Căn cứ vào nhu cầu sử dụng công cụ, dụng cụ từ các phòng ban, bộ phận trong đơn vị sẽ làm đề nghị yêu cầu mua sắm CCDC phục vụ công viêc. Khi yêu cầu được phê duyệt sẽ cử nhân viên Hành chính đi mua sắm công cụ, dụng cụ.
- Sau khi công cụ, dụng cụ được mua về, bộ phận Hành chính sẽ ghi chép vào sổ theo dõi và lập biên bản giao nhận công cụ, dụng cụ với các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.
- Kế toán trưởng, Giám đốc, người giao, người nhận sẽ ký vào biên bản giao nhận công cụ, dụng cụ với các phòng ban, bộ phận trong đơn vị.
- Kế toán mua hàng nhận hóa đơn mua hàng từ nhân viên mua hàng, ghi sổ kế toán và kê khai thuế đầu vào.
- Kế toán CCDC nhận bộ chứng từ về CCDC để ghi sổ CCDC [Bộ chứng từ gồm: Hóa đơn mua CCDC, hồ sơ kỹ thuật về CCDC [nếu có], biên bản giao nhận CCDC...] và theo dõi CCDC để phân bổ và quản lý sử dụng.
3. Ví dụ
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng của phòng Kinh doanh và phòng Kế toán, ngày 06/02/2017 doanh nghiệp mua của công ty TNHH Lan Tân các mặt hàng sau [chưa thanh toán]: Bàn làm việc của nhân viên, số lượng 15, đơn giá 650.000đ, thuế GTGT 10% Ghế làm việc của nhân viên, số lượng 15, đơn giá 420.000đ, thuế GTGT 10%. Hàng sau khi mua về được đưa vào sử dụng ngay, số kỳ phân bổ là 6 tháng.
4. Xem phim hướng dẫn
Tải phim hướng dẫn tại đây [Xem hướng dẫn tải phim]
5. Hướng dẫn trên phần mềm
Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý CCDC như một mã VTHH
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu quản lý CCDC như một mã VTHH
6. Lưu ý
- Định kỳ, Kế toán sẽ căn cứ vào số kỳ phân bổ đã thiết lập khi ghi tăng CCDC, để thực hiện phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí của đơn vị. Đối với dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng cả hai hệ thống sổ [tài chính và quản trị], CCDC được ghi tăng khi đang làm việc tại chi nhánh nào, sổ nào sẽ chỉ được lưu trên chi nhánh đó và sổ đó. Trường hợp muốn lấy thông tin CCDC đã khai báo từ sổ này sang sổ khác, Kế toán có thể sử dụng chức năng: Hạch toán công cụ dụng cụ khi mua về như thế nào? Khi phân bổ công cụ dụng cụ hạch toán vào đâu? Hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ như thế nào? Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách hạch toán công cụ dụng cụ từ khi Mua về - Tính phân bổ - Hạch toán phân bổ CCDC chi tiết ...
Trước tiên các bạn cần biết quy định về công cụ dụng cụ [CCDC], điều kiện ghi nhận là CCDC, các phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ, cách tính phân bổ công cụ dụng ...
Sau khi đã nắm được các quy định trên, các bạn xem mình thuộc trường hợp nào dưới đây rồi hạch toán nhé!
Cụ thể có các trường hợp như sau nhé: - Công cụ dụng cụ có
giá trị nhỏ dùng cho 1 kỳ [Mua về dùng ngay không qua nhập kho hoặc Mua về nhập kho rồi xuất ra sử dụng] - Công cụ dụng cụ có giá trị lớn dùng cho nhiều kỳ [Mua về dùng ngay không qua nhập kho hoặc Mua về nhập kho rồi xuất ra sử dụng].
-------
1. Hạch toán công cụ dụng cụ có giá trị NHỎ dùng cho 1 kỳ:
- Trường hợp 1 mua CCDC về
dùng ngay không qua nhập kho: - Trường hợp này thì các bạn không hạch toán vào TK 153 mà sẽ hạch toán luôn vào chi phí trong kỳ đó [Bộ phận nào sử dụng sẽ hạch toán vào chi phí bộ phận đó], cụ thể như sau:
- Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133: Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200: Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý. Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Trường hợp 2 mua CCDC về
nhập kho -> rồi xuất ra sử dụng: - Trường hợp này thì các bạn phải hạch toán vào TK 153 -> Khi nào xuất ra sử dụng thì hạch toán vào chi phí trong kỳ đó [Bộ phận nào sử dụng sẽ hạch toán vào chi phí bộ phận đó]
+] Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133: - Khi mua CCDC về nhập kho: Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Khi xuất CCDC ra sử dụng: Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC [Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu]
+] Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200: - Khi mua CCDC về nhập kho: Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Khi xuất CCDC ra sử dụng: Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý. Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC [Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu]
--------
2. Hạch toán công cụ dụng cụ có giá trị LỚN dùng cho Nhiều kỳ:
- Trường hợp này thì các bạn phải Tính phân bổ công cụ dụng cụ đó -> Sau đó hạch toán phân bổ chi phí đó vào từng tháng cho bộ phận sử dụng, cụ thể các trường hợp như sau:
- Trường hợp 1 mua CCDC về
dùng ngay không qua nhập kho: - Trường hợp này thì các bạn không hạch toán vào TK 153 mà sẽ hạch toán vào TK 242 -> Rồi tính phân bổ vào hàng tháng [Bộ phận nào sử dụng sẽ hạch toán vào chi phí bộ phận đó], cụ thể như sau:
+] Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133: - Khi mua CCDC về: Nợ TK 242: Chi phí trả trước Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Hàng tháng phân bổ công cụ dụng cụ vào bộ phận sử dụng: Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.
- Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200: - Khi mua CCDC về: Nợ TK 242: Chi phí trả trước Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Hàng tháng phân bổ công cụ dụng vào bộ phận sử dụng: Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý. Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.
- Trường hợp 2 mua CCDC về
nhập kho -> rồi xuất ra sử dụng: - Trường hợp này thì các bạn sẽ hạch toán vào TK 153 -> Khi nào xuất ra sử dụng sẽ hạch toán vào TK 242 -> Rồi tính phân bổ vào hàng tháng [Bộ phận nào sử dụng sẽ hạch toán vào chi phí bộ phận đó], cụ thể như sau:
+] Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 133: - Khi mua CCDC về nhập kho: Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Khi xuất CCDC ra sử dụng: Nợ TK 242: Chi phí trả trước Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC [Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu]
- Hàng tháng phân bổ công cụ dụng vào bộ phận sử dụng: Nợ TK 154: Nếu dùng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, xây dựng, xây lắp Nợ TK 6421: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 6422: Nếu dùng cho bộ phận quản lý Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.
+] Nếu hạch toán công cụ dụng cụ theo Thông tư 200: - Khi mua CCDC về nhập kho: Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ Nợ TK 1331. Thuế GTGT được khấu trừ [nếu có] Có TK 111/ 112/ 331.
- Khi xuất CCDC ra sử dụng: Nợ TK 242: Chi phí trả trước Có TK 153: Giá trị xuất kho của CCDC [Theo PP tính giá xuất kho mà DN áp dụng vì CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên vật liệu]
- Hàng tháng phân bổ công cụ dụng vào bộ phận sử dụng: Nợ TK 623: Nếu dùng cho máy thi công Nợ TK 627: Nếu dùng cho bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Nếu dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Nếu dùng cho bộ phận quản lý. Có TK 242: Giá trị phân bổ CCDC của tháng đó.
-----------
Lưu ý: Ngày đưa CCDC vào sử dụng là ngày bắt đầu tính Phân bổ CCDC.
-------------
Ví dụ: - Ngày 02/10 Công ty kế toán Thiên Ưng mua 1 bộ bàn ghế [CCDC] trị giá 10.000.000 chưa thuế VAT, thuế GTGT là 10%. Là 1.000.000. [Thanh toán chuyển khoản] - Chi phí vận chuyển là 200.000 và Công ty vận chuyển kê khai thuế theo pp trực tiếp nên xuất hóa đơn bán hàng. [Thanh toán bằng tiền mặt] - Máy tính này mua về cho Giám đốc sử dụng [bộ phận quản lý] và sử dụng ngay.
Cách hạch toán công cụ dụng cụ trên như sau: - Do đây là CCDC có giá trị lớn và sử dụng cho nhiều kỳ nên sẽ phải phân bổ, cụ thể như sau:
Bước 1: Hạch toán công cụ dụng khi mua về: - Trường hợp này mua về sử dụng ngay nên sẽ không hạch toán vào TK 153 mà sẽ hạch toán vào 242, cụ thể như sau:
- Ngày 02/10 khi mua về hạch toán: Nợ TK 242: 10.000.000 Nợ TK 1331. 1.000.000 Có TK 112: 11.000.000
Nợ TK 242: 200.000 Có TK 111: 200.000
Bước 2: Xác định thời gian phân bổ CCDC và mức phân bổ hàng tháng:
+] Công ty xác định là sẽ phân bổ cho
12 tháng.
+] Xác định mức phân bổ hàng tháng: - Giá trị CCDC là: 10.000.000 + 200.000 = 10.200.000 - Mức phân bổ tháng = Giá trị CCDC / số tháng phân bổ
\= 10.200.000/ 12 = 850.000
+] Xác định mức phân bổ trong tháng 10 tháng đầu tiên: [vì mua về sử dụng ngay] Vì ngày sử dụng là ngày 2/10 nên các bạn thể làm tròn tháng [tức là mức phân bổ tháng 10 sẽ là mức phân bổ hàng tháng mà chúng ta vừa tính được bên trên] -> Chi tiết về việc xác định mức phân bổ tháng đầu tiên các bạn có thể bấm vào đường link “Cách tính phân bổ công cụ dụng cụ” trên đầu bài viết để xem thêm chi tiết nhé!
-> Mức phân bổ trong tháng 10 tháng đầu tiên =
850.000.
Bước 3: Hạch toán phân bổ công cụ dụng cuối mỗi tháng: - Cuối mỗi tháng các bạn sẽ dựa vào Bảng tính phân bổ CCDC để hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ vào bộ phận sử dụng, cụ thể như sau:
Hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ cuối tháng 10 như sau: Nợ TK 642: 850.000. [Vì dùng cho bộ phận quản lý] Có TK 242: 850.000.
- Từ tháng 11 trở đi thì Cuối tháng các bạn cũng hạch toán như trên tháng 10 nhé và Hạch toán phân bổ trong vòng 12 tháng nhé!
--------
Các bạn muốn học thực hành làm kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế, thực hành xử lý các nghiệp vụ hạch toán, tính thuế, kê khai thuế GTGT. TNCN, TNDN... tính lương, trích khấu hao TSCĐ....lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm ... thì có thể tham gia: