Ẩn hàng và cột
Trước tiên, hãy khám phá các phương pháp ẩn hàng và cột truyền thống. Về sau, tôi sẽ chỉ giải thích về các hàng – chỉ cần thay thế từ Hàng bằng Cột trong bất kỳ lệnh menu nào mà tôi mô tả nếu bạn muốn ẩn hoặc hiện các cột. Đầu tiên, chọn hàng hoặc các hàng mà bạn muốn ẩn hoặc bỏ ẩn, sau đó thực hiện các bước sau
- Excel 2007 trở lên. Trên tab Trang đầu, chọn Định dạng trong phần Ô của dải băng, sau đó chọn Ẩn & Bỏ ẩn, rồi Ẩn Hàng hoặc Bỏ ẩn Hàng
- Excel 2003 trở về trước. Chọn Định dạng, Hàng, rồi Ẩn hoặc Bỏ ẩn
Mẹo. Hãy nhớ rằng để hiện các hàng, bạn phải chọn các hàng ở hai bên của nhóm ẩn. Nếu bạn đang cố bỏ ẩn các hàng ở đầu trang tính, hãy bấm vào hàng hiển thị đầu tiên, rồi di chuyển chuột lên trên cùng của màn hình.
Các phím tắt bàn phím
Ngoài ra, bạn có thể chọn một hàng hoặc nhiều hàng rồi nhấn Ctrl-9. Để hiện các hàng, nhấn Ctrl-Shift-9. Đối với các cột, hãy sử dụng Ctrl-0 [đó là số 0] hoặc Ctrl-Shift-0, tương ứng. Tuy nhiên, có một nhược điểm với phím tắt sau. Theo mặc định, Windows Vista, Windows 7 và Windows 8 sử dụng Ctrl-Shift-0 [không] làm lối tắt bàn phím để thay đổi bố cục bàn phím. Điều này có nghĩa là khi bạn chuyển từ Windows XP sang phiên bản Windows mới hơn, Ctrl-Shift-0 sẽ không còn hoạt động trong Excel nữa trừ khi bạn thay đổi cài đặt phức tạp của Windows như trong Hình 1
Hình 1. Tùy chọn Chuyển bố cục bàn phím trong Windows Vista trở lên chặn Ctrl-Shift-0 để bỏ ẩn các cột trong Excel
cửa sổ 8
- Nhấp vào Ngôn ngữ trong Bảng điều khiển
- Nhấp vào Cài đặt nâng cao, sau đó nhấp vào liên kết Phím nóng trên thanh ngôn ngữ Thay đổi
- Bấm Thay đổi chuỗi phím, chọn Không được gán trong phần Bố cục bàn phím chuyển đổi, sau đó bấm OK nếu cần
Windows Vista hoặc Windows 7
- Nhấp vào Vùng và Ngôn ngữ trong Bảng điều khiển
- Chọn tab Bàn phím và Ngôn ngữ, sau đó nhấp vào Thay đổi Bàn phím
- Nhấp vào tab Cài đặt khóa nâng cao, sau đó nhấp vào Thay đổi chuỗi khóa
- Chọn Không được gán trong phần Bố cục bàn phím chuyển đổi, sau đó bấm OK nếu cần
WindowsXP
- Không cần thay đổi Bảng điều khiển
Bỏ ẩn có chọn lọc
Đôi khi bạn có thể muốn bỏ ẩn chỉ một hàng hoặc một cột. Có hai cách để làm như vậy
1. Nhấn Ctrl-G để hiển thị cửa sổ Đi tới, nhập địa chỉ của một ô trong hàng hoặc cột mà bạn muốn bỏ ẩn, sau đó bấm OK, như thể hiện trong Hình 2. Thực hiện lệnh menu hoặc phím tắt tương ứng để bỏ ẩn hàng hoặc cột. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh menu để hiển thị hộp thoại Go To
- Excel 2007 trở lên. Chọn Tìm và Chọn trên tab Trang chủ, sau đó bấm Đi tới
- Excel 2003 và phiên bản cũ hơn. Chọn Chỉnh sửa rồi Chuyển đến.
2. Nếu bạn không biết địa chỉ chính xác của ô mà bạn đang tìm kiếm, hãy nhấn Ctrl-F để hiển thị cửa sổ Tìm và tìm kiếm một từ trong cột hoặc hàng ẩn. Cũng giống như lệnh Go To, Excel sẽ chọn ô bị ẩn, sau đó bạn có thể bỏ ẩn ô này. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh menu để hiển thị hộp thoại Tìm
- Excel 2007 trở lên. Chọn Tìm và Chọn trên tab Trang chủ, sau đó bấm Tìm
- Excel 2003 trở về trước. Chọn Chỉnh sửa, rồi Tìm
Hình 2. Hộp thoại Go To cho phép bạn điều hướng đến một ô bị ẩn khi bạn cần bỏ ẩn một hàng hoặc cột có chọn lọc
Nhóm hàng hoặc cột
Tính năng Nhóm của Excel là giải pháp thay thế hiệu quả để ẩn hoặc hiện các hàng và cột theo cách thủ công. Chọn các hàng hoặc cột bạn muốn ẩn, sau đó thực hiện lệnh này
- Excel 2007 trở lên. Nhấp vào biểu tượng Nhóm trong phần Đề cương của dải băng Dữ liệu
- Excel 2003 trở về trước. Chọn Dữ liệu, Nhóm và Phác thảo, sau đó chọn Nhóm
Như thể hiện trong Hình 3, Excel thêm một nút bên ngoài khung trang tính mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi trạng thái ẩn hoặc hiển thị của hàng hoặc cột. Để xóa nhóm, hãy chọn nhóm, sau đó đưa ra lệnh Ungroup tương ứng, lệnh này liền kề với các lệnh Nhóm được mô tả ở trên
Hình 3. Tính năng Nhóm cho phép bạn mở rộng hoặc thu gọn một tập hợp các hàng hoặc cột chỉ bằng một cú nhấp chuột
Chế độ xem tùy chỉnh
Nhiều người dùng Excel bỏ qua tính năng Chế độ xem tùy chỉnh, trong số những tính năng khác, cho phép bạn lưu các tập hợp hàng hoặc cột ẩn. Trước khi bạn bắt đầu ẩn hàng hoặc cột, trước tiên hãy tạo dạng xem hiển thị toàn bộ trang tính
- Excel 2007 trở lên. Chọn Chế độ xem tùy chỉnh trong phần Chế độ xem sổ làm việc của dải băng Chế độ xem. Bấm Thêm, sau đó gán tên, chẳng hạn như Tất cả Cột. Đảm bảo rằng Cài đặt hàng, cột và bộ lọc ẩn được chọn, rồi bấm OK
- Excel 2003 trở về trước. Chọn Chế độ xem, rồi chọn Chế độ xem tùy chỉnh. Từ đó, các lệnh giống như được mô tả trong Excel 2007
Tiếp theo, ẩn các hàng và/hoặc cột như mong muốn, sau đó lưu chế độ xem tùy chỉnh thứ hai. Bây giờ bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khi cần. Ban hành lệnh Chế độ xem tùy chỉnh, chọn chế độ xem từ danh sách, sau đó nhấp vào Chế độ xem