năng tổng phụ Khan nói. Cảm ơn Keith Johnson nói. Tôi đã tìm thấy Subtotal rất hữu ích. Có cách nào để Tổng phụ "đếm" số hàng và hiển thị số đó trên mỗi hàng của tổng phụ không? CLARE nói. Rất hữu ích - cảm ơn bạn Kerri nói. CHÀO. Bất kỳ thông tin nào về cách mở các hàng đã thu gọn nhanh hơn so với việc nhấp vào một dấu cộng mỗi lần? OrenW nói. Khi sử dụng excel dùng chung (office 365), thao tác gập và mở nhóm được phản ánh cho mọi người đang xem hoặc chỉnh sửa tệp. tệp thay đổi trong khi làm việc – khiến việc làm việc với nó rất khó khăn. có cách nào để ngăn chặn điều này không (làm việc ngoại tuyến sẽ thực hiện được nhưng sau đó sẽ phát sinh sự cố đồng bộ hóa). Thanks |
