Trong bài đăng này, chúng tôi đang xem xét các tùy chọn Đóng và Tải Power Query. Đây là một phần của loạt bài được thiết kế để giúp bạn thiết lập và chạy Power Query một cách nhanh chóng. Cho đến nay trong loạt bài này, chúng tôi chỉ tải dữ liệu vào Excel thông qua Bảng. Nhưng có rất nhiều lựa chọn khác để khám phá
Mặc dù chúng tôi sẽ không sử dụng tất cả các cài đặt Đóng & Tải trong loạt bài này, nhưng điều quan trọng là phải biết về chúng. Sau đó, nếu và khi tình huống phát sinh, bạn có thể xem lại các tùy chọn và chọn lựa chọn tốt nhất cho kịch bản của mình
nội dung
Đóng và tải cài đặt
Sau khi nhập dữ liệu vào Power Query và thực hiện các phép biến đổi, chúng tôi phải quyết định phải làm gì với truy vấn đó. Chúng ta không thể để dữ liệu trong Power Query mãi sau này;
Nếu các tùy chọn mặc định được áp dụng, bấm vào Trang chủ > Đóng và Tải sẽ đẩy thẳng dữ liệu vào Excel dưới dạng Bảng trên một trang tính mới
Ưu điểm của việc chọn Đóng và Tải vào… là chúng ta có thể xem tất cả các tùy chọn, thay vì chỉ tải vào vị trí mặc định. Chọn Trang chủ > Đóng & Tải [thả xuống] > Đóng & Tải vào… [1] hoặc một lựa chọn thay thế là Tệp > Đóng & Tải vào… [2]
lợi thế của việc chọn tùy chọn “tải lên” là gì?
Cửa sổ Nhập dữ liệu mở ra
Cửa sổ này cung cấp ba lựa chọn chính
- Cách xem dữ liệu
- Đặt dữ liệu ở đâu
- Có tải dữ liệu vào Mô hình dữ liệu hay không
Hãy lần lượt xem xét từng phần này
Cách xem kết quả truy vấn
Phần trên cùng trong hộp thoại Nhập dữ liệu xác định loại đối tượng mà dữ liệu được tải vào
- Bảng – Tải dữ liệu vào Excel dưới dạng Bảng, xuất hiện trên mặt của trang tính
- Báo cáo PivotTable – Các cột của dữ liệu được chuyển đổi có sẵn để sử dụng làm thứ nguyên trong PivotTable
- PivotChart – Các cột của dữ liệu được chuyển đổi có sẵn để sử dụng trong PivotChart
- Chỉ tạo kết nối – Dữ liệu không hiển thị trên bất kỳ trang tính nào dưới dạng Bảng, PivotTable hoặc PivotChart
Có vẻ như việc chỉ tạo kết nối là hơi vô nghĩa. Rốt cuộc, tại sao phải nhập dữ liệu nếu bạn không thể thấy dữ liệu đó ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên, ngay cả khi dữ liệu không có sẵn trên mặt của trang tính, nó vẫn có thể có sẵn cho Mô hình Dữ liệu và các truy vấn khác
Đặt đầu ra truy vấn ở đâu
Nhóm tùy chọn thứ hai xác định nơi đầu ra truy vấn sẽ được đặt. Điều này chỉ có liên quan nếu chúng tôi đã chọn Bảng, PivotTable hoặc PivotChart trong nhóm đầu tiên
Các tùy chọn là một trong hai
- Trang tính mới – đầu ra sẽ bắt đầu tại Ô A1]
- Trang tính hiện có – nơi chúng ta có thể xác định ô chính xác để đặt Bảng, PivotTable hoặc PivotChart]
Nếu chúng tôi chỉ tạo kết nối, các tùy chọn này sẽ bị tắt
Thêm vào Mô hình Dữ liệu
Mô hình Dữ liệu là một cách hiện đại để Excel xử lý dữ liệu. Mô hình Dữ liệu là cần thiết nếu sử dụng Power Pivot hoặc tạo mối quan hệ
Nhưng Mô hình Dữ liệu không chỉ dành cho việc sử dụng Power Pivot. Bộ đệm ẩn Pivot là cách lưu trữ dữ liệu thông thường của Excel được sử dụng với PivotTable. Chúng tôi không thể nhìn thấy bộ đệm; . Nhưng, chúng ta chắc chắn có thể thấy tác động;
Kích thước tệp nhỏ hơn đáng kể bằng cách tải dữ liệu vào Mô hình dữ liệu thay vì Bộ đệm ẩn Pivot. Do đó, khi tạo PivotTable, chúng ta chỉ cần chọn Data Model làm nguồn
Để minh họa, tôi đã tải 1 triệu hàng dữ liệu [chỉ chứa hai cột] vào Mô hình dữ liệu. Sau đó, tôi đã sử dụng mô hình dữ liệu để tạo PivotTable cơ bản; . Ngược lại, tải cùng một dữ liệu trực tiếp vào PivotTable bằng cách sử dụng Bộ đệm ẩn Pivot và kích thước tệp là 3,488KB. Hơn 4 lần kích thước. Khi làm việc với nhiều cột hoặc nhiều hàng hơn, phương sai thậm chí còn rõ rệt hơn
Ngay cả khi không muốn sử dụng Power Pivot hoặc tạo mối quan hệ, Mô hình Dữ liệu vẫn là một lựa chọn tốt hơn
nút thuộc tính
Nhấp vào Thuộc tính ở cuối Cửa sổ nhập sẽ mở cửa sổ Thuộc tính truy vấn mà chúng tôi đã đề cập trong một bài đăng khác. Power Query – làm mới dữ liệu
Thay đổi cài đặt Đóng và Tải của truy vấn hiện có
Vì vậy, chúng tôi đã tạo một truy vấn và tải nó vào đích của nó. Điều gì xảy ra khi chúng ta muốn thay đổi điểm đến? . Tuy nhiên, nếu chúng tôi quay lại một truy vấn hiện có, tùy chọn Đóng và Tải vào… sẽ chuyển sang màu xám [xem ảnh chụp màn hình bên dưới]
Đừng lo;
Tại sao Đóng và tải chuyển sang màu xám?
Thay vì thay đổi các tùy chọn Đóng & Tải trong Power Query, chúng ta có thể xem chúng trong ngăn Truy vấn và kết nối. Trong Excel, bấm vào Dữ liệu > Truy vấn & Kết nối. Từ danh sách truy vấn, nhấp chuột phải vào truy vấn và chọn Tải vào…
Thao tác này sẽ mở lại hộp thoại Nhập dữ liệu. Từ đó, chúng ta có thể thay đổi cài đặt tải
Hãy cẩn thận khi thực hiện các thay đổi ở đây;
Đóng và tải áp dụng cho tất cả các truy vấn mới
Bây giờ là lúc cho một cảnh báo nhỏ
Khi khả năng của chúng tôi với Power Query tăng lên, chúng tôi có thể tạo nhiều truy vấn trong một phiên. Khi chúng tôi hài lòng với chúng, chúng tôi sẽ đóng và tải chúng vào Excel
Các lựa chọn hộp thoại Nhập dữ liệu được áp dụng cho tất cả các truy vấn mới. Nếu chúng tôi muốn các truy vấn khác nhau được tải khác nhau, tốt hơn là chỉ tải tất cả chúng dưới dạng kết nối, sau đó quay lại và thay đổi chúng theo ý muốn. Nếu không, chúng ta có thể mất nhiều thời gian để xóa Bảng, PivotTable và trang tính mà chúng ta không bao giờ muốn
Thay đổi cài đặt Đóng và Tải mặc định
Bạn nên điều chỉnh cài đặt Đóng và Tải mặc định để nó hoạt động theo cách chúng tôi làm việc
Có thể thay đổi cài đặt mặc định trong phần Tùy chọn truy vấn. Để đạt được điều này từ Excel, hãy nhấp vào Dữ liệu > Lấy dữ liệu [thả xuống] > Tùy chọn truy vấn. Hoặc để tìm Tùy chọn truy vấn từ Power Query, hãy bấm vào Tệp > Tùy chọn & Cài đặt > Tùy chọn truy vấn
Trong hộp thoại Tùy chọn truy vấn, chọn tùy chọn Tải dữ liệu trong phần Toàn cầu
Ở đây chúng ta có thể tìm thấy Cài đặt tải truy vấn mặc định. Tôi khuyên bạn nên tắt cả hai tùy chọn sau
- Tải vào trang tính. Bỏ chọn
- Tải lên Mô hình Dữ liệu. Bỏ chọn
Khi cả hai đều không được chọn, điều này làm cho kết nối chỉ là mặc định. Như đã lưu ý ở trên, vì tất cả các truy vấn mới đều được xử lý theo cùng một cách nên chỉ kết nối là lựa chọn tốt nhất cho chúng tôi
Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Tùy chọn truy vấn
Hủy & Đóng
Cuối cùng, tùy chọn Đóng và Tải cuối cùng là loại bỏ hoàn toàn mọi thay đổi. Để thực hiện việc này, trong Power Query, hãy bấm vào Tệp > Loại bỏ & Đóng
Gói [lại
Bài đăng này đã xem xét các tùy chọn để tải dữ liệu từ Power Query vào Excel. Mặc dù bạn có thể không sử dụng tất cả chúng ngay lập tức, nhưng thật tốt khi biết các cài đặt này để tham khảo trong tương lai
Trình tiết kiệm thời gian tốt nhất mà bạn có thể sử dụng là đặt các giá trị mặc định sao cho Power Query chỉ tải dưới dạng kết nối như mặc định
Đọc thêm bài viết trong loạt bài này
- Giới thiệu về Power Query
- Lấy dữ liệu vào Power Query – 5 nguồn dữ liệu phổ biến
- Truy vấn nguồn làm mới dữ liệu trong Excel. 4 cách & tùy chọn nâng cao
- Sử dụng trình chỉnh sửa Power Query để cập nhật truy vấn
- Tìm hiểu về các tùy chọn Đóng và Tải Power Query
- Tham số Power Query. 3 phương pháp
- Các phép biến đổi Power Query phổ biến [giải thích hơn 50 phép biến đổi mạnh mẽ]
- Nối thêm Power Query. Nhanh chóng kết hợp nhiều truy vấn thành 1
- Lấy dữ liệu từ thư mục trong Power Query. kết hợp các tập tin một cách nhanh chóng
- Liệt kê các tệp trong một thư mục và thư mục con với Power Query
- Cách lấy dữ liệu từ Sổ làm việc hiện tại bằng Power Query
- Cách hủy xoay vòng trong Excel bằng Power Query [3 cách]
- Truy vấn nguồn. Tra cứu giá trị trong một bảng khác với hợp nhất
- Cách thay đổi vị trí dữ liệu nguồn trong Power Query [7 cách]
- Công thức Power Query [cách sử dụng chúng và những cạm bẫy cần tránh]
- Câu lệnh Power Query If. if lồng nhau và nhiều điều kiện
- Cách sử dụng Power Query Group By để tóm tắt dữ liệu
- Cách sử dụng Hàm tùy chỉnh Power Query
- Power Query – Các lỗi thường gặp & Cách khắc phục
- Power Query – Mẹo và thủ thuật
Giới thiệu về tác giả
Xin chào, tôi là Mark và tôi chạy Excel Off The Grid
Cha mẹ tôi nói với tôi rằng năm 7 tuổi, tôi đã tuyên bố rằng mình sẽ trở thành một kế toán viên có trình độ. Tôi hoặc là nhà ngoại cảm hoặc không có trí tưởng tượng, vì đó chính xác là những gì đã xảy ra. Tuy nhiên, phải đến năm 35 tuổi, hành trình của tôi mới thực sự bắt đầu
Vào năm 2015, tôi bắt đầu một công việc mới mà tôi thường xuyên làm việc sau 10 giờ tối. Kết quả là tôi hiếm khi gặp con trong tuần. Vì vậy, tôi bắt đầu tìm kiếm những bí quyết để tự động hóa Excel. Tôi phát hiện ra rằng bằng cách xây dựng một số lượng nhỏ các công cụ đơn giản, tôi có thể kết hợp chúng lại với nhau theo những cách khác nhau để tự động hóa gần như tất cả các tác vụ thông thường của mình. Điều này có nghĩa là tôi có thể làm việc ít giờ hơn [và tôi được tăng lương. ]. Hôm nay, tôi dạy những kỹ thuật này cho các chuyên gia khác trong chương trình đào tạo của chúng tôi để họ cũng có thể dành ít thời gian hơn cho công việc [và có nhiều thời gian hơn cho con cái và làm những việc họ yêu thích]
Bạn có cần trợ giúp để điều chỉnh bài đăng này theo nhu cầu của mình không?
Tôi đoán các ví dụ trong bài đăng này không khớp chính xác với tình huống của bạn. Tất cả chúng ta đều sử dụng Excel khác nhau, vì vậy không thể viết một bài đáp ứng nhu cầu của mọi người. Bằng cách dành thời gian để hiểu các kỹ thuật và nguyên tắc trong bài đăng này [và những nơi khác trên trang web này], bạn sẽ có thể điều chỉnh nó theo nhu cầu của mình