Trong việc xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 22000, lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp là một yêu cầu cần thiết phải đáp ứng.
Nếu bạn hỏi một nhà sản xuất thực phẩm 20 năm trước họ cách họ chọn một nhà cung cấp nguyên liệu như thế nào, họ có thể nói rằng nó dựa trên giá cả, hương vị hoặc vị trí và của nhà cung cấp. Tuy nhiên, khi ngành công nghiệp thực phẩm chú trọng hơn vào chất lượng và an toàn thực phẩm. Việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp đã trở nên quan trọng và phức tạp hơn nhiều.
Một số vấn đề thường gặp khi mua hàng
- Giá thấp nhưng chất lượng không đảm bảo
- Các lô hàng đầu tiên có chất lượng như cam kết, nhưng sau đó chất lượng giảm dần.
- Khi cần tăng số lượng hàng, nhà cung cấp không đủ khả năng đáp ứng.
- Nhà cung cấp ngừng kinh doanh trong thời hạn hợp đồng.
- Giao hàng trể.
- Khi chất lượng hàng không đạt yêu cầu nhà cung cấp không hỗ trợ giải trình
Vì vậy lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp một cách phù hợp có thể giúp công ty đáp ứng chuẩn quy định. Bên cạnh đó sẽ thúc đẩy nhu cầu của khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu mạnh về chất lượng sản phẩm.
Xác định một nhà cung cấp
Trước khi chọn nhà cung cấp nên thu thập ý kiến của các bộ phận liên quan như sản xuất, nghiên cứu, chất lượng, kinh doanh. Từ đó đưa ra tiêu chí lựa chọn cho một nhóm sản phẩm cần mua.
Nên chọn nhà cung cấp phù hợp, giá cả có thể không là tiêu chí ưu tiên. Một số tiêu chí cần quan tâm:
- Dịch vụ khách hàng
- Giao hàng và Cam kết giao hàng
- Chất lượng
- Công nghệ
- Năng lực
- Phương thức thanh toán
- Hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu của nhà sản xuất
Đo lường hiệu suất cung ứng
Một bước quan trọng khác của quy trình quản lý nhà cung cấp là phát triển chương trình kiểm soát và đánh giá nhà cung cấp.
Các hình thức có thể là tham quan nhà xưởng của nhà cung cấp, theo dõi quá trình vận chuyển hàng. Tham khảo ý kiến các khách hàng khác của nhà cung cấp.
Nên hiểu điểm mạnh và yếu của nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng chính thức.
Việc kiểm soát và đánh giá định kỳ cần phải thực hiện sau khi đã ký kết hợp đồng. Tất cả các nhà cung cấp đều phải được phân loại mức độ rủi ro hoặc mức độ quan trọng. Đây là cách làm hiệu quả để ngăn ngừa các sự cố do mà nguyên nhân là từ nhà cung cấp.
Mỗi nhà cung cấp cần có bảng theo dõi xu hướng theo các tiêu chí đã đặt ra. Từ đó đánh giá hiệu quả của cả một quá trình của nhà cung cấp.
Thu thập phản hồi từ nhà cung cấp
Một công cụ khác bạn có thể sử dụng để đánh giá nhà cung cấp là bảng câu hỏi tự đánh giá để hiểu thêm về nhà cung cấp.
Nội dung như số lô bị từ chối, số lô lỗi.
Phát triển quan hệ đối tác
Một nhà cung cấp tốt sẽ có khả năng phối hợp với nhà sản xuất trong việc:
- Dự đoán những gì cần thiết cho nhà sản xuất và thay đổi chỉnh sửa cho phù hợp.
- Thông báo cho nhà sản xuất nếu có vấn đề xảy ra làm hạn chế khả năng sản xuất hoặc vấn đề chất lượng được.
- Thông báo giao hàng trể sớm nhất có thể cho nhà sản xuất khi nhà cung cấp có sự cố
Kiểu hợp tác này cho phép tăng cường sự hiểu biết và lợi ích chung cho cả hai bên. Nó nuôi dưỡng sự hợp tác mạnh mẻ và vì lợi ích cho hai bên.
Mối quan hệ này cũng tồn tại những rủi ro từ sự tin tưởng. Vì vậy cả hai phải đảm bảo không có xung đột lợi ích tiềm tàng.
Điều nhà sản xuất cần ở nhà cung cấp
- Luôn cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, an toàn cho mục đích sử dụng và hoạt động đúng như dự kiến.
- Ngoài việc phải đáp ứng các thông số kỹ thuật đã được thống nhất trong thỏa thuận, nhà cung cấp còn phải đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu nhất định về chất lượng.
- Thiết lập và duy trì hệ thống Kiểm soát chất lượng nhằm bảo vệ tình trạng nguyên vẹn của hàng hóa và dịch vụ được cung cấp
- Thông báo cho nhà sản xuất về những đề xuất thay đổi về thông số kỹ thuật, phương pháp, nhà cung cấp, quy trình sản xuất, địa điểm sản xuất hay thiết bị nhằm xác định tác động đối với Sản phẩm nhà sản xuất.
- Cho phép nhà sản xuất kiểm tra chất lượng của các cơ sở, hệ thống hoặc tài liệu liên quan đến hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, và nhanh chóng đưa ra phản hồi cũng như thực hiện hành động sửa chữa nhằm khắc phục mọi vấn đề quan sát thấy.
- Chú ý đến giảm thải và có trách nhiệm với môi trường
- Tuân thủ các quy định luật pháp hiện hành
- Tôn trọng quyền con người và quyền lao động
- Khuyến khích sự an toàn và sức khỏe cho nhân viên
- Bảo mật thông tin với khách hàng.
CẦN TƯ VẤN VỀ FSSC 22000, ISO 22000 mời gọi 0919 099 777
Xem thêm những thay đổi chính của FSSC 22000 phiên bản 5
Tải biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp
Mẫu Quy trình đánh giá nhà cung cấp