Nhân viên văn phòng còn có cái tên tiếng anh là Office Staff. Là một trong những bộ phận cốt lõi và không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Họ là người thực hiện các trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính.
Tại Việt Nam thuật ngữ nhân viên văn phòng hay bị hiểu nhầm. Họ thường xem tất cả công việc làm ở văn phòng, công sở đều gọi là công việc văn phòng. Nhưng thực tế các công việc văn phòng chính là xử lý các vấn đề thủ tục hành chính, chứng từ, soạn các hợp đồng, tham mưu cho ban lãnh đạo,..
Mô tả công việc của nhân viên văn phòng
Công việc của một nhân viên văn phòng là gì? Một nhân viên văn phòng luôn bận rộn với khá nhiều công việc cùng một lúc không giống như nhiều người thường nghĩ. Điều này càng thấy rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn. Dưới đây là một số công việc của nhân viên văn phòng.
Thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng
Mỗi tháng, nhiệm vụ của nhân viên văn phòng phải phụ trách lập phiếu, thanh toán các khoản chi phí cố định như: Cơ sở vật chất, trang thiết bị của công ty. Và những khoản chi phí cần thiết khác như: Chi phí điện thoại, internet, văn phòng phẩm cho công ty,…Đôi khi, những nhân viên văn phòng tại các công ty nhỏ còn phải thay thủ quỷ thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán.
Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân
Công việc văn phòng thường có vị trí làm việc linh hoạt, có thể là làm ở quầy lễ tân. Có nhiệm vụ trực, tiếp nhận điện thoại của khách hàng và đại diện lãnh đạo đón tiếp khách hàng.
Đảm nhận công việc văn thư lưu trữ
Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ là thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, kỹ năng nghiệp vụ, tài liệu liên quan của công ty. Trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận các tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàn, đối tác và ngược lại. Họ có nhiệm vụ lưu trữ và xử lý các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.
\>>>Xem thêm: Đề xuất tăng lương cho nhân viên
Quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị, văn phòng phẩm của công ty, nhân viên văn phòng phụ trách việc lên kế hoạch và đề xuất lên cấp trên. Sau khi kế hoạch được phê duyệt và chi ngân sách, họ tiếp tục tiến hành mua sắm những thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sử dụng. Trong quá các phòng ban sử dụng trang thiết bị, nhân viên văn phòng phải theo dõi và quản lý các trang thiết bị đó. Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Để trở thành một nhân viên văn phòng cần có bằng cấp gì?
Bằng cấp cần có của một nhân viên văn phòng là gì? Hiện nay, hầu hết việc làm văn phòng tại Hà Nội đều không yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ quá cao. Vì tính chất công việc không quá phức tạp. Ứng viên chỉ cần tốt nghiệp trung cấp trở lên. Nếu là sinh viên tốt nghiệp các ngành quản trị nhân sự, quản trị văn phòng là một lợi thế lớn.
Ngoài ra, bạn cũng cần thành thạo tin học văn phòng. Sử dụng tốt các phần mềm soạn thảo như Word, Excel, PowerPoint để phục vụ công việc.
Nhân viên văn phòng lương có cao không?
Tùy vào số năm kinh nghiệm của bạn và cấp bậc ứng tuyển để có một mức lương khác nhau. Tại Hà Nội, mức lương lúc mới vào nghề của nhân viên văn phòng thường dao động khoảng từ 6 – 8 triệu đồng. Những công việc khác có mức lương cao hơn như việc làm kế toán tại Hà Nội lương từ 7 – 9 triệu đồng, việc làm nhân sự tại Hà Nội lương khoảng 7 – 8 triệu đồng.
Nếu bạn làm công việc văn phòng nhưng giữ thêm chức vụ thư ký. Hoặc trợ lý cho giám đốc thì mức lương sẽ cao hơn. Dao động trong khoảng 8 – 10 triệu đồng. Đối với các ứng viên có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên. Và ứng tuyển vào vị trí quản lý thì mức lương sẽ từ 10 triệu đồng trở lên.
Mỗi ngành nghề, mỗi công việc đều có những đặc trưng riêng và môi trường làm việc nhất định. Để lựa chọn công việc đúng đắng, thì bạn cần nắm rõ thống tin về công việc đó. Hy vọng, bài viết trên của Việc làm tại Hà Nội sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc Nhân viên văn phòng là gì? Chúc các bạn nhanh chóng tìm được công việc yêu thích và phù hợp với bản thân.
Khi nhắc tới nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ tới công việc “an nhàn” bên các chồng giấy tờ và máy in, hoặc đó là các công việc kế toán, thư ký ..vv Nhưng thực tế công việc của nhân viên văn phòng không đơn giản và thoải mái như chúng ta tưởng. Vậy văn phòng là gì? Công việc của nhân viên văn phòng gồm những việc gì? hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu cụ thể về vấn đề này.
Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Văn phòng có thể là nơi làm việc của cá nhân [lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”] hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, đàm phán. Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng như lưu trữ thông tin.
Đây cũng là nơi có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó [Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…].
Văn phòng có thể được hiểu đơn giản là nơi để làm việc của doanh nghiệp, tổ chức hay một nhóm cá nhân.
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.
Tương tự đó. Tòa nhà văn phòng là những tòa nhà được xây dựng với chức năng chuyên là nơi để làm việc thay vì để ở như các loại hình tòa nhà chung cư, căn hộ khác.
II. Các loại hình văn phòng
Tùy theo chức năng mà có thể phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 loại hình văn phòng. Văn phòng theo chức năng và và phòng làm việc.
1. Văn phòng chức năng
Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng [ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv…]
Đặc điểm chung đây thường là các đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và xử lý các công việc khác nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô.
2. Văn phòng làm việc
Văn phòng làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn giản đó chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để làm việc. Nếu bạn làm việc tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đó có thể còn nằm trong các loại hình văn phòng sau đây:
a] Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Văn phòng ảo có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản; đôi khi có tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp hay hỗ trợ khách hàng. Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, vì vậy tiết kiệm được chi phí phát sinh. Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá nhân kinh doanh nhỏ.
b] Văn phòng làm việc truyền thống
Là loại hình văn phòng phổ biến. Văn phòng truyền thống mang tính ổn định và lâu dài. Loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo ý thích.
Văn phòng truyền thống đảm bảo sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên. Tuy nhiên sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa, …
c] Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau. Văn phòng chia sẻ phù hợp với các công ty nhỏ. Loại hình văn phòng này giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp, nhưng vẫn mang đến sự tin tưởng của khách hàng cũng như đối tác.
III. Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng được coi là “bảo mẫu” của công ty. Là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào.
Vậy nhân viên văn phòng làm gì? Nhân viên văn phòng làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như nhu cầu khác của các phòng ban trong công ty.