Theo thông báo của bộ phận Tư pháp - Hộ tịch, qua kiểm tra tàng thư sổ bộ hộ tịch khai sinh thì không tìm thấy có tên của anh trai ông Đ. nên không cấp được bản sao Giấy khai sinh. Ông Đ. đề nghị cơ quan chức năng giải đáp về vấn đề này.
Về vấn đề này, UBND xã Long Cang, huyện Cần Đước, tỉnh Long An trả lời như sau:
Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giấy tờ, hộ tịch thì: "Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc".
Đối với các việc hộ tịch như khai sinh, khai tử, kết hôn… thì thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014. Tuy nhiên, việc cấp trích lục phải căn cứ vào sổ gốc để cấp.
Cũng theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì: "Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác".
Hiện nay, bản thân anh trai của ông Đ. vẫn còn lưu giữ bản chính Giấy khai sinh, như vậy để thuận tiện trong quá trình thực hiện các giao dịch, có thể thực hiện chứng thực bản sao từ Giấy khai sinh bản chính để sử dụng.
Bên cạnh đó nếu muốn đăng ký khai sinh đối với các trường hợp bản thân còn bản chính Giấy khai sinh nhưng cơ sở dữ liệu hộ tịch của cơ quan đăng ký khai sinh đó đang quản lý không tìm thấy tên trong cơ sở dữ liệu, anh trai của ông Đ. cần đến Trung tâm hành chính công huyện để được Phòng Tư pháp huyện cấp giấy xác nhận [vì anh trai của ông Đ. sinh năm 1973], sau đó liên hệ đến nơi cư trú để được hướng dẫn thủ tục đăng ký khai sinh theo quy định của pháp luật [đăng ký khai sinh cho người có hồ sơ giấy tờ cá nhân].
Qua quá trình trao đổi hướng dẫn ông Đ., ngày 7/8/2023, ông Đ. có đến UBND xã Long Cang để trích lục khai sinh cho anh trai, có đem theo bản chính Giấy khai sinh và được công chức tư pháp hộ tịch xã hướng dẫn trực tiếp như nội dung đã trao đổi, hướng dẫn. Anh trai ông Đ. cũng đã đến Trung tâm hành chính công huyện nộp hồ sơ theo hướng dẫn của công chức tư pháp xã và đã được Phòng Tư pháp huyện cấp giấy xác nhận, sau đó đã đến nơi cư trú hiện tại để đăng ký khai sinh và đã được tiếp nhận.
Sau khi UBND xã Long Cang trao đổi, hướng dẫn, ông Đ. đã hiểu rõ, thống nhất theo hướng dẫn của UBND xã và không có ý kiến, phản ánh gì khác.
Đối với việc chứng nhận, công chứng chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền, Đại sứ quán chỉ thực hiện đối với khách đến ký trực tiếp tại trụ sở Đại sứ quán [xem thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền].
Trường hợp không thể trực tiếp đến Đại sứ quán, Quý vị có thể làm thủ tục theo các bước sau:
- Ký giấy tờ trước mặt công chứng viên Hoa Kỳ;
- Xin chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level - Department of State], địa chỉ liên hệ các Bộ Ngoại giao Tiểu bang tải tại đây;
- Gửi qua đường bưu điện đến ĐSQ làm thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ của Hoa Kỳ để mang về Việt Nam sử dụng [xem thủ tục ở dưới].
2. Chứng thực bản sao [certification of copy]
Người Việt Nam có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, tài liệu [giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp Đại học, trung học, học bạ, giấy chứng nhận quốc tịch Hoa Kỳ, Thẻ xanh, hộ chiếu, giấy ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân…] có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện.
3. Thành phần hồ sơ:
- Phiếu đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ [tải tại đây]
- Đối với hợp pháp hóa: Các giấy tờ tài liệu đã có xác nhận của công chứng viên [Notary public], hộ tịch viên[registrar] hoặc lục sự tòa [County clerk] và xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level- Department of state] hoặc văn phòng công chứng [office of Authentification] thuộc Bộ Ngoại giao Tiểu bang.
- Đối với chứng thực bản sao các loại giấy tờ: Gửi qua bưu điện hoặc xuất trình [nếu đến trực tiếp nộp hồ sơ] bản chính và photocopy các loại giấy tờ cần được chứng thực tới Đại sứ quán.
4. Ngoài ra, Đại sứ quán nhận dịch và chứng nhận bản dịch các lại giấy tờ như: giấy phép lái xe, giấy khai sinh, giấy chứng nhận tốt nghiệp, chứng nhận kết hôn, giấy chứng minh nhân dân và các loại giấy tờ thông thường khác. Đại sứ quán không nhận dịch các tài liệu kỹ thuật chuyên môn.
5. Lệ phí: Trả bằng MONEY ORDER, CASHIER'S CHECK cho EMBASSY OF VIETNAM.
6. Nếu có yêu cầu gửi trả kết quả qua đường bưu điện, người đề nghị phải gửi kèm theo hồ sơ một bì thư gửi trả đã gửi tiền cước phí bưu điện và ghi rõ địa chỉ của người nhận. Tùy theo yêu cầu dịch vụ chuyển phát nhanh hay chậm, người đề nghị có thể chọn một trong ba dịch vụ có tracking number sau: Certified Mail, Express Mail, Priority Mail, with Delivery confirmation [USPS].
7. Thời hạn xử lý:
- yêu cầu làm thường: 5-7 ngày làm việc.
- yêu cầu làm nhanh: 2-3 ngày làm việc.
8. Để biết thêm thông tin, Quý vị có thể liên hệ Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán:
- Giờ làm việc: 9:00 AM - 12:00 PM và 02:00 PM - 04:30 PM các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ ngày lễ của Việt Nam và Hoa Kỳ.