Trong một số trường hợp, kế toán phải thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh cho các hóa đơn đã lập. Tuy nhiên, để thực hiện đúng nghiệp vụ không phải điều dễ dàng nếu không hiểu rõ quy định của luật. Vì vậy, tìm hiểu ngay cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong bài viết này của AccNet nhé.
1. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm căn cứ vào quy định pháp lý nào?
Căn cứ pháp lý cho việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau:
Trường hợp hóa đơn đã được lập và giao cho người mua hay người bán, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã được cung ứng, thuế do người bán và người mua kê khai. Sau đó phát hiện có sai sót thì người bán và người mua thỏa thuận và lập văn bản ghi rõ sai sót, bên cạnh đó người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế GTGT…, thuế GTGT cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hóa đơn đã điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai doanh số mua, bán, thuế đầu ra, thuế đầu vào. Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi nhận số âm [-].
2. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện khi nào?
Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong các trường hợp cụ thể sau:
- Hóa đơn viết sai: Là hóa đơn đã được lập và giao cho người mua hoặc người bán, mà người mua đã nộp thuế và sau đó phát hiện hóa đơn có sai sót: Số lượng hàng bán, giá bán,…cao hơn so với thực tế và cần phải điều chỉnh.
- Chiết khấu thương mại: Khoản chiết khấu thương mại được lập vào cuối kỳ hoặc khi kết thúc chương trình chiết khấu thương mại thì hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ được lập kèm theo bảng kê số hóa đơn, số tiền, số tiền thuế điều chỉnh.
- Giảm giá hàng bán: Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập trường hợp doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, hàng kém chất lượng sau khi đã lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, quyết định giảm giá cho khách hàng
- Doanh nghiệp phát hiện hàng hóa lỗi, hàng kém chất lượng khi đã lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp quyết định giảm giá cho khách hàng. Lúc này cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn ban đầu.
- Điều chỉnh giảm doanh thu: Quyết toán sau công tác xây dựng, lắp đặt thấp hơn giá trị tạm tính ban đầu.
3. Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu phụ thuộc vào những yếu tố như giảm thuế suất, giảm giá hàng bán, giảm số lượng hàng hóa hay chiết khấu thương mại. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu cách xuất hóa đơn điều chỉnh cho các yếu tố trên.
3.1 Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất
Người bán và người mua lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua. Bên bán và bên mua căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh thực hiện điều chỉnh thuế đầu ra, thuế đầu vào.
Nội dung hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ: “Điều chỉnh giảm thuế GTGT của hóa đơn số…ký hiệu…ngày…tháng…năm…từ…thành…”
3.2 Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán
Bên mua và bên bán thỏa thuận và lập biên bản giảm giá hàng bán.
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh và gửi cho người mua. Nội dung ghi rõ: “Hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán của hóa đơn số…ký hiệu…ngày…tháng…năm…từ…thành…”
3.3 Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng
Nếu sai số lượng hàng hóa trên hóa đơn thì thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như sau:
- Tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn đã lập sai, trong đó phải ghi rõ sai sót về số lượng trên hóa đơn đã lập sai.
- Xuất hóa đơn điều chỉnh với tên hàng hóa, dịch vụ ghi: “Hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng của hóa đơn GTGT ký hiệu…, mẫu số…, số…,ngày…tháng…năm…”.
3.4 Điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:
Đối với hàng hóa, dịch vụ được chiết khấu thương mại cho khách hàng thì trên hóa đơn GTGT thể hiện giá bán đã chiết khấu cho khách hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT.
Đối với trường hợp chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng và doanh số bán hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu bán hàng được điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của kỳ mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo. Còn đối với trường hợp số tiền chiết khấu được tích lũy vào cuối chương trình chiết khấu thương mại thì lập hóa đơn điều chỉnh kèm với bảng kê số hóa đơn, số tiền thuế được điều chỉnh. Căn cứ vào hóa đơn đã điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế GTGT đầu vào, đầu ra.
4. Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78 gồm 3 bước dưới đây:
Bước 1: Điền thông tin lý do điều chỉnh giảm
Vào phân hệ “Lập hóa đơn” như bình thường và chọn vào mục “Lập hóa đơn điều chỉnh”
Chọn vào hóa đơn gốc bị sai sót, các dữ liệu trên hóa đơn điều chỉnh đã kế thừa các dữ liệu trên hóa đơn gốc.
Ghi lý do điều chỉnh hóa đơn
Lý do điều chỉnh ghi rõ theo mẫu sau: “Điều chỉnh …… từ …… thành ……”.
Ví dụ: Điều chỉnh giảm giá hàng bán sản phẩm X từ 500,000đ thành 450,000đ
Bước 2: Điền thông tin nội dung hóa đơn điều chỉnh
Nội dung của hóa đơn điều chỉnh được điều chỉnh theo nguyên tắc “Sai ở đâu chỉnh ở đó”. Đặc biệt lưu ý không ghi các thông tin đúng trên hóa đơn điều chỉnh mà chỉ ghi những thông tin điều chỉnh.
Bước 3: Ký số và gửi người mua
Thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, ký số hóa đơn và gửi cho người bán. Nếu hóa đơn điện tử của bạn có mã của cơ quan thuế thì bạn thực hiện xuất, ký số hóa đơn và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã mới, sau đó mới gửi cho người mua.
5. Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm như thế nào?
Theo công văn 3430/TCT-KK của Tổng cục thuế ban hành quy định về kê khai hóa đơn bán hàng.
Theo quy định tại công văn trên thì kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, thuế suất được thực hiện như sau:
- Bên bán thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào Bảng kê mẫu 01-1/GTGT và ghi nhận giá trị âm.
- Bên mua thực hiện kê khai hóa vào mẫu 01-2/GTGT và ghi nhận giá trị âm.
Hiện tại, Tổng cục thuế đã hỗ trợ nhập giá trị âm vào các bảng kê 01-1/GTGT, 01-2/GTGT trên ứng dụng HTKK, iHTKK.