Mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra và đầu vào sẽ giúp cho việc kê khai, nộp thuế hàng tháng của doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, hợp lý. Từ đó, kế toán quản lý hóa đơn dễ dàng, tiện lợi hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra và đầu vào bằng excel cho các doanh nghiệp.
Mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra là gì?
Bảng kê hóa đơn đầu ra là chứng từ quan trọng để thực hiện kê khai hàng hóa, dịch vụ mà nhà sản xuất, kinh doanh bán ra. Bảng kê bán ra mới nhất được lập theo mẫu 03/THKH, ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC, thay cho mẫu 01-1/GTGT/TT-BTC ban hành trước đó. Việc kê khai hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra nhằm thống kê lại danh sách hóa đơn, dòng tiền bán ra trong kỳ, từ đó xác định được số tiền bán ra để hoàn thành tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho Cơ quan thuế khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra.
Tải về: MẪU 03/THKH BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN BÁN RA
Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra
Mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra – Mẫu 03/THKH.
Dưới đây là chi tiết cách lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra:
Các loại hoá đơn, chứng từ kê khai trong bảng kê 03/THKH:
- Toàn bộ hoá đơn GTGT đã xuất bán trong kỳ
- Các hoá đơn đặc thù như tem vé, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn xuất hoàn trả hàng
Các hoá đơn chứng từ không được kê khai trong bảng kê 03/THKH:
- Hóa đơn viết sai, đã được xuất lại;
- Những hoá đơn GTGT thuộc các kỳ khác;
Bước 1: Điền đầy đủ các thông tin có trên bảng kê bao gồm: Tên công ty, mã số thuế, tên đại lý thuế [Nếu có], mã số thuế vào các dòng 2,3,4,5.
- Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT
- Phân phối, cung cấp hàng hóa áp dụng thuế suất 1%
- Dịch vụ, xây dựng không bao gồm nguyên vật liệu áp dụng thuế suất
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hoá, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu áp dụng thuế suất 3%
- Hoạt động kinh doanh khác áp dụng thuế suất 2%
Tùy theo tính chất hoạt động của doanh nghiệp, mà người lập bảng chọn thông tin phù hợp để kê khai trong bảng kê 03/THKH. Bước 3: Tính các loại tổng doanh thu Với tổng doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán ra: bằng tổng số liệu cột 8 dòng tổng của các chỉ tiêu 1,2,3,4. Với tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra có thuế GTGT: bằng tổng số liệu cột 8 dòng tổng các chỉ tiêu 2,3,4. Với tổng số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ bán ra: bằng tổng số liệu cột 9 dòng tổng các chỉ tiêu 2,3,4.
Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:
+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán [chưa có thuế giá trị gia tăng] đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Trường hợp bảng kê có hơn một [01] trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.”
Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần chuyển hướng, quan tâm đến vấn đề quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử. Bạn hiểu biết gì về vấn đề này? Làm sao để lập bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử đúng quy định, bảo đảm tính hợp pháp? Những câu hỏi này sẽ được iHOADON giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Có thể xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử được không?
Trong thời đại công nghệ 4.0, hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp truyền thống phải biết thích ứng và thay đổi. Những doanh nghiệp đang áp dụng hình thức hóa đơn giấy sẽ có chung một băn khoăn: Liệu có thể xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử được không?
Có được phép xuất bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử?
Tìm hiểu Thông tư 39/2014/TT-BTC, tại điều 19 có quy định người bán có thể sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán để kèm theo hóa đơn nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của 01 hóa đơn. Quy định được áp dụng với các hóa đơn giấy có số dòng bị giới hạn.
Từ quy định này có thể thấy, do số dòng của một hóa đơn giấy bị giới hạn, nên bảng kê thường đi kèm với hóa đơn để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán mà hóa đơn không thể kê khai hết.
Trong khi đó, hóa đơn điện tử không giới hạn, việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử sẽ phụ thuộc vào cơ quan thuế doanh nghiệp đó trực thuộc có cho phép hay không. Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào quy định của từng nơi để nắm được thông tin cụ thể nhằm thực hiện đúng Luật.
2. Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay
Bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định để bảo đảm tính hợp pháp. Dưới đây là nội dung quy định áp dụng cho những doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê để liệt kê tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh. Có nghĩa là, chỉ những dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh mới có thể sử dụng bảng kê đính kèm hóa đơn.
Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử và những nội dung cần lưu ý
Dưới đây là tổng hợp một số quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử để các doanh nghiệp có thể lưu ý:
+ Để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền, bảng kê thường được lưu trữ cùng hóa đơn.
+ Hóa đơn có đính kèm bảng kê phải ghi chú “kèm theo bảng kê số … ngày … tháng …. năm …”.
+ Những thông tin cần có trên bảng kê: Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.
+ Bảng kê phải có “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT” khi người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
+ Trên bảng kê, hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi kèm thứ tự bán hàng trong ngày.
+ Trên bảng kê phải ghi chú “kèm theo hóa đơn số ngày … tháng … năm …”.
+ Hóa đơn không cần đơn giá trong trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
3. Hướng dẫn lập bảng kê kèm hóa đơn điện tử
Lập bảng kê kèm hoá đơn điện tử bao gồm những nội dung gì?
Bởi vì chưa có một văn bản nào hướng dẫn chính thức để áp dụng, nên việc áp dụng bảng kê kèm hóa đơn điện tử còn phụ thuộc vào từng Cơ quan thuế tại các địa điểm khác nhau. Trong trường hợp được cho phép, doanh nghiệp có thể áp dụng cách thức lập bảng kê và hóa đơn điện tử như sau:
Nội dung hóa đơn điện tử:
Tùy thuộc vào từng loại hóa đơn mà sẽ có các nội dung khác nhau. Tuy nhiên, một hóa đơn điện tử phải đảm bảo những nội dung sau: kèm theo bảng kê số bao nhiêu, thời gian [ngày, tháng, năm] cụ thể. Tên gọi các danh mục tên hàng hóa. Các quy định khác tuân theo Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Nội dung bảng kê:
Về nội dung bảng kê, mỗi doanh nghiệp có thể tự thiết kế bảng kê phù hợp tùy với loại hàng hóa và dịch vụ. Về cơ bản, bảng kê cần đảm bảo các tiêu chí sau:
+ Tên người bán, địa chỉ và mã số Thuế của người bán.
+ Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa.
+ Bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ kèm theo hóa đơn số bao nhiêu và thời gian [Ngày, tháng, năm] cụ thể và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua.
+ Cần đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai trong trường hợp bảng kê nhiều trang. Trang cuối cùng phải có chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu trên hóa đơn.
4. Quy định chi tiết về bảng kê đính kèm hóa đơn giấy
Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, người bán được lập nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán ra kèm theo hóa đơn trong trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn.
Bảng kê đính kèm hóa đơn giấy được quy định như thế nào?
Để lập bảng kê đính kèm hóa đơn giấy, doanh nghiệp được phép tự tạo mẫu, thiết kế bảng kê phù hợp với hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí được quy định trong bảng kê bao gồm:
+ Đầy đủ thông tin về tên người bán, MST, địa chỉ của người bán.
+ Đầy đủ thông tin về tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và tiền hàng hóa. Ngoài ra, cần có thêm mục tiền thuế GTGT trong trường hợp người bán nộp thuế theo hình thức khấu trừ.
+ Hóa đơn có bảng kê đính kèm phải thể hiện rõ “kèm theo hóa đơn số…, thời gian cụ thể [ngày/ tháng/ năm] và có đầy đủ chữ ký người bán và người mua”.
+ Đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai nếu bảng kê nhiều trang.
+ Tại trang cuối cùng của bảng kê phải có chữ ký của người bán, người mua và đóng dấu như trên hóa đơn.
5. Bảng kê đi kèm hóa đơn điện tử có phải đóng dấu treo không?
Bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử có phải đóng dấu treo
Các doanh nghiệp, tổ chức thường sử dụng hóa đơn có bảng kê đính kèm nhằm mục đích bổ sung thông tin. Những hóa đơn như vậy sẽ được đóng dấu treo và phải tuân thủ đúng quy định về con dấu theo pháp luật hiện hành.
Theo quy định hiện nay, bảng kê đính kèm hóa đơn không bắt buộc phải đóng dấu treo. Tuy nhiên, để xác định bảng kê là một bộ phận của hóa đơn thì việc đóng dấu treo cho bảng kê là một việc làm cần thiết. Thông qua đó, xác đinh được thông tin trên bảng kê là chính xác, không bị giả mạo.
Trên đây là toàn bộ nội dung các quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp cần lưu ý những quy định của từng nơi để nắm được thông tin cụ thể nhằm đảm bảo các nghĩa vụ và quyền lợi chính đáng, hợp pháp nhất.