Việc thanh toán là luôn đi kèm với hóa đơn. Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử không ít kế toán tỏ ra băn khoăn về hình thức thanh toán như thế nào để phù hợp và tiện ích. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán giải đáp vướng mắc này.
\>> Thanh toán trực tuyến trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice: Người bán – người mua tiện đủ đường \>> Nhận hóa đơn điện tử từ người bán, người mua có thể thao tác gì?
Cách viết hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử không có gì khác biệt so với hóa đơn giấy. Có 3 cách viết ký hiệu hình thức thanh toán như sau:
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM
- Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK
- Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: TM/CK
Kế toán cũng cần lưu ý:
- Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng nếu bắt buộc phải sử dụng hình thức thanh toán trên hóa đơn là chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Hình thức thanh toán trên hóa đơn ghi là”TM/CK” vẫn hợp lệ để kê khai thếu nếu các nội dung bắt buộc khác được lập đúng theo quy định.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice được liên kết với VNPay cho phép người mua sau khi nhận được hóa đơn có thể lựa chọn thanh toan theo các hình thức khác nhau: quét mã VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế, ví điện tử.Số tiền và thông tin thanh toán sẽ được gửi tới người bán tức thời, giúp kế toán kiểm soát và thu hồi công nợ nhanh chóng.
Hiện nay, doanh nghiệp sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Bài viết tổng hợp một số lưu ý về tiêu thức thanh toán trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung hữu ích với quý độc giả.
Khi lập-xuất hóa đơn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn ghi tiêu thức hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử thì có thể ghi một trong hai hình thức sau:
- Hình thức thanh toán bằng tiền mặt;
- Hình thức thanh toán qua chuyển khoản.
\>> Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Khi tiến hành lập hóa đơn điện tử, để đảm bảo ghi đúng hình thức thanh toán, bạn và doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng hình thức tiền mặt, người lập hóa đơn điền ký hiệu TM.
- Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, người lập hóa đơn điền ký hiệu CK.
- Nếu doanh nghiệp chưa xác định được hình thức thanh toán thì người lập hóa đơn điền ký hiệu TM/CK. Bởi, tại Công văn số 9208/CT-TTHT, ban hành ngày 22/9/2017, Cục thuế TP Hồ chính Minh đã khẳng định: Hình thức thanh toán không phải là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp hóa đơn có nội dung này mà bên bán và mua chưa xác định phương thức thanh toán thì có thể ghi ký hiệu “TM/CK” thì vẫn hoàn toàn đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của hóa đơn.
Như vậy, để tránh sai sót có thể xảy ra với tiêu thức hình thức hóa đơn trên hóa đơn điện tử, người dùng có thể điền ký hiệu TM/CK.
Ngoài ra, đối với tiêu thức hình thức thanh toán, người lập hóa đơn cũng cần lưu ý một số quy định sau:
- Các hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì bắt buộc phải sử dụng hình thức thanh toán trên hóa đơn là chuyển khoản.
- Các trường hợp hóa đơn có tiêu thức “Hình thức thanh toán” ghi là”TM/CK” thì chỉ cần các nội dung bắt buộc khác được lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn đảm bảo tính hợp lệ để tiến hành kê khai thuế.
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Xử lý hóa đơn điện tử ghi sai hình thức thanh toán
Dù là tiêu thức không bắt buộc nhưng nếu người lập hóa đơn ghi sai hình thức thanh toán thì vẫn cần phải tiến hành xử lý và khắc phục.
2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ghi sai hình thức thanh toán
Nếu hóa đơn điện tử viết sai chưa gửi cho bên mua, bên bán sẽ thông báo về việc hủy hóa đơn đã lập bị sai sót tới cơ quan thuế theo đúng Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119. Tiếp đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số, gửi tới cơ quan thuế xin cấp mã hóa đơn thay thế rồi gửi cho bên mua.
Nếu hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho bên mua, bên bán sẽ thông báo cho bên mua về sai sót. Đồng thời bên bán lập thông báo theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119 để gửi tới cơ quan thuế, xin cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế.
Nếu hóa đơn điện tử viết sai bị cơ quan thuế phát hiện và gửi thông báo cho bên mua thì bên mua cần lập thông báo theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119, để gửi lại cơ quan thuế. Tiếp đó xin cấp mã để lập lại hóa đơn điện tử mới, thay thế cho hóa đơn đã viết sai.
\>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã ghi sai hình thức thanh toán
Đối với trường hợp này thì bên bán chỉ cần thông báo lại cho bên mua, không cần lập hóa lại hóa đơn khác. Song nếu hóa đơn viết sai đã gửi dữ liệu tới cơ quan thuế thì bên bán cần tiến thành gửi thông báo theo Mẫu số 04, phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119, để gửi lại cơ quan thuế.
Ngoài ra, ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.
Đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin thành lập hợp pháp và các dịch vụ về hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.
- Tổ chức phải có tối thiểu 05 nhân sự trình độ đại học về công nghệ thông tin.
- Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
\>> Tham khảo: Doanh nghiệp không phát sinh doanh thu có cần lập báo cáo tài chính không?
Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức được thành lập hợp pháp, có tối thiểu 05 năm hoạt động và các thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử phải được đăng trên trang thông tin của tổ chức.
- Có quỹ và có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hợp pháp tại Việt Nam và quỹ không dưới 05 tỷ đồng.
- Tổ chức có tối thiểu 20 nhân sự có trình độ đại học về lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Tổ chức có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
Có bao nhiêu hình thức thanh toán trên hóa đơn?
Khi lập-xuất hóa đơn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn ghi tiêu thức hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử thì có thể ghi một trong hai hình thức sau: Hình thức thanh toán bằng tiền mặt; Hình thức thanh toán qua chuyển khoản.
Hóa đơn thanh toán là gì?
Hoá đơn [Tiếng Anh: Bill] là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền.
Hóa đơn trị giá bao nhiêu thì phải chuyển khoản?
Như vậy, các khoản chi nếu có hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ từng lần trên 20 triệu đồng trở lên, để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì bên mua phải thực hiện thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng cho bên bán.
Hóa đơn gốc là gì?
Hóa đơn điện tử gốc: Là hóa đơn được lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.