Các cuộc họp xưa nay vốn luôn phải “oan ức” chịu tiếng xấu là thủ phạm ngốn hết thời gian làm việc của dân văn phòng. Nhưng, bạn biết đấy, sự thật không phải vậy. Họp hành và thảo luận nhóm không bao giờ có thể chiếm hết thời gian làm việc nếu chúng ta thực hiện đúng cách.
Họp hành và thảo luận nhóm không bao giờ có thể chiếm hết thời gian làm việc
CareerBuilder.vn muốn chia sẻ đến bạn 5 quy tắc khá đơn giản nhưng nếu thực hiện tốt đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có được những cuộc họp và buổi trò chuyện nhóm vô cùng hiệu quả và ý nghĩa. Hãy cùng xem ngay bây giờ nhé!
1. Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự
Thật khó để chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Thế nên, trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết[agenda]. Người nhận thư mời họp gồm đầy đủ thông tin sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự cần thiết và mức độ quan trọng của vấn đề trước mắt. Đồng thời, agenda gửi trước ít nhất 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến những đóng góp hữu ích nhất.
[Xem thêm bài viết về bí quyết phản hồi khi không muốn dự họp]
2. Mời đúng đối tượng
Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc hay là thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi… Nếu không phải trải nghiệm thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thực sự là tình huống gây tâm lý bối rối và cực kỳ lãng phí nguồn lực đáng báo động trong mọi tổ chức.
Vì thế, là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.
Mời đúng đối tượng
3. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn có thêm một lần sau như thế nữa.
Bắt đầu họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi với suy nghĩ “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm xem sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành hiện thực. Chúng ta không có cả ngày để họp. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục tiêu một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.
Theo chia sẻ của chuyên gia, chúng ta thường mời họp với thời gian mặc định của Outlook hoặc Google là 60 phút. Nhưng nên quan tâm đến điều này nhiều hơn, hãy dùng 15 phút cho cuộc họp 15 phút. Người dự họp sẽ đánh giá cao và thật lòng cảm ơn vì bạn không lãng phí thời gian của họ. Cố gắng tổ chức họp gói gọn trong 30 – 45 phút tốt nhất.
Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
4. Bám sát chủ đề và mục tiêu
Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.
Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/dẫn dắt là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đó sau. Tất nhiên, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có rất nhiều kế hoạch và vấn đề cần xử lý, nhưng không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công bắt đầu từ phương châm “đúng lúc - đúng người - đúng việc”.
5. Tổng kết sau khi đã thảo luận
Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.
Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.
Năm nguyên tắc mà CareerBuilder.vn vừa chia sẻ trên đây không quá mới mẻ, nhưng tin rằng nếu bạn triệt để áp dụng thì chắc chắn sẽ nâng cao hiệu suất công việc của bản thân và tập thể lên rất nhiều. Chính chúng ta mới là người sử dụng thời gian của mình. Hẳn bạn sẽ vui hơn khi biết mình đã góp công gỡ bỏ tiếng oan và trả lại sự công bằng cho những cuộc họp, phải không nào?
Nguồn ảnh: Internet
Các cuộc họp diễn ra phổ biến ở nơi làm việc đến nỗi nếu bạn muốn điều hành một công việc kinh doanh, bạn cần phải học cách điều hành một cuộc họp. Chúng cung cấp một cách dễ dàng để phổ biến thông tin, giải quyết các câu hỏi, động não hoặc tranh luận và thúc đẩy làm việc theo nhóm. Chủ trì thành công một cuộc họp là một kỹ năng, giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, phát triển theo thời gian và cũng có thể gặp một vài trục trặc trong quá trình thực hiện. Do đó, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chủ trì cuộc họp? Hãy tham khảo ngay bài viết sau!
Chủ trì cuộc họp là gì? Vai trò của người chủ trì trong cuộc họp
Chủ trì cuộc họp là người dẫn dắt, điều khiển, chịu trách nhiệm về nội dung trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp và đến khi kết thúc cuộc họp.
Vai trò của người chủ trì trong một cuộc họp như sau:
- Là người điều hành, điều hướng các ý kiến được đề xuất trong cuộc họp bởi các thành viên tham dự
- Là người phân tích, đánh giá, đưa ra ý kiến và lời đề nghị trong cuộc họp
- Điều khiển cuộc họp sao cho đúng với mục đích đề ra
- Tạo sự kết nối giữa các thành viên tham dự cuộc họp
Tham khảo thêm về Tự tin giao tiếp
Bí quyết trở thành người chủ trì cuộc họp thành công
- Luôn bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bất kể những người đến muộn
- Khi bắt đầu cuộc họp, hãy đảm bảo [các] kết quả mong muốn được nêu rõ ràng.
- Nếu mọi người đến muộn, hãy tiếp tục tiến hành cuộc họp. Đừng dừng lại để tóm tắt hoặc xem lại những gì họ đã bỏ lỡ.
- Cấm sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại trong suốt phiên làm việc. Không đa tác vụ.
- Ghi chép các quyết định và phân công nhiệm vụ. Tóm tắt lại để đảm bảo mọi người đều biết rõ ai sẽ làm gì và khi nào.
- Kết thúc cuộc họp vào hoặc trước thời gian đã thỏa thuận ngay cả khi chương trình làm việc chưa kết thúc.
- Theo dõi những người tham gia để xác nhận rằng tất cả các mục hành động đã thống nhất được đề cập trong cuộc họp đã được hoàn thành.
Những kỹ năng chủ trì cuộc họp hiệu quả
Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tốt và có thể cung cấp một đánh giá ngắn gọn nhưng chính xác về những gì đã được nói khiến các nhà lãnh đạo tuyệt vời khác biệt so với những người còn lại. Để tóm tắt hiệu quả, bạn phải nghe tất cả những gì được nói, và quan trọng hơn, hãy chú ý những gì chưa được nói. Ghi chú hoặc nghe theo tư duy “ghi chú” các từ và cụm từ chính. Đặt những ý kiến bạn nghe được vào bối cảnh của toàn bộ cuộc thảo luận và bạn sẽ thấy rằng điều này tạo ra trách nhiệm giải trình. Đặt câu hỏi và sau đó thực sự lắng nghe câu trả lời.
Xem thêm về Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
Các câu hỏi mang lại thông tin chi tiết có giá trị có thể bắt đầu bằng:
- “Phản ứng của bạn với…?”
- “Quan điểm của bạn về…?”
- “Điều gì đã dẫn bạn đến…?”
- “Làm sao chúng ta có thể…?”
Sử dụng thời gian một cách khôn ngoan
Thời gian là một nguồn tài nguyên quý giá, và không ai muốn thời gian của mình bị lãng phí. Với lượng thời gian mà tất cả chúng ta dành cho các cuộc họp, bạn có nghĩa là bạn và nhóm của bạn phải sắp xếp hợp lý cuộc họp nhiều nhất có thể. Hơn nữa, lãng phí thời gian trong một cuộc họp là lãng phí thời gian cho tất cả mọi người tham dự. Ví dụ, nếu một người quan trọng đến muộn 15 phút trong cuộc họp tám người, người đó đã khiến tổ chức mất đi hai giờ hoạt động.
Kỹ năng giải quyết xung đột
Bất cứ khi nào có rất nhiều người tham gia giải quyết một vấn đề, xung đột là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, xung đột về nhiệm vụ hoặc vấn đề được các nhà nghiên cứu nhóm xem như một phần của quá trình ra quyết định hiệu quả . Một nhà quản lý phải học cách khai thác sức mạnh của xung đột một cách tích cực.
- Quản lý cuộc thảo luận để lắng nghe tất cả các quan điểm
- Dẫn dắt cuộc thảo luận để xác định các lĩnh vực đồng ý và bất đồng
- Sử dụng các kỹ năng thúc đẩy để làm cho những người tham gia nhất định cảm thấy được lắng nghe
Một số câu hỏi thường gặp
Cần chuẩn bị những gì trước cuộc họp?
- Đặt mục tiêu rộng rãi. Tại sao cuộc họp này cần phải diễn ra? Bạn có thể hoàn thành mục tiêu tương tự mà không cần họp không? Các cuộc họp đòi hỏi sự phối hợp và không phải là phương pháp thuận tiện nhất cho mọi việc nhỏ. Sử dụng email hoặc cuộc trò chuyện cá nhân khi thích hợp. Đặt trước các cuộc họp để động não, hoạt động nhóm hoặc cung cấp thông tin có thể sẽ tạo ra nhiều câu hỏi.
- Quyết định ai cần tham dự. Các cuộc họp khiến nhân viên rời xa công việc mà họ đang tập trung. Họ cần phải tham gia và rời khỏi cuộc họp để hiểu lý do tại sao sự tham dự của họ lại có giá trị. Ngoài ra, hãy xem xét hệ thống phân cấp của công ty. Ví dụ, có một cuộc họp với các trưởng bộ phận và cho phép họ điều phối các cuộc họp riêng của họ với các nhân viên mà họ giám sát.
- Đặt thời gian và địa điểm. Một khi bạn biết ai cần tham dự, hãy cố gắng điều phối thời gian thuận tiện cho cuộc họp. Ngoài ra, hãy chọn một địa điểm họp mà mọi người có thể dễ dàng đến, có đủ không gian cho mọi người và có thể đáp ứng mọi nhu cầu công nghệ.
- Phổ biến chương trình họp. Chương trình họp đóng vai trò như một lịch trình thảo luận. Đừng nhồi nhét quá nhiều thứ vào chương trình làm việc. Chương trình phải nêu rõ thời gian bắt đầu và địa điểm của cuộc họp và liệt kê các chủ đề theo thứ tự chúng sẽ được thảo luận.
Làm thế nào để tự tin phát biểu trong cuộc họp?
Nói chậm rãi và giao tiếp bằng mắt
Khi bạn lo lắng, không chỉ nhịp tim của bạn tăng nhanh mà lời nói của bạn cũng có xu hướng tăng tốc theo. Điều quan trọng lúc bấy giờ là bạn phải cố gắng nỗ lực có ý thức kiểm soát được việc nói chuyện chậm hơn và đừng lo lắng về việc những người tham dự cuộc họp sẽ biết bạn đang lo lắng.
Ngoài ra, hãy cố giao tiếp bằng mắt với mọi người xung quanh phòng họp khi bạn đang phát biểu. Thay vì nhìn chằm chằm xuống bàn, hãy tập trung nhìn vào mọi người, trong vài giây và nhớ mỉm cười. Điều này giúp bạn kết nối với những người tham dự cuộc họp, giúp bạn tự tin hơn.
Có thể bạn quan tâm về thuyết trình trước đám đông
Thực hành
Chìa khóa để làm tốt bất cứ điều gì là thực hiện nó thường xuyên và để tự tin phát biểu trong cuộc họp cũng không ngoại lệ. Khi bạn lo lắng về một cuộc trò chuyện khó khăn, chẳng hạn như trình bày với sếp của bạn để được tăng lương, hoặc một cuộc nói chuyện đã lên lịch trước khán giả, hãy thực hành những gì bạn sẽ nói trước. Tự ghi âm cũng là một cách hay để biết liệu bạn có đang sử dụng nhịp độ và thời gian tạm dừng tốt nhất hay không. Nó cũng cho phép bạn đánh giá giọng nói của mình về độ rõ ràng và âm lượng.
Xem thêm thông tin về xây dựng mối quan hệ để trang bị thêm cho mình những kiến thức hữu ích giúp thành công trong sự nghiệp!