Gmail vừa mới giới thiệu 1 chức năng “Lab” [chức năng chạy thử] nghiệm trong đó cho phép người dùng Gmail có thể tạo sẵn các template email [các nội dung email sẵn] và đồng thời trả lời tự động đối với 1 số loại email nào đó sử dụng các template sẵn này. Tính năng mới này gọi là: Canned Responses.
Canned Responses là gì?
Canned Responses cho phép người dùng lưu lại 1 nội dung email nào đó mà thường xuyên phải gởi, sử dụng chúng một cách nhanh chóng khi soạn thảo email hoặc cho trả lời tự động đối với các email nào thỏa mãn 1 số điều kiện nào đó
Canned Responses dành cho ai?
Đặc biệt với các bạn làm trong vai trò hỗ trợ và giao dịch khách hàng, Canned Responses tỏ ra cực kỳ hiệu quả khi phải trả lời các nội dung email gần như là giống nhau kiểu như: Tôi quên mật khẩu, làm sao bây giờ? Tôi login vào và không được, làm thế nào để gởi 1 bài báo mới lên website…
Kích hoạt và sử dụng
Để sử dụng tính năng mới này, bạn cần kích hoạt nó thông qua Gmail Labs.
– Login vào Gmail | Click vào Settings [ở ngay góc phải trên của trang Gmail] | clicks vào Tab Labs
– Kéo xuống dưới và chọn Enable cho Canned Responses.
Để tạo mới 1 Canned Response
– Bạn click vào compose mail.
– Sau khi soạn thảo đầy đủ nội dung email, bạn click vào Canned Responses và chọn Save new canned response | Nhập vào tên của template.
Để sử dụng nó gởi mail bằng tay:
– Vào khung soạn thảo email
– Click vào Canned responses, và chọn template email nào bạn cần gởi. Gmail sẽ tự động load lên nội dung email bạn đã lưu sẵn
Để sử dụng gởi tự động cho các email thỏa mãn 1 điều kiện nào đó
– Tạo mới 1 bộ lọc mail [Filter] dựa vào các từ khóa và điều kiện bằng cách vào Settings | Filters | Create new Filter.
Khi bạn ấn nút Send Email trên form Sales Order, hệ thống sẽ mở ra một cửa sổ để bạn Send Email, trên cửa sổ này bạn nhìn xuống góc dưới cùng bên tay phải [đối diện với 2 nút Send và Cancel]. Bạn sẽ thấy trường Use Template, bạn sử dụng template nào thì bạn chọn template đó rồi ấn nút Send.
Trong trường hợp bạn muốn thiết lập mặc định là Email Template mà bạn đã tạo thì bạn cần sử dụng chắc năng Set Default như sau:
- Kích hoạt chức năng Developer: từ tên đăng nhập ở góc trên cùng bên tay phải, bạn chọn menu About Odoo, sau đó kích chuột vào link Active the developer mode. Xem hình đính kèm 1.
- Tại một form bất kỳ mà bạn cần Set Default [trong trường hợp này là form Send Email], kích chột vào Debug View#… [góc trên cùng bên tay trái của form] và chọn Set Default. Xem hình đính kèm 2.
- Lúc này hệ thống sẽ xuất hiện một cửa sổ để bạn thiết lập giá trị mặc định. Trên cửa sổ này bạn sẽ chọn giá trị trường Default như hình đính kèm 3.
- Lưu lại và bạn đã thiết lập xong giá trị mặc định cho một trường trên một form.
Thân ái!
Dear ACE Mình tạo email template mới làm sao mình setdefault khi ấn nút send by email khi báo giá. Thanks
Bạn SGT muốn edit template cũng lưu ý trong email template có một số biến [thay đổi giá trị theo ngữ cảnh, ví dụ: tự điền số SO vào email chẳng hạn]. Tốt nhất là nhớ copy gốc ra rồi hãy sửa thì roll-back sẽ dễ hơn. Đây là kinh nghiệm của cá nhân mình khi không có chuyên gia bên cạnh ;]
Thanks các bạn. Để mình làm thử nhe.
Hi SGT,
Nếu bạn biết về website, tại mỗi Email Template bạn sẽ nhìn thấy nút Edit Template. Nhấp chuột vào đó, hệ thống sẽ đưa bạn sang giao diện website, tại đây bạn có thể kéo thả các Block, sử dụng editor,… giống như bạn thiết kế một site. Từ đó bạn có thể tự thiết kế cho mình một mẫu email template vô cùng chuyên nghiệp.
Đánh dấu đã đọc