Với một nhà quản trị, ra quyết định là một kỹ năng chính yếu bởi trong công việc bạn luôn luôn cần đưa ra quyết định và thực hiện tốt chúng.
Những quyết định đúng được đưa ra sẽ tạo bước ngoặt to lớn với sự thành công của tổ chức, ngược lại những quyết định tệ hại thường kéo theo các hậu quả vô cùng đắt giá.
Theo cuốn “Kỹ năng ra quyết định” trường Đại học Harvard, hai lý do chính khiến chúng ta ra quyết định kém hiệu quả, đó là:
- Không có đủ thông tin cần thiết cho tình huống hiện tại
- Không dự đoán chính xác những diễn biến bất ngờ trong tương lai.
Trong nhiều trường hợp, sự thất bại của các quyết định sẽ đem đến nhiều kinh nghiệm, bài học có giá trị những vẫn rất cần quyết định đúng ngay từ ban đầu.
Cuốn sách cũng đưa ra quy trình 5 bước sau để có thể ra một quyết định hợp lý và hiệu quả:
Lưu ý rằng, trước khi bắt đầu quy trình bạn đã mô tả được rõ quyết định của bạn cần đưa ra là gì?
Ví dụ: Nam là Giám đốc công ty Nam Việt, muốn ra quyết định về chốt phương án nghỉ mát cho công ty năm 2019
Bây giờ, hãy bắt đầu với các bước của quy trình ra quyết định
1. Thiết lập bối cảnh để thành công
Việc ra quyết định hiệu quả chỉ tồn tại khi tổ chức và nhà lãnh đạo khuyến khích tranh luận có tính xây dựng và ủng hộ các quan điểm đa dạng. Đó là lý do tại sao việc thiết lập bối cảnh là bước đầu tiên trong quy trình ra quyết định.
Một bối cảnh phù hợp cần có:
- Sự tham gia của những cá nhân thích hợp
- Bố trí không gian phù hợp
- Những người tham gia thống nhất về cách ra quyết định
- Ủng hộ các quan điểm, ý kiến khác nhau và tranh luận tích cực
2. Nhìn nhận vấn đề hợp lý
Bước này cần xác định các yếu tố tác động và ảnh hưởng của chúng đến quyết định.
3. Đề xuất các phương án
Nếu thiếu các phương án thay thế, bạn sẽ không thể đưa ra quyết định khả thi và tối ưu. Bạn cần đưa ra nhiều phương án khác nhau để so sánh và lựa chọn. Huy động trí tuệ tập thể là cách hữu ích cho bạn khi cần tìm kiếm các phương án và giải pháp.
4. Đánh giá các phương án
Sau khi đã có các phương án, bước này bạn cần đánh giá, xem xét từng phương án về mức độ đáp ứng mục tiêu ban đầu như thế nào. Sau đó lập bảng so sánh mỗi phương án có ưu điểm gì, nhược điểm gì.
5. Chọn phương án khả thi nhất
Đây chính là lúc đưa ra quyết định.
Cùng phân tích mục tiêu chốt phương án nghỉ mát của công ty Nam Việt ở trên theo các bước của quy trình ra quyết định:
- Thiết lập bối cảnh: Nam đã mời các trưởng phòng hành chính, nhân sự, truyền thông tham gia vào ban tổ chức. Mong muốn ban tổ chức đưa ra chương trình nghỉ mát đặc sắc, sáng tạo, Nam yêu cầu tổ chức thảo luận tại một quán cafe gần công ty để mọi người thoải mái.
- Nhìn nhận vấn đề hợp lý: Lúc này nhóm cần xác định ra các yếu tố tác động đến việc nghỉ mát như thời gian, chi phí, chương trình vui chơi, tự tổ chức hay thông qua agency,…
- Đề xuất các phương án: bước này, nhóm đã thảo luận với nhau và đưa ra nhiều phương án khác nhau như Phương án đi Đà Nẵng, Huế, Nha Trang, Qui Nhơn. Mỗi phương án bao gồm chi phí, phương tiện, chương trình thăm quan, vui chơi.
- Đánh giá các phương án: bảng so sánh các phương án nghỉ mát:
- Chọn phương án khả thi nhất: Dựa vào so sánh giữa các phương án ở bước 4, nhóm đã lựa chọn và quyết định đi Đà Nẵng vừa đáp ứng được ngân sách, địa điểm vui chơi và thuận tiện việc đi lại.
Bài viết tham khảo: giáo trình “Kỹ năng ra quyết định” của trường Đại học Harvard.
Với vai trò là một nhà quản trị, chắc chắn bạn cần vận dụng tốt kỹ năng ra quyết định. Ngoài các kỹ năng này thì người quản lý cũng cần trau dồi các kỹ năng khác như kỹ năng điều phối, quản trị rủi ro, giao tiếp, thương lượng,…
Chúng tôi mạn phép xin giới thiệu đến bạn chương trình cho nhà quản trị mới NeoManager – chương trình được dày công nghiên cứu bởi đội ngũ chuyên gia hàng đầu tại Học viện Agile.
Chúc các bạn luôn thành công trên nghiệp quản trị của mình!
Với vai trò là một nhà lãnh đạo, chắc chắn bạn sẽ luôn đương đầu với rất nhiều tính thế khác nhau. Kể cả những lúc áp lực cao, thời gian có ít hay luồng thông tin quá nhiều, mâu thuẫn thì một người lãnh đạo vẫn cần giữ cho mình một cách ra quyết định đúng đắn nhất. Vậy làm sao để ra được quyết định đúng đắn với vai trò là một nhà lãnh đạo? Hãy cùng Học viện Agile đi tìm hiểu nhé.
>> Download miễn phí Ebook “Bí quyết kiểm soát tiến độ dự án” TẠI ĐÂY
Thế nào là một quyết định đúng?
Một quyết định đúng có thể trở thành một bước ngoặt lớn cho sự nghiệp của bạn và cho cả tổ chức. Nhưng mọi quyết định để xác định được đúng hay sai đều cần các hành động sau đó của nó. Tại sao chúng ta lại có những nhà lãnh đạo tài năng như Mark Zuckerberg [Facebook], Bill Gates [Microsoft], Steve Jobs [Apple],… Đơn giản bởi họ là những người ra được các quyết định đúng.
Một quyết định đúng được hiểu là một quyết định mà ở đó người lãnh đạo đánh giá được rủi ro và cơ hội của quyết định. Từ đó liên kết với các cam kết về mục tiêu cần đạt được để đưa ra một quyết định chính xác nhất.
Thế nào là một quyết định đúng?
Ra quyết định trong những tình huống phức tạp không bao giờ là dễ dàng, nhưng những nhà lãnh đạo trong tình huống đó cũng không thể để ra sai sót trong việc ra quyết định. Dưới đây là năm bước ra quyết định quan trọng của một nhà lãnh đạo mà chắc chắn bạn cần biết tới:
Bước 1: Xác định rõ bối cảnh của quyết định thành công
Trước khi đưa ra một quyết định, đầu tiên bạn cần biết được chính xác quyết định mình cần đưa ra là gì? Tại sao bạn cần đưa ra quyết định này? Nếu thành công hay thất bại thì mức độ ảnh hưởng sẽ như thế nào? Thế nào là một quyết định thành công?
Qua những câu hỏi như trên, bạn chắc chắn sẽ hiểu được rõ lý do tại sao mình cần đưa ra một quyết định đúng cũng như có đủ thông tin để có thể chuyển sang phần tiếp theo.
Ví dụ: Bạn là trưởng phòng công nghệ và bạn cần ra quyết định về việc có triển khai phương pháp Agile cho các team của mình. Khi ấy, bạn phải cần xác định rõ để trả lời cho các câu hỏi sau đây:
- Quyết định mình cần đưa ra là gì? Có áp dụng hay không áp dụng? Nếu áp dụng thì sẽ áp dụng cho toàn bộ nhân viên hay chỉ một vài nhóm?
- Tại sao bạn cần đưa ra quyết định này?
- Do tình hình hoạt động của công ty đang đi xuống, các nhân viên làm việc kém hiệu quả, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Điều này đòi hỏi cần có một cách làm mới.
- Mục tiêu của công ty trong năm tiếp theo là tăng trưởng lên 150%, đòi hỏi phòng công nghệ cũng cần làm việc năng suất hơn. Vì vậy điều này cũng đòi hỏi cần có một cách làm mới.
- Nếu quyết định là áp dụng Agile, thì thế nào gọi là thành công? Nhóm tăng trưởng được ít nhất 30% công suất, mức độ hài lòng của khách hàng tăng, doanh thu tăng lên 40%,…
Tìm hiểu chương trình đào tạo 3 tháng cho các nhà quản lý tại đây!
Kỹ năng ra quyết định
Bước 2: Nhìn nhận vấn đề một cách hợp lý
Ở bước này, các nhà lãnh đạo cần phải phân tích kỹ hơn để nhận biết được các yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của quyết định. Sau đó bạn sẽ so sánh giữa từng các yếu tố về điểm mạnh, điểm yếu để có thể đưa ra một cái nhìn khách quan nhất. Nếu cảm thấy khó khăn, hãy đặt thang điểm cho từng yếu tố chi tiết và đánh giá tổng thể số điểm mà từng yếu tố nhận được.
Bước 3: Đề xuất các phương án
Sau những quyết định đó thì phương án tiếp theo là gì? Nếu bạn chỉ quyết định và chưa hình dung ra được những phương án sau đó thì rất có thể rủi ro sẽ đến. Là một người lãnh đạo, bạn đừng nên nghĩ rằng chỉ bản thân mình mới có đủ năng lực để đề xuất các phương án. Một nhà lãnh đạo tài năng là người có thể sử dụng được trí thông minh của những người khác chứ không phải chỉ là sử dụng tối đa năng lực của mình. Vì vậy để việc này diễn ra hiệu quả hơn, bạn nên tổ chức một cuộc họp với mục tiêu là nhóm sẽ đưa ra được các giải pháp cho quyết định này. Trong cuộc họp bạn chỉ đứng vai trò là người điều phối và mong muốn nhận được các ý kiến từ mọi người, đây chắc chắn không phải là cuộc họp để bạn trình bày ý tưởng của mình và mọi người chỉ gật gù nghe the. Từ đó bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về mức độ khả thi của dự án cũng như có nhiều ý tưởng mới cho các hành động tiếp theo.
Bước 4: Đánh giá các phương án
Sau khi đã xác định được các phương án ở trên thì ở bước này bạn cần xem xét đánh giá từng phương án về mức độ đáp ứng mục tiêu ban đầu như thế nào? Nó có thực sự phù hợp hay không? Mức độ khả thi của phương án đến đâu?
Một số biến số mà bạn cần lưu ý như: chi phí, lợi ích, tác động tài chính, các biến số vô hình [danh tiếng, thương hiệu,…], thời gian, tính khả thi, nguồn lực, rủi ro, đạo đức.
Sau khi đã phân tích được các biến số trên, chắc chắn bạn sẽ biết được điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương án là gì? Từ đó để sắp xếp mức độ phù hợp của từng phương án, cũng như có thế kết hợp giữa các phương án để đưa ra một phương án cuối cùng tối ưu nhất.
Bước 5: Chọn phương án khả thi nhất
Đây chính là bước cuối cùng để bạn có thể đưa ra quyết định cho mình. Sau khi đã đánh giá được các phương án, chắc chắn bạn sẽ có thể dễ dàng chọn ra được một phương án khả thi nhất. Và đây chính là quyết định cuối cùng của bạn sau một quá trình đã phân tích kỹ lưỡng.
quy trình 5 bước ra quyết định
Tất nhiên quy trình 5 bước ra quyết định trên đây sẽ là điển hình khi bạn là một nhà lãnh đạo và cần đưa ra một quyết định quan trọng và có thời gian để chuẩn bị. Nhưng trong công việc và cuộc sống, sẽ có vô vàn những lúc mà bạn cần đưa ra quyết định một cách rất nhanh chóng, và đôi khi còn phải đặt vào những tình thế éo le, rủi ro cao. Vậy làm sao để giải quyết nó?
Câu trả lời rất đơn giản, đó là bạn cần phải có những kỹ năng khác đi kèm. Một người lãnh đạo giỏi chắc chắn sẽ không chỉ có kỹ năng ra quyết định, mà họ cần phải biết tới rất nhiều các kỹ năng khác như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng xử lý khủng hoảng, kỹ năng điều phối,… Và hơn nữa, ngay cả khi bạn muốn làm tốt ngay được kỹ năng ra quyết định, thì cũng cần có khoảng thời gian để trải nghiệm và nhận thức lại bài học cho mình. Đó chính là lý do vì sao mà các nhà quản lý luôn cần học hỏi các kỹ năng về quản lý một cách bài bản và có hệ thống để có thể rút ngắn được tối đa thời gian, chi phí cũng như không để đánh mất những cơ hội mới.
Sau hơn 5 năm nghiên cứu và không ngừng cải tiến phát triển dựa trên hơn 3000 nhà lãnh đạo, Học viện Agile đã triển khai được thành công rất nhiều lớp đào tạo quản lý mới cho hơn 200 học viên với khóa NeoManager – Kỹ năng lãnh đạo cho nhà quản lý mới.
Tại sao chúng tôi lại giới thiệu khóa học tới bạn?
- Khóa học NEO Manager giúp các nhà quản lý bước vào nghiệp quản trị đích thực thông qua việc gây dựng thói quen học tập liên tục.
- Phát triển năng lực tự học [thói quen, nhận thức, hiểu biết, kỹ năng].
- Cải thiện hiệu suất cá nhân [quản lý thời gian, giao tiếp, cảm xúc, ra quyết định].
- Quản lý nhân sự và phát triển đội nhóm một cách hợp lý, hiệu quả.
- Xây dựng và dẫn dắt nhóm hiệu quả, hạnh phúc.
- Quản lý dự án thành công.
- Cơ hội được networking với những chuyên gia giảng dạy hàng đầu và người học tham dự.
Tìm hiểu thêm về khóa học NeoManager tại đây!