Cần thiết phải giữ mối quan hệ tốt khi làm sai trong công việc
Cho dù bạn đã đi làm bao lâu thì việc phạm phải sai lầm là điều không thể tránh khỏi, vì vậy sau khi làm sai, chúng ta cần phải làm gì là điều quan trọng.
Trong văn hóa của người Nhật, việc làm sai và chậm trễ sửa chữa càng làm mất lòng tin cũng như mối quan hệ sau này đối với đồng nghiệp và khách hàng, vì vậy sau khi làm sai điều gì đó chúng ta cần nhanh chóng giải quyết và xin lỗi.
Một trong những cách tốt nhất để giải quyết sai lầm là gửi mail thông báo việc mình làm sai, lý do vì sao lại bị như vậy đồng thời nêu lên đối sách để không tiếp tục lặp lại vấn đề đó nữa.
Trong bài viết này chúng ta sẽ đi chi tiết vào cách viết mail xin lỗi, có kèm theo mail mẫu, các bạn có thể tham khảo nó.
Vì sao nên giải quyết bằng mail
Khi phải đối diện với 1 ai đó để giải quyết vấn đề là điều khó khăn, tuy nhiên trong công việc 1 khi đã làm sai điều gì đó thì cần thiết phải đối mặt để thông báo cho đối phương biết càng sớm càng tốt.
Tuy nhiên nếu điều gì cũng đối mặt giải quyết thì khả năng sẽ làm mất thời gian của đối phương và làm trầm trọng vấn đề hơn. vì vậy mà sử dụng điện thoại hoặc mail là cách tốt nhất.
Những lưu ý chính khi viết mail xin lỗi
Khi viết mail xin lỗi chúng ta không nên viết dài dòng gây khó hiểu, những lưu ý bên dưới giúp chúng ta bám sát vào vấn đề hơn:
Sau khi phát hiện ra vấn đề cần báo cáo sớm nhất có thể.
Trong tiêu đề cần ghi rõ đây là mail xin lỗi, hoặc xin lỗi về vấn đề gì đó.
Trong nội dung mail cần ghi rõ cách khắc phục cũng như cách để tránh không lặp lại vấn đề đó lần tiếp theo.
Khi nhận thấy mail có thể sẽ viết dài cần thêm 「長文でたいへん恐縮ですが」 ở đầu nội dung mail.
Cần tránh viết những nội dung loằng ngoằng gây khó hiểu, việc gửi mail thông báo càng sớm càng tốt tuy nhiên cần phải xem xét lại thật kỹ nội dung sao cho thật súc tích, đầy đủ những điều ở trên trước khi gửi.
Khi viết mail xin lỗi khách hàng
Việc viết mail xin lỗi khách hàng cần phải cực kỳ thận trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến giao dịch sau này của công ty.
Trong mail cần phải viết thật súc tích những vấn đề trên. Ngoài ra cũng lưu ý không được đổ lỗi cho 1 người nào khác trong công ty và phải thành thật nhận khuyết điểm sai lầm ở mình.
Khi viết mail xin lỗi người cùng công ty
Khi làm sai đối với người cùng công ty cũng cần phải viết mail xin lỗi như đối với khách hàng, trong đó chúng ta cũng phải nêu lên lý do vì sao làm sai và đối sách để việc đó không lặp lại vấn đề đó nữa.
Các mail xin lỗi mẫu
Dưới đây là 1 số mail mẫu các bạn có thể tham khảo:
Mail gửi khách hàng, xin lỗi vì tình trạng giao hàng chậm trễ
件名： 納品遅延のお詫び
【本文】 株式会社 様
いつも大変お世話になっております。 株式会社のです。
先ほどお問い合わせいただきましたにつきまして、 納品が遅れており、大変ご迷惑をおかけしております。
本来であれば月日にお届けすべきところ、 当方の手違いによりこのような事態になりました。 深くお詫び申し上げます。
早急に緊急手配を行い、本日の15時までに弊社へ納品される予定です。 商品が到着し次第、貴社へ直接お届けいたしますが、よろしいでしょうか。
今後、このようなことが起こらないよう、 管理体制を見直し、チェックを徹底していく所存です。 何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
Mail gửi người cùng công ty
件名： 再アップロードのお知らせとお詫び
本文： 部 様
お疲れ様です。です。
昨日アップロードしたについて、内容に修正がございます。 最新データではなく、昨年のデータを参照して作成してしまったためです。 ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。
当該箇所について修正し、 新しいファイルをアップロードいたしましたので、ご確認ください。 今後はこのようなことが起こらないよう、確認を徹底いたします。
Tham khảo
新社会人なら知っておきたいビジネスマナー