Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên của Hoa Kỳ cấp/ công chứng khi trước khi đem sử dụng tại Việt Nam phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam [Bộ Ngoại giao Việt Nam và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài] hợp pháp hóa theo quy định.
Hồ sơ xin hợp pháp hóa giấy tờ có thể nộp trực tiếp tại Tổng lãnh sự quán hoặc gửi qua đường bưu điện.
Hồ sơ bao gồm:
– Phiếu đề nghị hợp pháp hóa [MẪU kèm theo]
– Bản chính giấy tờ tùy thân [chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân [chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu] đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực
– Giấy tờ cần được hợp pháp hóa [Quý vị tự chuẩn bị, hoặc yêu cầu người thân tham khảo cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam, hoặc tham khảo trên website của Tổng Lãnh sự quán]. Các giấy tờ này phải có xác nhận của của Văn phòng Đổng lý tiểu bang [State-level Department of State] hoặc Văn phòng Công chứng [Office of Authentication] thuộc Bộ Ngoại giao Liên bang*.
– Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
* Lưu ý: Những giấy tờ chưa có xác nhận của Văn phòng Đổng lý Tiểu bang [State-level Department of State] hoặc Văn phòng Công chứng [Office of Authentication] thuộc Bộ Ngoại giao Liên bang sẽ bị coi là không hợp lệ và bị trả lại, cho dù giấy tờ đó đã được công chứng hoặc xác nhận bởi công chứng viên [Notary Public], hộ tịch viên [registrar], lục sự tòa [court clerk] hay cơ quan khác của Hoa Kỳ.
– Lệ phí có thể trả bằng tiền mặt nếu hồ sơ được nộp trực tiếp; hoặc bằng Money Order, Cashier’s Check cho “Vietnam Consulate” nếu hồ sơ được gửi qua đường bưu điện.
– Nếu muốn nhận kết quả qua đường bưu điện, Quý vị cần gửi kèm theo 01 bì thư đảm bảo [certified mail] có ghi rõ địa chỉ người nhận và đã trả cước phí. Để tránh mất mát trong quá trình vận chuyển, đề nghị Quý vị sử dụng các dịch vụ chuyển phát bảo đảm của FEDEX hoặc UPS và ghi lại tracking number để theo dõi việc chuyển phát thư [Lưu ý KHÔNG sử dụng FEDEX Ground và UPS Ground – là bì thư không đảm bảo]. Tổng Lãnh sự quán không chịu trách nhiệm trong trường hợp hồ sơ của Quý vị bị thất lạc do Quý vị dùng bì thư không đảm bảo.
Tổng Lãnh sự quán xử lý hồ sơ và trả kết quả trong vòng 5-7 ngày làm việc. Nếu có yêu cầu làm gấp, Tổng Lãnh sự quán trả kết quả trong vòng 1 ngày làm việc.
"1. Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài lập, cấp, xác nhận trong các trường hợp sau:
- Giấy tờ, tài liệu và bản dịch tiếng Việt có công chứng, chứng thực đã được hợp pháp hóa lãnh sự;...".
Qua Hệ thống Tiếp nhận, trả lời kiến nghị của doanh nghiệp, Công ty TNHH Quốc tế Vận Đỏ hỏi, quy định trên chỉ đề cập đến các tài liệu của cơ quan, tổ chức thẩm quyền công [UBND, Bộ, Phòng Công chứng…] hay bao gồm cả tài liệu của các cơ quan, tổ chức tư nhân?
Trường hợp nếu bên giao đại lý của doanh nghiệp [công ty quốc tịch Đài Loan], muốn khởi kiện tại Tòa án Việt Nam, thì đơn khởi kiện và giấy ủy quyền có phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Về vấn đề này, Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao có ý kiến như sau:
Việc hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam gồm Bộ Ngoại giao [Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh] và cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [CQĐD]. Bộ Ngoại giao hoặc CQĐD Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc CQĐD Việt Nam ở nước ngoài.
Như vậy, đối với các giấy tờ của Công ty gồm “Đơn khởi kiện” và “Giấy ủy quyền” do phía công ty của Đài Loan lập muốn sử dụng tại Việt Nam, trước khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao cần được chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của phía Đài Loan và phù hợp với các quy định của pháp luật Đài Loan.
Ngoài ra, Công ty có thể tham khảo hướng dẫn cụ thể [bao gồm văn bản pháp luật liên quan, thời gian giải quyết, mức thu phí] trên cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Cục Lãnh sự theo địa chỉ: //www.lanhsuvietnam.gov.vn.
Nếu còn vấn đề chưa rõ hoặc không nêu trên cổng thông tin điện tử, Công ty có thể liên hệ trực tiếp qua điện thoại với Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự [Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao] theo số 84-24-37992356 hoặc 84-24-37993415 để được giải đáp.