Nếu thường xuyên làm việc với Google Trang tính, chắc chắn bạn sẽ cần lấy dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác.
Bạn luôn có thể chỉ cần sao chép và dán các ô được đề cập, nhưng nếu bạn làm như vậy, sẽ không có kết nối trực tiếp giữa hai trang tính — nếu dữ liệu gốc thay đổi, bảng tính thứ hai của bạn sẽ trở nên lỗi thời.
Thay vào đó, bạn có thể sử dụng chức năng IMPORTRANGE, chức năng này giúp bạn nhập dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác một cách nhanh chóng và dễ dàng và luôn đồng bộ hóa hai bảng tính
Những điều cần biết về IMPORTRANGE trong Google Trang tính
Mặc dù hàm IMPORTRANGE có thể trông dài và khó sử dụng, nhưng đó chỉ là do nó bao gồm một URL trong đó, điều này có thể làm cho ngay cả hàm đơn giản nhất cũng có vẻ khó hiểu. Trong thực tế, nó rất đơn giản để sử dụng. Đây là chức năng trông như thế nào
=IMPORTRANGE[[spreadsheet_url], [range_string]]
Như bạn có thể thấy, chức năng IMPORTRANGE được chia thành hai phần riêng biệt
bảng tính_url. Đây chỉ là URL hoặc địa chỉ web của bảng tính mà bạn muốn nhập dữ liệu từ đó. Bạn thực sự có một lựa chọn ở đây. Bạn có thể sử dụng toàn bộ URL hoặc chỉ cái được gọi là khóa bảng tính. Thêm vào đó trong một thời điểm.
dãy_chuỗi. Đây là các ô cụ thể trong bảng tính gốc mà bạn muốn nhập và đồng bộ hóa với bảng tính mới.
Cách sử dụng QUAN TRỌNG trong Google Trang tính
1. Chỉ với hai đối số, việc sử dụng hàm IMPORTRANGE thường khá đơn giản. Giả sử bạn có một bảng tính và bạn muốn nhập bảng vào một bảng tính mới
2. Nhấp vào URL trong thanh địa chỉ ở đầu trình duyệt và sao chép nó. Ngoài ra, bạn chỉ có thể sao chép khóa bảng tính từ bên trong URL.
3. Trong bảng tính mới, nhập "=IMPORTRANGE[" — không có dấu ngoặc kép
4. Dán URL và thêm một trích dẫn kết thúc ["]
5. Nhập dấu phẩy, thêm dấu ngoặc kép ["] và nhập phạm vi ô bạn muốn bao gồm. Nó sẽ giống như thế này. "Tờ1. B1. C6" Ở đây, chúng tôi đang xác định rằng chúng tôi muốn bảng tính có tên là "Sheet1" và muốn các ô từ B1 đến C6
6. Thêm dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter.
7. Chức năng hoàn chỉnh sẽ trông giống như thế này
=IMPORTRANGE["//docs.google.com/spreadsheets/d/1Zoq0M0RG-RLYZ9HjOf01ff9eSPIYY3s/edit#gid=1027643093", "Sheet2!A1:C12"]
Ví dụ này sử dụng khóa bảng tính thay vì URL đầy đủ. Dave Johnson/Người trong cuộc
8. Tuy nhiên, bạn có thể nhận thấy rằng dữ liệu không được nhập — có lỗi #REF. lỗi trong ô thay vì. Nhấp vào ô này và bạn sẽ thấy thông báo rằng bạn cần kết nối các trang tính này. Nhấp vào "Cho phép truy cập" và sau một lúc, dữ liệu sẽ xuất hiện. Bạn sẽ chỉ cần thực hiện việc này một lần cho mỗi bảng tính mà bạn nhập dữ liệu từ đó.
Bạn chỉ cần cấp quyền truy cập vào bảng tính một lần. Dave Johnson/Người trong cuộc
Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE với dải ô được đặt tên
Nếu muốn, bạn có thể sử dụng phạm vi đã đặt tên thay vì chỉ định phạm vi theo cách thủ công.
1. Trong bảng tính ban đầu, hãy chọn phạm vi rồi bấm chuột phải.
2. Trong menu thả xuống, chọn "Xác định phạm vi được đặt tên. "
Tùy chọn đặt tên cho một dãy ô nằm trong trình đơn nhấp chuột phải. Dave Johnson/Người trong cuộc
3. Trong ngăn Phạm vi được đặt tên xuất hiện, hãy đặt tên cho lựa chọn rồi nhấp vào "Xong. "
Đặt tên cho dải ô và nó sẽ bao gồm tên của trang tính, giúp đơn giản hóa tác vụ nhập ô. Dave Johnson/Người trong cuộc
4. Bây giờ khi bạn thêm range_string vào hàm IMPORTRANGE, bạn chỉ cần nhập tên này, tên này đã bao gồm tên của trang tính. Nó dễ dàng hơn nhiều so với việc xây dựng lập luận bằng tay
Chỉ cần nhớ đặt phạm vi tên trong dấu ngoặc kép, giống như khi bạn chỉ định phạm vi theo cách thủ công. Dave Johnson/Người trong cuộc
Sử dụng URL bảng tính hoặc khóa bảng tính
Có một vài sắc thái trong cách thức hoạt động của chức năng này mà bạn nên biết. Hãy bắt đầu với URL
Bạn có một sự lựa chọn. Bạn có thể sử dụng toàn bộ URL của bảng tính hoặc bạn chỉ có thể sử dụng khóa bảng tính, đây là một phần của URL theo sau "d/. " Ví dụ: giả sử bạn có một bảng tính với URL này
//docs.google.com/spreadsheets/d/1K6Jy9BAUsNLYtbEIIxI3LONV9JQ0hTY/edit#gid=25213
Bạn có thể sử dụng toàn bộ URL hoặc chỉ một phần sau d/
1K6Jy9BAUsNLYtbEIIxI3LONV9JQ0hTY
Cả hai tùy chọn đều hoạt động giống hệt nhau; . Dù bằng cách nào, hãy luôn đặt đối số này trong dấu ngoặc kép.
Mỗi bảng tính có một khóa bảng tính duy nhất. Dave Johnson/Người trong cuộc
Sử dụng range_string
range_string cũng có những điều kỳ quặc riêng. Cụ thể, khi nhập dãy trong hàm IMPORTRANGE, bạn cần làm rõ các ô đó nằm ở sheet nào. Hãy nhớ rằng một bảng tính có thể có nhiều tab, mỗi tab là một trang tính riêng. Kết quả là, đối số này có hình thức này
Sheet1!A1:A12
Trong ví dụ này, Sheet1 là tên của trang tính và các ô được biểu thị bằng phạm vi A1. A12. Bạn cần luôn đặt dấu chấm than giữa tên trang tính và phạm vi và giống như URL, luôn đặt nó trong dấu ngoặc kép.
Mẹo sử dụng IMPORTRANGE trong Google Trang tính
Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE
- Google Trang tính coi cả hai đối số — URL và phạm vi — dưới dạng chuỗi, nghĩa là bạn phải luôn đặt chúng trong dấu ngoặc kép
- Nếu bạn muốn sử dụng khóa bảng tính thay vì toàn bộ URL, hầu hết các trình duyệt sẽ tự động chọn nó nếu bạn bấm đúp vào phần đó của URL trong thanh địa chỉ của trình duyệt
- Thông thường, một cách dễ dàng hơn để chỉ định một phạm vi là sử dụng một phạm vi đã đặt tên.
- Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với bảng tính gốc, bản cập nhật sẽ xuất hiện sau vài giây trong bảng tính mới. Nó nhanh, nhưng không tức thời.
- Đồng bộ hóa dữ liệu chỉ cập nhật theo một hướng — từ bảng tính cũ sang bảng tính mới. Nếu cố gắng thay đổi một giá trị trong bảng tính mới, bạn sẽ thấy thông báo lỗi xuất hiện. Để lấy lại dữ liệu đã nhập trong bảng tính mới, hãy xóa dữ liệu mà bạn đã cố thêm.
Dave Johnson
Nhà văn tự do
Dave Johnson là một nhà báo công nghệ chuyên viết về công nghệ tiêu dùng và cách ngành công nghiệp này đang chuyển đổi thế giới khoa học viễn tưởng mang tính đầu cơ thành cuộc sống thực hiện đại. Dave lớn lên ở New Jersey trước khi gia nhập Lực lượng Không quân để vận hành vệ tinh, dạy các hoạt động trong không gian và lập kế hoạch phóng vào không gian. Sau đó, ông dành tám năm làm trưởng nhóm nội dung trong nhóm Windows tại Microsoft. Là một nhiếp ảnh gia, Dave đã chụp những con sói trong môi trường tự nhiên của chúng; . Dave là tác giả của hơn hai chục cuốn sách và đã đóng góp cho nhiều trang web và ấn phẩm bao gồm CNET, Forbes, PC World, How To Geek và Insider