Khi giải thể doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp cần thực hiện hủy toàn bộ hóa đơn điện tử của công ty và gửi đơn xin đóng mã số thuế. Vậy các bước và phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể cần thực hiện như thế nào?
1. Điều kiện để doanh nghiệp thực hiện giải thể
Khoản 2, Điều 207, Luật doanh nghiệp 2020 quy định điều kiện giải thể doanh nghiệp đó là:
“Doanh nghiệp chỉ được giải thể khi bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác và không trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài. Người quản lý có liên quan và doanh nghiệp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ của doanh nghiệp.”
Các quy định về giải thể doanh nghiệp không chỉ tạo cơ sở pháp lý để chấm dứt tồn tại của doanh nghiệp, mà còn bảo vệ quyền lợi của những chủ thể có liên quan, đặc biệt là quyền lợi của chủ nợ và người lao động khi doanh nghiệp chấm dứt tồn tại. Do vậy, việc xác định rõ điều kiện để tiến hành giải thể doanh nghiệp là hết sức cần thiết.
Như vậy, dù là trường hợp tự nguyện giải thể hay bắt buộc giải thể thì doanh nghiệp cũng phải đáp ứng điều kiện này mới được giải thể, nếu không doanh nghiệp sẽ không thể chấm dứt hoạt động bằng thủ tục giải thể. Trên thực tế, việc đòi hỏi doanh nghiệp giải thể phải thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản là điều không hề đơn giản.
\>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Phương pháp khấu trừ thuế VAT.
Căn cứ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC đã quy định như sau:
Doanh nghiệp quyết định giải thể hoặc ngừng sử dụng mã số thuế thì đơn vị đó sẽ ngừng sử dụng những hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc tiến hành hủy hóa đơn.
Doanh nghiệp bắt buộc hủy hóa đơn chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày thông báo giải thể với cơ quan thuế.
Đối với trường hợp hóa đơn hết giá trị sử dụng, đơn vị bắt buộc hủy hóa đơn trong vòng tối đa 10 ngày kể từ ngày thông báo giải thể.
Hồ sơ xin hủy hóa đơn điện tử khi giải thể hoạt động kinh doanh
Hồ sơ hủy hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp giải thể bao gồm các giấy tờ cần thiết sau:
- Biên bản hủy hóa đơn
- Văn bản Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
- Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy gồm: tên, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn [cung cấp các trường thông tin về loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số; lý do, ngày giờ, phương pháp hủy.]
Hồ sơ hủy hóa đơn sau khi lập sẽ được lưu lại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
\>> Tham khảo: Hướng dẫn cách sửa ngày trên hóa đơn điện tử.
3. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp
4 bước tiến hành hủy hóa đơn điện tử khi giải thể.
Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Doanh nghiệp/tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục];
- Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.
\>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:
“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục]”
Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.
Bước 3 : Lập Biên bản hủy hóa đơn
Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:
Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số … Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.
\>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn
Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này”
Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
4. Hóa đơn thanh lý hàng hóa khi giải thể doanh nghiệp
Hủy hóa đơn điện tử giải thể mà vẫn còn hàng hóa cần thanh lý.
Một số doanh nghiệp muốn bán lại tài sản, hàng hóa nhưng đã giải thể và hoàn thành thủ tục hóa đơn rồi thì thực hiện theo quy trình sau.
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, cơ quan thuế sẽ cấp lại hóa đơn lẻ – hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp để thực hiện việc thanh lý tài sản. Doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp theo mức khoán với những mặt hàng tương ứng.
Như vậy, trên đây E-invoice đã hướng dẫn quý khách quy trình và phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể hoạt động kinh doanh. Hy vọng thông tin trên sẽ hữu ích với độc giả.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: