Trong thực tế, nhiều lúc ta cần phải in văn bản gửi cho nhiều người như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp, quyết định, thay vì phải gõ những thông tin của từng người trên từng văn bản [rất dễ gây nhầm lẫn], ta có thể sử dụng công cụ trộn văn bản Mail Merge để soạn thảo một cách nhanh chóng trên excel 2007, 2010, 2013,....
Bài viết này mình hướng dẫn trên phiên bản Office 2010, với phiên bản Office 2007, 2013, 2015 các bạn làm tương tự vì giao diện cũng giống nhau. Riêng đối với phiên bản Office để trộn được văn bản các bạn làm như bài viết sau: Hướng dẫn trộn văn bản trong word 2003
Video hướng dẫn trộn văn bản trong word 2010
Hướng dẫn bằng hình ảnh cách trộn văn bản trong word 2007, 2010, 2013
- Bước 1: Tạo một mẫu văn bản có chứa các thông tin cần trộn. ví dụ mình có văn bản như bên dưới, phần để dấu . màu đỏ chính là các thông tin cần thêm vào
- Bước 2: Trên cơ sở mẫu văn bản trên ta tạo một tệp dữ liệu trên Excel, tên cột bạn phải bắt đầu ngay từ ô A1 [như hình bên dưới], tuyệt đối không được 2 hay nhiều ô làm 1 bởi như thế sẽ không trộn văn bản được. [bạn cũng có thể đánh biểu mẫu này trên word tuy nhiên theo mình bạn nên đánh trên excel vì nếu có nhiều dữ liệu hoặc cần phải tính toán bằng các hàm bạn sẽ dễ dàng thêm và chỉnh sửa hơn trên excel]
- Bước 3: Trên văn bản mẫu đánh trên word [ở bước 1] bạn bấm vào thẻ Mailings => Tiếp tục chọn ô Select Recipients=> Tiếp tục chọn Use Existing Lish => Để chọn biểu mẫu mà bạn đã đánh trên excel. [Bạn cũng có thể bấm chọn Type New List để đánh bảng biểu của bạn]
- Bấm chọn sheets chứa dữ liệu của bạn, trong ví dụ này của mình sheet chứa dữ liệu có tên là Data=> tiếp theo bấm Ok.
- Bước 4: Bạn bấm vào Edit Recipient List để chỉnh sửa những hàng dữ liệu bạn cần trộn, nếu bạn muốn trộn tất cả các dòng dữ liệu trên excel bạn có thể bỏ qua bước này.
- Bước 5: Tại văn bản mấu bạn chọn vị trí cần thêm dữ liệu trộn, trong ví dụ này mình sẽ bôi đen dấu 3 chấm [] như hình dưới => tiếp theo bấm vào Insert Merge Field và chọn thông tin cần trộn chứa trong biểu để thêm vào. Làm tương tự cho đến khi Insert xong toàn bộ những dữ liệu bạn cần thêm vào.
- Bươc 6: Tiến hàng trộn toàn bộ biểu với mẫu văn bản để cho ra một loạt quyết định bằng cách vào Finish & Merge => bấm chọn Edit Individual Documents
- Tại bảng hiện ra bấm chọn số lượng dòng cần trộn với biểu mẫu ở mục Fromto hoặc chọn in tất cả ở mục All và bấm Ok để xuất.
- Bước 7: Giờ bạn có thể in văn bản của bạn và gửi đến những nơi cần thiết rồi.
Như vậy rất nhanh và dễ dàng phải không các bạn, Bạn có thể xem thêm hướng dẫn khác tại bài viết sau: Hướng dẫn trộn văn bản trong word 2003