Những doanh nghiệp mới thành lập thường gặp rất nhiều những khó khăn về các thủ tục hoàn thiện doanh nghiệp nói chung và cả những thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập nói riêng. Vậy cần những thủ tục gì để đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế?
- Đầy đủ thông tin doanh nghiệp
- Đủ điều kiện đăng ký kê khai thuế GTGT và đã được cơ thuế chấp nhận.
- Đáp ứng đủ 6 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Về thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập
* Những thông tin doanh nghiệp cần có:
- Mã số thuế: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Tên đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Địa chỉ đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Số điện thoại: Tùy mẫu hóa đơn - Fax: Tùy mẫu hóa đơn - Email: Tùy mẫu hóa đơn - Số tài khoản: Tùy mẫu hóa đơn - Tên ngân hàng: Tùy mẫu hóa đơn - Cung cấp số số serial - Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung: Loại hóa đơn [GTGT, KPTQ, HDBH…]; Mẫu số; Ký hiệu và bao gồm cả Logo.
* Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Thủ tục hồ sơ đăng ký sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện 3 bước như sau: Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử [theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32] Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử [theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32] Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu Về cách thức nộp hồ sơ: gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế.
Để thuận tiện, đỡ mất thời gian các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi CQT 1 lần. [tùy thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế doanh nghiệp có thể nộp bản cứng và bản mềm hoặc một bản cứng hoặc một bản mềm] Khi doanh nghiệp đã gửi hồ sơ từ 2 đến 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mặc định được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Chính vì vậy, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử ngay khi hoàn thiện tất cả thủ tục cho doanh nghiệp mới thành lập.
MY-INVOICE SẼ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TẤT CẢ CÁC HỒ SƠ, THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN LÊN CHI CỤC THUẾ CHO DOANH NGHIỆP MIỄN PHÍ.
Theo điều 23 của Thông tư 68/2019/TT-BTC về hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng 4 điều kiện sau đây:
1. Về chủ thể: Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
2. Về tài chính: Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
3. Về nhân sự:
- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
4. Về kỹ thuật:
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự ph ng đặt tại trung tâm dự ph ng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
- Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:
- Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN
- Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps
- Sử dụng dịch vụ Web [Web Service] hoặc Message Queue [MQ] có mã hóa làm phương thức để kết nối.
- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu
Lưu ý: Điều kiện áp dụng đối với tổ chức cung cấp dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice đã được chứng nhận bởi các cơ quan chức năng, hoàn toàn đạt các tiêu chí về hóa đơn điện tử hiện hành thông qua Thông báo thẩm định và đánh giá đạt chuẩn của cục Thuế TPHCM, công văn số 1051/CT-CNTT về việc được hỗ trợ triển khai và giới thiệu trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh. Bên cạnh đó, Fast e-Invoice còn vinh dự nhận về danh hiệu Sao Khuê cho phần mềm tiêu biểu năm 2019 do VINASA [Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam] trao tặng. Các khách hàng hoàn toàn yên tâm “Không chọn sai” nhà cung cấp, loại bỏ được các rủi ro nhất là rủi ro về vấn đề pháp lý.