Giả sử ai đó yêu cầu bạn đọc lại hoặc cộng tác trên sổ làm việc. Nếu bạn có bản in, bạn có thể sử dụng bút đỏ để chỉnh sửa dữ liệu ô, đánh dấu lỗi chính tả hoặc thêm nhận xét vào lề. Excel cho phép bạn thực hiện tất cả những việc này bằng điện tử bằng cách sử dụng các tính năng Theo dõi Thay đổi và Nhận xét
Báo động. Lệnh Theo dõi thay đổi đã bị xóa khỏi tab Xem lại trong Excel 2016
Không bắt buộc. Tải về sổ tay thực hành của chúng tôi
Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về thay đổi theo dõi và nhận xét
Hiểu các thay đổi theo dõi
Khi bạn bật tính năng Theo dõi thay đổi, mọi ô bạn chỉnh sửa sẽ được đánh dấu bằng một đường viền và chỉ báo duy nhất. Chọn một ô được đánh dấu sẽ hiển thị các chi tiết của sự thay đổi. Điều này cho phép bạn và những người đánh giá khác xem những gì đã được thay đổi trước khi chấp nhận các bản sửa đổi vĩnh viễn
Trong hình bên dưới, mỗi ô đã chỉnh sửa có đường viền màu xanh lam và một hình tam giác nhỏ ở góc trên bên trái
Có một số thay đổi mà Excel không thể theo dõi. Trước khi sử dụng tính năng này, bạn có thể muốn xem lại danh sách các thay đổi của Microsoft mà Excel không theo dõi hoặc đánh dấu
Bạn không thể sử dụng Theo dõi Thay đổi nếu sổ làm việc của bạn bao gồm các bảng. Để xóa một bảng, hãy chọn bảng đó, bấm vào tab Thiết kế, sau đó bấm vào Chuyển đổi thành Phạm vi
Để bật Theo dõi thay đổi
- Từ tab Xem lại, nhấp vào lệnh Theo dõi Thay đổi, sau đó chọn Đánh dấu Thay đổi từ menu thả xuống
- Hộp thoại Highlight Changes sẽ xuất hiện. Chọn hộp bên cạnh Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa. Xác minh rằng hộp đã được chọn để tô sáng các thay đổi trên màn hình, sau đó nhấp vào OK
- Nếu được nhắc, hãy bấm OK để cho phép Excel lưu sổ làm việc của bạn
- Theo dõi thay đổi sẽ được bật. Một hình tam giác và màu đường viền sẽ xuất hiện trong bất kỳ ô nào bạn chỉnh sửa. Nếu có nhiều người đánh giá, mỗi người sẽ được chỉ định một màu khác nhau
- Chọn ô đã chỉnh sửa để xem tóm tắt các thay đổi được theo dõi. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã thay đổi nội dung của ô D14 từ ?
Khi bạn bật Theo dõi thay đổi, sổ làm việc của bạn sẽ được chia sẻ tự động. Sổ làm việc dùng chung được thiết kế để lưu trữ ở nơi những người dùng khác có thể truy cập và chỉnh sửa sổ làm việc cùng một lúc, chẳng hạn như mạng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi trong bản sao cục bộ hoặc cá nhân, như đã thấy trong suốt bài học này
Để liệt kê các thay đổi trên một trang tính riêng
Bạn cũng có thể xem các thay đổi trên một trang tính mới, đôi khi được gọi là lịch sử Thay đổi được theo dõi. Lịch sử liệt kê mọi thứ trong trang tính của bạn đã được thay đổi, bao gồm giá trị cũ [nội dung ô trước đó] và giá trị mới [nội dung ô hiện tại]
- Lưu sổ làm việc của bạn
- Từ tab Xem lại, nhấp vào lệnh Theo dõi Thay đổi, sau đó chọn Đánh dấu Thay đổi từ menu thả xuống
- Hộp thoại Highlight Changes sẽ xuất hiện. Chọn hộp bên cạnh Liệt kê các thay đổi trên trang tính mới, rồi bấm vào OK
- Những thay đổi được theo dõi sẽ được liệt kê trên trang tính riêng của chúng, được gọi là Lịch sử
Để xóa trang tính Lịch sử khỏi sổ làm việc của bạn, bạn có thể lưu lại sổ làm việc của mình hoặc bỏ chọn hộp bên cạnh Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới trong hộp thoại Tô sáng các thay đổi
Xem lại các thay đổi
Những thay đổi được theo dõi thực sự chỉ là những thay đổi được đề xuất. Để trở thành vĩnh viễn, những thay đổi phải được chấp nhận. Mặt khác, tác giả ban đầu có thể không đồng ý với một số thay đổi được theo dõi và chọn từ chối chúng
Để xem lại các thay đổi được theo dõi
- Từ tab Xem lại, nhấp vào Theo dõi thay đổi, sau đó chọn Chấp nhận/Từ chối thay đổi từ menu thả xuống
- Nếu được nhắc, bấm OK để lưu sổ làm việc của bạn
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Đảm bảo hộp bên cạnh Khi. trường được chọn và đặt thành Chưa được xem xét, sau đó nhấp vào OK
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấp vào Chấp nhận hoặc Từ chối đối với từng thay đổi trong sổ làm việc. Excel sẽ tự động chuyển qua từng thay đổi cho đến khi bạn xem lại tất cả
- Ngay cả sau khi chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi, các thay đổi được theo dõi sẽ vẫn xuất hiện trong sổ làm việc của bạn. Để xóa chúng hoàn toàn, bạn cần tắt Theo dõi thay đổi. Từ tab Xem lại, nhấp vào Theo dõi thay đổi, sau đó chọn Đánh dấu thay đổi từ menu thả xuống
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Bỏ chọn hộp bên cạnh Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa, sau đó nhấp vào OK
- Bấm Có để xác nhận rằng bạn muốn tắt Theo dõi Thay đổi và ngừng chia sẻ sổ làm việc của mình
Để chấp nhận hoặc từ chối tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy bấm vào Chấp nhận Tất cả hoặc Từ chối Tất cả trong hộp thoại Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi
Tắt Theo dõi Thay đổi sẽ xóa mọi thay đổi được theo dõi trong sổ làm việc của bạn. Bạn sẽ không thể xem, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi; . Luôn xem lại các thay đổi trong trang tính của bạn trước khi tắt Theo dõi thay đổi
Đôi khi, bạn có thể muốn thêm nhận xét để cung cấp phản hồi thay vì chỉnh sửa nội dung của ô. Mặc dù thường được sử dụng kết hợp với Theo dõi thay đổi, nhưng bạn không nhất thiết phải bật Theo dõi thay đổi để sử dụng nhận xét
Để thêm một bình luận
- Chọn ô mà bạn muốn nhận xét xuất hiện. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D17
- Từ tab Đánh giá, nhấp vào lệnh Nhận xét mới
- Một hộp bình luận sẽ xuất hiện. Nhập nhận xét của bạn, sau đó nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài hộp để đóng nhận xét
- Nhận xét sẽ được thêm vào ô, được biểu thị bằng hình tam giác màu đỏ ở góc trên cùng bên phải
- Chọn lại ô để xem bình luận
Để chỉnh sửa một bình luận
- Chọn ô chứa bình luận bạn muốn chỉnh sửa
- Từ tab Đánh giá, nhấp vào lệnh Chỉnh sửa Nhận xét
- Hộp bình luận sẽ xuất hiện. Chỉnh sửa nhận xét theo ý muốn, sau đó nhấp vào bất kỳ đâu bên ngoài hộp để đóng nhận xét
Để hiển thị hoặc ẩn nhận xét
- Từ tab Xem lại, bấm vào lệnh Hiển thị Tất cả Nhận xét để xem mọi nhận xét trong trang tính của bạn cùng một lúc
- Tất cả các nhận xét trong trang tính sẽ xuất hiện. Nhấp lại vào lệnh Show All Comments để ẩn chúng
Bạn cũng có thể chọn hiển thị và ẩn từng nhận xét bằng cách chọn ô mong muốn và nhấp vào lệnh Hiện/Ẩn Nhận xét