Có cách nào để gửi thư nhanh hơn không

Bạn đang gửi thư yêu cầu phải có phản hồi. Bạn muốn đảm bảo rằng bạn không quên yêu cầu và bạn nhận được thông tin mình cần. Cờ cho chính bạn cho bạn biết rằng bạn đã yêu cầu người khác phản hồi. Bằng cách thêm cờ, bạn sẽ thấy một mục việc cần làm trong Nhiệm vụ và peek Nhiệm vụ.

1. Bấm Thư > Dõi theo.

2. Bấm vào Hômnay , Ngày mai , Tuần Này, Tuần Tới, Không xác định Ngàyhoặc Tùy chỉnh.

Vì thư sẽ mất tầm nhìn trong thư mục Mục đã gửi nên chúng tôi khuyên bạn nên thêm lời nhắc cho chính mình. Lời nhắc là hộp thoại cảnh báo xuất hiện khi việc theo dõi đến hạn, cũng giống như những lời nhắc bạn thấy cho cuộc họp hoặc cuộc hẹn sắp tới.

Để thêm lời nhắc cho chính mình, hãy bấm Theo dõi > Lời nhắc. Nhập ngày tháng và thời gian mà bạn muốn hộp thoại lời nhắc xuất hiện.

Cờ trên thư cho người nhận sẽ thêm nhấn mạnh. Cờ sẽ xuất hiện trong danh sách thư và văn bản xuất hiện phía trên dòng Từ trong thư. Nếu người nhận cũng đang sử Outlook, một mục sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của họ.

1. Bấm Thư > Dõi theo.

2. Bấm Tùy chỉnh.

3. Chọn hộp Gắn cờ cho Người nhận.

4. Trong hộp thoại Tùy chỉnh, chúng tôi khuyên bạn nên chuyển văn bản Gắn cờ cho mặc định thành một mô tả hoặc hành động. Ví dụ, bạn có thể nhập Gửi Anne câu trả lời cho câu hỏi xin phép. Đây là văn bản mà người nhận sẽ nhìn thấy phía trên dòng Từ.

Để tăng khả năng hiển thị, bạn có thể đưa vào lời nhắc. Lời nhắc là các hộp thoại cảnh báo xuất hiện khi việc theo dõi đến hạn, giống như bạn thấy cho cuộc họp hoặc cuộc hẹn sắp bắt đầu.

Để thêm lời nhắc cho người nhận, đánh dấu chọn hộp Cờ cho Người nhận, rồi nhập ngày giờ bạn muốn hộp thoại lời nhắc xuất hiện cho người nhận.

Mẹo: Tự do khi thêm lời nhắc vào cờ cho người nhận. Tự hỏi liệu bạn có thực sự cần ngừng hộp thoại lời nhắc cho người nhận hay không hoặc liệu cờ có đủ hay không.

Sử dụng cờ để đánh dấu mục để theo dõi và đưa vào lời nhắc. Ngày bắt đầu, ngày đến hạn và thời gian nhắc mặc định sau đây sẵn có để gắn cờ. Bạn có thể tùy chỉnh từng thiết đặt.

Cờ

Ngày bắt đầu

Ngày đến hạn

Lời nhắc

Đặt hoặc loại bỏ lời nhắc

Gắn cờ cho thư đến để theo dõi

Thêm tính năng theo dõi cho thư email

Thực hiện một trong những thao tác sau:

• Trong hộp danh sách thư, bấm vào thư bạn muốn. Trên tab Thư, trong nhóm Thẻ,hãybấm Theo dõi , rồi bấm vào kiểu cờ mà bạn muốn đặt.

• Trong một thư đang mở, trên tab Thư, trong nhóm Thẻ, hãy bấm Theo dõi ,rồi bấm vào kiểu cờ mà bạn muốn đặt.

Nếu bạn muốn có lời nhắc về thư được gắn cờ này, trên tab Thư, trong nhóm Thẻ, bấm Theo dõi rồibấm Thêm Lời nhắc. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi ngày và giờ của lời nhắc.

Tự động gửi lời nhắc cho người khác. Một số người nhận có thể không đánh giá cao lời nhắc trong khi họ làm việc. Một tùy chọn khác là gửi thư được gắn cờ với ngày bắt đầu và đến hạn và xem thêm thông tin trong danh sách Gắn cờ cho. Bằng cách này, thông tin sẽ sẵn dùng cho người nhận trên Thanh Thông tin của thư mà không cần lời nhắc.

Để gửi cờ để người khác được nhắc thực hiện điều gì đó, hãy làm như sau trước khi gửi thư:

1. Trong thư đang mở, trên tab Thư, trong nhóm Thẻ, bấm Theo dõi rồibấm Cờ cho Người nhận.

2. Bên dưới Cờ cho Người nhận,trong danh sách Gắn cờ cho, bấm vào loại cờ bạn muốn gửi.

3. Theo mặc định, thư được gắn cờ cho người nhận sẽ chứa lời nhắc. Nếu cần, hãy thay đổi ngày và giờ. Nếu bạn không muốn bao gồm lời nhắc, hãy bỏ chọn hộp kiểm Lời nhắc.

Nếu muốn, bạn có thể gắn cờ cho các thư email để theo dõi để giúp theo dõi phản hồi.

Sử dụng cờ để đánh dấu mục để theo dõi và đưa vào lời nhắc. Ngày bắt đầu, ngày đến hạn và thời gian nhắc mặc định sau đây sẵn có để gắn cờ. Bạn có thể tùy chỉnh từng thiết đặt.

Cờ

Ngày bắt đầu

Ngày đến hạn

Lời nhắc

Đặt hoặc loại bỏ lời nhắc

Theo dõi thư email yêu cầu theo dõi

Xem lại thông điệp email đã gắn cờ

Thêm tính năng theo dõi cho thư email

Gắn cờ cho một mục để theo dõi

1. Trong thư mới, trên tab Thư, trong nhóm Tùy chọn, bấm vào Theo dõi

   .

2. Trên menu Theo dõi, bấm Thêm Lời nhắc.

3. Để chọn loại lời nhắc, hãy chọn một lời nhắc từ danh sách Gắn cờ cho.

   Ví dụ: bạn có thể chọn một cụm từ cụ thể hơn để kèm theo lời nhắc, chẳng hạn như Gọi ,Không Chuyển tiếp ,Đối với Thông tin của Bạn, hoặc Xem lại. Thông tin này sẽ xuất hiện Thanh Thông tin trong thư.

4. Chọn ngày và giờ trong danh sách bên cạnh hộp Lời nhắc.

   Sau khi bạn chọn ngày và giờ, lời nhắc cũng sẽ xuất hiện trên Thanh Thông tin.

5. Để thay đổi âm thanh lời nhắc mặc định,

   , và duyệt đến tệp âm thanh. Chọn hộp kiểm Phát âm thanh này nếu hộp kiểm không được chọn.

Tự động gửi lời nhắc cho người khác. Một số người nhận có thể không đánh giá cao việc kích hoạt lời nhắc trong khi họ làm việc. Một tùy chọn khác là gửi thư được gắn cờ với ngày bắt đầu và đến hạn và xem thêm thông tin trong danh sách Gắn cờ cho. Bằng cách này, thông tin sẽ sẵn dùng cho người nhận trên Thanh Thông tin của thư mà không cần lời nhắc.

1. Trong thư mới, trên tab Thư, trong nhóm Tùy chọn, bấm Vào Theo dõi

   .

2. Trên menu Theo dõi, bấm vào Gắn cờ cho Người nhận.

3. Trong phần Gắn cờ cho Người nhận, để chọn loại lời nhắc [Theo dõi là mặc định], hãy chọn cờ bạn muốn trong danh sách Gắn cờ cho.

   Ví dụ: bạn có thể chọn một cụm từ cụ thể hơn để kèm theo lời nhắc, chẳng hạn như Gọi ,Không Chuyển tiếp ,Đối với Thông tin của Bạn, hoặc Xem lại. Thông tin này sẽ xuất hiện trên Thanh Thông tin trong thư.

4. Chọn ngày và giờ trong danh sách bên cạnh hộp Lời nhắc.

   Sau khi bạn chọn ngày và giờ, lời nhắc cũng sẽ xuất hiện trên Thanh Thông tin.

   Mẹo: Để gắn cờ và lời nhắc cho chính bạn cũng như cho những người khác, hãy chọn hộp kiểm Gắn cờ cho Tôi, chọn thông tin cho cờ, rồi chọn các tùy chọn cho lời nhắc.

Sau khi thư được gắn cờ được gửi đi, bạn có thể theo dõi người nhận. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Microsoft Exchange, bạn thậm chí có thể tìm và theo dõi các phản hồi mà bạn nhận được. Tìm hiểu thêm về tính năng này trong tìm thư được gắn cờ.

Sử dụng cờ để đánh dấu mục để theo dõi và đưa vào lời nhắc. Ngày bắt đầu, ngày đến hạn và thời gian nhắc mặc định sau đây sẵn có để gắn cờ. Bạn có thể tùy chỉnh từng thiết đặt.

Cờ

Ngày bắt đầu

Ngày đến hạn

Lời nhắc

Đặt hoặc loại bỏ lời nhắc

Theo dõi thông điệp email yêu cầu theo dõi

Tìm thư được gắn cờ

Thêm hoặc loại bỏ cờ để theo dõi

Thêm theo dõi vào thông điệp email của bạn