Không có gì để theo dõi và thậm chí không biết giữa hàng đống việc nhớ nhớ quên quên, mình nên làm gì trước và bắt đầu từ đâu, đó là “bệnh kinh niên” của tất cả mọi người chứ không phải riêng ai. Và đương nhiên, ngoài việc ảnh hưởng đến cá nhân nhân viên, hiệu quả công việc tổng thể cũng vì thế mà giảm sút, theo hướng tiêu cực nhất.
Dưới đây là 5 cách thoát khỏi sự trì hoãn đã được thử và thành công, hãy áp dụng để giúp nhân viên của bạn “bật chế độ” làm việc ngay nhé!
1. Tạo thói quen viết tất cả nhiệm vụ ra giấy
Những mảnh giấy ghi chú không chỉ thúc đẩy động lực làm việc, mà nó thực sự là cách tốt nhất giúp nhân viên ngưng trì hoãn, giải quyết danh sách việc cần làm theo đúng quy trình, thực hiện đúng tiến độ, đảm bảo deadline.
Họ cảm thấy bế tắc khi ngày nào cũng bù đầu nhưng vẫn còn hàng tá công việc chất đống, hãy viết tất cả ra giấy, từ đầu đến cuối, từng đầu mục cần làm sau đó bôi đậm khi hoàn thành, cảm giác “thành công” chính là đó.
Hãy ủng hộ nhân viên tự tạo hứng khởi bằng cách tạo thói quen ghi chép những nhiệm vụ một cách cụ thể và đời thường nhất, để chắc chắn khi kiểm tra lại, họ hiểu được việc nên bắt đầu từ đâu, kết thúc như thế nào và sẵn sàng bắt tay vào thực hiện ngay lập tức!
Làm tốt từng nhiệm vụ nhỏ sẽ mang lại cho họ cảm giác hạnh phúc, tràn đầy năng lượng để chinh phục những công việc lớn lao hơn.
2. Kiểm tra lại 2 lần
Bước quan trọng cuối cùng trước khi bắt tay vào làm việc là tổng hợp những công việc bạn cần làm thành 1 danh sách, chia nhỏ chúng ra sau đó sắp xếp vào từng cột: việc lớn, việc nhỏ,…
Quy tắc đầu tiên: Không có sự công bằng giữa các nhiệm vụ. Công việc lớn đương nhiên đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực hơn công việc nhỏ. Bạn phải có sự điều chỉnh, phân bổ hợp lý, đảm bảo đạt được hiệu quả như ý.
Cách để cấp dưới không cảm thấy bị “ngợp” với khối lượng dày đặc những công việc lớn, là hướng dẫn họ tiếp tục bổ nhỏ chúng ra, thành từng nhiệm vụ cụ thể, giúp dễ dàng bám sát tiến độ và nâng cao chất lượng tổng thể.
Bạn có thể tham khảo cách phân bổ đầu việc, thiết lập lịch biểu cá nhân trên phần mềm FastWork dưới đây.
Tìm hiểu thêm: Cách quản lý công việc TOÀN DIỆN trên phần mềm FastWork WORK+
3. Khuyến khích nhân viên chia sẻ công việc với mọi người
Đối với những nhiệm vụ phức tạp, đừng cố gồng lên giải quyết chúng một mình. Trên tinh thần “một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”, chia sẻ chúng cho bạn bè hoặc đồng nghiệp sẽ giúp nhân viên giải tỏa áp lực, vượt qua sự trì hoãn, hoàn thành công việc nhanh hơn với một kết quả vượt trội hơn.
Không chỉ vậy, một môi trường trao đổi công việc thân thiện, cởi mở còn củng cố và thiết lập cho họ nhiều mối quan hệ chất lượng.
Yêu cầu sự giúp đỡ khi gặp khó khăn không phải là thước đo để đánh giá ai giỏi ai kém, nó thể hiện sự cầu tiến và ham học hỏi ở nhân viên của bạn, giúp họ tạo ấn tượng tốt trong mắt quản lý và đồng nghiệp.
Sử dụng ma trận Eisenhower [chi tiết bên dưới], đứng dưới góc độ là một người tạo ra nó, mỗi nhân viên sẽ dễ dàng nắm bắt được đâu là nhiệm vụ ưu tiên, nhiệm vụ nào có thể ủy quyền cho người khác phù hợp hơn để cải thiện tiến độ cũng như chất lượng công việc.
Ứng dụng hiệu quả ma trận Eisenhower có dễ không? Không hề. Nhưng chắc chắn, nó đáng để bạn trải nghiệm.
4. Thiết lập ma trận Eisenhower, ứng dụng cho các đội nhóm nhỏ
Ma trận Eisenhower giữ vai trò như một công cụ quản lý thời gian hiệu quả, được tạo ra bởi Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower.
Cách thiết lập nó khá đơn giản, bạn liệt kê tất cả các công việc, dự án cần làm, xác định mức độ ưu tiên của từng đầu việc sau đó sắp xếp chúng vào 4 nhóm:
- Khẩn cấp và quan trọng [làm đầu tiên]: Nhóm này cần nghiêm túc thực hiện ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp [làm sau]: Nhiệm vụ này cần lên kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ, sẽ tiến hành khi có yêu cầu.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng [ủy quyền]: Nhiệm vụ này không cần quá nhiều kỹ năng và nguồn lực, bạn có thể bàn giao cho người bạn tin tưởng để tập trung vào những công việc cấp thiết hơn.
- Không quan trọng và cũng không khẩn cấp [loại bỏ]: Nó không hẳn là việc bạn hoàn toàn không cần làm, nhưng có thể trì hoãn, ít nhất bạn chưa phải bận tâm đến ở thời điểm hiện tại.
1 bảng ma trận Eisenhower cho từng cá nhân là vô cùng cần thiết
Mô hình Eisenhower sẽ giúp nhân viên phân bổ công việc và quỹ thời gian hiệu quả, tránh rơi vào trạng thái hoang mang, mơ hồ khi có quá nhiều việc cần làm nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu.
5. Điều chỉnh cảm xúc cá nhân [quan trọng nhất]
Đừng đợi đến khi hoàn thành 100% nhiệm vụ lớn, nhỏ mới nghỉ ngơi, kể cả nhà quản lý hay đội ngũ nhân sự nên dành cho mình khoảng thời gian thư giãn sau khi kết thúc từng đầu việc, ngay cả khi nó chỉ là 1% trong số danh sách công việc bạn cần làm.
Suy nghĩ tiêu cực, chán nản, áp lực dồn nén chỉ làm cho cá nhân bạn thêm áp lực, mệt mỏi, nó chưa bao giờ là cách giải quyết công việc hiệu quả. Muốn làm tốt, bạn nên điều chỉnh cảm xúc của mình trước tiên, nhìn nhận vấn đề theo cách tích cực nhất.
Trì hoãn công việc, nước đến chân mới nhảy là thói quen chung của số đông, đặc biệt là các bạn trẻ. Và thói quen thì luôn khó bỏ, nó giải thích vì sao đầu tháng nhân viên đi làm thảnh thơi, cuối tháng lại “vùi đầu” chạy deadline. Là một nhà lãnh đạo, bạn hãy tạo cho cấp dưới của mình thói quen lập kế hoạch, sắp xếp và phân bổ từng nhiệm vụ hợp lý, không chỉ cá nhân họ không bị thụ động mà kết quả công việc cũng được cải thiện đáng kể.
Nếu chưa có kinh nghiệm trong việc thiết lập và triển khai công việc cá nhân, hãy thử sử dụng một công cụ hỗ trợ – bạn sẽ ngạc nhiên về hiệu quả tuyệt vời mà nó mang lại.
Chỉ cần tạo việc cần làm, ngày bắt đầu và ngày kết thúc trên hệ thống, phần mềm Quản lý công việc sẽ chịu trách nhiệm nhắc nhở, cập nhật tiến độ, thông báo deadline để bạn không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào và hoàn thành theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
Phần mềm Quản lý công việc FastWork cho doanh nghiệp – với bộ ứng dụng phục vụ quản trị công việc cá nhân, quy trình phòng ban và hỗ trợ triển khai dự án hiệu quả sẽ giúp bạn giám sát chặt chẽ, cập nhật nhanh chóng tiến độ công việc ngay trên di động để có sự phân bổ thời gian hợp lý, đảm bảo hiệu quả làm việc tối đa.
Xem chi tiết tại: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp & đội nhóm trên di động FastWork.vn