Cách đánh máy trong word

Những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết khi soạn thảo văn bản

Le Linh 01/11/2021 1 bình luận

Trong quá trình làm việc với các văn bản Word, đã bao giờ bạn cảm thấy thắc mắc. Liệu mình trình bày như vậy đã đúng hay chưa? Có quy tắc chung nào cho việc gõ văn bản hay không? Bài viết hôm nay mình sẽ giải đáp cho các bạn về những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết để thực hiện soạn thảo văn bản tốt hơn.

Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.

I. Lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong Word

• Khi bạn nắm được các quy tắc gõ văn bản thì văn bản của bạn sẽ được đánh giá chuẩn hơn.
• Tạo ấn tượng và thiện cảm tốt cho người đọc.
• Thu hút được nhiều người đọc hơn.

II. Bộ quy tắc gõ văn bản trong Word

Ngoài hiểu được các quy tắc gõ văn bản trong Word, thì cách trình bày văn bản theo đúng chuẩn yêu cầu hành chính của Việt Nam cũng rất quan trọng.

1. Các thành phần của văn bản

Kí tự:

• Bao gồm các con chữ, con số, kí hiệu...
• Là thành phần cơ bản nhất của văn bản.
• Phần lớn các kí tự đều được nhập từ bàn phím.

Từ:

• Bao gồm nhiều kí tự, khác kí tự khoảng trắng ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.
• Các từ được phân biệt với nhau bằng dấu cách [khoảng trắng hay Space].

Câu:

• Bao gồm nhiều từ ghép lại thành một câu.
• Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm [.].

Dòng:

• Là tập hợp các kí tự nằm trên cùng một đường ngang từ lề trái sang lề phải.

Đoạn:

• Bao gồm nhiều câu liên tiếp, có nội dung liên quan tới nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa tạo thành một đoạn.
• Khi soạn thảo văn bản Word, ta nhấn phím Enter để kết thúc 1 đoạn văn bản.

Trang:

• Là phần văn bản cùng nằm trên một trang in.

2. Con trỏ soạn thảo

• Con trỏ soạn thảo là một vạch đứng nhấp nháy trên màn hình, cho biết vị trí xuất hiện của kí tự được gõ vào.
• Để chèn kí tự hay 1 đối tượng nào đó vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần chèn.
• Di chuyển con trỏ tới vị trí cần thiết bằng cách click chuột vào vị trí đó.

Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ:

↑: lên trên ↓: xuống dưới

←: sang trái →: sang phải

Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các nút khác trên bàn phím để di chuyển con trỏ, trong đó:

• Home: Di chuyển con trỏ ra đầu dòng.
• End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng.
• Page Up: Di chuyển con trỏ lên đầu trang văn bản.
• Page Down: Di chuyển con trỏ về cuối trang văn bản

3. Quy tắc gõ văn bản

Khi soạn thảo, các dấu ngắt câu: [.] [,] [:] [;] [!] [?] phải được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó, sau đó là một dấu cách nếu đoạn văn bản đó vẫn còn nội dung.

Các dấu mở ngoặc: [, [, {, được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.

Các dấu đóng ngoặc: ], ], }, >, ’, ” được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt cách ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó. Vì nếu không đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ trước nó thì khi Word tự xuống dòng nó sẽ hiểu nhầm các dấu câu là một từ riêng và sẽ ngắt xuống dòng.

Giữa các từ chỉ dùng 1 phím cách để phân cách.

Nhấn phím Enter một lần để kết thúc một đoạn văn bản chuyển sang đoạn văn bản mới.

Lưu ý: Không sử dụng phím Enter để xuống dòng mà Word sẽ tự động xuống dòng cho bạn. Khi bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng thì Word sẽ hiểu nhầm rằng bạn đang muốn sang 1 đoạn văn bản mới.

4. Gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey

Để gõ được chữ Tiếng Việt bằng bàn phím cho văn bản thì bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt là Unikey.

Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ VNI [Bảng mã Unicode]

Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ TELEX [Bảng mã Unicode]

Trên đây là những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần phải biết để soạn thảo tốt hơn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết cho nhiều người cùng biết nhé! Chúc bạn thành công!!!

18.093 lượt xem

Soạn thảo văn bản trên máy tính không phải là thao tác quá phức tạp, nhưng những quy tắc khi soạn thảo thì không phải ai cũng biết hay những thao tác cơ bản đôi khi lại bị bỏ qua. Với những người mới làm quen với máy tính và muốn đánh văn bản thì những bước mở đầu của soạn thảo nên biết và cần nắm rõ để gõ văn bản theo đúng quy chuẩn, cũng như thực hiện những kỹ năng soạn thảo thành thạo hơn. Trong bài viết này, Ketoan.vn sẽ chia sẻ với các bạn những thao tác cơ bản để soạn thảo văn bản trên máy tính nhé.

1. Các phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản

Để soạn thảo văn bản trên máy tính, đầu tiên các bạn cần cài đặt phần mềm soạn thảo như Microsoft Office, WPS Office hay sử dụng những công cụ soạn thảo trực tuyến như Word Online, Google Docs.

Tiếp theo, các bạn cần cài đặt công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính. Bạn nên cài Unikey là công cụ gõ phổ biến hiện nay. Sau đó chúng ta thiết lập công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính.

2. Tìm hiểu về thanh công cụ trong Word

Trong giao diện Word có thanh công cụ là nơi chứa những công cụ cần thiết trong khi soạn thảo như:

• Home: Giúp bạn tùy chỉnh Fonts chữ, cỡ chữ, căn lề.
• Insert: Chèn bảng biểu, hình ảnh và đồ thị.
• Layot: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
• References: Chèn mục lục, tiêu đề bảng biểu, đồ thị.
• Maillings: Hỗ trợ trộn tài liệu.
• Review: Chỉnh sửa cũng như comments trên tài liệu.
• View: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng soạn thảo.

3. Thiết lập định dạng ban đầu cho văn bản

a. Chuyển đơn vị đo sang Centimeters

Do sau khi cài đặt thì đơn vị đo mặc định của Word là Inch. Để thuận tiện hơn khi sử dụng thì các bạn nên chuyển đơn vị đo sang Centimeters. Các bạn chuyển đơn vị đo bằng cách chọn thẻ File => Options => Advanced. Sau đó tại mục Display thì các bạn chuyển Show measurements in units of thành Centimeters như hình dưới.

b. Căn lề văn bản

Để căn lề văn bản, đầu tiên các bạn chọn thẻ Layout trên thanh công cụ. Sau đó các bạn nhấn chuột trái vào biểu tượng hình mũi tên hướng chéo xuống ở góc phía dưới bên phải của mục Page Setup.

Lúc này, hộp thoại Page Setup sẽ hiện ra. Tại đây các bạn nhập các thông số căn lề chuẩn như sau:

• Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm.
• Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm.
• Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm.
• Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.

Tiếp đến lựa chọn hướng giấy chiều dọc là Portrait, chiều ngang là Landscape.

c. Định dạng chữ

Các bạn chọn thẻ Home rồi lựa chọn font chữ, cỡ chữ cho văn bản. Font chữ sử dụng là Times new Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14 cm. Sau đó các bạn nhấn chọn biểu tượng hình mũi tên ở góc phía dưới bên phải của mục Paragraph.

Lúc này, hộp thoại Paragraph hiện ra. Bây giờ các bạn điều chỉnh thông số khoảng cách dòng như hình bên dưới. Sau khi hoàn tất các bạn nhấn OK để hoàn thành là có thể bắt đầu soạn thảo văn bản của mình.

Như vậy, bài viết trên đã giới thiệu với các bạn những thao tác cơ bản để soạn thảo văn bản trên máy tính. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn trong quá trình làm việc. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm

2 Cách đơn giản để lấy ảnh từ file PDF sang file Word

Hướng dẫn những cách mở và lưu văn bản trong Word

Phông chữ và cỡ chữ chuẩn khi trình bày văn bản Word

Mách bạn cách đơn giản để viết số La Mã trong Word

Hướng dẫn cách viết, chèn biểu tượng độ C trong Word